Sorgenfreiheit steht im Mittelpunkt der SAP Data Management Strategie
Unternehmen stehen seit Jahren vor Herausforderungen, wenn es um das SAP-Datenmanagement geht. Dies ist auf den exponentiellen Anstieg des Datenvolumens, sich ändernde staatliche Vorschriften, Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit und des Datenschutzes sowie auf die Frage der Datenhoheit zurückzuführen. Viele sind dabei, ihre Altsysteme in den Ruhestand zu versetzen und auf neue Cloud-basierte In-Memory-Anwendungen zu migrieren, da diese schnellere Verarbeitungsmöglichkeiten bieten. Es ist eine Zeit der „Datenentrümpelung“ , um die Kosten für diese Migrationen zu senken, denn das In-Memory-Hosting für Anwendungen wie SAP S/4 HANA ist teuer. Daten in Altsystemen müssen sicher ausgemustert und archiviert werden, um Kosten zu sparen, und dennoch bei Bedarf für Auditoren verfügbar bleiben. All dies muss bei laufendem Betrieb erledigt werden, während SAP- und IT-Kenntnisse Mangelware sind. SAP-Kenntnisse sind in der Tat eine gefragte IT-Fähigkeit.
Die TJC Group arbeitet seit über 25 Jahren mit Organisationen in aller Welt zusammen, um Probleme im Zusammenhang mit der Datenverwaltung zu lösen. Kürzlich diskutierte Thierry Julien, Gründer und CEO der TJC Group, mit Robert Holland, VP und Research Director bei SAP Insider, über einige der Herausforderungen, mit denen Kunden konfrontiert sind, und wie diese bewältigt werden können. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Punkte aus dem ursprünglichen Technologiebericht über Datenarchivierung und -stilllegung, der von SAPinsider der im März 2023 auf der SAPinsider-Website veröffentlicht wurde.
Drei wichtige Erkenntnisse:
- Unternehmen produzieren und sammeln immer größere Datenmengen und müssen daher ihre Daten auf eine Weise archivieren und verwalten, die sowohl den Vorschriften entspricht als auch effizient ist.
- Fragen des Datenschutzes, des Wohnsitzes und der Souveränität müssen sowohl für die aktuellen Systeme als auch für alle archivierten Daten beantwortet werden.
- Eine Archivierungs- und Stilllegungsstrategie sollte für jedes Unternehmen, das Altsysteme betreibt oder auf SAP S/4HANA migriert, als ein wichtiger Vorteil angesehen werden.
Q&A Interview
Robert: Welche der Herausforderungen, vor denen SAP-Anwender derzeit stehen, sehen Sie als die größte an und warum?
Thierry: Wenn es um SAP-Datenmanagement geht, muss man sich keine Sorgen machen müssen. Es gab eine Zeit, in der die Sicherstellung, dass die Sendungen zur richtigen Zeit mit dem richtigen Produkt und in der richtigen Menge ausgeliefert wurden, das Hauptziel für Unternehmen war. Jetzt könnten sie einzelne Artikel an Kunden mit Rückverfolgbarkeit der Lieferkette verkaufen und gleichzeitig Diskussionen in sozialen Netzwerken führen. Das ist ein großer Unterschied bei der Verwaltung von Daten. Vor 25 Jahren konnte ein weltweites Unternehmen auf einem Server mit weniger als einem Terabyte Speicherplatz arbeiten. Heutzutage erzeugen Unternehmen so viele Daten in weniger als einem Tag.
Robert: Wie ist das aufgeschlüsselt? Welches sind die Hauptschwerpunkte?
Thierry: Es gibt vier Hauptbereiche, in denen die Unternehmen Ruhe finden müssen. Die erste besteht in der Automatisierung der Datenarchivierung. Der zweite Zweck ist die Erstellung von Standardausgaben für Prüfungs- und Steuerzwecke. Drittens müssen sie sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. Und viertens geht es um die Verwaltung der Daten aus der Stilllegung von Altsystemen. Die Bewältigung dieser Datenherausforderungen ist für Unternehmen unglaublich wichtig, denn es ist unmöglich, geschäftliche Herausforderungen zu lösen, wenn sie durch langsame Systeme, Steuer- und Datenschutzprobleme und technische Schulden behindert werden.
Robert: Wie reagieren die Organisationen darauf?
