La facturation électronique en Allemagne : Ce qu’il faut savoir en 2025

Auteur : Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-auteur : Satish Bhattrai, Consultant SAP B2G, TJC Group

La facturation électronique en Allemagne est en plein essor depuis 2020. Les avantages que la facturation électronique offre aux organisations sont par excellence, contribuant non seulement à l’absence d’erreurs dans les factures, mais aussi à la durabilité et à bien d’autres choses encore. Cependant, chaque pays a son propre ensemble de règles et de réglementations que les organisations doivent respecter. Dans ce blog, nous abordons les points importants que vous devez connaître sur la facturation électronique en Allemagne. Lire la suite !

Introduction

En termes simples, la facturation électronique vise à remplacer la méthode traditionnelle d’envoi ou de réception des factures par un format électronique standard ou une méthode numérique. Cette méthode d’échange de factures entre l’acheteur et le vendeur (ou les fournisseurs) présente de nombreux avantages pour les deux parties. En outre, elle offre d’excellents avantages aux autorités fiscales et aux gouvernements du monde entier.

Gardez à l’esprit que le gouvernement du pays est l’entité chargée de prendre les décisions relatives à la mise en œuvre de solutions nouvelles et plus avancées. Dans le cas présent, il s’agit de l’exécution de la facturation et du reporting électroniques. Bien entendu, outre les avantages offerts par la solution, vous devez veiller à respecter de nombreuses nuances. Par exemple, il existe différents secteurs de facturation, comme le B2B, le B2G ou même le B2C. La facturation électronique devenant obligatoire, plusieurs gouvernements ont fixé leurs échéances pour les années à venir. Dans ce blog, nous nous concentrons sur l’Allemagne, qui est en train d’adapter la facturation électronique à son secteur B2B.

L’Allemagne se lance dans la facturation électronique B2B au niveau national

La facturation électronique en Allemagne a démarré en 2020, en mettant l’accent sur le secteur B2G. Le pays a adopté cette solution par étapes, la mise en œuvre se faisant par État. Pour un avenir plus durable et plus efficace, le gouvernement allemand a décidé d’adapter cette solution à son secteur B2B national. En fait, la facturation électronique B2B nationale en Allemagne a reçu le feu vert de la Commission européenne, renforçant ainsi sa volonté d’introduire la facturation électronique obligatoire dans le secteur interentreprises. Dans l’ensemble, à l’instar de son plan de facturation électronique B2G, le plan allemand de mise en œuvre de la facturation dans le secteur B2B national est également échelonné.

Calendrier de la facturation électronique en Allemagne pour le commerce interentreprises national

Janvier 2025

Les acheteurs doivent recevoir des factures émises conformément à la norme européenne EN 16931*. Parallèlement, les fournisseurs peuvent émettre des factures dans d’autres formats (papier, PDF, etc.). Pour l’instant, il n’y a pas de canal de facturation électronique prescrit pour le transfert; cependant, les autorités ne seront pas impliquées dans le flux des factures.

Janvier 2027

D’ici janvier 2027, les fournisseurs dont le chiffre d’affaires est supérieur à 800 000 euros devront se conformer strictement à l’émission de factures électroniques. Là encore, conformément à la norme EN 16931, les acheteurs recevront des factures électroniques. En outre, les acheteurs peuvent toujours recevoir des factures dans des formats EDI qui ne sont pas conformes à la norme EN 16931.

Janvier 2028

Le mois de janvier 2028 sera extrêmement intéressant pour la facturation électronique en Allemagne. D’ici là, toutes les factures électroniques relatives au secteur B2B national devront être conformes à la norme EN 16931. N’oubliez pas qu’à partir de janvier 2028, les organisations (fournisseurs, acheteurs, etc.) ne pourront plus utiliser de factures électroniques dans d’autres formats ; en fait, même les factures EDI qui n’adhèrent pas à la norme EN 16931 seront invalides.

* EN 169311 est une norme européenne, ou un modèle sémantique prescrit par l’UE pour le format électronique des factures.

Normes de soutien à la facturation électronique en Allemagne pour le B2B

Un facteur négligé dans le domaine des factures électroniques à travers le monde est le format standard utilisé. Pour la facturation électronique en Allemagne, deux normes ont été retenues, à savoir :

• XRechnung, également connu sous le nom d’UBL 2.1 (réseau PEPPOL).
• ZUGFeRD

XRechnung : Un bref aperçu

XRechnung est une norme de facturation électronique pour les pouvoirs adjudicateurs publics, qui met en œuvre la directive 2014/55 de l’UE en Allemagne. La Koordinierungsstelle für IT-Standards, ou Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT), assure la maintenance et le développement de XRechnung pour le compte du Conseil de planification informatique. En outre, le KoSIT coordonne et assure le développement de XRechnung de temps à autre avec l’aide d’experts du gouvernement fédéral, d’experts des Länder et des municipalités, et d’autres personnes.

