La facturation électronique au service de la durabilité des organisations

Auteur : Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-auteur : Patchanok K, Chef d’équipe B2G, TJC Group

« La durabilité est le besoin de l’heure » – c’est devenu le slogan de référence dans le monde d’aujourd’hui. Après tout, l’adoption de solutions non durables entraîne d’importants changements climatiques et des problèmes environnementaux généraux. Nous savons que l’archivage des données est l’un des moyens de réduire l’empreinte numérique des organisations informatiques. De même, la facturation et le reporting électroniques sont un autre moyen magnifique de garantir la durabilité dans le monde d’aujourd’hui. Plongez dans ce blog pour en avoir une compréhension meilleure et plus approfondie !

Introduction

La facturation est l’un des aspects les plus importants de la gestion financière, mais la quantité de papier utilisée pour ce processus est énorme. En fait, l’impact environnemental de la gestion financière est souvent sous-estimé. Prenons l’exemple de la facturation manuelle : une seule grosse facture peut générer environ 2 millions de factures par an rien qu’à Singapour. Si l’on considère les factures sur papier, on peut calculer que 500 feuilles de papier, c’est-à-dire une rame, peuvent avoir une épaisseur de 5 cm. Par conséquent, 2 millions de feuilles de papier empilées mesureront 200 m, ce qui équivaut à la hauteur de Marina Bay Sands. Et ce calcul est basé sur l’hypothèse que chaque facture n’utilise qu’une seule page ; imaginez que chaque facture utilise au moins 2 ou 3 pages.

En outre, vous seriez choqué d’apprendre que la simple création de factures papier consomme chaque année autant d’énergie que la consommation de 20 millions de ménages. C’est une énorme quantité d’énergie ; la création et l’envoi de la facture en consomment encore plus. En fait, les factures papier génèrent trois fois plus de CO2 que les factures électroniques. Elles sont responsables de près de 10 % des arbres abattus dans le monde.

L’évolution d’un processus plus rationnel et durable

L’utilisation du papier dans la facturation manuelle est assez importante et, compte tenu des conditions actuelles, il est absolument nécessaire de minimiser l’utilisation du papier. En outre, l’élimination du papier de vos processus de facturation est l’un des moyens les plus faciles pour votre entreprise d’ améliorer de manière significative ses références en matière de durabilité environnementale.

Alors que tout se combine, on assiste à un changement de paradigme à l’échelle mondiale, la durabilité et la responsabilité environnementale prenant le devant de la scène, à juste titre d’ailleurs. Dans ce contexte, les organisations sont de plus en plus sensibilisées et cherchent à réduire leur empreinte carbone numérique tout en adoptant des mesures plus respectueuses de l’environnement. Toutefois, il ne suffit pas de réduire l’utilisation du papier. Nous avons besoin de solutions plus solides et durables pour résoudre ce problème. Les entreprises doivent s’engager sur la voie de la gestion financière numérique non seulement pour préserver l’environnement, mais aussi pour améliorer l’efficacité de leurs processus. La facturation et le reporting électroniques sont un exemple clair et une mesure qui contribue aux aspects susmentionnés.

La facturation électronique est aussi bénéfique pour la réduction des coûts des entreprises que pour l’environnement. Selon le rapport E-invoicing Journey 2019-2025 de Bruno Koch, l’automatisation de la facturation électronique permet généralement de réaliser des économies de 60 à 80 % par rapport au traitement traditionnel des factures papier. Peut-être est-il temps de passer à l’action ?

