L’auteur: Olivier Simonet, vice-président du marketing et des ventes du groupe TJC.
Tout projet d’archivage de données implique la gestion des données, lesquelles constituent un actif essentiel pour toute entreprise. Il est donc probable que plusieurs défis soient rencontrés en cours de route. Cet article présente les 5 raisons pour lesquelles les projets d’archivage de données SAP peuvent échouer et apporte des conseils sur la manière d’obtenir l’adhésion nécessaire de l’organisation pour garantir que votre projet d’archivage de données soit une réussite.
Comprendre la psychologie du propriétaire des données
Au cours des deux décennies qui se sont écoulées depuis la création du Groupe TJC, nous avons pris en main des projets très variés de gestion de données SAP. Il est arrivé que ce qui aurait pu être un objectif relativement simple d’un point de vue technique ait été semé d’embûches. Dans ces situations, le projet peut s’enliser, les résultats escomptés ne sont pas atteints et certains éléments d’archivage peuvent rester inachevés.
En règle générale, ces types de problèmes proviennent des questions qui se posent aux utilisateurs réels. Elles sont davantage liées à la manière dont les données sont détenues et gérées au sein de leur organisation qu’aux aspects techniques de l’archivage.
Voici 5 raisons pour lesquelles certains projets d’archivage de données peuvent échouer et comment y remédier efficacement :
1. Absence d’objectifs clairs
Cela peut sembler évident, mais très souvent une entreprise démarre un projet d’archivage de données sans avoir d’objectifs clairs sur ce qu’elle veut réaliser. Le processus d’archivage en lui-même n’est pas l’objectif et lorsqu’un projet commence, des objectifs clairs doivent être fixés et convenus. Ces objectifs pourraient comprendre tout ou partie des objectifs suivants :
- Économie de volume. Quel est l’objectif de réduction du volume, par exemple en réduisant la taille de la base de données de 30 %, voire de 70 % dans certains cas ?
- Champ d’application technique. Les clients nous disent souvent qu’ils veulent archiver leurs plus gros tableaux, mais cela doit être lié aux objets d’archive, car ce sont les tableaux qu’on intègre pour archiver les objets. L’accord sur la portée technique du travail implique de spécifier les éléments suivants :
- Comment pourra-t-on accéder à l’objet archivé ?
- Quelle est la stratégie de résidence pour chaque objet et chaque société ? Il est important d’adopter la même stratégie de résidence, quelle que soit le type de société à laquelle elle s’adresse.
- Comment seront gérées les tâches d’entretien récurrentes une fois le projet d’archivage des données terminé ? On ne cesse de créer des données et leur croissance doit être gérée en permanence. Une fois le projet terminé, quelqu’un devra garder ces volumes de données sous contrôle, de manière manuelle ou automatisée.
- Comment les informations contenues dans les fichiers archivés seront-elles extraites, si besoin, à des fins d’audit ou de fiscalité ?
- Les entreprises rencontrent souvent des difficultés lors de l’archivage des données et des documents en raison des processus ouverts, c’est-à-dire des transactions qui sont effectivement obsolètes mais qui ne peuvent pas être clôturées dans le système. Par exemple, une ancienne commande client signale 100 articles, mais seuls 99 ont été livrés. Il faut les clore intelligemment pour pouvoir les archiver.
Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles l’archivage des données doit faire partie de votre routine d’entretien, consultez cet article : https://www.tjc-group.com/blogs/why-sap-data-archiving-needs-to-be-part-of-your-weekly-housekeeping-routine/
2. Les services informatiques traitent le projet comme une initiative commerciale
L’élément clé ici est l’instauration de la confiance, la capacité à démontrer que les données sont entre de bonnes mains et qu’elles sont facilement accessibles pour les utilisateurs, les auditeurs et les régulateurs, quoi qu’il arrive.
Dans tout projet d’archivage de données, si les responsables informatiques peuvent initialement positionner le projet comme une priorité technique et faire en sorte que les utilisateurs professionnels soient convaincus que leurs données seront toujours accessibles en cas de besoin à l’avenir, cela élimine les problèmes d’adhésion et les objections.
3. Créer des passerelles entre le département informatique et les utilisateurs professionnels
La communication est un autre obstacle courant et il y a souvent des tensions au sein d’une organisation entre le département informatique et les utilisateurs professionnels. Avec les employés et la propriété intellectuelle, les données constituent l’un des actifs les plus importants de n’importe quelle structure. Il est compréhensible que les utilisateurs ne veuillent pas archiver ou supprimer des données : ils s’inquiètent des implications futures. Il est impératif que les services informatiques parlent le même langage que les utilisateurs professionnels et qu’ils trouvent un moyen d’unir les différents secteurs de l’organisation autour d’un objectif commun. Dans certains cas, il peut être très avantageux de faire appel à un intermédiaire impliqué dans le projet, comme le Groupe TJC, qui est spécialisé dans la gestion des données et parle le même langage que l’équipe informatique et les utilisateurs professionnels.
