L’auteur : Priyasha Purkayastha, Responsable du contenu mondial, TJC Group
L’archivage des données SAP est sans conteste l’une des meilleures méthodes pour gérer la croissance constante des données. C’est une aubaine pour les organisations qui souhaitent optimiser les performances de leur système principal tout en ne perdant pas les données historiques importantes. Cependant, la mise en œuvre d’un processus d’archivage complet nécessite une planification et des stratégies méticuleuses. Voulez-vous les connaître ? Lisez ce blog pour découvrir les 9 stratégies absolues d’archivage des données SAP pour votre organisation.
Table des matières
- Un coup d’œil rapide sur l’archivage des données SAP
- Mise en œuvre d’une stratégie robuste d’archivage des données SAP
- Stratégie d’archivage des données SAP : 5 conseils pour optimiser le processus
- Méthodologie d’archivage des données SAP : Autres éléments à prendre en compte sans tarder
- Comment le TJC Group peut-il vous aider dans le processus d’archivage des données SAP ?
Un coup d’œil rapide sur l’archivage des données SAP
Avant de plonger dans les nuances de l’approche de l’archivage des données, permettez-nous de vous donner un aperçu de sa définition. L’archivage des données aide les organisations à gérer efficacement la croissance constante de leurs données et à optimiser les performances de leurs systèmes. Ce processus permet également aux organisations d’assurer une utilisation efficace et efficiente de leurs ressources de base de données dans le paysage informatique. Cela dit, l’archivage des données SAP permet également le stockage et la conservation des données à long terme, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder aux informations à des fins d’audit ou autres. Il existe plusieurs technologies d’archivage, mais dans le monde SAP, la technologie utilisée est le kit de développement d’archives et l’administration d’archives (transaction SARA).
Mise en œuvre d’une stratégie robuste d’archivage des données SAP
L’approche de l’archivage des données est-elle la même dans tous les systèmes ?
En fait, toute la méthodologie d’archivage des données SAP dépend du système que vous utilisez. L’archivage des données dans S/4HANA diffère de l’archivage dans SAP ECC. Il est important de limiter la taille et la croissance de la base de données HANA, car toute augmentation entraîne des mises à niveau complexes et des coûts sans précédent. Par conséquent, il est impératif pour les organisations qui prévoient de migrer vers S/4HANA de mettre en œuvre une solide stratégie d’archivage des données SAP. Cela les aidera à optimiser les données tout en garantissant la conformité avec les lois respectives sur la confidentialité des données.
Stratégie d’archivage des données SAP : 5 conseils pour optimiser le processus
L’approche de l’archivage de vos données nécessite une planification méticuleuse ; il est essentiel que vous créiez une stratégie solide pour garantir un processus fluide et rationalisé. Voici un guide étape par étape qui vous permettra de faire de même –
Stratégie n° 1 : comprendre et trier les données à archiver
L’un des points les plus importants avant de commencer le processus d’archivage des données SAP est de comprendre et de trier les données que vous avez archivées. La vérité est que les organisations créent quotidiennement de grandes quantités de données ; l’accumulation de données est donc inévitable. Cependant, il est important de savoir quelles données archiver et lesquelles conserver dans le système principal. Comment procéder ? Pour commencer, identifiez la résidence des données, c’est-à-dire leur ancienneté, si elles sont absolument nécessaires pour les scénarios de travail actuels, l’espace qu’elles occupent, etc. S’il s’agit de données historiques qui n’ont pas d’utilité, mettez-les dans la liste des données à archiver.
Stratégie n°2 : Identifier les objets à archiver
Une autre stratégie importante d’archivage des données SAP consiste à identifier les objets d’archivage. En fait, les objets d’archivage sont les éléments constitutifs de l’archivage des données. Ils représentent les structures des données ainsi que les objets de gestion associés qui peuvent être archivés. Pour les non-initiés, SAP explique qu’un objet d’archivage permet de spécifier les données à archiver et la manière de le faire. Les objets d’archivage sont précis et décrivent en outre les objets de base de données qui doivent être traités ensemble en tant qu’objet de gestion unique.
