Archivage des données SAP : Votre guide de A à Z pour tout savoir sur le sujet

Auteurs : Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Laura Parri Royo, Marketing Director, TJC Group

Experts techniques/coauteurs : Conseil d’archivage du groupe TJC

L’impact de la numérisation à l’ère actuelle dépasse de loin ce que vous et moi pouvons comprendre. Si l’on en croit les statistiques de l’étude menée par Yale, au cours des premiers mois de la pandémie de COVID-19, l’utilisation de l’internet dans le monde a augmenté de 40 %, avec une consommation supplémentaire d’électricité de 42,6 millions de mégawatts-heure. Multipliez maintenant ce chiffre par le nombre d’heures de travail des entreprises et par les énormes quantités de données générées dans plusieurs secteurs d’activité. Pour stocker ces données, les entreprises ont besoin d’espaces de stockage, et pour créer ces espaces de stockage – dans le nuage, sur site ou hybrides – la production ne s’arrête jamais. Il s’agit d’un cycle sans fin, qui entraîne des émissions de carbone numérique, des déchets électroniques et des coûts de stockage élevés. Si la production de données ne peut être stoppée (elle ne fera qu’augmenter dans les années à venir), l’archivage de données SAP est l’un des moyens les plus recherchés pour relever ces défis.

1. Introduction à l’archivage des données SAP

1.1 Qu’est-ce que l’archivage de données ?

L’archivage peut avoir plusieurs définitions, mais à la base, l’archivage des données est défini comme une approche stratégique qui aide les organisations à gérer la croissance des données. L’archivage permet également d’optimiser les performances des systèmes et d’assurer une utilisation efficace des ressources des bases de données dans les environnements informatiques. En outre, l’archivage des données établit un équilibre entre la conservation des données historiques nécessaires et le maintien d’une infrastructure informatique légère et performante.

L’archivage des données SAP est un processus sécurisé qui permet le stockage et la conservation des données à long terme. En fait, ce processus fournit aux organisations un emplacement sécurisé pour stocker des informations critiques à utiliser en cas de besoin (lors d’audits, etc.). Ce qui est le plus intéressant dans l’archivage, c’est qu’une fois les données archivées dans le système, l’information reste accessible au personnel autorisé tout en étant protégée dans son intégrité. Dans le monde SAP, la technologie utilisée pour l’archivage des données est l’Archive Development Kit (ADK) ainsi que l’Archive Administration (transaction SARA). Toutefois, dans le monde non-SAP, il existe des technologies différentes, telles que des implémentations d’archives intermédiaires.

Comprenons-le à l’aide d’un exemple –

Considérez que vous avez les données de 1000 de vos clients dans votre système principal. Sur ces 1000, seuls 300 sont de la plus haute importance – les 700 autres ne sont pas nécessaires pour l’instant (ce qui en fait des informations historiques). Cependant, les données inutilisées et excessives entravent les performances de votre système et réduisent votre capacité de stockage. Tous ces éléments combinés augmentent malheureusement vos coûts opérationnels et globaux. Que ferez-vous alors ? Supprimer leurs données ? – Ce n’est pas une option judicieuse, car les données peuvent être requises ultérieurement à des fins d’audit. Laisser les données en l’état et entraver votre paysage informatique ? Ce n’est pas non plus une bonne option. La chose la plus intelligente à faire est de déplacer les données inutilisées dans un système séparé pour les conserver à long terme. C’est précisément ce que fait l’archivage des données !

L’archivage des données présente une pléthore d’avantages pour une organisation – la performance du système et la réduction des coûts n’en sont que les principaux. Lisez notre blog détaillé pour en savoir plus sur l’archivage.

1.2 Types d’archivage

Il n’est pas rare que l’archivage des données et l’archivage des documents soient considérés comme une seule et même chose. Or, ces deux types d’archivage sont très différents l’un de l’autre. En outre, il existe également l’archivage fiscal. Voici ce qu’il faut savoir sur ces différences –

Archivage de données structurées

Comme nous l’avons dit précédemment, l’archivage des données consiste simplement à déplacer les données de vos transactions commerciales clôturées du système actif vers un stockage hors ligne ou secondaire. L’aspect essentiel de l’archivage des données est que vous devez mettre en place un processus et une stratégie pour réduire les efforts manuels et les erreurs. En outre, vous devez veiller à respecter les exigences légales en matière de conservation des données.

Archivage de documents pour les données non structurées

La différence entre l’archivage de données et l’archivage de documents réside simplement dans le type de données que vous archivez. L’archivage de documents concerne les données non structurées, telles que les factures de vente, les fichiers PDF, les fichiers Word, etc. Ce type d’archivage s’effectue en temps réel et peut être stocké sur n’importe quel serveur de contenu. Veillez toutefois à maintenir le lien actif entre le serveur de contenu et vos systèmes SAP pour accéder aux documents archivés.

Archivage fiscal

Un archivage dont on parle peu – l’archivage fiscal est le processus qui consiste à geler régulièrement vos données. Par congélation, on entend que l’état de vos données est conservé à un moment précis en les archivant. Pourquoi ce processus ? Il est intéressant de noter que l’archivage fiscal garantit la qualité de votre rapport d’audit sur la base de la cohérence de vos données d’origine.

1.3 Types d’objets d’archivage

Lorsque vous vous lancez dans un projet d’archivage de données dans SAP, la première chose à faire est d’examiner les objets d’archivage. Selon la définition de SAP,  » un objet d’archivage spécifie précisément quelles données sont archivées et comment. Il décrit les objets de la base de données qui doivent être traités ensemble comme un seul objet de gestion ».

Lorsque l’ILM est activé dans le système, de nombreux objets d’archivage peuvent être utilisés de deux manières :

• Archivage des données : Les données archivées restent disponibles.
• Destruction des données : Les données archivées sont détruites.

Dans les deux cas, les données sont traitées en deux étapes :

• Les données sont lues dans la base de données et écrites dans des fichiers d’archives.
• Les données sont lues à partir des fichiers d’archives et supprimées dans la base de données.

Il existe deux différences principales entre les processus d’archivage et de destruction :

• Avec l’archivage, les fichiers d’archives restent disponibles et les données archivées peuvent être consultées et lues. Avec la destruction, les fichiers d’archives sont toujours supprimés à la fin du processus.
• À l’exception de quelques objets, les données ne sont pas protégées par une durée de résidence lors de l’archivage. Dans le cas de la destruction des données, une durée de conservation est toujours obligatoire. Par exemple, vous pouvez archiver un IDoc créé hier s’il est complet. Mais avant d’exécuter la destruction des données sur cet IDoc, vous devez d’abord définir un délai de conservation dans le Customizing d’ILM.

Un point commun entre les deux processus est que seuls les objets de gestion complets sont sélectionnés pour l’archivage et la destruction, c’est-à-dire qu’une pièce comptable contenant des éléments non rapprochés ne sera jamais sélectionnée pour l’archivage et la destruction.

Lorsque l’ILM est activé, nous pouvons considérer 3 types d’objets d’archivage :

• Objet d’archivage : il ne peut archiver que des données.
• Objet ILM : cet objet peut archiver et/ou détruire des données.
• Objet HR ILM : cet objet ne peut exécuter que la destruction des données.

Ces trois types d’objets utilisent des techniques d’archivage. Le fait qu’un objet puisse effectuer à la fois l’archivage et la destruction ou seulement l’archivage ou la destruction est défini par SAP et peut changer au fil du temps.

Notez qu’un quatrième type d’objet (objet de destruction de données) peut être utilisé lorsque l’ILM est activé.

Cet objet traite les données pour lesquelles il n’existe pas d’objet d’archivage et n’utilise pas de fichiers d’archives, mais supprime directement les données de la base de données en une seule étape, comme dans un processus de nettoyage classique. Contrairement aux travaux d’entretien ménager, cet objet nécessite une personnalisation de l’ILM et une trace des opérations de destruction des données est conservée dans le système.

1.4 Différences entre l’archivage et la destruction des données

Exigences en matière d’archivage des données

L’archivage des données est le seul moyen de réduire la taille de la base de données SAP et de maintenir sa croissance au niveau le plus bas possible. Il permet également de réduire la croissance coûteuse de la mémoire lors de l’utilisation de bases de données en mémoire telles que HANA. Il est essentiel d’archiver les données de manière continue pour obtenir ces deux résultats. Pour cela, il est nécessaire de réaliser plusieurs actions, telles que la création de variantes, la planification des tâches, le suivi des exécutions et les corrections.

Exigences en matière de destruction des données

La destruction des données à l’aide de SAP ILM est la méthode standard fournie par SAP pour détruire les données afin de se conformer aux réglementations en matière de confidentialité des données. Il s’agit également d’un moyen de supprimer de manière cohérente et sécurisée d’anciennes données qui ne devraient plus exister dans le système, conformément aux politiques de l’entreprise. Contrairement à l’archivage des données, la destruction des données est principalement utilisée pour détruire des données dans le cadre d’obligations légales et doit donc être traitée régulièrement.

Veuillez noter que la destruction des données est requise et donc obligatoire pour se conformer aux lois sur la protection de la vie privée, telles que RGPD. En d’autres termes, il est obligatoire de supprimer certaines données pour se conformer à la législation, quelle que soit la taille de l’entreprise ou de la base de données.

Enfin, il convient de souligner la différence entre les politiques de conservation des données et la rétention légale. Les politiques de conservation des données déterminent comment et quand les données ou les documents doivent être détruits. En revanche, la mise en suspens de l’héritage marque une pause dans l’étape de destruction afin de préserver les données et les documents pertinents à des fins juridiques.

2. Vue d’ensemble de l’archivage des données SAP dans la gestion des données

2.1 Pourquoi archiver les données dans les systèmes SAP ?

Les parties prenantes et les décideurs sont souvent confrontés à un dilemme lorsqu’ils se demandent si l’archivage des données dans leurs systèmes SAP est une bonne pratique ou non. Cependant, il existe de nombreuses raisons qui justifient, ou plutôt soutiennent cet argument, telles que – l’archivage des données dans les systèmes SAP

• Confidentialité des données
• Réduction globale des coûts des opérations
• Réduction du coût total de possession de SAP
• Amélioration des performances du système
• Restez en phase avec vos objectifs de développement durable

Ces avantages ne s’appliquent pas seulement à l’environnement de production, mais aussi aux systèmes hors production qui doivent être régulièrement actualisés à partir de la production, à des fins de projet et d’assistance.

On entend souvent dire que l’archivage n’est qu’une tâche périphérique, qu’il y a des projets plus importants. Mais vous êtes-vous demandé ce que l’archivage magique peut faire pour assurer le bon déroulement de ces projets ? En fait, il y a plusieurs autres raisons pour lesquelles les organisations devraient entreprendre des processus d’archivage. Examinons-les –

Tirez parti d’une base de données HANA brillante et rationalisée

L’une des principales raisons pour lesquelles vous choisissez d’archiver les données dans vos systèmes SAP est de tirer parti d’une base de données HANA rationalisée. L’archivage des données SAP permet d’atténuer les problèmes de mémoire et de performances engendrés par de grandes quantités de données transactionnelles. Par conséquent, cela permet d’obtenir des temps de réponse système cohérents, rendant l’ensemble de la base de données plus fluide, plus réactive et plus efficace pour les utilisateurs.

Contrôlez la croissance de votre base de données

Ne nous voilons pas la face : votre base de données ne se réduit pas avec la quantité de données générées quotidiennement. Plus les données augmentent, plus vous avez besoin d’espace de stockage. En fait, pour obtenir ce stockage en expansion, vous devez dépenser beaucoup d’argent. Si vous ne voulez pas dépenser trop d’argent pour le stockage tout en voulant contrôler la croissance de votre base de données, soyez rassuré : l’archivage des données SAP est la meilleure pratique.

Contrôlez votre conformité

Une autre raison majeure d’opter pour l’archivage de vos données dans les systèmes SAP est le respect de la conformité. Grâce à l’archivage, vous pouvez respecter les exigences légales sans entraver vos activités commerciales. En archivant les données, vous les maintenez en vie, sans avoir à supprimer des informations importantes pour l’audit. Vous répondez ainsi aux exigences légales et de conformité et vous vous libérez de toute pénalité.

2.2 Avantages de l’archivage des données dans les systèmes SAP

Maintenant que vous connaissez les raisons de l’archivage des données dans les systèmes SAP, parlons des nombreux et importants avantages de ce processus.

Réduction des coûts: Limitez la croissance du volume de données et réduisez les coûts liés au stockage de gros volumes de données inutiles.

Confidentialité des données: L’archivage des données permet de garantir la conformité aux lois sur la confidentialité des données ou aux exigences fiscales et d’audit en conservant ou en supprimant les informations personnelles dans un format d’archivage fiscal.

Passez à S/4HANA à la bonne échelle: archivez les anciennes données, telles que les anciens codes d’entreprise, qui ne doivent pas être migrées dans le nouveau système mais qui doivent être conservées pour des raisons de conformité.

Réduire les délais de migration: En règle générale, le temps nécessaire pour effectuer une migration vers un nouveau serveur ou un nuage est très court. Plus il y a de données, plus les délais de migration sont longs.

Améliorer les performances du système SAP: Un système plus léger se traduira par des temps de sauvegarde plus rapides et une meilleure utilisation des ressources informatiques.