La facturation électronique et l’établissement de rapports sur le développement durable : une voie à suivre

L’expansion mondiale du marché de la facturation électronique s’inspire en grande partie des nombreux mandats donnés par les gouvernements du monde entier aux organisations pour qu’elles adoptent les échanges de facturation électronique. La région LATAM est la première à adopter la facturation électronique, suivie de l’Europe et de l’Asie. Cependant, comme plusieurs gouvernements ont rendu son adoption obligatoire, le marché de la facturation électronique est en pleine expansion. En fait, un rapport de Billentis suggère que la taille du marché mondial de la facturation électronique atteindra 8,3 milliards d’euros (8,9 milliards de dollars) en 2024. En outre, le marché atteindra environ 22,2 milliards d’euros (23,7 milliards de dollars) en 2028, avec un taux de croissance annuel moyen de 27,9 %.

Si la facturation électronique est la voie à suivre pour que les organisations atteignent leurs objectifs en matière de développement durable, il est essentiel de garder à l’esprit que la mise en œuvre de factures électroniques sans automatisation des processus administratifs nécessite toujours des factures imprimées pour les processus de vérification. En effet, les utilisateurs peuvent être amenés à examiner et à approuver les factures manuellement. Cela dit, le rapport électronique n’est pas non plus directement lié au développement durable ; il s’agit d’une exigence supplémentaire pour la conformité gouvernementale et ne réduit pas l’utilisation du papier.

Améliorer les performances ESG grâce à une transition stratégique vers la facturation électronique

Le modèle de l’environnement, du social et de la gouvernance (ESG) aide les investisseurs, les organisations et autres à évaluer l’impact opérationnel d’une entreprise dans un cadre environnemental et social beaucoup plus complet. Mais quel est le lien avec la facturation électronique ? La facturation électronique améliore considérablement les valeurs ESG en s’alignant sur les principaux objectifs de durabilité et de conduite éthique des entreprises. Le fait est que même si la facturation électronique et le développement durable vont de pair avec de plus grands avantages, il est vrai que la facturation électronique contribue également à des améliorations sociales et de gouvernance de manière significative.

Cela dit, le passage à la facturation électronique est une mesure méticuleuse pour les organisations qui prévoient de soutenir leurs performances et leurs rapports ESG. Selon le même rapport de Billentis, la facturation électronique contribue de manière significative à l’environnement. Toutefois, l’évaluation de l’empreinte CO2 d’une facture papier impose une analyse complète qui englobe l’ensemble du cycle de vie de la facture, c’est-à-dire de la production du papier à sa livraison finale.

Les facteurs clés sont notamment les suivants : – le nombre d’emplois dans le secteur de l’agriculture et de l’élevage

Production de factures

Type de papier utilisé: L’un des facteurs clés de la production de factures est le type de papier. Il est nettement préférable d’utiliser des papiers recyclés, car ils contribuent à réduire les émissions de CO2 par rapport aux papiers à base de fibres fraîches.

Source d’énergie: Un autre élément à prendre en compte est la source d’énergie utilisée pour la production de la facture. L’utilisation de sources d’énergie renouvelables telles que l’énergie éolienne ou solaire pendant la fabrication réduit considérablement l’empreinte CO2 par rapport à l’utilisation de combustibles fossiles.

Efficacité de la fabrication: Les organisations doivent veiller à utiliser des installations de fabrication avancées et efficaces. Elles sont capables de réduire la consommation d’énergie, ce qui permet de réduire encore les émissions de dioxyde de carbone.

Types de matériaux : Au-delà du papier, l’évaluation de l’impact environnemental s’étend aux matériaux connexes tels que les enveloppes et les timbres. Il est essentiel de s’assurer que ces matériaux sont respectueux de l’environnement.

Nombre de feuilles : Le fait est que le nombre moyen de feuilles utilisées par facture influe sur le calcul des émissions de CO2. Toutefois, cette moyenne varie en fonction du type de client, des secteurs d’activité, etc. Toutefois, si nous devons parler de manière générale, dans les secteurs de la facturation électronique, le nombre moyen de feuilles est d’environ 2,5 pages par facture.

Impression des factures

Efficacité de l’impression numérique : Les organisations doivent utiliser les techniques d’impression numérique car elles améliorent l’efficacité du processus. Ces techniques sont particulièrement efficaces par rapport aux méthodes traditionnelles lorsqu’il s’agit de petites quantités.

