La tranquillité d’esprit est au cœur de la stratégie de SAP Data Management
Depuis des années, les organisations sont confrontées à des défis en matière de gestion des données SAP. Cela est dû à l’augmentation exponentielle des volumes, à l’évolution des réglementations gouvernementales, aux préoccupations en matière de cybersécurité et de respect de la vie privée, ainsi qu’à la question de la souveraineté des données. Nombre d’entre elles sont en train de mettre au rebut leurs anciens systèmes et de migrer vers de nouvelles applications en mémoire basées sur le cloud pour les capacités de traitement plus rapides qu’elles offrent. L’heure est au « désencombrement des données » pour réduire le coût de ces migrations, car l’hébergement en mémoire d’applications telles que SAP S/4 HANA est onéreux. Les données contenues dans les systèmes existants doivent être retirées en toute sécurité, archivées pour réduire les coûts, tout en restant disponibles pour les auditeurs en cas de besoin. Tout cela doit être réalisé tout en continuant à travailler comme d’habitude, alors que les compétences en matière de SAP et d’informatique sont rares. En fait, la connaissance de SAP est une compétence informatique très recherchée.
Depuis plus de 25 ans, le groupe TJC travaille avec des organisations du monde entier pour résoudre les problèmes liés à la gestion des données. Tout récemment, Thierry Julien, fondateur et PDG de TJC Group, a discuté avec Robert Holland, vice-président et directeur de recherche à SAP Insider, de certains des défis auxquels les clients sont confrontés et de la manière dont ils peuvent être surmontés. Cet article présente les points clés extraits du rapport technologique sur l’archivage et le déclassement des données produit par SAPinsider. Rapport technologique sur l’archivage et le déclassement des données produit par SAPinsider qui a été publié en mars 2023 sur le site SAP Insider.
Trois points essentiels à retenir :
- Les organisations produisent et collectent un volume de données de plus en plus important et doivent donc archiver et gérer leurs données de manière à la fois conforme et efficace.
- Les questions relatives à la confidentialité, à la résidence et à la souveraineté des données doivent être résolues pour les systèmes actuels ainsi que pour toutes les données archivées.
- Une stratégie d’archivage et de déclassement doit être considérée comme un atout majeur pour toute organisation qui utilise des systèmes existants ou qui migre vers SAP S/4HANA.
Entretien Q&R
Robert : De tous les défis auxquels les utilisateurs de SAP sont actuellement confrontés, quel est, selon vous, le plus important et pourquoi ?
Thierry : La tranquillité d’esprit doit être de mise en ce qui concerne la gestion des données SAP. Il fut un temps où l’objectif principal des organisations était de s’assurer que les envois étaient expédiés au bon moment, avec le bon produit et la bonne quantité. Aujourd’hui, ils peuvent vendre des articles individuels à des clients avec une traçabilité de la chaîne d’approvisionnement tout en gérant les discussions sur les réseaux sociaux. Il s’agit d’une différence énorme dans les données gérées. Il y a 25 ans, une entreprise mondiale pouvait fonctionner sur un serveur disposant de moins d’un téraoctet de stockage. Aujourd’hui, les organisations génèrent autant de données en moins d’une journée.
Robert : Comment cela se décompose-t-il ? Quels sont les principaux domaines d’intervention ?
Thierry : Il y a quatre domaines principaux dans lesquels les organisations doivent atteindre la tranquillité d’esprit. La première consiste à automatiser l’archivage des données. La seconde consiste à produire des résultats standard à des fins d’audit et de fiscalité. La troisième consiste à s’assurer qu’ils respectent les exigences en matière de protection de la vie privée. La quatrième consiste à gérer les données issues du démantèlement des systèmes existants. Il est extrêmement important pour les organisations de relever ces défis liés aux données, car il est impossible de résoudre les problèmes commerciaux lorsqu’ils sont entravés par des systèmes lents, des problèmes fiscaux et de confidentialité des données, ainsi que par la dette technique.
Robert : Comment les organisations réagissent-elles ?
Thierry : Nombreux sont ceux qui ont relevé certains de ces défis avec des services individuels, mais nous ne voyons généralement pas cela se produire à un niveau stratégique, ce qui doit changer. Les préoccupations croissantes concernant les exigences en matière de confidentialité des données ont un impact plus important sur le déclassement des systèmes, de sorte qu’il faut une approche descendante des différentes stratégies de données employées par une organisation. Les questions relatives à la résidence des données, à la souveraineté des données et à la confidentialité des données doivent être abordées par toutes les organisations qui exploitent des systèmes d’entreprise aujourd’hui, et en particulier par les utilisateurs de systèmes SAP. Leurs réponses doivent porter à la fois sur les systèmes centraux et sur les plans de déclassement des données.
Robert : Pouvez-vous expliquer comment cela s’applique à la résidence des données ?
Thierry : Les organisations qui gèrent un système SAP global avec une base de données centralisée peuvent se trouver dans une position difficile lorsqu’il s’agit de la résidence des données, qui est liée à l’accès physique et géographique. En effet, dans le cas de la résidence des données, il peut être possible de ne stocker des informations que dans un pays spécifique, mais il peut arriver que ces données doivent également être stockées ailleurs, dans un autre pays. Ce problème peut souvent être résolu en extrayant une partie des données et des documents connexes et en les stockant dans un autre espace de travail dans un autre centre de données en nuage, mais les organisations doivent comprendre comment procéder légalement.
Robert : Quels sont les problèmes créés par les règles relatives à la souveraineté des données ?