Thierry: Viele haben einige dieser Herausforderungen mit einzelnen Diensten in Angriff genommen, aber in der Regel geschieht dies nicht auf einer strategischen Ebene, was sich ändern muss. Die zunehmende Besorgnis über die Anforderungen des Datenschutzes wirkt sich immer stärker auf die Stilllegung von Systemen aus, so dass ein Top-down-Ansatz für die verschiedenen Datenstrategien einer Organisation erforderlich ist. Alle Organisationen, die heute Unternehmenssysteme betreiben, und insbesondere die Nutzer von SAP-Systemen müssen sich mit Fragen der Datenresidenz, der Datenhoheit und des Datenschutzes auseinandersetzen. Die Antworten sollten sich sowohl auf die Kernsysteme als auch auf etwaige Pläne zur Stilllegung von Daten beziehen.
Robert: Können Sie erklären, wie sich das auf die Datenresidenz auswirkt?
Thierry: Unternehmen, die ein globales SAP-System mit einer zentralisierten Datenbank betreiben, können sich in einer schwierigen Lage befinden, wenn es um den physischen und geografischen Zugriff auf die Daten geht. Der Grund dafür ist, dass es bei der Datenresidenz möglich sein kann, Informationen nur in einem bestimmten Land zu speichern, aber es wird Zeiten geben, in denen diese Daten auch anderswo, in einem anderen Land, gespeichert werden müssen. Dies lässt sich oft dadurch lösen, dass einige der Daten und zugehörigen Dokumente extrahiert und in einem anderen Arbeitsbereich in einem anderen Cloud-Rechenzentrum gespeichert werden, aber die Unternehmen müssen wissen, wie sie dabei rechtlich vorgehen.
Robert: Welche Probleme ergeben sich aus den Vorschriften zur Datenhoheit?
Thierry: Die Souveränität geht noch einen Schritt weiter, indem sie die geltenden Gesetze und Vorschriften einbezieht, die über das hinausgehen, was für den Datenaufenthalt erforderlich ist. Dies kann für Unternehmen sehr viel komplexer sein, da der Zeitrahmen für die Aufbewahrung von Informationen je nach Branche oder Situation unterschiedlich sein kann. Für eine Standardprüfung können zum Beispiel drei Jahre plus das laufende Jahr erforderlich sein. Wenn jedoch ein Gebäude gekauft wird, können zusätzliche Vorschriften gelten, die eine Aufbewahrung der Daten für 25 Jahre vorschreiben können. Unternehmen, die mit SAP-Systemen arbeiten, haben möglicherweise Bestände in einem Werk, das nicht zum Unternehmen gehört. Wenn das der Fall ist, welche Vorschriften gelten dann? Jede Stilllegungsstrategie muss den länder- und verordnungsübergreifenden Anforderungen entsprechen, um die Anforderungen an die Datenhoheit vollständig zu erfüllen. Für Unternehmen, die in vielen verschiedenen Regionen ansässig sind, ist es mühsam, mit den Vorschriften Schritt zu halten, und es kann eine sehr komplexe Herausforderung sein, diese zu bewältigen.
Robert: Was müssen Organisationen beachten, um den Datenschutz einzuhalten?
Thierry: Der Datenschutz ist für Unternehmen, die in der EMEA-Region tätig sind, schon seit einigen Jahren ein Muss, aber weltweit werden immer wieder neue Datenschutzgesetze erlassen. Dazu kann auch die Verpflichtung gehören, Daten auf Wunsch zu löschen oder zu anonymisieren. In einer SAP-Umgebung kann dies bedeuten, dass alle mit einem Kunden verbundenen Transaktionen gelöscht werden müssen, bevor der Kunde selbst gelöscht werden kann, um die Datenbankintegrität zu wahren. Dies kann ein komplexes Projekt sein und kann sich auf Berichte auswirken, die noch für andere Zwecke benötigt werden. Einige Datenarchivierungstools, wie z. B. das von der TJC Group entwickelte Archiving Sessions Cockpit, ermöglichen es Unternehmen, einen Kundennamen aus einem Kundenauftrag und einem Umsatzbericht zu entfernen, selbst nachdem die Archivierung erfolgt ist. Dadurch wird die Bearbeitung von Datenschutzanfragen wesentlich erleichtert.
Robert: Wenn ein Unternehmen Sie bitten würde, den Stilllegungsprozess zu erklären, wie würden Sie ihn beschreiben?