ZUGFeRD : Un coup d’œil rapide

Il s’agit d’une autre norme pour la facturation électronique en Allemagne, communément appelée ZUGFeRD. Plus généralement, il s’agit du Guide central de l’utilisateur du Forum pour la facturation électronique en Allemagne. Cette norme permet de combiner un fichier PDF avec un fichier XML et de l’envoyer directement par courrier électronique aux parties concernées. ZUGFeRD contient des données de facturation structurées qui les rendent facilement lisibles par l’homme et par la machine.

Tirer parti de SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) pour la facturation électronique en Allemagne

SAP DRC offre une solution rationalisée, robuste et facile à mettre en œuvre pour la facturation électronique dans les systèmes SAP. Les organisations et les parties prenantes associées peuvent tirer parti de cette solution facile à mettre en œuvre et bénéficier de ses avantages dans une plus large mesure. Avec SAP Document and Reporting ComplianceAvec ZUGFeRD, les organisations allemandes peuvent généralement opter pour deux types de services : l’un via le réseau PEPPOL et l’autre par échange de courriers électroniques, c’est-à-dire ZUGFeRD.

Quelques informations sur le Cockpit eDocument de SAP DRC

En fait, la caractéristique la plus importante de cette solution de facturation électronique est la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent l’utiliser au quotidien pour soumettre des factures électroniques, en particulier dans la fonctionnalité appelée eDocument Cockpit. Pour les non-initiés, eDocument Cockpit est une plateforme dans le système SAP où l’on peut visualiser, soumettre, annuler, supprimer, resoumettre et même voir les fichiers XML. Il est possible d’y accéder dans les systèmes SAP via le code de transaction ou les applications Fiori. Par conséquent, des fonctions telles que le contrôle et la correction en temps réel sont possibles.

En outre, les factures électroniques sont créées et seront présentes dans le cockpit dès que les factures seront créées dans le système SAP. En fait, cela simplifie la tâche des utilisateurs car la création des factures électroniques est automatique. SAP DRC La création des factures électroniques étant automatique, les utilisateurs n’ont pas à se préoccuper de connaissances techniques plus poussées, telles que l’utilisation d’un ordinateur ou d’une imprimante. Les utilisateurs n’ont pas à se préoccuper de connaissances techniques telles que le mappage, l’autorisation, le cryptage et la validation de la syntaxe. Tous ces aspects sont pris en charge par la solution SAP standard après la mise en œuvre. Ceci étant dit, la soumission des factures électroniques peut à nouveau être automatisée en utilisant les tâches d’arrière-plan.

Pour la facturation électronique en Allemagne, les diagrammes ci-dessous décrivent le flux de données et d’informations de base pour PEPPOL et ZUGFeRD. Le flux de base suggère qu’une fois que les factures sont enregistrées, elles apparaissent dans le cockpit des documents électroniques. Elles atteignent ensuite le portail gouvernemental via le réseau approprié une fois que les factures électroniques ont été soumises.

Par conséquent, gardez à l’esprit que dans SAP S/4 HANA Public Cloud Edition, seul le XML peut être envoyé en tant que pièce jointe à un e-mail. En revanche, dans SAP ERP et SAP S/4 HANA, le PDF/A-3 peut être envoyé en tant que pièce jointe à un courriel.

Joignez-vous à TJC Group pour votre mise en œuvre de SAP DRC

SAP DRC est l’une des solutions les plus recherchées pour la facturation et le reporting électroniques. Cependant, vous aimeriez avoir un coup de main pour vous aider à vivre un processus sans heurts, n’est-ce pas ? Chez TJC Group, nous tendons la main aux organisations qui s’apprêtent à mettre en œuvre la facturation électronique. Nos experts ont des dizaines d’années d’expérience et de vastes connaissances de SAP, ce qui rend la mise en œuvre beaucoup plus rationnelle et fluide. En outre, nous vous aidons à gérer les données de manière efficace, en apportant plus de confort et d’efficacité à vos opérations commerciales.

Que vous souhaitiez mettre en œuvre la facturation électronique en Allemagne, en Malaisie ou dans tout autre pays, TJC Group est là pour vous aider. Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus !