Les entreprises doivent passer de SAP ECC6 à SAP S/4HANA, car cette dernière sera abandonnée d’ici 2027. Cependant, avant la migration vers l’ERP S/4HANA mis à jour, il est indispensable de préparer les données. Et c’est là que l’archivage des données entre en jeu. Vous vous demandez comment ? Voici un aperçu approfondi pour vous !
Table des matières
Introduction
L’architecture unique du dernier logiciel ERP publié par SAP, S/4HANA, tranche avec la base de données relationnelle classique. S/4HANA fonctionne en mémoire, les données étant stockées en colonnes, ce qui permet des capacités d’analyse et de calcul plus rapides, quasiment en temps réel. Ce nouvel ERP se concentre sur la fourniture aux utilisateurs finaux d’un soutien actif, piloté par les données, tout en tenant compte des sources de données internes et externes.
En outre, SAP S/4HANA aide les organisations à travailler en toute transparence dans l’environnement numérique, qui représente le présent et l’avenir des industries d’aujourd’hui. Cela constitue un facteur déterminant pour plusieurs entreprises utilisant les ERP SAP, qui commencent à envisager les avantages commerciaux de cette solution modernisée pour des opérations efficaces et sans effort.
S/4HANA peut être déployé sur site, dans le nuage, ainsi que par le biais d’un modèle hybride. Les produits offrent différentes éditions telles que :
- SAP S/4HANA Cloud, précédemment appelé Essentials Edition (ES) et Multi-Tenant Edition
- SAP S/4HANA Cloud extended edition, précédemment appelée Single-Tenant Edition,
- SAP S/4HANA Cloud, édition privée
- SAP S/4HANA sur site
En outre, S/4HANA aide les entreprises à se transformer en entreprises intelligentes. Il permet aux utilisateurs d’identifier et de répondre rapidement aux changements survenant dans l’environnement de l’entreprise, leur conférant ainsi un avantage concurrentiel tout en améliorant l’expérience client. En tant que modèle allégé, il peut être utilisé par des entreprises de toutes tailles. Cependant, malgré ses avantages indéniables, la migration vers SAP S/4HANA est un processus complexe pour lequel une préparation précise et efficace des données est indispensable.
Préparer vos données pour la migration S/4HANA
Souvent, le volume de données domine la taille de la base de données SAP HANA, ce qui affecte finalement les besoins en mémoire dans SAP S/4HANA – c’est pourquoi une stratégie complète de gestion des données est essentielle pour une transition réussie vers le nouveau système de SAP. Voici les cas qui définissent le parcours :
- Vieillissement des données
- Archivage des données
- Gestion du cycle de vie de l’information
Dans cet article, nous vous expliquons comment l’archivage des données est bénéfique lors de la migration vers S/4HANA.
Archivage des données SAP : Une vue d’ensemble
Les entreprises produisent d’énormes quantités de données, dont seule une poignée conserve sa valeur. Dans le paysage économique actuel, la rapidité de réaction est la clé de la réussite d’une entreprise. Il est donc essentiel de se débarrasser des données inutiles, car elles peuvent ralentir votre logiciel ERP. L’archivage des données SAP est une solution rentable pour relever ce défi. Mais ces documents sont-ils perdus à jamais ? Absolument pas !
L’archivage des données dans SAP permet d’archiver les données et les documents qui sont complets et qui ne sont plus pertinents pour les opérations quotidiennes du système. Lors de la phase de suppression, les données sont retirées de la base de données, puis stockées dans des « fichiers d’archives » accessibles en lecture seule. Cela permet d’accéder aux données à l’avenir, en cas de besoin, par exemple à des fins d’audit.
Il est impératif de noter que l’archivage classique des données joue un rôle crucial dans S/4HANA pour limiter la taille et la croissance de la base de données HANA. Les experts en archivage affirment que l’archivage des données SAP ouvre la voie aux organisations dans leur parcours de migration vers S/4HANA, en facilitant le processus de migration et de transformation des données.
Tables de base de données, objets de gestion et d’archivage pour S/4HANA
Le concept d’archivage des données pour S/4HANA repose sur les objets d’archivage de l’Archive Development Kit (ADK). Un objet d’archivage comprend au minimum un programme d’archivage et un programme de suppression. Les tables de base de données appartenant au même groupe d’un point de vue comptable sont regroupées dans un seul objet d’archivage.
Habituellement, les tables de base de données utilisées dans S/4HANA, c’est-à-dire pour modifier des documents, des textes, etc., sont traitées comme des unités distinctes, qui sont ensuite accessibles via les classes d’archivage. Cela dit, chaque objet d’archivage est également accompagné d’un programme de lecture qui permet de rechercher et d’afficher le contenu des fichiers archivés. Les tables marquées pour la suppression sont généralement constituées de données redondantes dont on n’a plus besoin.
Avantages de l’archivage des données dans le cadre de la migration vers S/4HANA
Maintenant que vous savez comment fonctionne l’archivage des données SAP, plongeons sans plus attendre dans ses avantages pour la migration vers S/4HANA.
Limiter la croissance de la base de données HANA
La mémoire Hana est coûteuse et l’évolutivité est limitée. Il convient de garder à l’esprit le coût associé à la taille de votre base de données. Non seulement en termes de déplacement des données, mais aussi de coûts d’infrastructure permanents. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les besoins en mémoire HANA augmentent. N’oubliez pas que dans S/4HANA, lorsque vous avez besoin de plus de mémoire HANA, vous avez également besoin de plus d’infrastructure matérielle (disques, processeurs, etc.) et les coûts peuvent facilement grimper en flèche.
Réduction des coûts de stockage
Il s’agit ici d’utiliser un serveur décent pour l’archivage des données. Pourquoi? C’est simple – tout d’abord, un serveur d’archivage décent garantira un excellent taux de compression des données. Deuxièmement, le taux de compression des données se traduira par une réduction des coûts de stockage. En fait, cet aspect est extrêmement important lorsque les organisations migrent d’un système sur site vers le cloud S/4HANA.
Le fait de disposer d’une base de données adaptée contribuera à réduire les coûts et à accélérer le processus de migration. Il est beaucoup plus facile de le faire avant la migration qu’après, afin d’éviter les dépenses inutiles. Une fois que vous aurez migré vers S/4HANA, il est important que vous maîtrisiez la croissance de vos données pour éviter que les coûts ne s’envolent. Les bases de données qui ne sont pas gérées activement augmentent généralement de 10 à 15 % par an.
Réduire les délais de migration
Les fenêtres temporelles sont généralement très courtes – un week-end, voire moins. Les entreprises ne peuvent pas rester fermées plus longtemps, n’est-ce pas ? Le fait d’avoir moins de données à migrer signifie qu’il faut moins de temps pour mener à bien une migration.
Conformité juridique
L’un des principaux objectifs de l’archivage des données est de s’assurer que les données essentielles sont conservées à des fins juridiques et fiscales, tout en étant facilement accessibles en cas d’audit. Parallèlement à l’archivage, la gestion de la conservation des données contribue à la mise en conformité avec la législation ( DART, SOX, RGPD, etc.). Elle permet de s’assurer que les données importantes sont conservées tout en supprimant les données historiques et en les stockant en toute sécurité dans le serveur d’archivage.
Amélioration des performances
La logique est assez simple : plus il y a de données dans les tables de la base de données, plus le système est sollicité, ce qui affecte ses performances. Cela peut se produire lorsque le système insère ou lit des données. Toutefois, si cette situation perdure, les performances du système et la satisfaction des utilisateurs se détérioreront, entraînant des retards indésirables. L’archivage des données intervient en garantissant que seules les données fréquemment requises sont disponibles dans la base de données, ce qui permet un accès plus rapide et optimise les opérations quotidiennes. Cela a un effet domino sur l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Migration des données en toute transparence
Outre l’impact sur les performances du système, plus la quantité de données est importante, plus la complexité augmente. Lors de la migration vers S/4HANA, il est toujours bon de passer à un nouveau système avec des données pertinentes et gérables. L’archivage des données, comme vous le savez, divise les bases de données en données pertinentes à archiver et en données à supprimer. Cela permet de s’assurer que les données essentielles sont facilement accessibles et migrées dans le nouveau système et qu’elles sont faciles à gérer.
Conclusion
En résumé, l’archivage des données améliore la qualité des données de votre organisation, les performances du système, la conformité légale, etc. De plus, il réduit le temps, les coûts et les efforts liés à la migration vers le cloud. Les contenus réguliers et archivés sont également intégrés et fonctionnent en tandem.
Dans le prochain blog, nous aborderons l’importance de SAP ILM lors de la migration vers S/4HANA. D’ici là, pour vos besoins en matière d’archivage de données, contactez nos experts dès aujourd’hui !