Réduire l’empreinte carbone: Moins de données signifie moins d’énergie utilisée pour les stocker, ce qui contribue aux objectifs de développement durable de l’organisation.

3. L’archivage des données SAP diffère-t-il entre SAP S/4HANA et SAP ECC/NetWeaver ?

Avant de parler des différences dans le processus d’archivage des données dans S/4HANA et ECC, voyons brièvement ce qu’il en est.

3.1 Présentation de SAP ECC

Construit sur la plateforme SAP NetWeaver, SAP ECC est un système robuste de planification des ressources de l’entreprise (ERP) utilisé par les organisations pour se déployer sur site en fonction des besoins de l’entreprise. La plateforme NetWeaver est une plateforme d’intégration et d’application qui renforce la base de toutes les solutions logicielles classiques de SAP. Elle offre plusieurs technologies et outils qui permettent aux solutions de fonctionner sur différentes plates-formes matérielles et logicielles. En fait, sa capacité à offrir un tel éventail de technologies rend la plateforme NetWeaver plus facile à utiliser et à intégrer.

Les fonctionnalités de SAP ECC en un coup d’œil

L’une des principales fonctionnalités de SAP ECC/NetWeaver est d’offrir une vision unifiée et en temps réel des données de l’entreprise. En outre, il fournit une vision approfondie aux organisations, les aidant à prendre des décisions plus éclairées. Le système est doté d’outils d’analyse et de reporting, ce qui permet d’améliorer en permanence les performances des entreprises et d’obtenir de meilleurs résultats. En outre, SAP ECC offre un large éventail de fonctionnalités qui permettent aux organisations de gérer plusieurs secteurs verticaux de manière transparente, qu’il s’agisse des finances, de la logistique, des ressources humaines, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou d’autres domaines.

3.2 Présentation de SAP S/4HANA

Bien que SAP ECC/NetWeaver soit une plateforme robuste, le monde évolue avec plusieurs avancées technologiques. SAP S/4HANA est un exemple classique de ces avancées. Lancé à l’origine comme une solution financière de nouvelle génération en 2014 sous le nom de SAP Simple Finance, S/4HANA a ensuite été étendu pour devenir un système ERP à part entière en 2015. Il est intéressant de noter que l’ERP de nouvelle génération est directement intégré à des améliorations telles que la gestion étendue des entrepôts (EWM) et la planification de la production/détaillée (PP-DS). Cependant, avec les mises à jour de 2018, SAP a ajouté une fonctionnalité de comptabilité prédictive à S/4HANA, ainsi que l’intégration d’autres mises à jour technologiques intelligentes. Jusqu’en 2021, SAP a publié plusieurs offres sectorielles de S/4HANA dans les secteurs de l’énergie et des ressources naturelles, des services financiers, des services et des industries de consommation, des industries discrètes et des services publics.Depuis, des efforts considérables ont été déployés pour inclure des fonctions d’IA générative.

Les fonctionnalités de S/4HANA en un coup d’œil

Grâce à des évolutions continues, SAP S/4HANA est doté de fonctionnalités telles que l’approche des partenaires commerciaux, l’intégration client-fournisseur (CVI), etc. L’ERP de nouvelle génération est également intégré à SAP Fiori 3.0 avec UI5 comme catalyseur. Les performances globales du système sont réactives et très intuitives. En outre, l’interaction avec le langage naturel et l’intelligence artificielle devraient devenir des éléments clés de l’expérience Fiori à l’avenir.

3.3 Archivage des données SAP : SAP S/4HANA vs SAP ECC

Maintenant que nous avons abordé brièvement SAP ECC/NetWeaver et SAP S/4HANA, abordons la grande question : le processus d’archivage des données est-il différent dans ces systèmes ? En fait, ils sont effectivement différents. Alors que l’image extérieure peut donner l’impression qu’ils ont le même processus, l’image en profondeur dit une histoire différente ; voici pourquoi –

La base de données des systèmes ERP

La principale différence entre S/4HANA et ECC en matière d’archivage des données tient à leurs bases de données. Alors que SAP ECC fonctionne sur plusieurs bases de données telles que DB2, Oracle, SQL Server et SAP MaxDB, S/4HANA fonctionne sur la base de données mémoire HANA.

Les options de déploiement des systèmes

Viennent ensuite les options de déploiement des systèmes SAP. L’option de déploiement de SAP ECC est sur site. En revanche, S/4HANA offre de multiples options de déploiement : sur site, sur un nuage hébergé ou un nuage public, et dans un modèle hybride combinant à la fois sur site et dans le nuage. SAP privilégie l’implémentation RISE.

Architecture des systèmes

Un autre facteur qui contribue à la différence entre l’archivage des données SAP pour S/4HANA et ECC est l’architecture des systèmes. Bien que l’architecture de SAP ECC soit modulaire, elle conserve une approche traditionnelle/conventionnelle. En revanche, S/4HANA dispose d’une architecture de nouvelle génération plus rationalisée qui prend en charge un développement et des opérations commerciales puissants et transparents. Cela se matérialise par l’utilisation de SAP BTP.

4. Archivage des données dans SAP S/4HANA

4.1 Tables de base de données, objets métier et objets d’archivage pour S/4HANA

Pour SAP S/4HANA, le concept d’archivage des données provient des objets d’archivage de l’Archive Development Kit (ADK). En fait, les objets d’archivage ont au moins un programme d’archivage et un programme de suppression ; les tables de base de données qui appartiennent à la même perspective d’objet de gestion (comme les documents comptables ou les commandes clients) sont combinées sous l’un des objets d’archivage. En général, ces tables de base de données sont traitées comme des unités distinctes, mais lorsqu’elles sont utilisées par plusieurs objets, elles sont accessibles via les classes d’archivage. Les classes d’archivage utilisées dans SAP S/4HANA concernent les textes, les documents modifiés, etc. Globalement, chaque objet d’archivage dispose d’un programme de lecture qui permet de rechercher et d’afficher le contenu des fichiers archivés. En outre, il existe des tables marquées pour la suppression qui comprennent des données redondantes, qui ne sont plus nécessaires.

4.2 Avantages de l’archivage des données dans le cadre du projet S/4HANA

Voici quelques-uns des avantages les plus recherchés de l’archivage des données SAP dans le cadre de la migration vers S/4HANA.

Coût de la base de données HANA

Ce qui pose problème à de nombreuses entreprises, c’est le coût de la mémoire HANA. L’évolutivité a un coût : les organisations sont frappées par le coût associé à la taille de la base de données. À cela s’ajoutent les coûts d’infrastructure permanents que les entreprises doivent prendre en compte, même lorsqu’elles les paient dans le cadre d’un programme RISE. Tous ces éléments combinés peuvent faire peser une lourde charge financière sur les organisations.

Or, au fur et à mesure que votre organisation se développe, les besoins en mémoire HANA augmentent également, ce qui accroît les besoins en matériel (disques, processeurs, etc.). Dans l’ensemble, cela peut entraver la migration vers S/4HANA, c’est pourquoi l’archivage des données est une stratégie intelligente. En fait, comme indiqué précédemment, l’archivage des données est la voie à suivre si les organisations veulent contrôler la croissance de leur base de données et bénéficier d’une BD plus rationalisée.

Le fait de disposer d’une base de données adaptée contribuera à réduire les coûts et à accélérer les évolutions futures, les mises à jour de versions ou même le processus de migration. Il est bien plus facile de procéder à cette opération avant, de manière continue, qu’après, afin d’éviter les dépenses inutiles. Une fois que vous êtes passé à S/4HANA, il est important de maîtriser la croissance de vos données afin d’éviter une explosion des coûts. Les bases de données qui ne sont pas gérées activement augmentent généralement de 10 à 15 % par an, voire plus les premières années.

Les frais de stockage

En effet, s’il y a des coûts de base de données, il y a aussi des coûts de stockage. Et quelle est la solution ? – Utilisez un serveur décent pour archiver vos données. La logique est simple : un serveur adéquat pour l’archivage des données permet d’obtenir un taux de compression des données stupéfiant ; ce taux permet en outre de réduire les coûts de stockage. En fait, il s’agit d’un élément essentiel lorsque les entreprises migrent de l’infrastructure sur site vers le cloud S/4HANA.

Migration des données en toute transparence

Enfin, plus la quantité de données est importante, plus les organisations sont confrontées à des complexités. Sans oublier son impact négatif sur les performances du système (même avec S/4HANA, et c’est souvent une surprise lorsqu’une entreprise est confrontée pour la première fois à des problèmes de performance ACDOCA). Par conséquent, au cours de la migration S/4HANA, passer à un nouveau système avec des données pertinentes et gérables est une bonne pratique – l’archivage des données, ainsi que SAP lean SDT, vous aide à réaliser exactement la même chose. Comme vous le savez, le processus d’archivage des données consiste à diviser les bases de données en deux sections – l’une contenant les données pertinentes à archiver et l’autre les données à supprimer. Ainsi, seules les données importantes sont facilement accessibles et migrées vers le nouveau système, tout en étant plus faciles à gérer. L’archivage permet également de déplacer des données plus anciennes du format d’archivage SAP vers une application d’archivage intermédiaire tierce. Dans l’ensemble, l’archivage et/ou le SDT permettent non seulement de préparer vos données, mais aussi d’assurer une migration sans effort.

5. Archivage des données en vue de la migration vers s/4HANA

Il est essentiel de mettre en forme vos données avant le transfert. Le fait de disposer d’une base de données de taille adéquate contribuera à réduire les coûts et à accélérer le processus de migration. Il est beaucoup plus facile de le faire avant la migration qu’après, afin d’éviter les dépenses inutiles.

5.1 Considérations techniques avant de migrer vers S/4HANA

Il est primordial de préparer correctement vos données avant de passer à S/4HANA pour que la migration soit réussie. Voici les éléments essentiels à prendre en compte :

• La planification de l’informatique en nuage et du matériel et la gestion du volume de données vont de pair. Planifiez vos besoins en matière d’informatique dématérialisée ou de matériel (en particulier en ce qui concerne la mémoire et les disques) en fonction de vos besoins en matière de volume de données.
• Vérifiez les taux de croissance annuels des données. La meilleure pratique consiste à examiner la taille de votre base de données SAP et à mesurer son augmentation annuelle. SAP fournit un rapport DVM standard qui permet d’examiner la croissance des données pour divers objets sélectionnés (par exemple, des tables) dans les systèmes SAP.
• Vous trouverez ci-dessous un exemple d’image du rapport SAP DVM : Le tableau suivant montre des tableaux avec différentes options sur DVM comme l’évitement, la compression, la suppression et l’archivage. Il est clair que l’évitement et la récapitulation sont rarement mis en œuvre en raison de leur impact sur l’activité de l’entreprise. Seules la suppression et l’archivage sont donc les méthodes de DVM les plus couramment utilisées.

Le diagramme circulaire ci-dessous vous permet d’identifier la ou les applications à l’origine du plus grand volume de données dans votre système, mais l’analyse détaillée des objets d’archivage à mettre en œuvre avec la projection d’économies fait défaut.

• Bien que le rapport DVM puisse être compliqué à mettre en œuvre et qu’il ne couvre pas toutes les tables d’un système SAP, il constitue un bon point de départ. TJC Group a développé un analyseur DVM spécial qui comble les limites et les lacunes de l’outil SAP. Il fournit des chiffres précis sur la croissance du volume de données pour les tables et les objets d’archivage. Examiner la croissance des données pour divers objets sélectionnés (par exemple les tables) dans les systèmes SAP. Bien que le rapport DVM puisse être compliqué à mettre en œuvre et qu’il ne couvre pas toutes les tables d’un système SAP, il constitue un bon point de départ. Le groupe TJC a développé un analyseur DVM spécial qui surmonte les limites et les lacunes de l’outil SAP. Il fournit des chiffres précis sur la croissance du volume de données pour les tables et les objets d’archivage.

• Attendez-vous à ce que la croissance des données soit affectée par la croissance de l’entreprise. Considérons simplement qu’une entreprise ouvre une nouvelle succursale dans une nouvelle société. De nouveaux codes d’entreprise seront générés, ce qui aura un impact sur la croissance des données. En règle générale, les fusions et acquisitions ont également un impact sur la croissance des données.
• Exécutez le SAP Readiness Check. Les nouvelles fonctionnalités du système augmentent la croissance des données. Les intégrations de systèmes, les nouvelles fonctionnalités logicielles et le développement personnalisé de votre système SAP augmenteront tous les volumes de données, c’est inévitable. Nous vous recommandons d’exécuter le SAP Readiness Check, une analyse qui produira des rapports sur de nombreux points. Vérifiez toujours les éléments de simplification avant la migration vers S/4HANA et concentrez-vous sur la réduction du volume de données ou le nettoyage des données comme point de départ.

• Réduction du volume de données et/ou transformation du paysage. L’étape suivante consiste à réduire réellement les volumes de données. Mais comment ? L’archivage technique des données et la suppression des données sont les deux moyens les plus efficaces de réduire au maximum le volume des données dans les systèmes SAP existants. Même si votre organisation n’a pas pris la décision ferme de migrer vers S/4HANA, la gestion des volumes de données produira toujours des avantages significatifs en termes de coûts et d’efficacité, libérant les ressources informatiques pour se concentrer sur des initiatives à plus forte valeur ajoutée.