Sélection de l’encre: L’impact de l’empreinte carbone est influencé par l’encre utilisée dans le processus d’impression, comme les encres à base d’huile ou à base d’eau. La dégradation de l’environnement est souvent due aux produits chimiques nocifs utilisés dans l’encre de l’imprimante. Ces produits chimiques peuvent être des plastiques non dégradables, de l’huile de pétrole et des cartouches de toner, ce qui entraîne une pollution massive à la fin de leur cycle de vie. En effet, lorsque ces cartouches sont jetées dans des décharges ou des milieux aquatiques, elles libèrent des métaux toxiques et des composés organiques volatils (COV), ce qui entraîne une contamination importante du sol et de l’eau. À l’heure actuelle, moins de 30 % de ces cartouches sont recyclées. Les organisations doivent donc veiller à sélectionner des encres d’impression ayant le moins d’impact possible sur l’environnement.

Traitement et gestion des factures

Efficacité des appareils de bureau: Il est essentiel pour les organisations d’utiliser des machines et des équipements économes en énergie pour la préparation des tâches de facturation, telles que le pliage, la mise sous pli et le tri, pour n’en citer que quelques-unes. L’utilisation d’équipements aussi efficaces permet de réduire considérablement les émissions de carbone.

Consommation d’énergie administrative: Un autre facteur à prendre en compte est l’utilisation de l’énergie administrative. L’énergie utilisée dans le processus de facturation, en particulier par les systèmes informatiques, doit être prise en compte dans le calcul des émissions de CO2. En outre, le temps de traitement des factures papier doit également être pris en compte dans le calcul de l’empreinte carbone.

Transport et livraison

Le mode de transport : Les méthodes de transport et de livraison des factures jouent également un rôle important dans la détermination des émissions de carbone. Le fret aérien augmente considérablement les émissions par rapport à d’autres solutions comme le train, le camion, le bateau, etc.

La distance de transport: Il est intéressant de noter que la distance de transport entre les imprimeries et les destinataires des factures détermine également l’empreinte carbone.

Efficacité des livraisons: Pour réduire l’empreinte carbone, il est essentiel d’améliorer l’efficacité de la livraison du dernier kilomètre, en particulier dans les zones urbaines. Cela peut se faire par l’utilisation de véhicules à faibles émissions comme les voitures électriques ou les bicyclettes.

Élimination et recyclage

Pratiques de recyclage: Le recyclage des papiers usagés peut réduire considérablement l’empreinte carbone globale des factures, car les matériaux recyclés nécessitent moins de ressources pour la production de nouvelles fournitures ou marchandises en papier.

Méthodes d’élimination: Les émissions de CO2 dans l’environnement dépendent également des méthodes d’élimination. En effet, l’élimination des factures papier par des techniques telles que la mise en décharge, l’incinération, etc. influe sur le bilan carbone.

L’archivage numérique: L’une des méthodes que les organisations doivent adopter est l’archivage numérique de leurs factures. L’archivage numérique permet d’archiver toutes les données connexes, réduisant ainsi l’empreinte numérique de CO2. En outre, l’archivage numérique permet de libérer de l’espace de stockage, ce qui réduit encore le coût d’achat de nouveaux espaces de stockage.

En général, l’empreinte carbone du papier est estimée entre 1,45 kg et 3,6 kg de CO2 par kg de papier. Toutefois, comme indiqué plus haut, le papier recyclé génère des empreintes carbone plus faibles que les papiers à base de fibres fraîches. L’une des extrémités de ce spectre indique l’utilisation de méthodes modernes, efficaces et respectueuses de l’environnement, qui s’appuient sur des sources d’énergie renouvelables. Cependant, même dans ce cas, Billentis suggère que, si l’on adopte une estimation prudente de 2 kg de CO2 par kilogramme, l’empreinte carbone d’une seule facture papier de 20 g serait d’environ 40 à 45 g.