4. Tendances à la thésaurisation des données
Nous connaissons probablement tous au moins un thésauriseur, et peut-être est-ce vous. Les gens conservent des objets auxquels ils attribuent de la valeur – des objets dont ils pourraient avoir besoin à l’avenir. La thésaurisation ne se résume pas à un simple désir de conserver des « choses » pour le plaisir. L’un des principaux facteurs contribuant au comportement de thésaurisation est la peur de faire des erreurs et les tendances perfectionnistes. Si les utilisateurs craignent d’être pris au dépourvu à l’avenir lorsque les données seront archivées, ou s’ils pensent qu’ils pourraient regretter leur action parce qu’elle aura constitué une erreur, ils ne soutiendront pas le projet et le bloqueront.
« Selon une étude menée par Veritas* auprès de 10 000 décideurs informatiques et professionnels de la bureautique à l’échelle mondiale, 82 % des décideurs informatiques pensent que leur entreprise accumule les données.
La thésaurisation des données est coûteuse et entraîne des retards dans les projets, mais ce comportement est compréhensible. L’intervention d’un expert en gestion de données peut faciliter le processus d’adhésion en rassurant les acteurs les plus réticents sur la possibilité d’archiver les données et, éventuellement, de les supprimer, sans s’inquiéter des conséquences.
5. Difficulté à identifier les propriétaires des données
Il peut être difficile d’identifier les propriétaires réels des données au sein d’une structure. Cela devient particulièrement délicat dans le cas des grandes entreprises qui se sont développées par acquisition et qui utilisent plusieurs systèmes SAP. C’est encore plus compliqué lorsque les personnes concernées sont différentes des utilisateurs réels des données. Chez TJC, nous avons rencontré de nombreux cas de ce type au fil du temps. La meilleure politique consiste à travailler avec les managers, à écouter leurs craintes et à leur fournir des réponses convaincantes pour obtenir leur adhésion.
Prenons un scénario dans lequel vous devez archiver 5 objets d’archive pour 10 sociétés. Cela impliquerait des discussions avec des équipes locales dans dix pays différents, car chacun d’entre eux peut avoir des exigences légales différentes. En outre, il peut arriver que des personnes clés ne souhaitent pas s’engager dans ce type de projet, ce qui ralentit le processus de prise de décision. Pour compliquer encore un peu plus les choses, ce type de situation nécessitera de multiples réunions et discussions avec de nombreux propriétaires de données différents – il est très difficile de coordonner toutes les équipes et de parvenir à un consensus. Par conséquent, toutes ces discussions doivent être menées par des chefs de projet expérimentés dans l’archivage des données et par des consultants seniors compétents, capables de gérer des discussions d’une telle complexité et de déployer une stratégie de base.
Vous trouverez peut-être intéressant de lire cet entretien avec Satya Prasad, expert senior en archivage de données SAP et ILM chez TJC India, qui dispose d’une grande expérience dans la gestion de situations complexes telles que celle décrite ci-dessus : https://www.tjc-group.com/blogs/interview-with-satya-prasad-sap-data-archiving-ilm-expert-at-tjc-india/
Conclusion
Dans tout projet de gestion du volume de données, il est essentiel d’identifier les acteurs clés – ceux qui accepteront le changement – et ceux qui y résisteront et feront obstacle au projet. Travaillez avec eux pour les rassurer tout en plaçant les leaders aux côtés des utilisateurs qui posent le plus de problèmes. En fin de compte, suivez les meilleures pratiques sur les projets d’archivage de données SAP et les partenaires SAP tels que le TJC Group, qui ont des décennies d’expérience dans ce domaine de niche.
Consultez notre section Clients pour découvrir les témoignages des clients de SAP Data Archiving : https://www.tjc-group.com/our-customers/
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’archivage des données dans SAP et sur la manière d’en faire un succès au sein de votre organisation, contactez les experts du Groupe TJC.
Références :
- Le rapport sur l’accumulation de données : Les données sauvegardées par les employés mettent les entreprises en danger, Veritas. Lien : https://www.veritas.com/content/dam/Veritas/docs/reports/Veritas-Data-Hoarders-Report-US.pdf
- Êtes-vous un accumulateur de données ?, Cio.com. Lien : https://www.cio.com/article/234462/are-you-a-data-hoarder.html