5.2 Recommandations en matière de gestion des volumes de données pour la migration vers SAP S/4HANA

Veillez à ne migrer que les données nécessaires

Ne reportez pas les bagages que vous avez depuis des années. La migration S/4HANA peut également être considérée comme une opportunité de transformation. Simplifiez le modèle de données avec une architecture allégée et une nouvelle expérience utilisateur grâce à FIORI UX. En ne migrant que les données pertinentes, vous obtiendrez les résultats suivants :

• Réduire les coûts de matériel et de licence
• Réduction des efforts et des coûts de migration
• Des durées de conversion plus courtes
• Réduire les risques liés aux mauvaises données au cours du processus de migration
• Dimensionnez au plus juste votre investissement initial dans votre Appliance HANA
• Contrôlez et gérez l’OPEX en gérant la croissance des données

Il convient de garder à l’esprit le coût associé à la taille de votre base de données, non seulement en termes de déplacement des données, mais aussi de coûts d’infrastructure permanents après la migration vers S/4HANA. Veillez à ne migrer que les bonnes données afin d’éviter les coûts superflus et continuez à archiver les données une fois que S/4HANA est utilisé afin de gérer les dépenses opérationnelles en contrôlant le volume de données dans la mémoire HANA, ce qui ne nécessite pas de coûts supplémentaires de matériel ou de licence selon le modèle de tarification de SAP.

Estimez les besoins en mémoire de HANA

Commencez par exécuter le rapport SAP Sizing qui vous donnera une première idée des besoins en mémoire et en disque prévus. Le rapport mettra également en évidence les tables les plus volumineuses.

Dans le rapport de taille, les calculs sont basés sur l’hypothèse d’une durée de séjour de 14 jours. Toutefois, veuillez noter que ce scénario n’est pas réaliste dans la plupart des cas.

Notez que le vieillissement des données est considéré comme une option de réduction des données dans le rapport de dimensionnement. Le vieillissement des données offre la possibilité de déplacer de grandes quantités de données stockées dans la base de données SAP HANA hors de la mémoire principale de HANA. Le vieillissement des données fait la distinction entre les données pertinentes sur le plan opérationnel (chaudes/courantes) et les données qui ne sont plus consultées dans le cadre d’un fonctionnement normal (froides/historiques).

Cependant, le vieillissement des données doit être envisagé avec précaution pour plusieurs raisons :

• Dans le rapport de taille, les calculs sont effectués en supposant que le temps de séjour est de 14 jours. Notez que ce scénario n’est pas réaliste dans la plupart des cas.
• Le vieillissement des données est irréversible et n’est plus recommandé par SAP (note 2869647). La prudence est de mise car il n’y a pas de retour en arrière possible.
• Le vieillissement des données est une solution temporaire car les données seront rechargées en mémoire.

Les rapports de dimensionnement indiquent que l’archivage des données et l’extension du stockage natif sont des alternatives appropriées au vieillissement des données dans SAP S/4HANA.

Une fois que vous serez sur SAP S/4HANA, n’oubliez pas que la mémoire HANA est chère et que l’évolutivité est limitée. Le modèle de tarification HANA suit une structure en t-shirts présentée dans le tableau ci-dessus.

Sur la base des besoins estimés en mémoire, il convient de choisir une taille allant de XXS à XXL. Le passage à la taille supérieure peut représenter un saut important dans la taille de la mémoire, ce qui signifie que la majorité de la mémoire restera inutilisée et entraînera des coûts inutiles. C’est pourquoi il est conseillé de réduire autant que possible les besoins en mémoire et de les estimer avec précision.

Pour en savoir plus sur la mémoire HANA, consultez cet article de blog : Base de données HANA : Comment maîtriser la croissance des données | SAP Data Management

Exécuter un programme d’archivage de données

Archivez autant de données que possible avant la migration S/4HANA et, si possible, automatisez le processus pour obtenir des gains supplémentaires. Cette initiative contribuera grandement à réduire les coûts d’exploitation du parc SAP S/4HANA et, les volumes de données étant enfin maîtrisés, elle permettra également de repousser l’échéance probable de l’approvisionnement en mémoire HANA supplémentaire.

Sans une action continue, tout ERP continuera à croître à un rythme incontrôlé, ce qui se traduira par des performances lentes et nécessitera un stockage supplémentaire. S/4HANA est un environnement de stockage haut de gamme. Il est très puissant et offre des performances exceptionnelles, mais cela a un coût élevé. Si la croissance du volume de données n’est pas maîtrisée, des coûts importants et inutiles seront imputés à l’entreprise. Comme nous l’avons vu précédemment, l’archivage des données dans les systèmes SAP consiste à extraire de la base de données les données rarement consultées, à les écrire dans des fichiers d’archivage et à les supprimer de la base de données. Les données archivées sont stockées dans un fichier et déplacées vers un système de stockage à long terme plus rentable via l’interface CMIS ArchiveLink ou ILM. Les données archivées restent disponibles en lecture seule et réduisent les besoins en mémoire. L’archivage des données couvre également le cycle de vie complet des données, puisque les informations peuvent être supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

« Tout le monde parle du défi que représente la gestion des données lors du passage au S/4, et ils ont raison. Il faut avant tout s’assurer que vous avez la bonne gouvernance et que vous avez effectué le nettoyage des données. Et si vous pensez en avoir fait assez, ce n’est probablement pas le cas. Consacrez autant de temps à la gestion des données et commencez tôt, en investissant dans l’automatisation chaque fois que c’est possible ».

Mark Holmes Architecte d’entreprise principal chez British Telecom.

Choisissez l’approche de la migration

Que vous partiez de zéro, c’est-à-dire que vous fassiez une migration « greenfield », que vous décidiez d’une approche « brownfield » ou que vous utilisiez l’approche « Selective Data Transition » de SAP, nous pouvons vous aider dans tous les cas de figure. Il est essentiel de comprendre l’impact de la taille de votre base de données, de l’utilisation de vos futures données et de l’environnement global du système.

Mettre en place une stratégie post-migration

Une fois que vous êtes passé à S/4HANA, il est important que vous maîtrisiez la croissance de vos données afin d’éviter une explosion des coûts. Les bases de données qui ne sont pas gérées activement augmentent généralement de 10 à 15 % par an. L’archivage automatisé et continu des données vous permettra de maîtriser la croissance de votre base de données. La mémoire HANA a un coût élevé et l’évolutivité est faible, il est donc crucial de gérer la croissance de la base de données. Il est donc essentiel de gérer la croissance de la base de données. Vous devrez adopter des stratégies pour réduire la croissance de la mémoire afin d’éviter de passer à la taille de t-shirt suivante. Cet article de blog donne quelques recommandations pour maîtriser la croissance de la mémoire HANA.

Décommissionnement des systèmes legacy SAP

Le groupe TJC propose une solution pour décommissionner vos anciens systèmes legacy, en réduisant les risques commerciaux liés à la non-conformité et en minimisant les coûts de migration vers S/4HANA. Les réglementations légales et les exigences en matière de confidentialité des données ( RGPD ) ne sont souvent pas appliquées aux anciens systèmes. En outre, les coûts informatiques et administratifs liés à la maintenance des anciens systèmes pèsent sur les ressources. Par conséquent, vous pouvez considérer ELSA de TJC Group comme l’une des meilleures solutions, construite sur la plateforme SAP BTP et conçue avec des protocoles de sécurité robustes.

5.3 Les approches du processus de migration vers S/4HANA

Au départ, il n’y avait que deux options de migration dans des directions opposées : une toute nouvelle mise en œuvre (greenfield) ou une approche de conversion de système (brownfield). Par la suite, l’approche hybride de la transition sélective des données est apparue comme une option appropriée. Chaque scénario a ses avantages et ses inconvénients. Analysons les principaux scénarios de migration :

L’approche des friches industrielles

L’approche Brownfield, également appelée conversion de système, est celle où l’entreprise décide de migrer les processus de gestion existants vers SAP S/4HANA. Cela s’apparente à une mise à niveau technique. Les utilisateurs choisissent cette option de migration s’ils souhaitent conserver toutes leurs données existantes et réutiliser les processus de gestion existants. Comme nous l’avons déjà expliqué, cette option peut s’avérer très onéreuse en raison des coûts d’hébergement qu’elle implique.

L’approche « Greenfield

L’approche Greenfield, également appelée New Implementation, est celle où l’entreprise décide de partir de zéro et de mettre en œuvre un tout nouveau système SAP S/4HANA consolidé. Il s’agit d’une approche de type « toile blanche » qui permet de redéfinir complètement les processus de gestion. Les données historiques ne peuvent pas être migrées dans une nouvelle implémentation et le processus de migration est géré par SAP Migration Cockpit.

L’approche de Bluefield

L’approche Bluefield, également appelée SAP lean Selective Data Transition, est utilisée dans les cas où les clients ont besoin d’une plus grande flexibilité pour redéfinir certains processus mais en conserver d’autres et pour conserver certaines données mais archiver ce qui n’est pas nécessaire. Cette voie est choisie par les entreprises qui souhaitent migrer une sélection de données à travers plusieurs unités organisationnelles. C’est une bonne option pour les entreprises qui ont plus d’un système ERP et qui veulent les consolider dans un seul SAP S/4HANA et charger des données historiques (données commerciales fermées) ou des données provenant de fusions et d’acquisitions.

Note : il existe d’autres scénarios de moindre envergure qui ne seront pas abordés dans ce guide, tels que: les projets de migration liés à la simplification de l’architecture (many-to-one), les migrations incluant la transformation du paysage (comme la suppression de la société, la fusion de sociétés, et bien d’autres cas de figure), ou la mise en œuvre de la protection de la confidentialité des données.

5.3 Avantages de chaque scénario

Quels sont les avantages d’une mise en œuvre SAP Greenfield ?

Une implémentation greenfield permet un nouveau départ, ce qui signifie que vous ne serez pas limité par les contraintes imposées par votre système SAP existant. Vous pouvez faire table rase du passé et concevoir des systèmes qui répondent au mieux à vos besoins. C’est un catalyseur d’innovation et de transformation immédiates.

Quels sont les avantages d’une mise en œuvre de SAP Brownfield ?

L’approche brownfield a un sens pratique pour les entreprises qui cherchent à préserver leurs processus de gestion existants, de manière similaire à ce qu’ils étaient dans SAP ECC ou dans les versions précédentes. Le processus de migration est plus automatisé que dans le cas d’une implémentation Greenfield. Cette approche est généralement plus rapide et moins coûteuse au départ. La transformation des processus, si elle a lieu, se fait dans le cadre d’initiatives distinctes après la mise en service.

Quels sont les avantages d’une TSD allégée ?

Avec l’approche de la transition sélective des données, une entreprise peut profiter du meilleur des deux mondes : établir de nouveaux processus d’entreprise basés sur un nouvel ensemble de configuration, tout en extrayant, transformant et chargeant des sous-ensembles de données historiques pour conserver les données importantes. Les entreprises peuvent ensuite modifier ou enrichir les données pour les adapter à la nouvelle configuration, aux nouveaux processus d’entreprise et aux nouveaux besoins en matière de rapports.

5.4 Outils pour chaque scénario de migration

Outils génériques

Le SAP Readiness Check for SAP S/4HANA effectue des évaluations fonctionnelles et techniques pour les systèmes SAP ERP avant une conversion planifiée vers S/4HANA. L’outil se concentre principalement sur l’évaluation fonctionnelle qui évalue tous les éléments de simplification SAP S/4HANA disponibles, identifie ceux qui sont pertinents pour votre système et évalue la quantité d’efforts que vous pouvez attendre pour la mise en œuvre.

Le SAP Readiness Check peut être un bon point de départ pour comprendre l’ampleur de la croissance du volume de données avant la migration du système, mais il ne fournit pas d’informations détaillées sur les objets d’archivage qui peuvent être choisis avec une durée de conservation optimale.

TJC Group a également développé un outil interne pour gérer la croissance de la base de données et faciliter la gestion des données lors de la migration vers SAP S/4HANA. L’analyseur de volume de la base de données identifie les objets d’archive avec des volumes totaux, il sépare les tables de suppression et d’entretien et affiche les informations dans des graphiques de croissance.

Outils pour l’approche Brownfield

Les principaux outils SAP pour l’approche des friches industrielles sont les suivants :

Maintenance Planner, en conjonction avec Support Package Manager/Support Add-on Installation Tool : Le planificateur de maintenance basé sur le cloud est disponible via SAP Solution Manager. Il s’agit d’un outil centralisé permettant de configurer les mises à jour, les mises à niveau et les nouvelles installations dans l’environnement du système SAP.

Gestionnaire de mise à jour des logiciels (SUM):

L’outil SUM effectue les tâches suivantes dans le cadre d’une conversion en une étape :

• Migration optionnelle de la base de données (si le système source ne fonctionne pas encore sur la base de données S/4HANA, utilisez l’option de migration de la base de données de SUM pour migrer la base de données vers S/4HANA pendant la conversion).
• Installation du logiciel S/4HANA
• Conversion de vos données dans la nouvelle structure de données utilisée par S/4HANA (il s’agit de la partie automatisée de la migration des données)- 1) Cockpit d’intégration client-fournisseur 2) Utilisez l’outil de traitement des données obsolètes pour supprimer les données obsolètes qui subsistent après la conversion de votre système SAP ERP vers S/4HANA.

