Viele Organisationen führen die SAP-Datenarchivierung in der Annahme durch, dass sie, da sie Altdaten archivieren, über eine fortlaufende ILM-Strategie (Information Lifecycle Management) verfügen. Sie irren sich, und wenn Ihr Unternehmen in dieses Lager fällt, erklärt dieser Artikel den Unterschied zwischen Archivierung und ILM und vor allem, warum es wichtig ist.
Was ist SAP ILM?
Die Datenarchivierung ist ein, wenn auch sehr wichtiger, Aspekt des Datenmanagements. Die Begründung für die Archivierung ist in erster Linie kostenbezogen und befasst sich mit der Reduzierung des Datenvolumens. ILM geht weit darüber hinaus und versucht, eine gute Balance zwischen TCO, Risiko und Rechtskonformität zu erreichen. Um eine ILM-Strategie umsetzen zu können, benötigen Sie als Grundlage eine gute Datenmanagementstrategie. Neben der Verwaltung von Datenmengen verwaltet ILM auch die Anforderungen an die Datenaufbewahrung, einschließlich solcher Dinge wie die endgültige Vernichtung von Informationen.
Obwohl es bei ILM um Daten geht, findet ein Großteil der Aktivitäten rund um ILM außerhalb des IT-Systems statt. Seine Wirksamkeit ist kulturell bedingt und wird durch die Kommunikationsebenen zwischen den verschiedenen Abteilungen in Ihrer Organisation bestimmt. ILM kann nicht isoliert arbeiten. Es muss von relevanten Stakeholdern unterstützt werden, die geeignete Produkte und Tools verwenden, um die Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Daten sowie Daten aus Live- und Legacy-Systemen zu bewältigen.
Darauf weist die SAP-Definition von ILM hin. Es erklärt, dass ILM aus den Richtlinien, Prozessen, Praktiken und Tools besteht, die erforderlich sind, um den Geschäftswert von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigsten IT-Infrastruktur in Einklang zu bringen. Dies beginnt von der Entstehung einer Information bis zu ihrer endgültigen Entsorgung.
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Häufige Missverständnisse
1. SAP -Datenarchivierung vs. SAP ILM
Viele Menschen sind verwirrt über den Unterschied zwischen SAP Data Archiving und SAP ILM und glauben, dass das eine das andere ersetzen kann. Sie glauben, dass Information Lifecycle Management die Datenarchivierung ersetzen kann, aber tatsächlich ist die Archivierung nur eine wichtige Teilmenge einer ILM-Strategie. Wenn Sie bereits über eine etablierte Datenarchivierungsstrategie verfügen, ist dies eine sehr gute Basis für SAP ILM als Ausgangspunkt. Von hier aus können Sie sich schrittweise zu einem vollwertigen Information Lifecycle Management-Prozess vorarbeiten, indem Sie beginnen, Regeln für die Datenaufbewahrung festzulegen.
2. Datenaufbewahrung vs. Datenresidenz
Datenaufbewahrung ist ein weiterer häufig missverstandener Begriff, der oft mit Datenresidenz verwechselt wird. Sie sind völlig unterschiedlich, aber beide sind für die ILM-Politikgestaltung unerlässlich.
Verweildauer bezieht sich auf die Zeit, die Daten in der SAP-Datenbank verbleiben, bevor sie archiviert werden. Die Aufbewahrung ist die Zeitspanne, in der Daten aus einem SAP-System angezeigt werden können, bevor sie gelöscht werden können.
Dies ist unabhängig davon, ob es sich auf der SAP-Datenbank befindet oder vor seiner Vernichtung aus dem Archiv abgerufen wird.
Bei der Verwaltung von Daten in einer komplexen Compliance-Umgebung gelten in verschiedenen Ländern unterschiedliche Regeln hinsichtlich der Dauer der Aufbewahrung von Aufzeichnungen vor dem Löschen oder Vernichten. Als Teil einer automatisierten SAP-ILM-Strategie werden unterschiedliche Aufbewahrungs- und Verweildauern für unterschiedliche Organisationsstrukturen eingerichtet, sodass die Datenverwaltung für diesen Datensatz spezifisch für die lokale Gesetzgebung ist.
Die folgende Grafik zeigt die Beziehung zwischen Verweildauer und Bindung als Teil einer ILM-Strategie visuell.
3. Datenlöschung vs. Datenvernichtung
Die abschließend zu erläuternden SAP-ILM-Konzepte sind das Löschen und Vernichten von Daten. Viele Leute denken, dass sie austauschbar verwendet werden, aber im Kontext von ILM sind Löschen und Vernichten zwei verschiedene Konzepte.
Wenn wir von der Löschung von Daten sprechen, meinen wir die physische Löschung einer technischen Einheit im System. Wenn wir von der endgültigen Vernichtung von Informationen sprechen, meinen wir die Löschung aller Datensätze und deren Verweise, sodass bestimmte Informationen oder deren Existenz nie wieder zurückverfolgt werden können.
Die Auswirkungen auf die Einhaltung der DSGVO
Das Verständnis dieser Unterscheidung ist für die DSGVO-Compliance sehr wichtig. Beispielsweise werden bei der Archivierung Daten in das Dateisystem geschrieben und anschließend aus der Datenbank gelöscht. Es kann weiterhin in seinem archivierten Zustand aufgerufen und angezeigt werden. Die endgültige Vernichtung dieser Informationen würde bedeuten, dass die Archivdatei, alle Verweise darauf und Kopien davon im System, einschließlich Änderungsdokumenten und zugehörigen Nachrichten, gelöscht werden. Dies bezieht sich auf das Recht auf Vergessenwerden, und eine ILM-Strategie hilft Ihrem Unternehmen, die DSGVO einzuhalten.
Neben der Sicherstellung der DSGVO-Compliance bietet eine SAP-ILM-Strategie viele weitere Vorteile. Es macht das Finanzteam glücklich, indem es die Anforderungen an die Einhaltung von Finanzvorschriften und Audits erfüllt. Es macht das IT-Team glücklich, indem es die Systemkomplexität reduziert, da weniger Ressourcen für die Verwaltung der IT-Umgebung benötigt werden. Und es freut den Nachhaltigkeits- oder CSR-Manager, weil Ihr Unternehmen Jahr für Jahr weniger Energie verbraucht.
Wenn Sie weitere Beratung zur Anwendung der DSGVO zur Verwaltung von HR-Daten benötigen, empfehlen wir dringend, sich an ein spezialisiertes Beratungsunternehmen wie SARIBA, einen SAP-Partner mit über 20 Jahren Erfahrung im HR- und SAP-Bereich, zu wenden.
Fazit
Die Datenarchivierung ist ein wichtiger Teil von ILM, aber nur ein Element. Die Nutzung von ILM zur Kontrolle der TCO Ihrer SAP-Umgebung ist das, was jedes Unternehmen neben der Archivierung anstreben sollte. Die frühzeitige Implementierung einer fortlaufenden ILM-Strategie, insbesondere wenn Sie eine Migration zu S/4HANA in Betracht ziehen, minimiert die Migrationskosten, kontrolliert das zukünftige Datenwachstum und stellt die fortlaufende Compliance sicher