La solution est simple : adopter la facturation électronique ! Voyons comment la facturation électronique stimule les performances ESG des organisations.

Avantages sociaux de la facturation électronique

Si la facturation électronique et le développement durable coexistent pour l’amélioration de l’environnement, elle apporte également plusieurs avantages sociaux aux organisations. Certains d’entre eux sont –

Accessibilité et inclusion

Grâce à la facturation électronique, les organisations peuvent améliorer leur accessibilité au niveau mondial, y compris dans les régions éloignées ou inaccessibles. Le fait est que la facturation électronique permet des transactions plus rapides et plus efficaces, renforçant la viabilité économique des organisations, y compris des PME, tout en contribuant à une croissance économique plus large.

Transparence et traçabilité

Un autre avantage social de la facturation électronique est qu’elle offre des capacités de suivi et de stockage supérieures à celles des factures papier traditionnelles. Par conséquent, elle améliore également la transparence des transactions tout en facilitant les audits et les processus de vérification. En outre, elle permet de lutter contre les fraudes et de garantir le respect des normes réglementaires, offrant ainsi des avantages à toutes les parties concernées.

Efficacité financière

La facturation électronique offre des avantages considérables aux organisations sur le plan financier. Avec la facturation électronique, les organisations peuvent s’attendre à ce que les factures soient réglées au moins 5 à 7 jours plus tôt que les factures papier, éliminant ainsi le besoin de financement externe. C’est une bénédiction, en particulier pour les PME qui rencontrent souvent des obstacles pour accéder à leurs ressources financières. En outre, avec des solutions de facturation électronique telles que SAP Document and Reporting Compliance ou SAP DRC, l’ensemble du processus devient beaucoup plus rapide, moins complexe et plus transparent.

Impact sur l’économie souterraine

L’introduction de mécanismes de déclaration fiscale augmente considérablement les recettes fiscales du pays. Il en résulte une augmentation des recettes qui profite à la société dans son ensemble en réduisant considérablement la taille de l’économie souterraine.

Avantages de l’adoption de la facturation électronique en termes de gouvernance

Outre les avantages sociaux, la facturation électronique et le développement durable contribuent également aux avantages en matière de gouvernance, dont certains sont les suivants

Conformité et normalisation

L’adoption de la facturation électronique contribuera à rationaliser le respect des exigences réglementaires. Elle permet de simplifier le respect des lois fiscales obligatoires et des normes de facturation. La facturation électronique devenant obligatoire dans plusieurs régions, les entreprises peuvent tirer parti de la flexibilité de ces systèmes électroniques. Comment ? Et bien, pour s’adapter aux modifications légales en constante évolution tout en veillant à ce que les normes de gouvernance soient respectées.

De meilleurs contrôles internes

L’intégration de systèmes de facturation électronique contribue également à l’amélioration des contrôles internes, notamment en assurant une surveillance claire des transactions financières. Le traitement et le rapprochement automatisés des factures contribuent à éliminer les risques d’inexactitudes et de transactions et activités frauduleuses, garantissant ainsi des rapports financiers encore plus fiables et précis.

Amélioration de l’efficacité et de la responsabilité

L’un des avantages les plus recherchés de la facturation électronique est qu’elle aide les organisations à optimiser leurs processus de facturation. En outre, elle contribue à réduire les charges administratives et à améliorer la responsabilisation. Grâce aux capacités d’automatisation de la facturation électronique, les organisations peuvent désormais mener des opérations plus efficaces et plus transparentes. En outre, elle favorise la transparence au sein des entreprises.