Outils pour l’approche de la transition des données de sélection

Plusieurs outils sont nécessaires pour exécuter une transition sélective des données. Des outils SAP standard et/ou des outils de données tiers sont disponibles. Le SAP Business Transformation Centre est une offre standard de SAP pour gérer les migrations SDT allégées, incluse dans la licence de support standard de SAP. Lancé en septembre 2023 par SAP, le SAP Business Transformation Centre (SAP BTC) est un nouvel outil de migration qui facilite la migration S/4HANA dans le scénario Lean Selective Data Transition (SDT). Il offre un processus de bout en bout, guidé, pour la migration et la transformation des données.

Le SAP Business Transformation Centre soutient fortement la création d’un plan numérique pour lancer le projet de migration vers SAP S/4HANA dans le cadre des migrations SDT allégées.

SAP BTC est optimisé par SAP Cloud Application Lifecycle Management (ALM), une solution SaaS basée sur les composants de SAP BTP. L’une des principales caractéristiques de SAP BTC est de soutenir fortement le développement du plan numérique pour la migration avec des informations basées sur les données et une évaluation guidée du projet, y compris une documentation sur le plan numérique. SAP BTC fournit un plan numérique pour :

• Informations sur les données
• Visualisation
• Recommandations

Outils pour l’approche Greenfield

Les principaux outils SAP pour l’approche brownfield sont les suivants Cockpit de migration SAP S4/HANA. Cet outil est la voie recommandée par SAP pour la migration des données d’entreprise vers SAP S/4HANA et SAP S/4HANA Cloud. Le cockpit de migration fait partie de SAP S/4HANA et SAP S/4HANA Cloud et est inclus dans ces licences.

Les avantages du cockpit de migration sont les suivants

• Migrer les données des systèmes SAP et des systèmes non SAP vers SAP S/4HANA et SAP S/4HANA Cloud.
• Fournit une solution de migration complète sans aucune programmation de la part du client.
• Inclut les structures de données mappées entre les systèmes source et cible
• Réduction de l’effort de test
• Les programmes de migration sont générés automatiquement et ne nécessitent aucune programmation de la part du client.
• Des API standard sont utilisées pour enregistrer les données dans le système SAP S/4HANA.

5.5 Comment l’archivage des données s’intègre-t-il dans chaque approche de migration ?

Sans un programme de gestion du volume de données en place pour rationaliser la phase de mise en œuvre, la migration vers SAP S/4HANA® peut devenir prohibitive. En introduisant une stratégie efficace de gestion des volumes de données, les entreprises peuvent réduire la portée, la complexité, la durée et le coût de possession à long terme de leur migration vers SAP S/4HANA®. Pour ce faire, elles réalisent des économies sur les futurs besoins en matériel, les besoins en mémoire HANA et les coûts de licence SAP S/4HANA®.

Une fois la migration vers SAP S/4HANA® terminée, il est possible de réaliser des économies supplémentaires en décommissionnant les applications SAP et non-SAP laissées sur place après la migration. Cela permettra de simplifier davantage le paysage informatique global et de réduire les coûts d’administration et de maintenance à long terme.

Voyons en détail quelles sont les options les plus recommandées pour chaque approche de migration afin d’optimiser la stratégie de gestion des données avant et après la migration.

Archivage des données pour l’approche Brownfield

Dans les projets de conversion de systèmes (Brownfield), les risques associés au processus de migration peuvent être atténués en réévaluant la qualité des données de base (en particulier les données relatives aux clients et aux fournisseurs) et en archivant les données transactionnelles inutiles avant le début du projet. Cela permet de réduire la fenêtre de mise en service de la migration.

L’archivage des données dans les projets Brownfield présente de nombreux avantages, dont les plus importants sont les suivants :

• L’archivage réduit la taille de la base de données, ce qui réduit le volume de mémoire HANA nécessaire. Moins de mémoire signifie des économies significatives.
• L’archivage réduit la durée de la migration car moins de données sont migrées vers S4/HANA. La réduction du temps nécessaire pour mener à bien cette phase permet de réduire les perturbations des opérations de l’entreprise et le nombre de ressources nécessaires au projet.

Le décommissionnement des systèmes legacy dans une approche Brownfield peut également apporter d’autres avantages. Dans SAP S/4HANA, certaines anciennes tables et certaines données de base n’existent plus dans le nouveau système, même dans une approche brownfield. N’oubliez pas non plus que certaines données subiront une transformation, alors que SAP ne fournit pas d’historique des modifications. Si un jour un auditeur demandait la traçabilité des taxes depuis l’origine du système, l’entreprise ne serait pas en mesure de la fournir à moins que le système legacy SAP n’ait été entièrement décommissionné et que l’accès aux données legacy ne soit activé.

Archivage de données pour un SDT allégé (Bluefield)

Les projets de migration Selective Data Transition (Bluefield) sont les plus innovants avec SAP lean Selective Data Destruction basé sur la solution SAP Clous ALM. Comme mentionné précédemment dans section 5. 4.3″ Outils pour l’approche de transition des données de sélection » Le SAP Business Transformation Centre est une offre standard de SAP (et est inclus dans la licence standard de SAP) pour gérer une migration Lean SDT.

L’archivage des données offre des avantages aux clients SAP dans les deux cas :

• L’archivage et la suppression des données avant la phase de migration peuvent s’avérer utiles pour les grands systèmes.
• L’archivage automatisé peut permettre d’utiliser des systèmes réduits.
• La plateforme TJC ELSA offre plusieurs scénarios pour l’accès aux archives SAP ECC et/ou l’accès aux archives SAP S/4HANA, y compris le mélange des vues ECC et S/4HANA.
• Décommissionnement des systèmes legacy SAP après la migration, afin de garantir l’accès aux données à tout moment.

Archivage des données dans le cadre de l’approche Greenfield

Les migrations de nouvelles implémentations (Greenfield) offrent une marge de manœuvre limitée pour l’archivage des données et les données peuvent être migrées de manière sélective vers S/4HANA. Seules les données ouvertes peuvent être migrées à l’aide du SAP Migration Cockpit.

Dans ce scénario, les systèmes legacy SAP sont connectés au cockpit de migration SAP. Celui-ci gère le processus de transfert des données vers S/4HANA. Comme le cockpit de migration SAP ne permet pas de migrer des données archivées ou fermées vers HANA, l’archivage des données est surtout utile pour fermer les éléments ouverts (et un processus automatisé peut être une bénédiction dans ce cas).

Après la migration, il est possible de décommissionner les systèmes legacy, car les données historiques doivent être conservées à des fins juridiques, fiscales ou d’audit. Avec le soutien d’ELSA (Enterprise Legacy System Application), il est possible de décommissionner les anciens systèmes SAP (et aussi non SAP) et de permettre l’accès aux données legacy à tout moment depuis SAP S/4HANA ou via ELSA app.

5.6 Mise en œuvre de l’intégration client/fournisseur (CVI)

L’intégration client/fournisseur (CVI) est la première étape avant la migration des données de base vers SAP S/4HANA, mais tous les clients/fournisseurs ne doivent pas être migrés s’ils ne sont plus pertinents. Par conséquent, la meilleure pratique consiste à archiver ces données avant de procéder à l’IVE. Cela contribuera à faciliter le processus de l’IVE. Pour utiliser l’objet Partenaire SAP dans S/4HANA, vous devez utiliser l’intégration client/fournisseur (CVI).

Dans SAP ECC, il existe trois tables correspondant aux clients, aux fournisseurs et aux partenaires commerciaux, alors qu’il n’en existe qu’une seule dans S/4HANA®. L’IVE est une étape obligatoire à franchir avant de migrer vers S/4HANA, car il convertit les clients et les fournisseurs en partenaires commerciaux. Le composant CVI assure la synchronisation entre l’objet Business Partner et les objets Customer/Vendor.

L’archivage des clients/fournisseurs n’est pas une tâche simple. Il nécessite que toutes les données transactionnelles liées aux clients et aux fournisseurs – telles que les commandes de vente, les commandes d’achat et de nombreuses autres données financières – soient correctement clôturées, complétées, puis archivées. Forcer l’archivage sans un moyen d’accéder aux informations potentiellement utiles est délicat et nous pouvons vous aider.

TJC Group peut vous aider à améliorer la fiabilité des intégrations client/fournisseur avant la migration S/4HANA en 3 étapes simples :

• Point d’action avant l’IVE dans les données sources (SAP ECC).
• Archivage ou suppression des clients et fournisseurs non utilisés afin d’améliorer la fiabilité de l’IVE.
• Archivez également les données transactionnelles des clients et des vendeurs qui vous donnent accès à ces informations en vue d’une utilisation future avec ELSA by TJC Group.
• Gardez l’accès aux informations de coupure avant et après la migration afin de répondre aux demandes des auditeurs potentiels, tant d’un point de vue financier que commercial.

Pour archiver les clients et les fournisseurs mentionnés au point 1, il faut d’abord archiver et/ou supprimer les données transactionnelles de ces clients et fournisseurs. L’archivage ou la suppression des données des clients et des fournisseurs qui ne sont plus utilisées est un facteur important en termes de conformité réglementaire (par exemple, RGPD en Europe ou la Loi 25 au Québec).

Ceci est géré par l’outil standard SAP ILM. En outre, l’ensemble du processus d’archivage et de suppression des données peut être automatisé grâce à l’outil de gestion des données du groupe TJC, ce qui permet de rationaliser l’ensemble du processus. Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group, ce qui permet de rationaliser l’ensemble du processus. L’ASC est la seule solution certifiée SAP qui soit réellement capable d’automatiser la phase d’archivage et de suppression des données avant la migration du système.

5.7 Migration des processus d’archivage des données des systèmes legacy SAP vers SAP S/4HANA

L’accès aux données dans SAP S/4HANA est complètement différent de ce qu’il était dans SAP ECC. Les applications Fiori dans S/4HANA permettent d’accéder aux données à l’aide des services oDATA, mais elles ne récupèrent pas les données archivées. Pendant la migration, nous vous recommandons de répondre aux deux questions suivantes :

QUESTION 1 : Que faire de l’archivage des systèmes legacy existants : l’arrêter ou le maintenir en vie ?

Si vous ne décommissionnez pas les systèmes legacy et si vous avez mis en place le site SAP ILM pour des raisons de confidentialité des données, il est indispensable de maintenir le processus existant en vie. Pourtant, l’archivage des données est un processus manuel qui ne s’arrête jamais. C’est pourquoi l’automatisation avec le Cockpit Sessions d’Archivage apporte un énorme avantage.

QUESTION 2 : Que devez-vous faire avec l’archivage S/4HANA ?

La planification d’un projet précoce de nettoyage et d’archivage technique sera très probablement bénéfique. Continuez à étudier les volumes de mémoire et les performances des tables clés (telles que la table ACDOCA) et anticipez le moment où un projet d’archivage plus complet devrait avoir lieu.

6. Stratégies d’optimisation des volumes de données dans SAP S/HANA

6.1 Archivage des données dans SAP S/4HANA

Les raisons d’effectuer l’archivage des données dans S/4HANA suivent la même logique que l’archivage des données dans SAP ECC. L’archivage classique des données joue un rôle important dans SAP S/4HANA et limite la taille et la croissance de la base de données HANA. L’épuisement de la mémoire HANA peut entraîner des mises à niveau complexes et des coûts inattendus. Les entreprises qui se lancent dans l’aventure SAP S/4 doivent créer une stratégie d’archivage des données solide pour optimiser efficacement leurs données et garantir la conformité avec les lois sur la confidentialité des données.

Il existe plusieurs différences entre l’archivage des données dans SAP ECC et dans SAP S/4HANA :

• Les apps Fiori qui accèdent aux données S/4HANA à l’aide des services oDATA ne récupèrent pas les données archivées. SAP Fiori est une interface utilisateur pour les applications SAP qui est conçue pour être facile à utiliser et réactive sur n’importe quel appareil. Elle fournit plusieurs fonctions d’archivage standard, telles que la possibilité d’analyser la distribution des variantes d’archivage, la possibilité de surveiller les travaux d’archivage et l’option de destruction des données ILM.
• Il existe plusieurs transactions d’archivage qui ne sont pas disponibles dans SAP Fiori. Ces transactions sont utilisées pour effectuer diverses tâches d’archivage auxquelles il est encore possible d’accéder via l’ancien cadre SAP GUI. Toutefois, d’un point de vue pratique, seules les transactions qui ont été « fiorisées » afficheront l’accès aux données d’archivage.
• Vous trouverez ci-dessous un exemple d’application améliorée (basée sur l’ancien affichage GUI) pour une facture archivée :
• Certaines tables fortement consommatrices de mémoire dans SAP S/4HANA peuvent être réduites grâce à l’entretien ménager (y compris certaines tables de journaux importantes), à l’archivage des données et à l’archivage sélectionné. C’est le cas des tables SOFFCONT12, SOC3N, CDPOS, DBTABLOG, BALDTA et EDID4.
• The SAP HANA database supports two types of tables: Rows tables and Columns tables. Each table is loaded on its own “store” and, hence, they’re managed differently. Les tables de lignes sont chargées en mémoire de manière permanente ; vous souhaitez donc que leur taille soit aussi réduite que possible. L’archivage des données est tout à fait logique pour réduire considérablement le volume de données sur le système sans créer de problèmes lors de l’accès aux données.

Avec l’archivage des données, les données sont retirées de la base de données, ce qui empêche les données de remonter dans la mémoire, et sont stockées dans un fichier d’archive auquel le système n’a accès qu’en lecture seule. Les fichiers d’archives sont stockés dans un environnement beaucoup moins coûteux. En résumé, l’archivage des données constitue un moyen rentable de gérer les données dans S/4HANA.

6.2 SAP HANA Native Storage Extension (NSE)

SAP HANA Native Storage Extension ou NSE est une solution native proposée par SAP pour gérer le stockage des données chaudes dans SAP HANA. Elle facilite la gestion des données auxquelles on accède moins fréquemment sans les charger complètement en mémoire. NSE ajoute une extension de traitement sur disque intégrée de manière transparente au magasin de colonnes en mémoire de SAP HANA en offrant un large éventail de tailles de données à un faible coût total de possession.

Le NSE est basé sur la température des données; il classe les données en fonction de la fréquence d’accès au niveau de la requête pour chaque colonne. Ainsi, le conseiller NSE classera les données de la table en trois niveaux de température différents – Hot, Warm et Cold – chacun étant chargé/déchargé (ou non) dans la mémoire d’une manière différente dans un cache tampon dédié(note SAP 2799997). L’administrateur de la base de données peut décider, après analyse, de mettre en place NSE pour une table, une colonne individuelle ou une partition de table. L’un des points positifs du NSE est qu’il peut être facilement annulé, si nécessaire.

Avec NSE, il est possible d’augmenter la capacité de données d’une base de données SAP HANA sans devoir mettre à niveau le matériel existant. Cela signifie qu’avec la même quantité de mémoire, vous pouvez stocker plus de données et qu’avec la même quantité de données, vous pouvez utiliser moins de mémoire.

La capacité d’une base de données HANA standard est égale à la quantité de données chaudes en mémoire. Cependant, la capacité d’une base de données HANA avec NSE est égale à la quantité de données chaudes en mémoire plus la quantité de données chaudes sur disque.

Le rapport recommandé entre la mémoire principale (données chaudes) et le NSE (données chaudes) est de 1:4, ce qui signifie que si la taille totale de la mémoire interne de HANA est de 2 To, les données chaudes peuvent être échangées à l’intérieur et à l’extérieur du cache tampon à raison de 8 To. En outre, bien que la taille du cache tampon par rapport à la taille des données chaudes varie d’une application à l’autre, le rapport entre le cache tampon et les données chaudes sur disque ne doit pas être inférieur à 1:8.

Par exemple (voir ci-dessous), si vous disposez de 8 Go de mémoire chaude, vous devez allouer au moins 1 Go de cache tampon. Si l’ensemble de données NSE auquel vous accédez fréquemment est de petite taille, vous pouvez expérimenter un rapport plus élevé entre le stockage à chaud et le cache tampon.

A retenir sur SAP HANA NSE

• NSE est conçu pour réduire l’utilisation de la mémoire pour des colonnes, des partitions et des tables spécifiques en n’exigeant pas que ces colonnes soient entièrement résidentes en mémoire.
• NSE est réversible, tout changement peut être facilement annulé.
• Les effets de la NSE sur les performances doivent être testés avec soin. L’impact sur les performances doit être validé avant l’utilisation en production, car on s’attend à une diminution des performances.
• Keep in mind that NSE is not a replacement for data archiving or data destruction because:
  • it does not help to meet data privacy requirements
  • il ne réduit pas la taille du disque HANA
• SAP HANA NSE offre un support natif pour toute application SAP HANA. Cependant, les applications actuelles n’utilisent pas intrinsèquement ses capacités. Par conséquent, il incombe aux gestionnaires et aux développeurs de procéder aux ajustements nécessaires dans la configuration de la base de données afin de tirer parti de la fonctionnalité NSE, par exemple en spécifiant une unité de charge dans les paramètres de configuration lors de la création ou de la modification des tables de la base de données.
• NSE est la fonctionnalité SAP HANA recommandée pour la hiérarchisation des données des tables à croissance rapide dans Smart AFI (Smart Accounting for Financial Instruments) et FPSL (Financial Products Subledger – Banking Edition) / FPG (Financial Posting Gateway).

Démarrer avec NSE

Le conseiller NSE fournira des recommandations sur les unités de charge pour les tables, les partitions ou les colonnes en fonction de leur fréquence d’accès. Pour commencer à utiliser NSE, nous vous recommandons vivement de consulter le document SAP HANA Cloud, SAP HANA Database Administration Guide (Guide d’administration de la base de données SAP HANA).

6.3 Partitionnement des tableaux à colonnes

La fonction de partitionnement de la base de données SAP HANA divise les tables de stockage en colonnes en sous-tables ou partitions distinctes. Cela permet de diviser les grandes tables en tables plus petites et plus faciles à gérer, ce qui permet d’optimiser l’utilisation de la mémoire. Le partitionnement des tables n’est disponible que pour les tables à colonnes. Les tables de lignes ne peuvent donc pas être partitionnées.

À propos de la table Delta

Les tables de colonnes sont chargées à la demande. Cependant, lorsqu’une colonne de la table est mise à jour, cette mise à jour est écrite dans une table temporaire, appelée table delta. Cela signifie que le chargement nécessite deux fois plus de mémoire. C’est pourquoi il est parfois judicieux de diviser les tables en morceaux plus petits, de manière à ce que moins de données soient chargées en mémoire.

Quel est le meilleur « critère » pour partitionner les tableaux à colonnes ?

Le cœur du problème repose sur le critère ou la « clé » défini pour diviser la table. Lorsque les requêtes de l’utilisateur s’alignent sur la clé spécifiée, il devient possible d’identifier les partitions exactes contenant les données demandées et d’éviter de charger des partitions inutiles en mémoire. Inversement, si la requête est basée sur une sur-sélection, telle que « type de document », toutes les partitions seront chargées en mémoire.

Lorsqu’une table est partitionnée, la division est effectuée de manière à ce que chaque partition contienne un ensemble différent de lignes de la table. Il existe plusieurs solutions pour spécifier la manière dont les lignes sont affectées aux partitions d’une table, par exemple, le partitionnement par hachage, le partitionnement round-robin ou le partitionnement par plage. Pour en savoir plus sur le partitionnement de table dans SAP S/4HANA, consultez le portail SAP Learning – performing table partitioning.

6.4 Entretien régulier

Enfin, des opérations de maintenance régulières sont essentielles pour les tables de lignes afin d’éviter l’inflation des données et d’assurer une gestion efficace de la base de données. La maintenance est importante pour maintenir de bonnes performances du système et maîtriser les coûts. Les activités de maintenance comprennent de nombreuses tâches de routine et de petites tâches relevant de l’agenda du gestionnaire de base de données, telles que le nettoyage des anciennes données, le nettoyage des tables, la suppression des enregistrements de données en double ou incorrects, la suppression des données techniques temporaires, par exemple le spool, les travaux, les journaux d’application, etc.

7. Conformité juridique, confidentialité des données et archivage des données

7.1 Aperçu de la conformité légale et réglementaire

En termes simples, la conformité légale et réglementaire est un processus continu d’adhésion aux lois, règlements et politiques qui régissent les activités d’une organisation. Il s’agit d’une approche proactive qui permet d’identifier, de comprendre et de mettre en œuvre les exigences pour se conformer à la réglementation, comme tout citoyen ou toute entreprise devrait le faire, et pour atténuer davantage les risques juridiques. En outre, la conformité juridique et réglementaire établit également une relation de confiance avec les parties prenantes et permet aux organisations d’opérer de manière éthique dans un contexte commercial plus large.

En effet, le non-respect des exigences légales peut entraîner de lourdes sanctions non seulement pour l’organisation, mais aussi pour l’individu fautif. Les entreprises ne peuvent pas prendre la conformité juridique à la légère, car la violation de ses règles peut être coûteuse. En outre, si les exigences de conformité légale ne sont pas respectées, les organisations devront faire face à des actions disciplinaires internes ou réglementaires, à une responsabilité civile, à une atteinte à la réputation de l’entreprise et à une perte de clientèle.

7.2 Aperçu de la confidentialité des données

D’une manière générale, la confidentialité des données consiste à gérer des données personnelles cruciales, appelées « informations personnelles identifiables (PII) » et « informations personnelles sur la santé (PHI) ». Ces informations comprennent les données financières, les dossiers médicaux, les numéros de sécurité sociale et bien d’autres choses encore.

Dans le contexte des affaires, la confidentialité des données va au-delà des PII et PHI de vos employés, fournisseurs et clients. Plusieurs autres facteurs entrent en ligne de compte, comme les données de l’entreprise, les accords confidentiels, les stratégies commerciales, etc. En fait, la confidentialité des données dans les entreprises concerne toutes les informations qui aident les organisations à fonctionner sans heurts.

On ne soulignera jamais assez l’importance de la protection des données et de la vie privée. En fait, la confidentialité des données est essentielle pour le respect de la législation et de la réglementation. Il existe plusieurs lois sur la protection des données, telles que RGPD dans l’UE, le DPDP en Inde, la loi 25 (pour les francophones) au Québec, au Canada, etc. En outre, la confidentialité des données est également importante pour – les entreprises.

• Protection de l’information
• Préserver l’autonomie individuelle
• Pratiques éthiques en matière de données
• Garantir la confiance de vos clients, de vos partenaires et de vos employés
• Favoriser l’innovation grâce aux données

7.3 Quel est le rôle de l’archivage des données SAP ?

Les données personnelles sont partout autour de nous – que vous vérifiiez l’enregistrement dans les systèmes de ressources humaines ou de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Regardez les données dispersées dans plusieurs modules SAP – il y a plusieurs documents et tables impliqués, il y a aussi des données dans le CRM de l’organisation. S’agit-il uniquement de données de base ou vont-elles plus loin ? Vous seriez surpris d’apprendre que des données à caractère personnel peuvent être trouvées dans toutes sortes de documents. En effet, les factures générées par les entreprises, vos fiches de paie, vos courriels, vos contrats, etc. peuvent tous contenir des données à caractère personnel (votre nom, votre âge, vos numéros de sécurité, etc.). Mais savez-vous que ces informations collectives ne peuvent pas être stockées sans raison dans les systèmes SAP ?

En l’état actuel des choses, l’intégration de la protection des données dans les systèmes SAP peut s’avérer difficile ; toutefois, les étapes suivantes peuvent faciliter le processus –

Étape 1 : La première étape est on ne peut plus simple. Il s’agit d’identifier les données à caractère personnel, la raison pour laquelle elles ont été collectées et l’endroit où elles sont stockées dans votre système.

Étape 2 : Une fois que vous avez identifié l’endroit où les données sont stockées, l’étape suivante consiste à définir des règles de conservation des données. En outre, vous devez également définir des règles de blocage et de suppression après les périodes définies. Cela dit, les périodes de conservation sont déterminées en fonction de la finalité pour laquelle les données à caractère personnel ont été collectées. Les finalités peuvent varier de la gestion des commandes à la gestion des applications, en passant par la gestion des factures, etc.

Étape 3 : Une fois les objectifs mentionnés à l’étape précédente atteints, SAP ILM Retention Management (une évolution de la technologie d’archivage des données SAP) entre en scène. Il est primordial de veiller à ce que toutes les données personnelles contenues dans vos systèmes SAP soient archivées, supprimées et, parfois, anonymisées. Il peut arriver que certaines données soient nécessaires à des fins d’audit ultérieur ; c’est pourquoi l’archivage des données est indispensable ! Il vous aidera non seulement à conserver les informations nécessaires, mais aussi à garantir la conformité légale et réglementaire.

Gardez à l’esprit qu’il n’existe pas de solution unique pour gérer la confidentialité des données dans les systèmes SAP ; il s’agit plutôt d’une combinaison de solutions et d’outils. Une solution clé, cependant, est la fonctionnalité SAP Information Lifecycle Management Retention Management (SAP ILM RM) & SAP ILM appelée Blocking & deletion pour les données de base (clients, fournisseurs, partenaires commerciaux) fournie par SAP. Cette solution permet aux utilisateurs SAP de définir leurs politiques de conservation des données et de destruction à la fin de la période de conservation. En outre, pour le processus d’archivage des données SAP, il existe des outils tels que notre propre Archiving Sessions Cockpit, qui non seulement facilite le processus mais l’automatise également, ce qui permet d’obtenir des résultats plus efficaces.

8. Automatiser l’archivage et la suppression des données avec le Cockpit Sessions d’Archivage

8.1 Le besoin de solutions automatisées d’archivage des données SAP

Nous vous avons donné un aperçu de l’archivage des données, de son importance, de ses avantages, etc. Il est maintenant normal de se demander s’il existe des solutions rapides et efficaces pour archiver vos données. De plus, ces solutions sont-elles automatisées ?

L’archivage des données est un travail manuel récurrent qui nécessite une série de tâches à réviser et à exécuter régulièrement. C’est là que l’automatisation entre en jeu. Il est impératif de disposer de solutions d’archivage de données automatisées, car elles aident les organisations à réduire les coûts totaux de possession et à garantir la conformité des données dans les systèmes SAP. Pour les entreprises, il est absolument nécessaire de réduire les coûts et le temps de migration en supprimant les données obsolètes. Avec un logiciel d’archivage automatisé, les entreprises peuvent non seulement gérer les coûts totaux de possession à long terme, mais aussi réaliser une migration efficace. En fait, il peut également atténuer les risques de non-conformité.