Il existe trois objets d’archivage, à savoir un objet d’archivage qui ne peut qu’archiver des données, un objet ILM qui peut archiver et/ou détruire des données, et un objet HR ILM qui peut exécuter la destruction des données. Les organisations doivent identifier les objets d’archivage pertinents afin de s’assurer que les données archivées conservent le contexte de leur activité. En outre, la clarté des objets d’archivage aide les organisations à accéder aux données archivées et à les analyser en cas de besoin.
Stratégie n°3 : Définir les périodes et les politiques de conservation des données
Autre point crucial du processus d’archivage des données SAP, les délais de conservation des données permettent de définir la durée pendant laquelle les données doivent être stockées dans un endroit sécurisé avant d’être archivées ou supprimées. Il est impératif pour les organisations d’établir des périodes de rétention en fonction des exigences légales, réglementaires et commerciales. En outre, la mise en place de politiques de conservation des données permet d’équilibrer l’accessibilité des données et les coûts de stockage.
Gardez à l’esprit que pour une méthodologie transparente d’archivage des données SAP, il est nécessaire de définir des règles de blocage et de suppression après les périodes de conservation définies. Les périodes de conservation des données sont déterminées par l’objectif de conservation desdites données, qui peut varier de la gestion des commandes à la gestion des applications, en passant par la gestion des factures, etc.
Stratégie n°4 : Choisir parmi les processus d’archivage
L’une des choses les plus importantes à prendre encompte avant d’entamer un processus d’archivage des données SAP est de choisir la méthode d’archivage. Il existe trois types de méthodes d’archivage, à savoir l’archivage complet, l’archivage sélectif et l’archivage de rattrapage.
Archivage complet ou intégral : Il s’agit du processus standard d’archivage des données, qui consiste à stocker systématiquement les données dans un emplacement de stockage distinct, avec des périodes de conservation à long terme.
Archivage sélectif des données : Cette méthode est utilisée pour archiver uniquement des sous-ensembles spécifiques de données sur la base de critères prédéfinis, au lieu d’archiver l’ensemble des données.
Archivage de rattrapage : Dans ce processus d’archivage des données SAP, les données oubliées ou celles qui n’ont pas été archivées à temps sont prises en compte. L’archivage de rattrapage permet de combler les lacunes dans la couverture archivistique. En outre, il garantit que les enregistrements historiques sont conformes aux exigences réglementaires et commerciales. Les lacunes en matière d’archivage peuvent être dues à des problèmes techniques, à des oublis ou à des questions de politique générale.
Stratégie n°5 : Réfléchissez au type d’archivage
On confond souvent l’archivage des données et l’archivage des documents. Or, ce n’est pas le cas. C’est pourquoi le type d’archivage joue également un rôle majeur dans l’élaboration d’une stratégie d’archivage de données SAP solide. Alors que l’archivage de données est un choix privilégié pour les données structurées, où les données sont déplacées du système actif vers un système secondaire, l’archivage de documents concerne les données non structurées telles que les factures de vente, les fichiers PDF, les fichiers Word, etc. Ce processus se déroule en temps réel et peut être stocké dans n’importe quel serveur de contenu. Cela dit, il existe aussi l’archivage fiscal, qui consiste à geler régulièrement vos données pour une période déterminée.
Méthodologie d’archivage des données SAP : Autres éléments à prendre en compte sans tarder
Outre les stratégies mentionnées ci-dessus, il y a d’autres éléments à prendre en compte, tels que –
#1 Mise en place d’un calendrier d’archivage
Pour garantir une approche harmonieuse de l’archivage des données, il est essentiel de mettre en place un calendrier. Vous devez garder à l’esprit que l’archivage des données est une tâche manuelle récurrente. Il nécessite une série de tâches à réviser et à exécuter régulièrement. L’exécution manuelle de ces tâches est un véritable défi, et c’est là que l’automatisation vient vous sauver la mise. En effet, l’archivage automatisé des données aide les organisations à réduire leur coût total de possession, à assurer la conformité de leurs données, et bien plus encore. Pour les entreprises, qu’elles utilisent un système SAP ou non, disposer d’une méthodologie d’archivage automatisé des données SAP est une nécessité absolue. L’idée de TJC Group – la solution d’archivage de données SAP de TJC Group Archiving Sessions Cockpit (ASC) aide les organisations à optimiser et à automatiser les processus d’archivage et de destruction des données.
