Depuis des années, je conseille de grandes entreprises dans ces domaines : l’archivage de documents et de données. l’archivage de documents et de données , confidentialité des données et la gestion de la conservation (gestion de l’effacement).
Pour tous ces sujets, le « retour en arrière » est soit impossible, soit extrêmement complexe. De plus, les enjeux sont importants :
- Parfois, il ralentit les ventes numériques de l’entreprise, le système de saisie des commandes ou l’ERP complet.
- Payer une pénalité fiscale (généralement 300 000 euros ou plus) ou une pénalité pour atteinte à la confidentialité des données (un pourcentage du chiffre d’affaires du groupe).
- Ou il y a une atteinte à la réputation (lorsque des données sont divulguées…).
Une approche courante suggérée par les clients est leconcept des« deux paires d’yeux ». Dans ce billet, nous allons approfondir ce concept, en réfléchissant à son origine et en nous demandant s’il s’applique à des sujets d’affaires tels que « ne pas revenir à une pénalité élevée ».
La genèse de la double révision
Le concept des « deux paires d’yeux » s’est imposé comme une méthode cruciale de contrôle de la qualité, depuis l’examen détaillé des documents juridiques jusqu’au processus complexe de développement de logiciels. Son origine remonte sans doute à l’Antiquité, à l’époque où les scribes vérifiaient les transcriptions des uns et des autres sur des textes importants. Dans les contextes modernes, elle s’est inspirée des meilleures pratiques dans des domaines critiques comme l’aviation et la médecine, où les enjeux des erreurs solitaires sont intolérablement élevés.
Là où « deux paires d’yeux » s’épanouissent
Dans l’usage contemporain, cette approche est considérée comme un atout dans les environnements où le coût des erreurs peut être prohibitif. Par exemple, dans les cabinets d’avocats, il est fréquent d’avoir une deuxième paire d’yeux. Dans ce cas, un autre juriste examinera les contrats ou les mémoires juridiques, en s’assurant que chaque affirmation est étayée par des preuves solides et que chaque clause est inattaquable. De même, en matière de diagnostic médical, un deuxième avis peut faire la différence entre un traitement réussi et un diagnostic erroné. Dans le monde d’aujourd’hui, un deuxième avis peut être l’examen par un médecin d’une analyse d’image et d’un diagnostic basés sur l’IA.
Dans le processus de publication, de multiples couches d’éditeurs et de correcteurs veillent à ce que ce qui tombe dans le domaine public soit non seulement exempt d’erreurs typographiques, mais aussi exact sur le plan des faits et clair dans sa narration (et c’est efficace : avez-vous déjà lu un livre auto-publié ?)
L’industrie du logiciel a également largement adopté ce principe sous la forme de « revues de code » ou de « revues par les pairs ». Deux développeurs examinent la même base de code, détectent les bogues et suggèrent des améliorations, une pratique qui permet souvent d’obtenir des résultats de meilleure qualité et une compréhension commune entre les membres de l’équipe.
Les points positifs : Précision accrue et sagesse collective
Elle peut réduire les erreurs et promouvoir une culture de la responsabilité partagée et de l’intelligence collective, où les individus profitent des connaissances et de l’expertise de chacun.
En outre, cette méthode peut favoriser un environnement d’apprentissage.
Le côté obscur : Quand deux paires d’yeux ne valent pas mieux
Toutefois, ce système apparemment infaillible n’est pas exempt d’écueils. L’un des principaux risques est le phénomène de « pensée de groupe », où le désir de consensus et l’influence des personnalités dominantes peuvent conduire à un manque d’examen critique. Il y a aussi le problème de l’infaillibilité présumée ; le fait de savoir qu’une autre paire d’yeux examinera leur travail peut donner à certains un faux sentiment de sécurité, ce qui se traduit par une révision initiale moins vigilante.
Un autre risque est le retard potentiel causé par les « deux paires d’yeux ».
En outre, il existe un risque de diffusion de la responsabilité, où chaque réviseur suppose que l’autre détectera les erreurs, ce qui peut conduire à une situation où des erreurs sont négligées parce que chacun pensait qu’il était de la responsabilité de l’autre de les identifier.
L’équilibre : Exploiter le pouvoir de manière responsable
La clé pour profiter des avantages de l’approche « deux paires d’yeux » sans être victime de ses inconvénients est de l’appliquer judicieusement. Cela signifie qu’il faut savoir quand un examen plus approfondi est essentiel et quand il peut s’avérer contre-productif. Dans les domaines rapides et créatifs comme la publicité, l’approche peut être utilisée de manière sélective, réservée aux résultats finaux plutôt qu’aux étapes génératives de l’idéation.
Un autre aspect important est d’établir des paramètres clairs pour les responsabilités de chaque réviseur, afin de s’assurer que chaque groupe d’yeux est attentif aux différents problèmes potentiels, réduisant ainsi la probabilité de chevauchement et la diffusion subséquente de la responsabilité.
Quatre yeux dans l’archivage des données, la protection de la vie privée et la conservation des données
Dans mon secteur d’activité, les décisions sont souvent fondées sur des réglementations plutôt que sur des besoins techniques. Les conflits de réglementation sont fréquents dans les entreprises internationales. En théorie, « ne pas revenir en arrière, pénalité élevée » n’est pas un bon candidat pour un processus à quatre yeux, car « réduire les erreurs » ne devrait pas être suffisant. La définition de règles robustes est, à l’exception des erreurs d’attention, le seul moyen de réduire le coût des erreurs.
Idéalement, il faudrait d’abord définir des règles claires pour l’archivage des données, la protection de la vie privée et la conservation des données. Ensuite, il est préférable d’éviter les erreurs par l’automatisation plutôt que par un processus à quatre yeux. Chez TJC Group, nous chérissons cette approche. Une révision annuelle permet de s’assurer que les règles sont mises à jour lorsque la réglementation change.
Pourtant, les organisations consultent généralement des membres expérimentés de l’entreprise pour connaître leur point de vue. La recherche d’un avis d’expert auprès d’une personne expérimentée de l’entreprise est souvent la raison d’être d’un processus à quatre yeux.
J’ai vu un grand nombre de situations où la validation est menée par une personne expérimentée au sein de l’entreprise qui a eu l’audace de prendre des décisions critiques (et difficiles). Dans la plupart des cas, cette personne était proche de la retraite et disposée à assumer la responsabilité en cas de conséquences majeures.
Parfois, l’approche à quatre yeux peut être la seule voie à suivre pour certaines entreprises à un moment donné. Lorsque la « deuxième paire d’yeux » prendra sa retraite, il sera temps de se débarrasser du processus des quatre yeux.