« Essayer d’archiver des données sans cela, c’est un peu comme essayer de mettre quelqu’un dans une roue de hamster. C’est un travail difficile. L’automatisation du processus avec le site Archiving Sessions Cockpit (ASC) du groupe TJC facilite grandement les choses. Il s’agit d’un processus automatisé, de sorte qu’une fois que vous l’avez mis en place et qu’il fonctionne, il est là ».
Mark Holmes, Groupe BT

En outre, le logiciel d’archivage automatisé offre des avantages financiers en réduisant les coûts de stockage, les coûts de maintenance et les coûts des licences logicielles. Plus important encore, le choix d’un logiciel d’archivage automatique des données certifié SAP garantit également la sécurité de vos données archivées. L’archivage verrouille vos données dans le temps, les empêchant d’être accessibles par d’autres applications. Il s’agit d’un moyen hautement sécurisé de gérer les exigences de conservation des données à long terme pour la conformité à l’audit. Les données archivées sont sécurisées, elles ne peuvent pas être piratées et elles sont automatiquement conservées aussi longtemps que la loi l’exige.

8.2 Sessions d’archivage Cockpit | Votre logiciel de référence pour l’archivage des données SAP

Nous vous présentons Archiving Sessions Cockpit (ASC) – un logiciel d’archivage de données qui vous aidera à optimiser et à automatiser l’ensemble du processus d’archivage et/ou de destruction de données. Créé par TJC Group, notre logiciel d’archivage gère et contrôle vos opérations d’archivage à partir d’un point unique. L’ASC est un outil certifié SAP et, par conséquent, basé sur SAP ILM et applique les principes standard de SAP.

Le Cockpit des Sessions d’Archivage automatise l’ensemble du processus d’archivage des données et d’ILM, de la création à la suppression des fichiers d’archivage, ce qui permet de réaliser des tâches qui nécessiteraient autrement une intervention manuelle.

L’archivage ou la destruction des données est un travail manuel récurrent qui nécessite une série de tâches à réviser et à exécuter régulièrement. C’est là que l’automatisation entre en jeu. L’ASC veille à ce que tous les processus récurrents de SAP ILM soient inculqués et exécutés à la perfection. Grâce à ses capacités d’automatisation, il aide à libérer vos ressources internes pour des tâches plus compétentes destinées à apporter un meilleur retour sur investissement à l’avenir. Le processus dans les systèmes SAP utilisant l’ASC permettra des économies massives sur les coûts de stockage des bases de données lors de la migration vers S/4HANA, en gardant la croissance des données sous contrôle après le déménagement et en s’assurant que les processus pour les politiques de confidentialité sont exécutés comme prévu.

Principaux avantages du Cockpit Sessions d’Archivage pour les Admins / Managers SAP

• Gardez le contrôle de votre base de données en archivant les données rarement consultées.
• Réalisez des économies massives sur les coûts de stockage des bases de données, tant dans SAP ECC que dans SAP S/4HANA.
• Lorsque vous utilisez SAP S/4HANA, évitez d’augmenter vos besoins en mémoire HANA en passant à un niveau de T-shirt supérieur.
• Éviter les erreurs manuelles et les efforts récurrents dus au manque de temps
• Automatiser les sessions d’archivage qui peuvent être exécutées sans intervention de l’utilisateur selon des paramètres prédéfinis
• Veiller à ce que les données de l’entreprise soient entièrement traçables pour se conformer aux exigences fiscales/RGPD
• Réduisez les temps de migration pour passer à S/4HANA

Principaux avantages du Cockpit Sessions d’Archivage pour les consultants et chefs de projet SAP

• Diminution du coût total de possession (TCO ) de SAP en passant à la bonne échelle à S/4HANA
• Réalisez des économies à long terme grâce à l’automatisation de l’archivage des données
• Définir des objectifs clairs en matière de réduction du volume de données
• Projets modulables en fonction de l’évolution des besoins. Possibilité d’adapter les projets aux fusions/désinvestissements ou aux changements de régime fiscal.

Principaux avantages pour les utilisateurs professionnels (comptabilité / fiscalité)

• Accès rapide aux données archivées par le biais de transactions SAP régulières.
• Les journaux de traçabilité doivent rester disponibles pour se conformer aux réglementations en matière de fiscalité et d’audit.

8.3 Le développement du Cockpit des sessions d’archivage

Pour vous et moi, l’archivage des données SAP n’est peut-être qu’un moyen de libérer de la capacité de stockage ; pour les entreprises, c’est le meilleur moyen de réduire le coût total de possession, de se conformer aux exigences réglementaires, de garantir la sécurité du système et la confidentialité des données, et bien d’autres choses encore ! Cependant, même avec des outils d’archivage de données, ce n’est pas une promenade de santé.

Le fait est que les organisations étaient fatiguées de redémarrer un nouveau projet d’archivage chaque année. De plus, les volumes importants de données internes et le risque de perte de données dû à une mauvaise gestion des processus sont des préoccupations supplémentaires pour les organisations. De nombreux clients ont demandé une solution qui les aiderait à automatiser le processus d’archivage. Il fallait donc trouver un moyen plus simple et plus efficace de garantir aux clients un processus d’archivage des données sans faille. C’est ainsi que le développement de l’Archiving Sessions Cockpit a commencé. Grâce à l’ASC, les organisations peuvent dire adieu à l’archivage manuel des données, complexe et fastidieux, aux retards dans les nouveaux investissements en matériel, etc. Il contribue à augmenter le temps de réponse de vos systèmes SAP, ce qui satisfait les utilisateurs du système.

8.4 Fonctions du cockpit des sessions d’archivage

Voici ce que vous obtiendrez avec notre logiciel ASC –

• L’ASC est conçu pour automatiser l’archivage et la destruction de masse des données, ce qui inclut les processus initiaux et réguliers.
• Il permet de planifier des sessions d’archivage coordonnées avec les calendriers informatiques et professionnels.
• L’ASC gère tous les travaux nécessaires jusqu’à l’achèvement des sessions.
• Il récupère et redémarre automatiquement les sessions en cas d’interruption.
• L’ASC peut gérer des variantes détaillées, ce qui permet une granularité fine de l’archivage et de la destruction.
• Il tient des registres de traçabilité pour les utilisateurs.
• L’ASC est en mesure de gérer des étapes supplémentaires telles que le pré et post-traitement spécifique au client, la compensation des structures d’information de SAP Archive et la sauvegarde des fichiers ADK.

Pour en savoir plus sur l’automatisation de l’archivage des données avec l’ASC, consultez ce livre blanc :

https://www.tjc-group.com/resource/archiving-sessions-cockpit-asc-whitepaper/

8.5 Le Cockpit des sessions d’archivage pour la suppression des données

Pour que la destruction des données soit possible, la fonction commerciale ILM doit être activée dans le système SAP et les personnalisations ILM nécessaires doivent être effectuées. Ensuite, SAP ILM peut être utilisé pour archiver ou détruire des données. Dans l’ASC, nous pouvons définir des règles pour l’archivage des flux de données après X années, et des règles distinctes pour la destruction des flux de travail restants après X années.

Dans le CSA, les objets sont classés en trois groupes :

• Les objets d’archivage, qui ne pourront archiver que des données.

• les objets ILM, qui pourront faire les deux, archiver et supprimer des données

• Les objets de destruction de données, qui ne pourront que supprimer des données. Ils sont composés d’objets ILM HR et d’objets de destruction de données.

Si la fonction métier ILM n’est pas activée, l’ASC ne proposera de travailler que sur un groupe d’objets comprenant des objets d’archivage et d’ILM, mais pas d’objets de destruction de données.

Sur le tableau de bord de gestion des sessions d’archivage, nous pourrons personnaliser les différents travaux, soit pour l’archivage, soit pour la destruction des données, et les lancer tous.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de travaux classiques d’archivage de données et de destruction de données avec l’ASC :

8.6 Avantages du Cockpit des sessions d’archivage

Avec l’ASC, vous bénéficiez des avantages suivants –

• Notre Archiving Sessions Cockpit gère entièrement la croissance de votre base de données.
• Il permet d’améliorer le processus technique d’archivage et de destruction des données SAP.
• L’ensemble du processus étant automatisé, il n’y a pas d’aléas manuels, ce qui garantit un processus exempt d’erreurs.
• Il permet de conserver les acquis du projet d’archivage tout en facilitant des sessions régulières pour maintenir le retour sur investissement.
• Comme l’ASC planifie les sessions en fonction des calendriers de l’entreprise, il n’y a pas d’interruption de vos activités pendant les opérations d’archivage.
• Comme l’ASC planifie les sessions en fonction des calendriers de l’entreprise, il n’y a pas d’interruption de vos activités pendant les opérations d’archivage ou de destruction.

8.7 Cockpit des sessions d’archivage et planificateur de tâches

Pour exécuter un job SAP, les outils de planification des jobs ont besoin d’un programme et d’une variante. Cette dernière peut être créée automatiquement à l’aide de variables de variante, mais cette fonctionnalité atteint rapidement ses limites dès que les objets à archiver ne sont pas sélectionnés par date, mais par période fiscale, par durée de résidence ou avec des tranches de numéros. La variante doit alors être adaptée manuellement avant d’être utilisée. D’autre part, la création de variantes via des variables de variantes utilise la date du jour, ce qui signifie que les variantes nécessaires à un archivage différé, arrêté depuis un certain temps, ne peuvent pas être exécutées. La logique de l’ASC est qu’il détermine à un moment donné toutes les sessions à lancer pour un objet et les traite l’une après l’autre, ce qui permet de suspendre temporairement l’exécution de certains objets ILM et de les redémarrer plus tard sans oublier aucune session. Les variantes nécessaires à chaque travail sont créées dynamiquement, indépendamment des critères de sélection qu’elles utilisent. Elles sont créées de manière à ne sélectionner que les données qui doivent être archivées ou détruites à l’instant T, ce qui limite la quantité de données à traiter et réduit drastiquement les temps d’exécution.

Une session d’archivage est constituée de plusieurs jobs, dont certains (jobs de stockage et de suppression) ne sont pas connus au moment du démarrage de la session. Avec un job scheduler, il est alors nécessaire de définir dans le customizing de l’objet que ces jobs seront lancés automatiquement par ADK. Mais cela ne permet pas de contrôler le nombre de jobs qui s’exécutent simultanément, ce qui peut entraîner des problèmes de performance au niveau de la base de données. De plus, en cas d’interruption d’un job, il sera nécessaire de le relancer manuellement. Avec ASC, ces jobs sont lancés selon les règles définies (plages horaires, nombre de redémarrages), ce qui garantit que chaque session d’archivage sera entièrement terminée.

Certains objets ILM doivent être traités dans un ordre défini, c’est-à-dire que la session pour l’objet A ne commence que si la session pour l’objet B est terminée. Ce type de contrôle ne peut pas être effectué avec le planificateur de tâches. Il faut donc une intervention manuelle pour lancer l’objet A après s’être assuré que l’objet B a été traité avec succès.

Cependant, il est possible de lancer le job ASC via le planificateur de jobs. Le job ASC générera les jobs nécessaires à chaque session d’archivage ou de destruction. Si nécessaire, l’interception des travaux peut être activée dans le système afin que chaque travail créé par l’ASC soit connu par le planificateur de travaux. Ce dernier ne devra prendre aucune mesure en cas d’interruption d’un travail, puisque cette interruption sera gérée directement par l’ASC.

9. Stratégie et planification

9.1 Développer une stratégie globale d’archivage des données SAP

En tant que professionnel de l’informatique, vous êtes probablement confronté à l’impérieuse nécessité de maintenir les systèmes SAP hautement opérationnels, en conservant de grandes quantités de données, au coût le plus bas possible. Un jeu d’enfant, n’est-ce pas ? La croissance exponentielle des données dans les environnements SAP entraîne des goulets d’étranglement au niveau des performances, des coûts de stockage élevés et des risques de non-conformité. Pouvez-vous vous en rendre compte ? Une stratégie complète d’archivage des données SAP fournit une solution rentable à ces demandes concurrentes, avec un retour sur investissement clair et des résultats solides en quelques mois.

Le groupe TJC a commencé ses activités il y a plus de 25 ans en fournissant des services d’archivage de données SAP et des formations officielles à l’archivage de données pour SAP France. Au fil des années, nous avons acquis une compétence inégalée dans ce domaine au niveau mondial. Notre méthodologie éprouvée est le résultat de la livraison de centaines de projets à des centaines de clients SAP dans le monde entier. Nous sommes en mesure d’automatiser l’exécution de l’archivage des données et de SAP ILM grâce au Cockpit Archiving Sessions, une solution certifiée par SAP et basée sur les standards SAP. Le Cockpit Sessions d’Archivage s’est avéré être un facteur de changement absolu pour les gains d’efficacité.

9.2 Cadre d’archivage des données SAP

Un cadre classique d’archivage des données SAP comprend 4 phases – les deux dernières sont recommandées mais facultatives. Ces phases sont les suivantes :

• Phase 1 : Analyse et préparation du projet
• Phase 2. Phase de mise en œuvre
• Phase 3 (optionnelle) : Services d’archivage continus (BPO)
• Phase 4 (optionnelle) : Examen de la stratégie d’archivage

Voyons-les tous un par un.

