Tout ce que vous devez savoir sur SAP S/4HANA : avantages, mises à jour et gestion des données

Selon Statista, le nombre d’utilisateurs de SAP S/4HANA a considérablement augmenté, passant de seulement 370 utilisateurs en 2015 à plus de 20 000 au deuxième trimestre 2022. Avec S/4HANA, SAP a présenté au monde un système ERP mis à niveau, capable de déploiements multiples et plus encore. Voici un blog sur les 5 principaux avantages de SAP S/4HANA que vous pouvez exploiter pour vos entreprises. Lire la suite !

Introduction

Le progiciel de gestion intégré (PGI), également connu sous le nom d’ERP, est un système logiciel qui aide les entreprises à gérer l’ensemble de leurs activités. Cela inclut l’automatisation et les processus de soutien dans les domaines de la finance, des ressources humaines, de la fabrication, des services de la chaîne d’approvisionnement, et de la passation des marchés.

Ce logiciel de planification des ressources a évolué au fil des ans. Avec la modernisation et les avancées technologiques, les systèmes ERP ont également évolué, tant en termes de fonctionnalités que de déploiement.

Les ERP modernes peuvent être déployés de trois manières différentes : dans un nuage public ou privé, sur site, ou dans un scénario hybride. L’un des systèmes ERP les plus populaires dans l’industrie aujourd’hui est SAP S/4HANA, qui offre toutes ces options de déploiement. Ce nouvel ERP de SAP s’accompagne d’une multitude d’avantages et de fonctionnalités mises à jour qui apportent une valeur ajoutée significative aux entreprises.

SAP S/4HANA : votre système ERP de référence

Publié pour la première fois en 2015, le système SAP S/4HANA est la dernière version de la suite de planification des ressources de l’entreprise SAP. Intéressant à noter, S/4HANA a été initialement lancé en 2014 sous le nom de SAP Simple Finance en tant que solution financière de nouvelle génération. Cependant, neuf mois plus tard, SAP a annoncé l’expansion de son offre pour devenir un système ERP à part entière.

En 2016, SAP a introduit la fonctionnalité logistique dans S/4HANA dans quatre domaines clés, à savoir :

• Approvisionnement et achats
• Fabrication
• Chaîne d’approvisionnement
• Gestion des actifs

En outre, les améliorations apportées par SAP ERP ont été intégrées directement dans le système SAP S/4HANA. Cela inclut des fonctionnalités telles que la gestion d’entrepôt étendue (EWM) et la planification de la production/ordonnancement détaillé (PP-DS).

En outre, en 2017, SAP a ajouté des fonctionnalités d’apprentissage automatique à la suite S/4HANA. Cela aide les entreprises à effectuer plus facilement le rapprochement des marchandises et des entrées de factures, tout en automatisant les affectations de factures.

En septembre 2017, une fonctionnalité de gestion du transport a également été intégrée à ce système ERP. SAP S/4HANA a connu le plus grand nombre de mises à jour en 2018. SAP y a ajouté une fonctionnalité de comptabilité prédictive, et les versions suivantes ont vu l’implantation de mises à jour technologiques intelligentes supplémentaires dans des domaines tels que l’intelligence artificielle, la blockchain et l’Internet des objets. En 2021, SAP a publié de multiples offres sectorielles de S/4HANA à travers l’énergie et les ressources naturelles, les services financiers, les industries de services et de consommation, les industries discrètes et les services publics.

Les ERP sont considérés comme le système nerveux central des opérations d’une entreprise : ils aident à rationaliser les processus complexes, à garantir l’exactitude et l’accessibilité des données, et bien plus encore. SAP S/4HANA est doté de fonctionnalités qui permettent aux organisations de gérer efficacement leurs opérations. Son intégration dans différents domaines, tels que les ressources humaines, les finances et la chaîne d’approvisionnement, permet aux entreprises de bénéficier d’une vue unifiée à 360 degrés de leurs opérations.