Thierry: Die Stilllegung ist nie ein Einheitsverfahren, und je nach Reifegrad der SAP-Datenverwaltung im Unternehmen sehen wir eine große Vielfalt. Einige haben eine unternehmensweite Stilllegungsstrategie, in der sie alte und zukünftige Altsysteme identifizieren. Diese Arten von Organisationen suchen nach einer organisationsweiten Strategie zur Verwaltung der Systemstilllegung oder führen diese ein. Andere wollen sich nur mit der Stilllegung eines bestimmten Altsystems befassen, das für sich allein steht. Bei diesem Reifegrad kann das Unternehmen dieses erste System als Pilotprojekt oder als ersten Schritt zu einer umfassenderen Stilllegungsstrategie betrachten.
Die bei weitem größte Gruppe sind SAP-Kunden, die auf SAP S/4HANA umsteigen. Die meisten dieser Unternehmen versuchen lediglich, die Daten zu übertragen, die sie benötigen, um ihr zukünftiges Geschäft effektiv zu führen. Sie sind nicht daran interessiert, 20 Jahre historischer Daten nach SAP S/4HANA zu übertragen, sondern konzentrieren sich in der Regel auf die Migration der Daten der letzten paar Jahre. Irgendwann werden diese Organisationen jedoch zu Prüfungszwecken Einzelheiten zu den Quellinformationen benötigen, da es notwendig ist, die Daten im Herkunftssystem zu sehen. Das kann bedeuten, dass man zum ursprünglichen SAP ECC-System zurückkehren muss, da die Übertragung von Daten in SAP S/4HANA keine Rückverfolgbarkeit ermöglicht. Selbst wenn das Unternehmen eine Systemumstellung vornimmt, können die in SAP S/4HANA übertragenen Daten noch geändert oder gefiltert werden. Dies bedeutet, dass das neue System nicht als Steuerarchiv für Prüfungszwecke fungieren kann, außer für Daten, die nach der Einführung des Systems erstellt werden.
Robert: Welchen Rat würden Sie Organisationen geben, die mit der Stilllegung beginnen?
Thierry: Ich würde ihnen versichern, dass es spezialisierte Lösungen für die Verwaltung der Datenstilllegung gibt, die Unternehmen, die auf SAP S/4HANA umstellen oder eine Datenstilllegungsstrategie umsetzen, erhebliche Vorteile bieten können. Zum Beispiel die TJC Group’s Unternehmens-Legacy-System-Anwendung (ELSA) einen detaillierten Prüfbericht über alle Daten, der auch einen Nachweis der Vollständigkeit enthält. Stilllegungslösungen, die diesen Detaillierungsgrad nicht bieten, erfüllen nicht die Prüfungsanforderungen, die die Aufbewahrung von mindestens sieben Jahren historischer Daten vorschreiben. Dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, wie sich Datenschutzanforderungen auf diese Datenarchive auswirken können.
Robert: Was würden Sie abschließend sagen, um den so wichtigen Seelenfrieden zu erreichen?
Thierry: Wir raten Unternehmen, die mit einer Stilllegungsstrategie beginnen, eine Technologielandkarte zu erstellen, in der alte und aktuelle Systeme identifiziert werden, mit dem Ziel, die Technologie zu ermitteln, die entfernt werden kann. Auf diese Weise können sie den Stilllegungsprozess nutzen, um ihre technologischen Schulden zu beseitigen. Eine Verringerung des Datenvolumens kann ebenfalls möglich sein, aber das Ausmaß der Verringerung hängt davon ab, ob in Zukunft auf die Daten zugegriffen werden muss oder nicht. Es gibt auch finanzielle Vorteile, sowohl im Hinblick auf die Wartung von Altsystemen als auch auf die Vermeidung potenzieller finanzieller Strafen, aber die nicht-finanziellen Vorteile sind von größerer Bedeutung. Letztendlich kann eine Strategie zur Datenstilllegung nicht als erfolgreich angesehen werden, wenn sie nicht für Sicherheit sorgt.
Erfahren Sie mehr über die Stilllegung von Altsystemen in diesem On-Demand-Webinar: https://info.tjc-group.com/webcast-legacy-system-decommissioning
Wenn Sie Unterstützung bei der Bewältigung von Datenproblemen in Ihrer SAP-Umgebung benötigen, wenden Sie sich noch heute an uns.