Pour en savoir plus sur le Cockpit Sessions d’Archivage, cliquez ici : https://www.tjc-group.com/blogs/automating-sap-data-archiving-with-the-archiving-sessions-cockpit/
#2 Tester et valider le processus
Avant que le processus d’archivage des données SAP ne soit déployé dans un environnement de production, il est impératif que les organisations le testent. Ensuite, les organisations doivent valider le processus dans un environnement hors production. En suivant cette approche pour l’archivage des données, elles peuvent identifier des problèmes tels que les incohérences de données, l’impact sur les performances du système, etc.
#3 Suivi et optimisation de la performance
Qu’il s’agisse d’une stratégie ou d’une meilleure pratique d’archivage des données SAP, le contrôle régulier du processus d’archivage permet de rationaliser l’ensemble du paysage.
La surveillance et l’optimisation vous permettent d’évaluer les performances de la solution d’archivage. Vous pouvez ainsi vous assurer qu’elle fonctionne comme prévu. En outre, cela permet également de garantir que les résultats escomptés sont atteints en temps voulu. Pour ce faire, les organisations doivent définir des mesures de performance et des processus permettant d’identifier tout problème susceptible de survenir au cours de l’archivage des données, tout en mettant en place des mesures pour résoudre ces problèmes sans heurts.
#4 Former vos utilisateurs
Pour rationaliser le processus d’archivage des données SAP, la formation des utilisateurs est un facteur essentiel. Les organisations doivent veiller à fournir une formation non seulement sur le processus d’archivage, mais aussi sur les outils, les meilleures pratiques, etc. Cela les aidera à comprendre les avantages de l’archivage des données ; en outre, les utilisateurs pourront accéder efficacement aux données archivées et les analyser.
Comment le TJC Group peut-il vous aider dans le processus d’archivage des données SAP ?
L’archivage des données SAP est une excellente approche pour limiter et gérer la croissance du volume de données. Cependant, cela peut s’avérer fastidieux et des difficultés peuvent survenir en cours de route. La meilleure chose à faire est de s’associer à un expert qui peut vous apporter de magnifiques résultats. TJC Group est l’un des principaux experts dans le domaine de l’archivage des données SAP, avec plus de 25 ans d’expérience. Notre stratégie d’archivage de données SAP se concentre sur l’évaluation du volume de données de l’organisation pour les archiver et les gérer. Une fois le projet d’archivage mené à bien, nous fournissons des services supplémentaires à nos clients grâce à une équipe d’assistance dédiée à l ‘archivage (Business Process Outsourcing-BPO). Cette équipe aide à surveiller et à résoudre tout problème ou question concernant les processus d’archivage mis en place par l’équipe de projet.
En outre, nous comprenons parfaitement le paysage juridique et réglementaire en constante évolution dans le monde entier. En outre, l’importance des exigences en matière de confidentialité des données et le respect des lois sur la protection de la vie privée sont également obligatoires. Bien sûr, il ne faut pas oublier les autres aspects techniques de la conformité. En vous associant à nous, vous bénéficierez de plusieurs avantages, car nous disposons d’une vaste connaissance de SAP, d’experts chevronnés et d’une technologie de pointe. Nous avons aidé plusieurs clients à répondre à leurs besoins en matière d’archivage de données ; vous pouvez en prendre connaissance ici :
https://www.tjc-group.com/resource-category/case-study
Pour plus d’informations sur le processus d’archivage des données SAP ou sur la gestion globale des données, contactez-nous dès maintenant !