Tirer parti des avantages de SAP S/4HANA

Si le système SAP S/4HANA offre une multitudes d’avantages aux utilisateurs, en voici quelques-uns dont les organisations peuvent tirer parti –

• Amélioration de l’efficacité de l’organisation

S/4HANA by SAP peut automatiser des tâches telles que la saisie de données et la facturation à l’aide des applications SAP Fiori. Il permet aux utilisateurs de créer et de personnaliser des applications en fonction des besoins spécifiques de l’organisation, et utilise des technologies comme SAP Intelligent RPA pour des processus d’automatisation avancés. Dans l’ensemble, le système ERP S/4HANA contribue à améliorer l’efficacité, libérant la main-d’œuvre pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Système ERP simplifié

Une des principales caractéristiques de ce nouveau système ERP est que la gestion et l’administration du paysage informatique peuvent être considérablement simplifiées. En fait, SAP a intégré la simplicité comme l’un des principaux avantages de S/4HANA. SAP S/4HANA centralise les ressources matérielles et de communication tout en servant de noyau numérique pour la simplification de divers processus d’entreprise en utilisant la puissance de la base de données en mémoire HANA.

• Un système rentable

Le déploiement de SAP S/4HANA peut réduire considérablement le coût total de possession à long terme. L’adoption de ce système est une décision intelligente, car il regroupe toutes les capacités analytiques et transactionnelles de plusieurs systèmes en un seul endroit. En déployant S/4HANA, les entreprises peuvent réduire les coûts d’intégration, car toutes les données sont stockées dans une seule base de données, ce qui favorise l’intégration des systèmes et réduit la complexité de la mise à jour. En outre, grâce à la diminution des besoins en matériel, les organisations peuvent également économiser sur les coûts liés au matériel et à sa maintenance. Enfin, l’interface utilisateur de ce nouvel ERP est simplifiée, ce qui réduit le temps de formation et les coûts globaux de support.

• Capacité à recourir à la norme tout en assurant le contrôle

SAP S/4HANA permet aux entreprises de revenir à des paramètres standards et de reprendre le contrôle de leurs systèmes. L’architecture en mémoire et en colonnes de S/4HANA est au cœur de ce processus, car elle permet d’ajuster, de réviser et de réinitialiser les paramètres du système de manière efficace et agile. En outre, le nouvel ERP est doté de nombreuses fonctions puissantes d’audit, de surveillance et de conformité, qui permettent de mieux contrôler le système. De la puissante interface de ligne de commande et des capacités de script à l’autorisation complète et au contrôle d’accès, S/4HANA aide les organisations à reprendre le contrôle de leurs systèmes de manière efficace.

Nouvelles fonctionnalités de SAP S/4HANA

• Un nouveau concept : L’approche du partenaire commercial

La distinction entre les clients et les fournisseurs est une relique du passé. Dans S/4HANA, un « Business Partner » est l’objet principal et le point d’entrée unique pour gérer les données de base des partenaires, des clients et des fournisseurs (anciennement connus sous le nom de Vendor dans les anciennes versions de SAP). Le partenaire est désormais capable de gérer de manière centralisée les données de base des partenaires, des clients et des fournisseurs, ce qui présente plusieurs avantages :

-Il permet également de maximiser le partage et la réutilisation des données, ce qui facilite la consolidation des données et la rend plus efficace.

-Il permet de gérer plusieurs adresses et d’utiliser les adresses correspondantes.

-Un seul partenaire peut représenter une entité juridique.

-Plusieurs rôles peuvent être attribués/associés à un partenaire (alors que dans les transactions classiques, un groupe de comptes est attribué à un seul client).

-Les données générales sont disponibles pour différents rôles de partenaires, ainsi que le stockage de données spécifiques pour chaque rôle.

Intégration client-fournisseur (CVI) dans l’approche des partenaires commerciaux

Dans un système ERP traditionnel, vous rencontrerez souvent des modèles d’objets redondants. Cependant, dans ce processus, la base de données fournisseurs et la base de données clients sont utilisées ; l’approche cible obligatoire dans SAP S/4HANA est l’approche des partenaires commerciaux. Par conséquent, l’intégration client-fournisseur est un avantage lorsque vous passez à S/4HANA.

L’approche Business Partner, dans son ensemble, est capable de gérer les données de base pour les clients, les partenaires et les fournisseurs, ce qui en fait un point d’entrée unique pour la création, la modification et l’affichage des données de base.

