Nous savons, grâce à une étude menée par le UKISUG (UK and Ireland SAP User Group), que près des deux tiers des entreprises rencontrent des difficultés lors des migrations vers S/4 HANA. Certains pourraient être tentés de ne rien faire pour apprivoiser leurs volumes de données. Comment l’archivage des données peut-il aider à garder le contrôle des projets de migration S/4 HANA? Dans cet article, nous explorons les effets de l’inaction en comparant une entreprise qui ne prend aucune mesure pour maîtriser son volume de données à une entreprise de télécommunications qui a commencé à planifier son parcours d’archivage des données SAP vers S4HANA il y a des années.
Digital priorities are escalating data management challenges
L’enquête menée par UKISUG au début de l’année a révélé que de nombreux utilisateurs de SAP ont du mal à gérer les niveaux de données nécessaires à la mise en place d’un système SAP rentable. C’est une arme à double tranchant, car la transition vers S/4 HANA est accélérée dans le cadre des efforts d’automatisation et de transformation numérique. La pandémie de Covid a renforcé la volonté des entreprises de se numériser. Ils doivent s’automatiser pour gérer les coûts, répondre à une demande accrue et améliorer les taux de rendement. Toutefois, le passage de SAP ECC 6.0 à S/4 HANA se heurte souvent à des problèmes liés à la gestion des données existantes.
L’enquête de l’UKISUG a révélé que 61 % des entreprises ont déclaré que les problèmes de gestion des données ralentissaient l’automatisation des processus métier. Cette situation est due à la présence d’une quantité excessive de données anciennes, de données stockées dans des formats obsolètes et à la nécessité d’archiver les données pour des raisons de conformité. La gestion efficace des coûts est plus que jamais essentielle, car les organisations donnent la priorité à la migration vers le cloud. Comment limiter les frais généraux d’investissement ? Faisons une plongée en profondeur.
L’effet de ne rien faire
Quels sont les deux scénarios probables ? Certaines entreprises pourraient être tentées de ne rien faire pour maîtriser leurs volumes de données. Laissez la nature suivre son cours. Examinons « l’effet de l’inaction », en partageant l’expérience d’un constructeur automobile très connu, mais il pourrait s’agir de n’importe quelle entreprise dans un secteur où les transactions sont nombreuses, le commerce de détail étant un bon exemple.
Entreprise A – VelocityEV
L’entreprise, que nous appellerons VelocityEV, a migré vers le cloud et a transféré ses 18 To de données sur AWS. Ce déménagement s’est accompagné d’une compression naturelle des données, qui a permis de réduire les volumes à 9 To. Une fois la compression AWS réalisée, l’entreprise a rapidement remarqué que son système SAP allait beaucoup plus vite pour les opérations transactionnelles. Cependant, Velocity EV n’avait pas mis en place de programme de gestion du cycle de vie de l’information (GCI), de sorte que les volumes de données ont continué à augmenter au rythme de 4 To/an. D’ici trois ans, ils seront revenus au niveau initial de 18 To.
Pourquoi les données de VelocityEV croissent-elles à un rythme exponentiel ? Simple. Il est impossible d’arrêter la croissance des données ! Chaque transaction effectuée par l’entreprise génère de toutes nouvelles données et rien n’est prévu pour contrôler l’archivage des données qui n’ont pas besoin d’être conservées.
Entreprise B – British Telecom
Compare that scenario with this one of another company, BT Group, that did introduce automated information lifecycle management.
BT Group migrated their data to SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) as an interim destination prior to moving from ECC 6.0 to SAP S/4 HANA. Before embarking upon the project, BT began archiving off using TJC’s ASC (Automated Sessions Cockpit) to get data volumes under control. This reduced the amount of data by over 6TB, which had the effect of reducing migration times and also controlling costs, a significant factor since HANA memory currently costs £31/GB/annum. In BT’s case it would save over £320,000 a year in cloud hosting fees.
Obstacles à la mise en œuvre d’une gestion permanente des données
Si les économies réalisées grâce à l’archivage des données sont si évidentes, pourquoi toutes les entreprises ne le font-elles pas ? D’après notre expérience, il y a deux facteurs. Peut-être l’entreprise ne dispose-t-elle pas de l’expertise interne nécessaire à l’archivage. Il se peut aussi qu’ils aient procédé à un archivage manuel par bribes, mais qu’ils n’en aient retiré que des avantages minimes. Cela se produit généralement parce que l’archivage des données n’a pas été automatisé.
What happens if you do automate data archiving?
Sans archivage continu des données, les volumes de données doublent généralement tous les trois ans. En outre, une gestion adéquate de la conservation des données permettra de respecter les exigences en matière de protection des données et de conformité. Par exemple, le GDPR de l’UE stipule que les données doivent être supprimées lorsqu’il n’y a pas de raison commerciale légitime de conserver des données personnelles (le stockage compte également comme un traitement) dans le système. Cet article publié dans la communauté SAP en 2019 soulignait déjà l’importance de mettre en place une stratégie de GIP :
Outre les coûts, la réduction des volumes de données améliore également la cyber-résilience, en rendant la récupération des données plus rapide en cas d’attaque par ransomware ou malware.
Les avantages de l’archivage des données SAP
L’introduction de l’archivage avec TJC Group présente de nombreux avantages. Elle est très rentable, puisqu’elle implique un coût de projet unique et des coûts de maintenance ultérieurs du logiciel d’archivage pour le Cockpit des sessions d’archivage. En fonction des niveaux de ressources, il peut être possible d’entreprendre l’administration continue de l’archivage des données mensuellement, ou l’équipe d’externalisation des processus d’affaires de TJC peut le faire en votre nom.
Le service d’archivage permanent des données, appelé BPO, constitue une option rentable permettant de maintenir le retour sur investissement obtenu grâce au projet d’archivage sans avoir besoin d’une ressource interne supplémentaire. Les spécialistes de l’archivage des données de TJC Group veillent à ce que la base de données soit maintenue à un niveau optimal et surveillent de près tout problème signalé par le Cockpit des sessions d’archivage, une solution certifiée SAP qui automatise le processus complet de bout en bout.
Consultez le témoignage de notre client, Brake food, sur le service BPO fourni :
Data Archiving and Sustainability goals
Les données contribuent de manière significative au réchauffement climatique en raison des grandes quantités d’énergie utilisées pour leur création et leur stockage. Lorsque nous pensons à la pollution, nous pensons très probablement aux déchets plastiques, aux fumées et aux effluents toxiques rejetés dans la mer. Il s’agit évidemment de problèmes importants qui doivent être gérés avec soin, mais il en va de même pour les données. Si l’on n’y prend garde, les données sont un « pollueur invisible », car le stockage de données obsolètes entraîne un gaspillage d’énergie, qui contribue à son tour aux niveaux de CO2.
Heureusement, il s’agit d’un problème qui peut être maîtrisé relativement facilement, en contrôlant étroitement les niveaux de croissance des données. Les stratégies proactives d’archivage des données SAP et de cycle de vie de l’information SAP peuvent aider les opérations basées sur les données à devenir plus écologiques, en contribuant à un programme global d’efficacité de l’entreprise visant à réduire les besoins en énergie et en ressources.
Pour en savoir plus sur la gestion des données et la durabilité, consultez cet article de blog :
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