Écrit par : Patchanok Kluabkaew
Vous doutez que votre dossier FEC soit conforme ? Si la réponse est oui, vous n’êtes pas seul. Sur la base de notre expérience d’assistance aux clients en France avec la création de FEC (Fichier des Écritures Comptables), beaucoup ne sont pas confiants dans leur processus de validation FEC et cela est particulièrement vrai pour les services informatiques.
Cet article présente des conseils utiles pour remédier à la situation et protéger la réputation de votre entreprise des risques de non-conformité au FEC.
Quand on parle de validation FEC, le « Test Compta Demat » peut venir à l’esprit. Cet outil de test gratuit du FEC proposé par l’administration fiscale française fournit une vérification de base de la structure du dossier. En fait, les non-conformités et les incohérences se trouvent plus souvent dans le fichier FEC que dans la structure. Par exemple, les problèmes courants incluent des numéros de compte non conformes au Plan Comptable Général (PCG), des valeurs de report non équilibrées et des soldes de compte G/L incorrects par rapport aux rapports de solde de compte SAP.
Une autre raison courante de non-conformité provient des outils ou logiciels utilisés pour générer les fichiers FEC. Une solution fiable peut réduire les risques, mais en trouver une en qui vous pouvez avoir confiance peut être difficile. En effet, les administrations fiscales françaises refuseront de certifier les solutions FEC même si elles peuvent être certifiées SAP , comme c’est le cas avec la solution de TJC Group.
La configuration ou les données de base et transactionnelles de votre système SAP peuvent être à l’origine d’incohérences. Pour résoudre ce problème, nous avons intégré des règles de validation prédéfinies dans notre nouvelle version FEC , afin d’aider les clients à accélérer et automatiser le processus de validation.
Guide des meilleures pratiques : 5 conseils pour la validation FEC
TJC Group recommande de vérifier les données FEC pour les cinq sujets suivants avant de les envoyer à des auditeurs externes ou de soumettre des fichiers FEC aux administrateurs fiscaux.
1. Format de fichier
- Codage
Les caractères utilisés doivent appartenir à l’un des éléments suivants : codages de caractères standard basés sur ASCII, norme ISO 8859-15 ou jeu de caractères Unicode, norme ISO/IEC 10646, type UTF-8.
- Format de nom de fichier
Le format du nom de fichier est SIREN FEC AAAAMMJJ où :
- SIREN est le numéro Siren de l’entreprise
- AAAAMMJJ est la date de clôture de l’exercice, par exemple 20181231.
- Séparateur de champs
Le séparateur de champ doit être une tabulation ou « | ».
- Format des champs
- Les champs numériques doivent être décimaux avec des zéros justifiés à droite et à gauche. Le caractère séparateur décimal est ‘,’ (virgule). La position du signe pour les champs de montant doit être représentée à gauche d’un chiffre.
- Les champs alphanumériques sont exprimés en longueur fixe et donc complétés à droite par » « .
- Le champ Date est exprimé au format AAAAMMJJ.
- Structure du fichier
Assurez-vous que le fichier FEC contient les 18 champs d’informations comptables requis, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. La partie 1 comprend les écritures de solde à reporter et la partie 2 les écritures du grand livre général.
2. Contenu du fichier
- Séquence de numérotation
Lors de l’utilisation d’un outil de validation générique, vous recevrez toujours un message d’erreur concernant la séquence de numérotation des numéros de document (EcritureNum). TJC est régulièrement interrogé à ce sujet par les clients car les plages de numéros de documents SAP sont configurées par type de document. En conséquence, il est nécessaire de vérifier si toutes les pièces comptables sont déclarées dans le FEC et d’établir si certaines pièces manquent. Par exemple, s’agit-il de documents d’affectation de CO ? Des documents préenregistrés sont-ils en attente dans le système ?
- Ordre chronologique des dates de validation
Des documents ont-ils été postés à l’avance ? La date de publication est-elle postérieure à la date d’entrée ?
- Compte de bilan
Les comptes de bilan dans la section du solde reporté doivent être des comptes de classe 1 à 5. Les classes de comptes 6 et 7 ne sont pas soumises par leur origine à un report de solde. En particulier, les comptes de la classe 8 (destinés à satisfaire aux obligations d’information sur les papiers – voir article 434-3 du plan comptable) et de la classe 9 (comptes d’exploitation analytique) sont hors bilan et non demandés au FEC.
- Comptes de rapprochement (compte auxiliaire)
Le numéro de compte du grand livre auxiliaire et le nom (client/fournisseur) doivent être déclarés pour les comptes de rapprochement.
- Compte général (Le numéro de compte)
Les trois premiers caractères doivent être conformes à la norme comptable française (PCG). Pour les entreprises qui utilisent un plan comptable local, veuillez vous assurer de maintenir correctement les comptes alternatifs dans le référentiel général.
- Contrôle des dates
Soyez prudent avec le mappage des champs de date.
EcritureDate doit être postérieur ou identique à PieceDate ;
ValidDate doit être postérieur ou identique à PieceDate ;
DateLet doit être postérieur ou identique à PieceDate ;
DateLet doit être postérieur ou identique à EcritureDate.
