De nombreuses organisations entreprennent l’archivage de données SAP en supposant que, parce qu’elles archivent des données héritées, elles ont une stratégie ILM (gestion du cycle de vie des informations) continue. Ils se trompent et si votre entreprise tombe dans ce camp, cet article vous expliquera la différence entre l’archivage et l’ILM et surtout, pourquoi c’est important.
Qu’est-ce que SAP ILM ?
L’archivage des données est un aspect, quoique très important, de la gestion des données. La raison d’être de l’archivage est principalement liée aux coûts et concerne la réduction des volumes de données. L’ILM va bien au-delà de cela et essaie d’atteindre un bon équilibre entre le coût total de possession, le risque et la conformité légale. Pour pouvoir mettre en œuvre une stratégie ILM , vous aurez besoin d’une bonne stratégie de gestion des données comme base. En plus de gérer les volumes de données, ILM gère également les exigences de conservation des données, y compris des éléments tels que la destruction finale des informations.
Bien que l’ILM concerne les données, une grande partie de l’activité autour de l’ILM se déroule en dehors du système informatique. Son efficacité est culturellement déterminée, régie par les niveaux de communication entre les différents départements de votre organisation. L’ILM ne peut pas fonctionner isolément. Il doit être soutenu par les parties prenantes concernées, en utilisant des produits et des outils appropriés pour gérer la gestion des données structurées et non structurées, ainsi que les données des systèmes en direct et hérités.
La définition de SAP de l’ILM y fait allusion. Il explique que l’ILM comprend les politiques, les processus, les pratiques et les outils nécessaires pour aligner la valeur commerciale des informations sur l’infrastructure informatique la plus appropriée et la plus rentable. Cela commence à partir du moment où l’information est conçue, jusqu’à son élimination finale.
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Erreur commune
1. Archivage de données SAP vs SAP ILM
Beaucoup de gens sont confus quant à la différence entre SAP Data Archiving et SAP ILM et ils pensent que l’un peut remplacer l’autre. Ils pensent que la gestion du cycle de vie des informations peut remplacer l’archivage des données, mais en fait l’archivage n’est qu’un sous-ensemble important d’une stratégie ILM. Si vous disposez déjà d’une stratégie d’archivage de données établie, il s’agit d’une très bonne base pour SAP ILM comme point de départ. À partir de là, vous pouvez progressivement vous frayer un chemin vers un processus de gestion du cycle de vie des informations à part entière, en commençant à établir des règles de conservation des données.
2. Conservation des données vs résidence des données
La conservation des données est un autre terme souvent mal compris, les gens le confondent souvent avec la résidence des données. Ils sont totalement différents, mais les deux sont essentiels pour l’élaboration de la politique ILM.
La résidence fait référence à la durée pendant laquelle les données résident dans la base de données SAP avant d’être archivées. La rétention est la durée pendant laquelle les données sont disponibles pour être affichées à partir d’un système SAP avant de pouvoir être supprimées.
Ceci indépendamment du fait qu’il réside sur la base de données SAP ou qu’il soit extrait de l’archive avant d’être détruit.
Lors de la gestion des données dans un environnement de conformité complexe, différents pays auront des règles différentes concernant la durée pendant laquelle les enregistrements doivent être conservés avant la suppression ou la destruction. Dans le cadre d’une stratégie SAP ILM automatisée, différentes périodes de conservation et de résidence sont définies pour différentes structures organisationnelles, de sorte que la gestion des données est spécifique à la législation locale pour cet ensemble de données.
Le graphique ci-dessous montre visuellement la relation entre la résidence et la rétention dans le cadre d’une stratégie ILM.
3. Suppression de données vs destruction de données
Les derniers concepts SAP ILM à expliquer sont la suppression et la destruction des données. Beaucoup de gens pensent qu’ils sont utilisés de manière interchangeable, mais dans le contexte de l’ILM, la suppression et la destruction sont deux concepts différents.
Lorsque nous parlons de suppression de données, nous entendons la suppression physique d’une unité technique dans le système. Lorsque nous parlons de destruction définitive d’informations, nous entendons la suppression de tous les enregistrements de données et de leurs références, de sorte que certaines informations ou leur existence ne puissent plus jamais être retrouvées.
Les implications pour la conformité au RGPD
Comprendre cette distinction est très important pour la conformité GDPR . Par exemple, lorsque des données sont archivées, elles sont écrites dans le système de fichiers, puis supprimées de la base de données. Il est toujours accessible et visualisable dans son état archivé. La destruction finale de ces informations signifierait la suppression du fichier d’archive, de toutes les références à celui-ci et de ses copies dans le système, y compris les documents de modification et les messages associés. Cela concerne le droit à l’oubli et une stratégie ILM aidera votre entreprise à rester conforme au RGPD.
En plus d’assurer la conformité au RGPD, une stratégie SAP ILM offre de nombreux autres avantages. Cela rend l’équipe financière heureuse, en répondant aux exigences de conformité financière et d’audit. Cela rend l’équipe informatique heureuse en réduisant la complexité du système, car moins de ressources sont nécessaires pour gérer l’environnement informatique. Et cela rend heureux le responsable du développement durable ou de la RSE, car votre entreprise consommera moins d’énergie d’année en année.
Si vous avez besoin de conseils supplémentaires sur la manière d’appliquer le RGPD à la gestion des données RH, nous vous conseillons vivement de contacter une société de conseil spécialisée telle que SARIBA, un partenaire SAP avec plus de 20 ans d’expérience dans les RH et l’expérience SAP.
Conclusion
L’archivage des données est une partie importante de l’ILM mais n’est qu’un élément. L’utilisation de l’ILM pour garder le contrôle du TCO de votre environnement SAP est ce que toute entreprise devrait rechercher, en plus de l’archivage. La mise en œuvre d’une stratégie ILM continue au début du processus, en particulier si vous envisagez une migration vers S/4HANA , réduira les coûts de migration, contrôlera la croissance future des données et garantira une conformité continue.