Phase 1 : Analyse technique et préparation du projet

Analyse technique

La première étape du parcours commence par une analyse technique approfondie afin de recueillir les informations nécessaires, d’analyser les gains rapides et de définir la portée du projet.

• Identification du système concerné : Base de données (type et version), version et page de support, page de code (Ascii, UTF-8, UTF-16), modules utilisés, entre autres.
• Analyse des volumes des tableaux et identification des plus grands tableaux
• Identification des objets à archiver
• Définition de la période de résidence et de conservation de chaque objet
• Calcul de la réduction de volume

L’analyse initiale répondra aux questions suivantes :

• Quels sont les risques/contraintes/exigences légales/exigences de conservation ?
• Quels sont les objets à archiver en priorité ?
• Est-il possible de supprimer des données en toute sécurité pour réaliser des économies ?
• Quels seraient les gains en volume et quels tableaux d’amélioration des performances sont prévisibles ?
• Comment gérer le projet (outils, méthode et planification) ?

Entretiens avec les principaux utilisateurs

L’implication des utilisateurs clés du client dès le début du processus garantit que le projet informatique ne répond pas seulement aux objectifs techniques, mais qu’il apporte également des améliorations significatives à l’entreprise. Au cours de cette phase préparatoire, nous interrogerons généralement les utilisateurs clés des départements informatique, financier et fiscal, qui participeront activement à la discussion et à la définition du projet.

Voici pourquoi il est essentiel d’avoir ces premiers entretiens :

• Comprendre les processus opérationnels de l’organisation. Les utilisateurs clés ont une expérience pratique des opérations quotidiennes et peuvent apporter une compréhension approfondie des processus opérationnels qui peuvent ne pas être documentés de manière formelle.
• Saisissez avec précision les exigences du projet. Les projets informatiques échouent souvent en raison d’exigences mal définies ou mal comprises. Les utilisateurs clés peuvent exprimer leurs besoins spécifiques, leurs difficultés et leurs attentes, ce qui permet d’aligner le champ d’application du projet sur les besoins réels de l’entreprise.
• Identifiez les points douloureux et les écarts entre les équipes. Les défis auxquels sont confrontés les utilisateurs de SAP dans les domaines de l’informatique, de la fiscalité et de la finance peuvent être différents. Leur contribution peut aider à identifier les écarts entre les différentes équipes qui ne sont pas forcément évidents d’un point de vue technique. En écoutant leur voix, nous pouvons identifier les déséquilibres afin de les combler et de nous assurer que notre proposition est conforme aux attentes de chacun.
• Valider les hypothèses. La discussion avec les utilisateurs clés permet de valider ou de remettre en question ces hypothèses, garantissant ainsi que le projet est basé sur le comportement et les besoins réels des utilisateurs.

Un transfert de connaissances continu est effectué tout au long du projet afin d’améliorer les compétences de l’équipe du client. Au cours des entretiens, nous discuterons également des plans de l’organisation pour de futures mises en œuvre (par exemple : migration SAP S/4HANA) ou pour des déploiements dans d’autres pays.

Recommandations et rapport

Sur la base des résultats, l’équipe d’archivage des données du TJC Group élaborera une stratégie d’archivage complète et un plan d’action étape par étape pour répondre aux besoins identifiés. Le plan comprendra les indicateurs clés, les mesures et les livrables, ainsi que le retour sur investissement du projet d’archivage. Avant le lancement du projet, un rapport détaillé est remis au client avec une série de recommandations et des objectifs de réduction du volume de données.

Il s’agit d’une liste des principales activités (liste non exhaustive) qui seront réalisées :

• Définir un périmètre précis d’archivage des données.
• Identifiez les objets à archiver,
• Analyser les solutions de récupération des données d’archives concernant les données en ligne et archivées
• Améliorer les performances du système SAP
• Identifier les flux de travail pour une stratégie d’archivage
• Analyse des risques liés à l’archivage (taxe, données, documents)

Phase de mise en œuvre

Il s’agit d’une approche pratique pour déployer le projet d’archivage, en s’assurant que les activités d’archivage fonctionnent correctement, que les conditions préalables sont remplies et qu’un taux d’archivage de 95 % ou plus est atteint. Nous nous assurons également que les fichiers d’archives sont générés de manière à permettre leur suppression future et/ou leur accès en cas de besoin.

Dans le cas où les projets s’étendent à un projet de confidentialité des données ou à un projet SAP ILM, nous garantissons également, au cours de cette phase, le bon déroulement des processus ILM, afin d’atteindre un taux d’archivage de 100 % lorsque cela s’avère nécessaire. En outre, les conditions préalables telles que les règles de blocage, d’IRF et de conservation sont cartographiées et maintenues, à l’aide du Cockpit des sessions d’archivage pour l’ILM.

Cette phase comporte 5 étapes :

ÉTAPE 1 – Élaboration de la solution et essais techniques

• Coup d’envoi avec les principales parties prenantes du client et l’équipe de mise en œuvre du Groupe TJC.
• Auths/Installation de l’Addon ASC / Implémentation des notes OSS / Mise en place d’un répertoire/référentiel d’archivage.
• Configurer les objets d’archive (ADK/ASC).
• Effectuer des tests techniques (cas de tests unitaires/exécutions d’archivage de masse).
• Créer une documentation sur la solution.

ÉTAPE 2 – Ateliers

• Organiser un atelier sur l’objet des archives avec les principales parties prenantes des départements informatique, financier et fiscal, ainsi qu’avec toute autre équipe concernée.
• Recueillir les exigences et la documentation disponible.

ÉTAPE 3 – Analyse des lacunes/test d’activité et approbation

• Effectuer une analyse des lacunes (rapports/transactions/interfaces, etc.).
• Effectuer des tests UAT/Régression (pour confirmer que l’accès standard de SAP aux données archivées est acceptable).
• Comblement des lacunes et nouveaux tests
• Mettez à jour la résidence d’archivage pour l’objet d’archivage si nécessaire (sur la base de l’analyse des lacunes du client/des tests commerciaux).
• Consolider les développements à mettre en œuvre.
• Fournir l’approbation de la solution pour la mise en service.

ÉTAPE 4 – Préparation de la mise en service

• Concevoir le concept opérationnel du système de production.
• Préparez la liste des demandes de transport pour le client afin de les transférer dans le système de production.
• Organisez un transfert formel ou une session de transfert de connaissances au client.
• Configurez les variantes d’objets d’archivage avec le Cockpit des sessions d’archivage.
• Liste de contrôle pour l’exécution de l’archivage et la mise en service.

ÉTAPE 5 : Fin du projet et rapport final

• Préparer le résumé du projet et les rapports détaillés.
• Organisez une réunion d’examen du projet.
• Remise des produits au client

Phase d’archivage des services professionnels (BPO)

Une fois qu’un projet d’archivage de données a été mis en place, la meilleure façon de garantir les gains automatisés de l’archivage de données est de continuer à exécuter des tâches d’archivage sur une base régulière pour garder la croissance de la base de données sous contrôle. Les bases de données augmentent généralement de 15 à 20 % par an, sans tenir compte des changements importants survenus dans l’entreprise.

Continuité des services

Les services d’archivage continu, également appelés Business Process Outsourcing (BPO), garantissent que l’archivage des données fonctionne au mieux et que la base de données SAP est maintenue à un niveau optimal. L’équipe d’archivage du TJC Group gère l’archivage, le blocage et la destruction des données, y compris la surveillance, l’amélioration continue et la création de rapports sur une base permanente. La gestion d’une activité continue d’archivage de données pour un système SAP nécessite un dévouement et une connaissance particulière de certaines transactions SAP. Les consultants du TJC Group ont des décennies d’expertise dans ce domaine.

Le BPO fournit un service rentable permettant de maintenir le retour sur investissement du projet d’archivage sans avoir à consacrer des ressources internes à l’archivage des données.

Les activités typiques de cette phase sont les suivantes :

• Activités quotidiennes d’archivage. Suivi des opérations d’archivage avec le Cockpit des sessions d’archivage
• Assistance à l’archivage : une équipe dédiée à l’assistance pour toute question relative à l’archivage des données.
• Rapport annuel détaillé et rapports mensuels sur les activités menées
• Amélioration continue : Contrôles de santé et suggestions d’amélioration pour maintenir la base de données à son niveau optimal.

Rencontrer François BeudinLe Dr. K. K., notre consultant senior en support SAP, est à la tête d’un service BPO en France. Lisez son témoignage : https://www.tjc-group.com/blogs/team-spotlight-francois-beudin/

Phase de révision de la stratégie d’archivage

De temps en temps, il est bon de s’arrêter pour revoir la stratégie d’archivage des données en place et comprendre son impact sur la stratégie informatique globale. Quel est l’impact de l’archivage des données dans la stratégie informatique ? L’archivage des données soutient-il les solutions externes aux systèmes SAP ? Que peut-on faire de mieux ?

Par exemple, nous nous assurerons que les données relatives aux solutions externes aux systèmes SAP – telles que les applications de vente, les CRM, les passerelles de paiement, etc. – sont bien archivées et conformes aux règles de conservation des données prédéfinies.

L’expertise du TJC Group ne se limite pas à la mise en œuvre d’un projet d’archivage de données dans les systèmes SAP. Nous prenons également en compte l’impact global de l’archivage des données au sein de votre paysage informatique dans son ensemble, afin de ne négliger aucun détail.

10. Réduction de l’empreinte carbone grâce à l’archivage des données SAP

Il existe différentes sortes de pollution que vous et moi connaissons. Mais vous êtes-vous déjà demandé ce qu’était la pollution des entreprises ? Elle est généralement liée à des facteurs tels que les fumées, les déchets plastiques ou les effluents toxiques rejetés dans l’environnement. Mais il s’agit là de facteurs visibles ; qu’en est-il des facteurs cachés ? Saviez-vous que les données contribuent également à l’augmentation de l’empreinte carbone ? Aussi surprenant que cela puisse paraître, les données en constante augmentation sont l’un des pollueurs informatiques cachés, l’économie numérique représentant 3 à 4 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre. Ainsi, si les entreprises doivent gérer efficacement les pollueurs physiques ou plus connus, la gestion de la croissance des données est tout aussi impérative.

Une quantité colossale d’énergie est utilisée pour la création et le stockage des données, ce qui a des répercussions considérables sur l’environnement. Si la croissance des données n’est pas maîtrisée, elle peut devenir un pollueur invisible. En effet, le stockage de données obsolètes gaspille de l’énergie, contribuant ainsi à l’augmentation des niveaux de CO2. Heureusement, les entreprises peuvent prendre des mesures pour contrôler la croissance de leurs données. C’est là que l’archivage de données SAP entre en jeu. C’est l’un des moyens les plus efficaces de réduire l’empreinte carbone numérique et d’atteindre les objectifs de développement durable.

10.1 Comment l’archivage des données SAP contribue-t-il à réduire l’empreinte CO2 ?

Dans l’histoire, on dit souvent que les deux principales raisons d’investir dans un processus d’archivage des données sont les suivantes : – le processus d’archivage des données a été mis en place dans le cadre d’un projet de développement durable.

• Minimiser les coûts de stockage des données
• Améliorer les performances générales des systèmes SAP

Cependant, compte tenu de la situation actuelle, l’amélioration de la durabilité et la réduction de l’empreinte CO2 des organisations informatiques sont devenues des nécessités de l’heure. Heureusement, l’archivage des données SAP peut vous aider à atteindre non seulement des objectifs de développement durable, mais aussi à réaliser des économies sur l’ensemble des coûts opérationnels de l’informatique. Voici comment –

• Grâce à l’archivage automatisé des données, vous pouvez assurer une compression continue des données.
• L’archivage permet de stocker moins de données, ce qui réduit la consommation d’énergie lors du stockage des données.
• En outre, les coûts liés au stockage des données sont réduits en conséquence.
• Plus important encore, les coûts opérationnels liés à la gestion du paysage SAP, tels que les services, l’électricité, etc. sont également réduits.

En outre, ces aspects bénéfiques de l’archivage des données permettent de réaliser quatre économies environnementales majeures, à savoir

• Réduction de la consommation de disques de stockage physique
• Réduction des coûts de chauffage et de refroidissement dans les salles de serveurs
• Diminution des frais d’entretien
• Réduction des déchets et des coûts d’élimination.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une bonne gestion des données peut contribuer à garantir la durabilité, téléchargez dès maintenant notre livre électronique détaillé – https://www.tjc-group.com/resource/ebook-how-data-volume-management-contributes-to-sustainability/.

11. Meilleures pratiques à suivre pour l’archivage des données SAP

Si le processus d’archivage des données SAP est l’une des approches les plus stratégiques en matière de gestion des données, de durabilité, de conformité juridique et autres, il est impératif que les organisations suivent les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre. Quelques-unes des meilleures pratiques pour l’archivage des données SAP sont définies par les éléments suivants

Comprendre vos conducteurs

Quels sont vos motivations/objectifs pour mettre en œuvre une stratégie d’archivage des données ? S’agit-il de maintenir le système SAP en deçà d’une certaine taille ? Avez-vous des problèmes de performance spécifiques à résoudre ? Ou peut-être souhaitez-vous simplement savoir ce qu’il est possible de faire pour réduire le volume de données dans votre système SAP ? Le fait de savoir ce que vous voulez/devez réaliser vous aidera à concevoir une stratégie d’archivage des données pour atteindre ces objectifs, en termes de portée et de règles de résidence.