3. Contrôle de l’équilibre
- Report de solde
Nous vous recommandons d’extraire les données de solde reporté de la transaction SAP S_ALR_87012277 et de les rapprocher avec le solde reporté dans le fichier FEC.
Dans certains cas, les comptes des classes 8 et 9 se retrouvent dans la section solde reporté. Assurez-vous qu’un compte alternatif approprié est défini dans le maître GL. Dans le plan comptable, les comptes 8xxxx et 9xxxx ne sont pas repris dans le bilan élaboré et ne doivent pas impacter les écritures en début d’exercice (report de solde) dont l’unique objet est de retrouver les soldes de ces comptes (comptes de solde feuilles) dans le journal.
Si d’une manière ou d’une autre les comptes des classes 8 et 9 avaient un impact sur le bilan, une analyse comptable et fiscale serait nécessaire pour arbitrer la nécessité d’intégrer tout ou partie des écritures 8xxxx / 9xxxx. Si cela se produit, il est important d’en discuter avec votre auditeur externe ou votre conseiller fiscal avant de soumettre le FEC aux administrateurs fiscaux.
- Solde du compte général
Nous vous suggérons d’extraire le solde G/L à l’aide de la transaction SAP S_ALR_87012277 dans votre système ECC6 ou S/4HANA et de le rapprocher avec le solde G/L dans le fichier FEC.
- Solde client
Extrayez les soldes des clients à l’aide de la transaction SAP S_ALR_87012172 dans votre système ECC6 ou S/4HANA et rapprochez-les avec les soldes des clients dans le fichier FEC.
- Solde du fournisseur
Extrayez les soldes des fournisseurs à l’aide de la transaction SAP S_ALR_87012082 dans votre système ECC6 ou S/4HANA et rapprochez-les avec les soldes des fournisseurs dans le fichier FEC.
- Solde nul au niveau du document
Pour vous assurer que tous les postes des pièces comptables sont déclarés dans le fichier FEC, vérifiez si le solde au niveau de la pièce est nul.
4. Contrôle des données de base SAP et des données transactionnelles
- Contrôler les documents préenregistrés
Les pièces préenregistrées entraînent des problèmes pour placer les numéros de pièce comptable dans l’ordre chronologique de. Vérifiez que les documents préenregistrés en attente ne sont pas présents dans la période de reporting.
- Compte alternatif manquant
Pour les entreprises qui utilisent un plan comptable local, des comptes alternatifs pour le GL français doivent être définis. Les comptes alternatifs manquants sont l’une des erreurs les plus courantes sur les données de base GL et conduisent à des rapports FEC incorrects ou à des données manquantes.
- Contrôler les comptes de rapprochement (client/fournisseur)
Pour les comptes de rapprochement, les données doivent être déclarées au niveau du client/fournisseur à la fois pour la section du solde reporté et la section des écritures comptables.
5. Contrôle comptable
- Lignes avec des montants de débit et de crédit nuls
- Lignes avec montants débiteurs et créditeurs
- Les comptes de contrôle « Transfert interne » (58) et « Attente » (47) sont correctement soldés en fin d’année.
Évaluer la meilleure solution logicielle pour générer le fichier FEC
Il est recommandé d’extraire et de valider régulièrement les fichiers FEC. N’attendez pas le moment du contrôle fiscal pour générer le fichier FEC, cela ne laissera pas assez de temps pour valider, corriger les données, affiner l’outil d’extraction et fournir des rapports de justification. Travaillez en étroite collaboration avec votre auditeur pour comprendre et préparer le fichier conforme et identifier d’autres opportunités d’analyse de données avec le fichier extrait
Comme vous le savez probablement, certaines conditions préalables doivent être mises en œuvre avant que les équipes de fiscalité et d’audit puissent réellement créer le fichier FEC dans DART. Vous trouverez peut-être l’article « Comment générer le Fichier des Écritures Comptables (FEC) en quelques mots ? utile si vous recherchez des conseils sur ces conditions préalables et les étapes à suivre pour générer le FEC à l’aide de l’outil DART.
Protégez la réputation de votre entreprise avec le service FEC Health Check et recevez des recommandations concrètes à travers les yeux de nos experts FEC. Le FEC by TJC est une solution certifiée SAP pour SAP® ECC et SAP® S/4HANA. En savoir plus sur les nouvelles valeurs ajoutées du dernier FEC 4.0 de TJC .
Sources d’information:
- Article A47 A-1 du règlement fiscal français
- Outil de test FEC « Test Compta Demat »
https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec
- Solution FEC par TJC
https://www.tjc-group.com/products/fec
Patchanok Kluabkaew est consultant SAP senior pour la fiscalité et l’audit chez TJC Group. Elle a plus de 20 ans d’expérience dans SAP couvrant la mise en œuvre de nouveaux et de nouveaux sites ainsi que le déploiement dans diverses industries. Patchanok s’appuie sur ses connaissances SAP en FI, SD, MM, ses connaissances techniques et sa gestion de projet pour aider les clients à relever les défis de la conformité fiscale et à rationaliser leurs processus fiscaux et d’audit.