• Embarqué avec SAP Fiori 3.0

Par défaut, le système ERP SAP S/4HANA est livré avec la fonctionnalité SAP Fiori 2.0, offrant un design moderne et une expérience utilisateur innovante et irréprochable. SAP Fiori permet aux utilisateurs d’accéder facilement à des listes de travail, des pages d’aperçu, des rapports, etc. Avec SAP Fiori 2.0, il est possible d’avoir une tuile dédiée à une tâche et à un utilisateur spécifiques. Cependant, avec la version SAP S/4HANA 2021 (sur site), une expérience améliorée du launchpad SAP Fiori pour le web a été introduite, connue sous le nom de SAP Fiori 3.0. SAP Fiori 3.0 est le nouveau système de conception cible de SAP pour tous ses produits afin de prendre en charge de manière holistique la suite intelligente, fonctionnant sur n’importe quel appareil. Pour la mise à jour, Fiori 2.0 a été pris comme point de départ tout en établissant les aspects qui seraient ajoutés pour soutenir les améliorations.

L’interface utilisateur des applications SAP Fiori est très intuitive, réactive et simple, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux détails nécessaires, quel que soit l’appareil ou le déploiement. Ainsi, l’expérience utilisateur globale du système ERP S/4HANA devient également transparente. En outre, à l’avenir, l’interaction avec le langage naturel et l’intelligence artificielle deviendront des éléments clés de l’expérience Fiori.

Conception et technologie : UI5 comme catalyseur de SAP Fiori 3

UI5 est la technologie de choix pour les applications SAP Fiori prêtes pour l’entreprise. La mise à jour a été intégrée avec des actifs techniques prêts à l’emploi, permettant aux clients et aux partenaires d’activer le système de conception Fiori 3. Aujourd’hui, UI5 offre le design de SAP Fiori 3 à travers des ressources disponibles dès UI5 1.65 : Theming, Cards et Layouts, ainsi que Shell Bar.

• Des flux de travail flexibles

Nouveau concept introduit dans le paysage SAP S/4HANA, le flux de travail flexible vise à simplifier la configuration du flux de travail. Ceci est particulièrement pertinent pour les flux de travail d’approvisionnement et d’achat. Les documents de sourcing et d’approvisionnement, tels que la demande d’achat, le bon de commande, la demande de devis, etc., doivent généralement passer par un long processus d’approbation. Cependant, avec des flux de travail flexibles, le processus devient beaucoup plus simple et efficace.

Le flux de travail flexible est basé sur un ensemble de scénarios de flux de travail et de tâches prédéfinis, offrant aux utilisateurs la possibilité de définir un flux de travail basé sur des conditions pour différents processus, en particulier dans les domaines du sourcing et de l’approvisionnement.

Les utilisateurs peuvent ainsi définir un processus d’approbation en une ou plusieurs étapes ; les travaux correspondants sont disponibles dans l’application Fiori « Ma boîte de réception » pour les approbateurs. Cela dit, les applications Fiori « Manage Workflows » sont également disponibles pour les documents d’achat ; elles permettent aux spécialistes des processus métier de mettre en place des flux de travail basés sur les besoins de l’entreprise.

Vous trouverez ci-dessous les sept étapes principales à suivre lors de la configuration de flux de travail flexibles :

• Personnalisation automatique du flux de travail
• Activation de scénarios de flux de travail flexibles
• Définition des noms des étapes et des options de décision à utiliser dans la section « Ma boîte de réception » de l’application Fiori
• Définition des métadonnées de visualisation pour « Ma boîte de réception »
• Désactivation des liens entre les types d’événements pour SAP Business Workflow
• Généralisation des tâches et activation des liens entre les types d’événements pour les flux de travail flexibles
• Enregistrement des services de la passerelle pour les aides à la valeur ajoutée

Même si la procédure de validation et le SAP Business Workflow sont toujours disponibles dans S/4HANA, il est recommandé d’utiliser la nouvelle fonctionnalité Flexible Workflow dans S/4HANA.