Thierry : La souveraineté va plus loin que les complications liées à la protection de la vie privée en incluant les lois et réglementations applicables au-delà de ce qui est requis pour la résidence des données. Cela peut s’avérer beaucoup plus complexe à gérer pour les organisations, car le délai de conservation des informations peut varier en fonction du secteur ou de la situation. Par exemple, un audit standard peut nécessiter trois ans plus l’année en cours. Mais si un bâtiment est acheté, des codes supplémentaires peuvent s’appliquer et exiger la conservation des données pendant 25 ans. Les organisations qui utilisent des systèmes SAP peuvent avoir des stocks dans une usine qui n’appartient pas à l’entreprise. Dans ce cas, quelles sont les règles applicables ? Toute stratégie de déclassement doit respecter les exigences nationales et réglementaires afin de se conformer pleinement aux exigences en matière de souveraineté des données. Pour les entreprises basées dans de nombreuses régions différentes, il est fastidieux de se tenir au courant des réglementations et cela peut être un défi très complexe à relever.
Robert : Que doivent prendre en compte les organisations pour respecter la vie privée ?
Thierry : La confidentialité des données est une exigence pour les organisations opérant dans la région EMEA depuis plusieurs années, mais de nouvelles lois sur la confidentialité des données continuent d’être mises en place dans le monde entier. Il peut s’agir d’une obligation de supprimer ou d’anonymiser les données sur demande. Dans un environnement SAP, cela peut impliquer la suppression de toutes les transactions liées à un client avant que le client lui-même puisse être supprimé afin de maintenir l’intégrité de la base de données. Il peut s’agir d’un projet complexe qui peut avoir un impact sur des rapports encore nécessaires à d’autres fins. Certains outils d’archivage des données, comme le Cockpit des sessions d’archivage développé par TJC Group, peuvent permettre aux organisations de supprimer le nom d’un client d’une commande et d’un rapport de vente, même après l’archivage. Il est ainsi beaucoup plus facile de répondre aux demandes de protection de la confidentialité des données.
Robert : Si une entreprise vous demandait d’expliquer le processus de démantèlement, comment le décririez-vous ?
Thierry : Le déclassement n’est jamais un processus unique et nous constatons une grande variété en fonction des niveaux de maturité de la gestion des données SAP au sein de l’organisation. Certains disposent d’une stratégie de déclassement de l’entreprise dans le cadre de laquelle ils identifient les systèmes existants et futurs. Ces types d’organisations recherchent ou mettent en œuvre une stratégie à l’échelle de l’organisation pour gérer le déclassement des systèmes. D’autres veulent simplement s’occuper de la mise hors service d’un système patrimonial spécifique de manière isolée. À ce niveau de maturité, l’organisation peut considérer ce premier système comme un pilote ou une première étape d’une stratégie de déclassement plus large.
Le groupe le plus important est de loin celui des clients SAP qui passent à SAP S/4HANA et la plupart de ces organisations essaient simplement de transférer les données dont elles ont besoin pour gérer efficacement leurs activités futures. Ils ne sont pas intéressés par le transfert de 20 ans de données historiques dans SAP S/4HANA et se concentrent généralement sur la migration des données des dernières années. Cependant, à un moment donné, ces organisations auront besoin de détails sur les informations sources à des fins d’audit, car il est nécessaire de voir les données dans le système d’origine. Cela peut signifier qu’il faut revenir au système SAP ECC d’origine, car le transfert des données dans SAP S/4HANA ne permet pas d’assurer la traçabilité. Même lorsque l’organisation procède à une conversion du système, les données transférées dans SAP S/4HANA peuvent encore être modifiées ou filtrées. Cela signifie que le nouveau système ne peut pas servir d’archives fiscales à des fins d’audit, sauf pour les données créées après son déploiement.
Robert : Quels conseils donneriez-vous aux organisations qui se lancent dans le déclassement ?
Thierry : Je les rassurerais en leur disant qu’il existe des solutions spécialisées pour gérer le démantèlement des données qui peuvent apporter des avantages significatifs aux entreprises qui passent à SAP S/4HANA ou qui mettent en œuvre une stratégie de démantèlement des données. Par exemple, l’application ELSA (Enterprise Legacy System Application) du groupe TJC Enterprise Legacy System Application (ELSA) du groupe TJC extrait un rapport d’audit détaillé de toutes les données qui comprend la preuve de leur exhaustivité. Les solutions de déclassement qui ne fournissent pas ce niveau de détail ne répondront pas aux exigences d’audit qui requièrent la conservation d’au moins sept ans de données historiques. Cela ne tient même pas compte de l’impact que les exigences en matière de protection de la vie privée peuvent avoir sur ces archives de données.
Robert : Quel serait votre dernier commentaire pour aider à atteindre la tranquillité d’esprit qui est si importante ?
Thierry : Le conseil que nous donnons aux organisations qui entament une stratégie de déclassement est d’établir une carte technologique qui identifie les systèmes existants et actuels, l’objectif étant d’identifier les technologies qui peuvent être supprimées. Cela leur permet d’utiliser le processus de déclassement comme un moyen d’éliminer leur dette technologique. Il est également possible de réduire le volume des données, mais l’ampleur de la réduction dépendra de la nécessité ou non d’accéder aux données à l’avenir. Il y a également des avantages financiers à en tirer, à la fois en termes de maintenance des systèmes existants et d’évitement des pénalités financières potentielles, mais les avantages non financiers sont d’une plus grande importance. En fin de compte, si une stratégie de déclassement des données n’apporte pas la tranquillité d’esprit, elle ne peut pas être considérée comme une réussite.
Pour en savoir plus sur le déclassement des systèmes existants, consultez ce webinaire à la demande : https://info.tjc-group.com/webcast-legacy-system-decommissioning
Si vous avez besoin d’aide pour relever les défis liés aux données dans votre environnement SAP, contactez-nous dès aujourd’hui.