Évaluez votre volume de données

L’une des principales pratiques du processus d’archivage des données SAP consiste à évaluer le volume de données que contient votre organisation. Commencez par une analyse approfondie de la taille de la base de données, des modèles d’utilisation et du taux de croissance.

Comprendre les types de données

Facteur souvent négligé, il est impératif de comprendre les types de données générées. En outre, il est tout aussi important de suivre la fréquence d’utilisation de ces types de données. Pourquoi? En effet, chaque donnée collectée peut nécessiter une durée de conservation différente de l’autre. Par conséquent, avant de commencer l’archivage des données SAP, veillez à classer les données en fonction de leur importance. Veillez également à classer les données en fonction de leur pertinence afin de faciliter l’accès aux données critiques.

Mettre en œuvre une stratégie d’archivage solide

Probablement l’une des pratiques essentielles du processus d’archivage, une stratégie solide est toujours la meilleure façon d’aller de l’avant. Mais comment en créer une ? C’est simple : définissez des objectifs clairs en fonction des exigences et des besoins de votre organisation, identifiez les données qui doivent être archivées, assurez-vous qu’elles n’auront pas d’impact sur les applications secondaires et établissez des calendriers d’archivage. Gardez à l’esprit que les délais d’archivage doivent être alignés non seulement sur les besoins de votre organisation, mais aussi sur la conformité réglementaire.

Lors de l’élaboration d’une stratégie d’archivage des données SAP, il est important de prendre en compte des critères tels que : – la qualité de l’archivage.

• L’âge des données
• La fréquence d’utilisation des données
• La pertinence des données pour l’entreprise

C’est pourquoi les points susmentionnés concernant l’évaluation des données et la compréhension des types de données sont importants.

Définition des procédures

Si l’élaboration d’une stratégie d’archivage est un aspect, la définition de procédures solides concernant chaque nuance du processus en est un autre. En tant qu’organisations, il est impératif que vous créiez des procédures standard pour l’extraction, le transfert et le stockage des données afin d’en assurer la cohérence. En outre, veillez à revoir et à mettre à jour régulièrement les politiques d’archivage des données afin de vous adapter facilement à l’évolution constante du paysage juridique et réglementaire.

Respect des politiques de conservation

L’une des pratiques les plus importantes à suivre pour l’archivage des données SAP, l’adhésion aux politiques de conservation permet de s’assurer que les organisations respectent les exigences légales et réglementaires afin d’éviter de lourdes pénalités. En outre, n’oubliez pas que les réglementations en matière de conservation des données varient d’un secteur d’activité à l’autre. Par conséquent, classez vos données en fonction des règles de conservation en vigueur dans votre secteur d’activité. Dans de tels cas, il est judicieux d’automatiser ce processus à l’aide de SAP Information Lifecycle Management (ILM) afin de maintenir la cohérence et la précision.

12. Comment le TJC Group peut-il aider à l’archivage des données dans les systèmes SAP ?

L’archivage des données SAP est un excellent moyen de faire progresser vos stratégies de gestion des données, mais l’ensemble du processus peut s’avérer un peu long et fastidieux. Cependant, avec des experts à votre disposition, le processus d’archivage des données deviendra beaucoup plus fluide. Rejoignez-nous pour garantir un processus d’archivage qui vous apportera des résultats remarquables.

12.1 Aperçu du groupe TJC

Avec plus de 25 ans d’expérience, TJC Group a aidé de nombreux clients à archiver leurs données SAP. De l’évaluation de votre volume de données à leur archivage et à leur gestion, notre expertise permet non seulement d’obtenir des résultats, mais aussi de surmonter les obstacles en douceur. De plus, nous comprenons le paysage juridique et réglementaire, les exigences en matière de confidentialité des données, les besoins de l’entreprise et les aspects techniques de cette conformité.

Collaborer avec le groupe TJC aide les organisations de plusieurs manières –

Connaissances SAP: Nos vastes connaissances couvrent l’archivage des données SAP, SAP ILM, et d’autres solutions concernant la fiscalité et la technologie. Les capacités substantielles de TJC Group permettent de combler le fossé entre les parties prenantes et de créer une synergie entre les équipes techniques et les clients.

Une technologie de pointe: Notre plus grande force réside dans notre technologie avancée qui permet de rendre les processus plus fluides et plus sûrs. En fait, plus de 40 % de nos effectifs sont consacrés à la recherche et au développement, ce qui garantit un fonctionnement sans effort de tous les processus concernés.

Intégration avec notre technologie : Comme nous l’avons déjà mentionné, nous proposons un logiciel ergonomique certifié SAP – le Archiving Sessions Cockpit (ASC) – qui permet d’automatiser l’ensemble du processus d’archivage des données. Comme le logiciel est notre création, nous aidons à intégrer nos meilleures technologies dans le processus selon les exigences de nos clients.

Experts en la matière: Les experts en la matière de TJC Group ont une grande expérience et travaillent sur un large éventail de projets. Les équipes dédiées à l’archivage des données SAP et à l’ILM de la société réalisent un projet d’archivage sans faille. De plus, l’équipe s’assure que les organisations sont en phase et en conformité avec les changements réglementaires en constante évolution afin d’éviter les frais de non-conformité et les risques de réputation.

12.2 Études de cas – Clients que nous avons aidés

Archivage des données SAP de Carlsberg et conformité avec RGPD

Carlsberg a chargé le groupe TJC, en tant qu’experts techniques, de planifier et d’exécuter des programmes permanents d’archivage des données et de gestion des volumes sur les systèmes SAP, afin de garantir que les volumes de données resteraient en permanence sous contrôle et que l’entreprise resterait conforme au site RGPD. Cela permettrait également de minimiser les coûts de propriété et d’optimiser les performances du système de manière permanente.

British Telecom Archivage des données SAP

British Telecom est le plus grand fournisseur de services de téléphonie fixe, à large bande et mobile du Royaume-Uni. Au cours des cinq dernières années, le groupe TJC a accompagné le groupe BT dans sa transition vers HANA. Il s’agit d’un voyage qui implique la migration de plusieurs bases de données ERP fonctionnant sous SAP ECC6, vers un système S/4HANA unique.

Dunelm SAP Data Archiving

Dunelm est l’une des principales entreprises d’équipement de la maison au Royaume-Uni, avec un chiffre d’affaires de plus d’un milliard de livres sterling. Dunelm a connu une croissance rapide au cours des 18 derniers mois, grâce à sa proposition de valeur claire et à la fidélité des consommateurs britanniques. Cette explosion de la demande a entraîné une augmentation substantielle des données, ce qui a incité Dunelm à mettre en œuvre un programme interne d’archivage des données au sein de SAP. Pour optimiser la gestion de ses données et faciliter une transition en douceur vers le cloud AWS, Dunelm s’est associé à TJC Group. Cette collaboration a été cruciale pour contrôler la croissance des données dans SAP et minimiser les temps d’arrêt pendant le processus de migration, ce qui a permis d’économiser des investissements inutiles dans l’infrastructure.

Groupe Dürr SAP ILM et suppression des données

Le groupe Dürr est un leader mondial dans la fabrication de machines et d’installations, avec une forte expertise dans les domaines de l’automatisation et de la numérisation, et le propriétaire de trois marques très réputées, Dürr, Schenck et HOMAG. Le groupe Dürr a identifié un risque potentiel de conformité dans SAP en raison des données historiques sur les employés qui seraient conservées au-delà de leur durée de vie utile. C’est pourquoi l’entreprise a fait appel à TJC Group, expert en archivage de données et en gestion du cycle de vie de l’information, pour identifier ces dépendances et élaborer un plan de suppression des informations personnelles au niveau du projet.

PETIT BATEAU

Petit Bateau était en train de mettre à niveau son système de SAP 4.7 à SAP ECC 6.0. L’une des principales pierres d’achoppement était la taille de la base de données de SAP 4.7, qui atteignait 4,3 To. Elle devait être ramenée à 3 To pour pouvoir achever la mise à niveau. Six mois avant la mise à niveau prévue, ils ont contacté le groupe TJC pour savoir s’il était possible de les aider à réduire la taille de la base de données. Ils avaient besoin d’un spécialiste de l’archivage des données SAP et de l’archivage fiscal pour mettre en œuvre l’archivage SAP standard et maintenir la cohérence des données archivées lors de la préparation de l’impôt et de l’audit. Ils avaient également besoin d’un archivage continu et d’une surveillance du système pour s’assurer que le volume de la base de données économisé sera maintenu après le projet d’archivage SAP.

UGITECH

Le DSI d’UGITECH souhaitait améliorer les performances globales du système et maintenir une taille et une croissance acceptables de la base de données. En janvier 2012, la base de données était de 629 Go avec une croissance moyenne de 15 Go par mois et l’objectif était de la maintenir à 800 Go l’année suivante. La base de données existante a dû être considérablement réduite en archivant les données historiques et obsolètes. Cependant, leur système SAP comportait des éléments majeurs uniques (flux de qualité, intégration des livraisons, flux SD, etc.) et des obligations de conservation des données qui nécessitaient une expérience d’archivage complexe et spécifique.

VERESCENCE

Fin 2011, SGD Group a terminé un projet d’archivage avec TJC Group : 20 objets d’archivage dans 5 pays. Ce projet leur a permis d’augmenter de plus de 25 % la capacité de leur base de données. Pour maintenir ce gain dans leur système de base de données après le projet d’archivage, ils ont reconnu la nécessité d’un archivage régulier en place qui surveillera également toute anomalie. Ils souhaitaient également libérer leurs ressources SAP internes de cette tâche et recherchaient une assistance externe continue avec un haut niveau d’expérience en matière d’archivage SAP.

13. FAQ

Question 1 : Quels sont les défis les plus courants rencontrés lors des projets d’archivage de données SAP ?

Réponse : L’archivage des données SAP est l’une des méthodes les plus recherchées pour gérer les volumes de données en constante augmentation. En voici quelques-uns : identifier les données à archiver, car vous pouvez penser que tout est important, alors qu’en réalité ce n’est pas le cas. Viennent ensuite les idées fausses sur l’archivage – la plus importante étant que l’archivage est un travail numéroté. Gardez à l’esprit que le processus n’est pas simple et qu’il ne se fait certainement pas en quelques jours. En outre, la perte d’accès et la qualité des données sont deux autres défis courants auxquels sont confrontés les projets d’archivage de données SAP.

Question 2 : Existe-t-il des études de cas sur l’archivage des données SAP ?

Réponse : Comme indiqué, l’archivage des données SAP est une méthode privilégiée de gestion des données. Il existe donc plusieurs études de cas sur l’archivage dans les systèmes SAP. Vous pouvez consulter nos études de cas ici – https://www.tjc-group.com/resource-category/case-study/

Question 3 : Quels sont les différents types d’objets d’archivage SAP ?

Réponse : Un objet d’archivage est un composant central de l’archivage des données, qui spécifie précisément les données à archiver et la manière de le faire. En termes simples, les objets d’archivage indiquent à vos systèmes quand écrire, supprimer ou récupérer un module. En ce qui concerne les différents types d’objets d’archivage SAP, il en existe deux principaux : les objets techniques et les objets fonctionnels. Cependant, il existe également des objets d’archivage basés sur les différents modules SAP, tels que FICO, SD, MM, CRM, Sol Man, etc.

Question 4 : Quels sont les principaux avantages de l’archivage des données SAP ?

Réponse : Les principaux avantages que les organisations peuvent tirer de la mise en œuvre de l’archivage des données SAP sont les suivants –

• Excellente réduction des coûts
• Des règles strictes en matière de confidentialité des données
• Amélioration de la reprise après sinistre et de la continuité des activités
• Un passage intelligent et bien dimensionné à S/4HANA
• Réduction significative des délais de migration
• Amélioration des performances du système SAP
• Réduire l’empreinte carbone

Question 5 : Comment élaborer une stratégie d’archivage des données pour mon système SAP ?

Réponse : Pour développer une stratégie d’archivage des données à toute épreuve pour vos systèmes SAP, la première étape consiste à définir des objectifs clairs en fonction des besoins de votre entreprise. Ensuite, identifiez les données que vous souhaitez archiver en fonction de leur type et fixez des délais d’archivage. Cependant, gardez à l’esprit que ces délais doivent s’aligner sur les besoins de votre organisation et sur les exigences de conformité réglementaire. En outre, lors de l’élaboration d’une stratégie d’archivage des données SAP pour vos systèmes, utilisez les critères suivants –

• Vérifier l’âge des données
• Vérifiez la fréquence d’utilisation des données
• Recherchez la pertinence des données

Références

SAP Help Portal: https://help.sap.com/docs/SAP_NETWEAVER_700/10907a5e6c531014a252fdc4265a1f8e/4d8c783b910b154ee10000000a42189e.html

Images SAP : https://help.sap.com/doc/saphelp_em92/9.2/de-DE/44/feab1fda132462e10000000a1553f7/content.htm?no_cache=true

Blogs technologiques SAP : https://community.sap.com/t5/technology-blogs-by-members/navigating-the-depths-of-data-aging-in-s-4-hana/ba-p/13597090