Die Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Planung einer Migration von einer Legacy-Plattform zu S/4HANA. Es ist weder kosteneffizient noch praktikabel, alle Daten aus einer älteren SAP-Umgebung auf HANA zu übertragen, doch überraschend viele Unternehmen gehen davon aus, dass dies der Fall sein wird. Alle nicht benötigten Daten sollten archiviert werden, denn jedes unnötige Gigabyte an Daten erhöht die Kosten Ihrer neuen HANA-Umgebung um 31 £ pro Jahr, allein im Speicher. Angesichts der Tatsache, dass die Mehrheit der zu migrierenden Systeme mehrere Terabyte an Daten umfassen wird, ist dies eine enorme Kosteneinsparung. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Systemleistung verbessert wird. Weniger Daten bedeuten weniger Abfragen und eine höhere Gesamtleistung.
Wenn Daten archiviert werden, werden sie aus dem Routinezugriff entfernt, bleiben aber für Compliance-Zwecke oder für den Fall, dass der Zugriff in Zukunft jemals benötigt wird, verfügbar. Wichtig ist, dass es separat gespeichert werden kann, indem viel billigere Cloud-Speicheroptionen verwendet werden.
Die Archivierung ist für die laufende Datenverwaltung erforderlich. Es stellt sicher, dass keine Ressourcen verschwendet werden, um Aufzeichnungen zu speichern, die vom Unternehmen nicht mehr benötigt werden, aber es wird ein Punkt kommen, an dem die Daten vollständig gelöscht werden müssen – insbesondere aus Gründen der Einhaltung der DSGVO. Hier wird eine Strategie für Information Lifecycle und Data Volume Management unerlässlich.
SAP stellt die Unterstützung für ECC bis 2030 vollständig ein und unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass viele Unternehmen beabsichtigen, innerhalb der nächsten 3 Jahre von dieser Plattform entweder auf HEC, S/4HANA oder eine völlig andere ERP-Lösung zu migrieren. Die Projektzeiträume für jede ERP-Migration umfassen in der Regel 18 Monate, und die Planung eines schrittweisen Ansatzes sollte eher früher als später begonnen werden.
S/4HANA ist ein enorm leistungsfähiges System und eines der weltweit führenden ERPs, aber es ist eine teure Plattform. Dies ist keine Überraschung, wenn man das Wertversprechen betrachtet, das SAP als Unternehmensplattform bietet. Die Verwaltung der Gesamtbetriebskosten (TCO) von S/4HANA ist sehr eng mit einer effektiven Data Volume Management-Strategie verknüpft. Weniger Daten bedeuten geringere Speicherkosten, aber die Reduzierung des Datenvolumens wirkt sich nicht nur hier aus. Sie werden auch Verbesserungen in anderen Aspekten feststellen – reduzierter Systemspeicher und Speicherplatz, reduzierte Ausfallzeiten und längere Sicherungs- und Wiederherstellungszeiten sowie eine Verbesserung der Gesamtsystemleistung. Das kann sich alles häufen.
Als konservative Schätzung für einen durchschnittlichen SAP-Benutzer mit 10.000 Mitarbeitern entspricht eine Zeitersparnis von 30 Sekunden pro 8-Stunden-Arbeitstag und Mitarbeiter 667 Stunden, die im gesamten Unternehmen durch Produktivitätsverlust eingespart werden. Diese eingesparte Zeit kann für Lernen und Entwicklung, Kundenwertschöpfung oder Wellnessaktivitäten verwendet werden, die alle das Mitarbeiterengagement verbessern.
Bisher hat sich dieser Artikel mit den Vorteilen des Data Volume Management (DVM) für den Umgang mit historischen Daten befasst. Ebenso, und wenn nicht sogar wichtiger angesichts der aktuellen Trends, ist die Fähigkeit, das zukünftige Datenwachstum zu kontrollieren, insbesondere wenn DVM früh im Datenlebenszyklus eingeführt wird. Wie die folgende Grafik zeigt, führt der Wachstumspfad für Organisationen, die die Archivierung später im Prozess implementieren, zu viel höheren Betriebskosten für S/4HANA. Abgesehen von den Speicherkosten wirkt sich dies auf die Aktualisierungs-/Sicherungszeiten, Migrationszeiten und die Gesamtleistung des Systems aus.
Quelle: TJC @ SAPSA User Group Meeting 2021
Ein von der TJC Group für einen großen Telekommunikationsanbieter abgeschlossenes Projekt veranschaulicht diese Möglichkeiten perfekt. Dieses Archivierungsprojekt bewältigte sehr große Datenmengen und sparte insgesamt 10,4 TB ein, die nicht auf S/4HANA migriert werden mussten. Es belief sich auf eine direkte jährliche Einsparung von 322.400 £ bei den Lagerkosten pro Jahr, was 1,55 Millionen £ über 5 Jahre entspricht. Dies entspricht einer Reduzierung des gesamten Datenvolumens innerhalb des SAP-Systems um 50 %. Wenn dieses Unternehmen keine Daten auf dieser Ebene archiviert hätte, wäre es nicht in der Lage gewesen, in dem sehr kurzen verfügbaren Zeitfenster auf HANA Enterprise Cloud (HEC) zu migrieren.
Die fortlaufende Archivierungsstrategie, die dieses Unternehmen implementierte, war vollständig automatisiert und erforderte minimale Ressourceneingriffe für eine maximale Reduzierung des Datenvolumens. Dieser letzte Punkt ist entscheidend, da die Datenmengen schnell wieder auf das ursprüngliche Niveau zurückkehren können, ohne dass die Archivierung Teil einer fortlaufenden Information Lifecycle Management-Strategie wird eventuelle Vorteile aus der Archivierung können verloren gehen.
