La manière dont les entreprises fonctionnent et interagissent avec les organismes de réglementation et les pouvoirs publics évolue à un rythme très rapide. Un domaine qui évolue particulièrement rapidement est celui de la conformité fiscale et financière, notamment en ce qui concerne les processus de déclaration. Cet article décrit les 6 étapes clés de la préparation à SAF-T, partagées par les consultants experts en fiscalité et en conformité des données de TJC qui conseillent leurs clients sur leurs obligations de reporting Business to Government (B2G). Continuez à lire pour connaître toutes les astuces !
De nouvelles normes d’audit déployées dans toute l’Europe
De nombreux pays européens ont adopté de nouvelles normes d’audit et de reporting qui peuvent rendre l’extraction de données à partir de SAP plus complexe et plus longue. Si l’on ajoute le S/4 HANA, les choses peuvent rapidement devenir très coûteuses.
SAF-T en est un bon exemple et les exigences imposées par les régulateurs ont des implications de grande portée pour les entreprises multinationales chargées de remplir les déclarations fiscales. Les nouvelles règles SAF-T sont déjà en vigueur en Pologne, en France, au Portugal, en Norvège et en Roumanie, et de nombreux autres pays devraient bientôt suivre.
Bien que le cadre général soit cohérent, il existe de nombreuses variations entre les différentes régions, ce qui peut être source de confusion. Les entreprises qui doivent se conformer à SAF-T risquent de commettre des erreurs et, parfois, de subir des sanctions financières.
SAF-T Accounting or “Standard Audit File – Tax”, is a best practice data format used for the exchange of accounting data between a data originator and regulators. Devised by the OECD, the aim behind SAF-T is to make it easier for companies who have relevant bookkeeping obligations to submit their accounting information to the public authority on request. More specifically, SAF-T is a standard, electronic XML-based format used by companies to submit details relating to general ledger (GL) transactions and vendor/customer reports, inventory and asset reports to the local tax authority.
Préparez-vous aux exigences SAF-T
Voici quelques conseils pour aider vos équipes d’audit et de fiscalité à contourner les obstacles lors de la préparation aux exigences SAF-T :
1. Assurez-vous de pouvoir effectuer un archivage fiscal correct.
Pour les auditeurs, suivre les procédures correctes pour l’archivage fiscal et pour assurer la cohérence des données sera essentiel au processus de conformité. Dans ce contexte, l’archivage fiscal fait référence au processus continu de congélation des données, qui offre l’avantage de pouvoir maintenir les données archivées dans le même état pendant une durée déterminée. Il garantit que des rapports d’audit de haute qualité peuvent être préparés en utilisant des données cohérentes et originales. Il est important de noter qu’il répond également aux besoins des responsables de la fiscalité et de l’audit, qui préfèrent généralement ne pas travailler avec des données en direct, notamment lorsqu’ils produisent des rapports d’audit.
2. Envisagez la conformité fiscale dans le cadre de votre stratégie globale et plus large.
SAF-T n’est pas quelque chose que l’on fait isolément et il est important d’envisager la conformité SAF-T dans le cadre d’une stratégie informatique et commerciale plus large. Cela signifie qu’il faut planifier à l’avance les besoins en ressources des équipes fiscales et informatiques, les changements à apporter à l’infrastructure informatique pour assurer la conformité et les modifications nécessaires aux processus opérationnels, afin de soutenir la production de fichiers de données conformes à la FEC.
3. Les départements TVA et informatique doivent travailler en équipe.
La conformité SAF-T nécessite une collaboration pluridisciplinaire, avec des équipes d’experts travaillant ensemble pour comprendre le paysage de la conformité fiscale dans chaque pays et pour identifier d’autres opportunités d’analyse de données avec les processus de déclaration fiscale.
4. Une solution centralisée pour tous les pays.
SAF-T est peut-être une norme internationale, mais la manière exacte dont les données doivent être extraites et présentées aux différents régulateurs financiers varie énormément. Le fait de devoir compiler des rapports séparés pour chaque région serait un gaspillage de ressources et la meilleure option est une solution centralisée. Cela permettrait d’extraire de SAP des données conformes à la norme SAF-T à partir de plusieurs sources hétérogènes, et de générer automatiquement les rapports et les fichiers de données conformes aux réglementations nationales.
5. Choisissez une solution capable de prendre en charge votre passage à S/4HANA.
En raison de la croissance exponentielle des données et du coût du stockage en nuage – notamment HANA – il est essentiel de disposer d’une stratégie automatisée de gestion du cycle de vie des informations. En gérant la croissance du volume de données, vous pouvez gérer le coût à long terme de la propriété du S/4 HANA. La gamme de solutions SAF-T de TJC est certifiée SAP et peut vous soutenir dans la transition vers S/4 HANA ainsi que dans l’archivage et le reporting des données.
6. Select the right data extraction solution and B2G partner.
En choisissant dès le départ la bonne solution SAF-T et le bon partenaire de mise en œuvre, vous pourrez minimiser le temps et les efforts nécessaires pour rester en conformité, corriger les erreurs et effectuer les rapprochements. En tant qu’experts en gestion des données et en conformité SAF-T, TJC peut vous aider avec une gamme de services de conseil et de logiciels certifiés SAP pour minimiser le coût et la complexité des rapports SAF-T.
Principaux points à retenir
Voici quelques conseils essentiels pour les équipes informatiques et fiscales :
Conclusion
À l’heure où de plus en plus de pays passent à la facturation électronique et au SAF-T, les entreprises internationales ont besoin d’un partenaire solide pour les guider dans le champ de mines que constituent la communication des données et les normes réglementaires.
As experts in SAP data management, data extraction tools and SAF-T compliance, TJC Group has the skills and capabilities to help you achieve international tax and audit compliance. A strong potential partner with a proven track record, we can support you with a range of consulting services and software to minimise the cost and complexity of reporting.
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