Facturation et rapports électroniques : Son rôle dans les rapports ESG

De plus en plus d’organisations sont tenues de se conformer aux normes de reporting ESG. Au Royaume-Uni et aux États-Unis, les rapports ESG s’appliquent principalement aux acteurs des marchés financiers. La directive de l’Union européenne concernant les rapports sur le développement durable des entreprises (CSRD) étend l’établissement de rapports ESG à près de 50 000 entreprises, avec effet à partir de janvier 2024. Avec l’aide de la CSRD, l’objectif est de combler les lacunes des cadres de reporting existants tout en élargissant le champ d’application des rapports sur le développement durable.

En fait, cela marque l’introduction de normes d’information obligatoires au niveau de l’UE. En outre, elle renforce la responsabilité des entreprises européennes en matière de développement durable. La mise en œuvre de la facturation électronique et de l’établissement de rapports est essentielle dans ce contexte, car l’établissement de rapports ESG est une tâche complexe qui devient plus exigeante pour les PME. Un autre point que les organisations doivent garder à l’esprit est la déclaration des émissions de type 3. Ce dernier exige l’intégration des données des fournisseurs, ce qui peut constituer un défi de taille pour les organisations. À cet égard, la facturation électronique se démarque de la masse, en fournissant notamment des données essentielles, qui incluent non seulement les émissions de type 3, mais aussi les émissions de type 1 et 2, conformément aux protocoles relatifs aux gaz à effet de serre. Ce qui est encore plus intéressant, c’est que la facturation électronique et les rapports comprennent également le rapport sur l’empreinte carbone des produits. Cela rend la tâche moins difficile et plus transparente pour les organisations de toutes tailles.

Comment la facturation électronique améliore-t-elle la durabilité des entreprises ?

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles la facturation électronique est bien meilleure pour l’environnement. Voici les principaux avantages pour notre planète.

Réduction de l’utilisation du papier

Il s’agit d’un avantage évident, mais très important. En éliminant le besoin de factures papier, nous contribuons à sauver des millions d’arbres chaque année. Rien qu’en Europe, on estime que 30 milliards de factures sont envoyées chaque année, ce qui consomme environ 12 millions d’arbres, selon les données de l’UE.

Réduction des émissions de carbone

L’élimination des factures papier réduit l’empreinte carbone globale. En effet, les factures papier produisent trois fois plus de CO2 que les factures électroniques. En supprimant l’utilisation du papier, du matériel d’impression et du transport physique des factures, l’empreinte carbone globale est réduite.

Diminution de la consommation d’énergie

La facturation électronique nécessite moins d’énergie pour son traitement que les méthodes traditionnelles basées sur le papier. En effet, la facturation électronique élimine le besoin d’imprimer, d’envoyer des courriers et de saisir manuellement des données.

Réduction des déchets

La facturation électronique permet de réduire les déchets liés au papier, aux cartouches d’encre en plastique et aux autres consommables associés aux processus de facturation traditionnels. Il s’agit en particulier des consommables qui doivent être éliminés de manière responsable ou recyclés.

Chaîne d’approvisionnement optimisée

En numérisant le processus de facturation, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire la chaîne d’approvisionnement physique, etc. En outre, tout impact environnemental associé, comme les services postaux, est également réduit.

Moins de stockage physique

La facturation électronique élimine le besoin d’espace de stockage physique pour les factures papier. Cela réduit en outre l’impact sur l’environnement de l’entretien et de l’alimentation des installations de stockage dans les bureaux.

Une portée mondiale avec un impact minimal sur l’environnement

La facturation électronique permet une livraison instantanée des factures au-delà des frontières géographiques, sans nécessiter de transport sur de longues distances. Cela permet de réduire davantage les émissions de carbone.

En mettant en œuvre la facturation électronique, les entreprises peuvent contribuer de manière significative à leurs objectifs de développement durable tout en améliorant leur efficacité et en réduisant leurs coûts. Tout le monde y gagne. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont la facturation électronique et les rapports contribuent au développement durable ? Contactez nos experts B2G dès maintenant!

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