• Adaptation multi-appareils

Les mises à jour de S/4HANA étant intégrées à SAP Fiori 3, les utilisateurs peuvent tirer parti d’une pléthore d’avantages, dont le design responsive. L’un des facteurs les plus convaincants de Fiori est que les applications sont développées, configurées et maintenues une seule fois, de sorte que les changements soient actifs sur tous les appareils. Ainsi, les utilisateurs bénéficient d’une expérience cohérente, quel que soit l’appareil utilisé. Avec l’aide de SAP UI5, le design responsive pour le système S/4HANA devient plus facile, car il offre une gamme de contrôles UI5 qui s’adaptent automatiquement aux différents facteurs de forme, styles d’interaction, etc.

En outre, SAP UI5 permet d’ajuster la taille des contrôles en fonction du type d’interaction. L’un des grands avantages du design responsive est que les applications peuvent s’adapter aux tailles d’écran sans nécessiter d’efforts supplémentaires en matière de codage et de maintenance.

Grille réactive

Le design responsive est en fait soutenu par une grille responsive, qui aide à positionner les éléments de l’interface utilisateur dans une disposition en 12 colonnes. Les utilisateurs peuvent configurer la grille pour qu’elle affiche un nombre variable de colonnes en fonction de la taille disponible de l’écran. Cela permet d’obtenir des mises en page et des sauts de ligne flexibles pour les écrans de grande, moyenne et petite taille, comme les tablettes, les mobiles et les ordinateurs de bureau.

Conception adaptative

Dans certains cas, une approche de design responsive peut ne pas être productive ou applicable. Par exemple, les utilisateurs préfèrent saisir de grandes quantités de données sur leur ordinateur de bureau, alors qu’ils peuvent ne vouloir consulter ou saisir qu’un petit sous-ensemble de données sur leurs appareils mobiles ou leurs tablettes. Dans ces situations, il faut concevoir pour différents appareils en adaptant la complexité des cas d’utilisation aux appareils spécifiques. C’est ce que l’on appelle la conception adaptative : une approche dans laquelle les développeurs d’applications doivent définir manuellement des conceptions spécifiques en fonction des différents facteurs de forme. Bien que cela demande un peu plus d’efforts, la conception adaptative permet une prise en charge plus ciblée des cas d’utilisation spécifiques à chaque appareil.

En quoi S/4HANA diffère-t-il de SAP ECC ?

La base de données : S/4HANA ne fonctionne que sur la mémoire HANA, tandis que SAP ECC peut fonctionner sur de nombreuses bases de données, notamment DB2, Oracle, SQL Server et SAP MaxDB.

Options de déploiement : Il existe plusieurs options de déploiement pour S/4HANA : sur site, sur un nuage public, sur un nuage hébergé et dans un environnement hybride combinant à la fois sur site et sur nuage.

Fonctionnalités avancées intégrant les nouvelles technologies : S/4HANA est conçu pour tirer parti des technologies avancées, telles que l’apprentissage automatique, l’analyse intégrée, l’automatisation des processus robotiques, l’intelligence artificielle et l’assistant numérique SAP CoPilot.

Expérience utilisateur : SAP S/4HANA utilise SAP Fiori par défaut, tandis que SAP ECC est basé sur SAP GUI, bien qu’il dispose d’un nombre limité d’applications Fiori. SAP Fiori est un système de conception qui permet de créer des applications d’entreprise avec une expérience utilisateur de niveau consommateur. Dans l’ensemble, SAP Fiori offre une bien meilleure interface utilisateur, plus de flexibilité et un développement plus rapide.

Préparez vos données pour la migration S/4HANA

Une enquête menée par le UK and Ireland SAP User Group (UKISUG) en 2022 des organisations interrogées rencontraient ou anticipaient des difficultés de gestion des données qui entraveraient l’automatisation de leurs processus métier lors de la transition de SAP ECC à SAP S/4HANA. Le principal obstacle à ces migrations est le manque global de préparation en matière de gestion des données.

Pour les utilisateurs de SAP, la question de la gestion des données est cruciale, car elle a un impact direct sur les performances des systèmes SAP, ce qui entraîne une augmentation du coût total de possession (TCO).

Plusieurs stratégies peuvent être mises en place pour faire face à la croissance des bases de données, l’archivage des données SAP étant la plus efficace et recommandée par SAP. L’archivage des données SAP est une stratégie cruciale et efficace pour gérer la croissance continue des données, renforcer la sécurité, améliorer la conformité et contrôler les coûts. Lors de l’archivage des données, celles-ci sont sauvegardées en dehors de la base de données SAP, mais restent disponibles pour être affichées via les transactions habituelles.

Sans un archivage continu des données, les volumes de données doubleront généralement en quelques années, en fonction de l’industrie et du type d’entreprise. Cet article propose une comparaison intéressante entre une entreprise qui ne prend aucune mesure pour maîtriser son volume de données et une autre qui a commencé très tôt à planifier un voyage d’archivage de données SAP vers S4HANA : https://www.tjc-group.com/blogs/data-volume-management-what-is-the-effect-of-doing-nothing/

En résumé, le dimensionnement de la base de données HANA est un aspect essentiel de la mise en œuvre de S/4HANA. Il est important de trouver des moyens de contrôler la croissance de la base de données et des stratégies pour optimiser les coûts du paysage SAP. Cet article examine les particularités de la mémoire HANA et propose plusieurs méthodes pour contrôler la croissance de la base de données au-delà de l’archivage des données : https://www.tjc-group.com/blogs/hana-database-how-to-keep-data-growth-under-control-sap-data-management/

Réflexions finales : Est-ce une aubaine ?

La réponse à cette question est un oui absolu !

SAP S/4HANA offre flexibilité et évolutivité aux entreprises de toutes tailles. L’architecture rationalisée de ce système ERP permet aux entreprises d’intégrer et d’améliorer efficacement leurs données sur plusieurs plateformes. De plus, S/4HANA aide les entreprises à devenir plus agiles et réactives face à l’évolution des besoins des clients.

En outre, les entreprises peuvent combiner les systèmes hérités existants et les logiciels basés sur le cloud avec de nouvelles technologies pour obtenir des informations significatives sur les clients et des analyses plus approfondies, en tirant parti de la technologie prédictive et des capacités basées sur l’IA. S/4HANA simplifie également la gestion des projets et des portefeuilles, aidant les entreprises à monétiser leurs investissements en temps réel tout en offrant plus de valeur à leurs clients.

Comment le groupe TJC peut-il vous aider ?

Forts d’une expertise de plus de 25 ans, nous aidons les organisations à répondre à tous leurs besoins en matière de gestion des données. De l’archivage des données au déclassement, TJC Group accompagne les organisations dans la préparation de leurs données pour la migration vers SAP S/4HANA de manière beaucoup plus rentable et efficace, en supprimant les données obsolètes.

• Réduisez la taille de la base de données SAP pour économiser sur les coûts de mémoire HANA.
• N’importez que les données pertinentes en éliminant les données obsolètes, telles que les anciens codes d’entreprise.
• Nous vous aiderons à réaliser l’intégration client/fournisseur en archivant les clients et les fournisseurs obsolètes.
• Gérer les données personnelles. Veillez au respect des lois sur la protection des données. Nous veillons à ce que les données contenues dans la base de données SAP soient conformes aux exigences légales en matière de conservation et de destruction des données.
• Si vous avez opté pour une approche de transition sélective des données, nous pouvons mettre en place le SAP Business Transformation Centre pour vous.
• Une fois sur S/4HANA, assurez-vous que vos systèmes SAP legacy sont décommissionnés en toute sécurité et que toutes les informations restent disponibles à des fins fiscales et d’audit, ou simplement pour les besoins de l’entreprise.
• Après la migration S/HANA, veillez à ce que l’archivage et la suppression des données soient automatisés. Ces tâches manuelles ne s’arrêtent jamais, c’est comme un hamster dans une roue. L’automatisation avec le Cockpit Sessions d’Archivage est un plus.

Nous suivons une méthodologie éprouvée basée sur SAP Activate, tout en garantissant un flux de travail 100 % transparent. Si vous prévoyez une migration vers S/4HANA, contactez-nous dès aujourd’hui !

Nous ferons en sorte que votre base de données SAP soit allégée, efficace, peu coûteuse et prête à migrer vers un système ERP plus récent et plus performant !

Mentions

https://www.statista.com/statistics/590976/sap-hana-s4hana-customer-numbers/#statisticContainer

https://learning.sap-press.com/sap-s4hana