Einhaltung von SAP-Datenarchivierungsvorschriften, rechtlichen Anforderungen und mehr: Ein tieferer Einblick

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Gruppe

Die Vorteile der Datenarchivierung in Bezug auf die Systemleistung, geringere Speicherkosten usw. werden oft genannt. Die Vorteile der Archivierung gehen jedoch darüber hinaus. Von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Datenschutz) bis hin zur Datensicherheit trägt die Archivierung in vielerlei Hinsicht zur Effizienz Ihres Unternehmens bei. In diesem Blog wollen wir darüber sprechen, wie SAP-Datenarchivierung, Compliance und Datensicherheit Hand in Hand arbeiten. Lesen Sie weiter!

Datensicherheit: Was müssen Sie wissen?

Datensicherheit bedeutet, Daten vor böswilligen Angriffen, unbefugtem Zugriff, Verstößen, Diebstahl usw. zu schützen. Der Oberbegriff für Datensicherheit ist Cybersecurity – eine Reihe von Verfahren und Tools, die durch solide Richtlinien unterstützt werden, wie z.B. Netzwerküberwachung, Passwortverwaltung, Datenverschlüsselung usw. Tatsächlich dienen diese Richtlinien und Verfahren dazu, Daten vor externen oder internen Cyberangriffen zu schützen.

Überraschenderweise hat sich die Cyberkriminalität in den Bereichen IT, Lifestyle, Einzelhandel und sogar in der Regierung ausgebreitet. Ob klein, mittelgroß oder groß – Unternehmen, die auch nur einem einzigen Angriff ausgesetzt sind, können verheerende Auswirkungen haben. Was noch schockierender ist: Je mehr Daten in Ihrem Unternehmen gespeichert sind, desto größer ist das Potenzial für Datenverletzungen. Darüber hinaus sind auch versteckte Schwachstellen in Ihren Systemen für die Cyberverletzungen verantwortlich, da sie nicht gepatcht oder aktualisiert werden. Abgesehen von den gesetzlichen Anforderungen an die SAP-Archivierung müssen Unternehmen daher ihre Datensicherheitsmaßnahmen verstärken, um ihre geschäftskritischen Daten und Systeme zu schützen.

Ein schneller Überblick über Sicherheitslücken in Systemen

Angriffe oder Verstöße gegen die Datensicherheit beschränken sich nicht mehr auf Phishing oder Hacking-Betrug. Leider werden mit dem digitalen Fortschritt in der Zukunft auch die kriminellen Köpfe immer bösartiger. Tatsächlich ist die IT-Infrastruktur aller Branchen durch interne Mitarbeiter, Nationalstaaten, Unternehmensspione und vieles mehr bedroht. Darüber hinaus haben sich Cyberangriffe zu Cloud-Verletzungen, IoT-Angriffen, Cryptojacking, Cyber Crime-as-a-Service (CCaaS), Angriffen auf die Lieferkette, Advanced Persistent Threats (APTs), SQL-Injection und so weiter entwickelt.

Bei der Datensicherung in der SAP-Archivierung müssen Sie unbedingt berücksichtigen, dass die Schwachstellen in Ihren Systemen aus verschiedenen Quellen stammen können; die häufigsten sind jedoch –

• Veraltete oder nicht gepatchte Software
• Fehlkonfigurationen in den Systemen
• Schwache Anmeldedaten für die Authentifizierung
• Schlechte Datenverschlüsselungen
• Unvollständige Genehmigungsrichtlinien.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Sicherheitslücken, die speziell für SAP-Systeme gelten:

• SAP NetWeaver: CVE-2022-22536: SAP Hinweis 3123396 und CVE-2019-0328: SAP Hinweis 2758144
• NetWeaver Anwendungsserver Java: CVE-2020-6287: SAP-Hinweis 2934135, CVE-2019-0321: SAP-Hinweis 2758146, CVE-2018-2380: SAP-Hinweis 2562333, und CVE-2021-27610: SAP-Hinweis 3037518.

SAP-Datenarchivierung: Rechtliche Anforderungen, Compliance und mehr

Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften bei der SAP-Datenarchivierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien für eine bessere Steuerung der Unternehmensaktivitäten gewährleistet. Es ist ein praktischer Ansatz, der dabei hilft, die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Anforderungen zu ermitteln, zu verstehen und umzusetzen. Darüber hinaus werden durch die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die SAP-Archivierung die damit verbundenen Risiken gemindert, so dass keine Strafen oder Rufschädigungen drohen. Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften schafft Vertrauen zwischen den Beteiligten und ermöglicht es Unternehmen, ethisch korrekt zu handeln.

Unternehmen können die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn ein Verstoß gegen die Regeln kann sehr teuer werden. Tatsächlich führt die Nichteinhaltung der Vorschriften zu finanziellen Schäden sowohl für die Unternehmen als auch für die schuldigen Personen. Abgesehen davon können Organisationen, die die Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, mit Disziplinarmaßnahmen, zivilrechtlicher Haftung, Reputationsverlust und Goodwill-Verlust konfrontiert werden.

Den Datenschutz ins Spiel bringen

Bei der SAP-Archivierung ist der Schutz von Daten ein begehrter Vorteil für Unternehmen. Aber warum ist der Schutz von Daten so wichtig?

Um Ihnen einen allgemeinen Überblick zu geben, bezieht sich der Datenschutz auf die Verwaltung wichtiger persönlicher Daten, die oft als personenbezogene Daten (PII) und persönliche Gesundheitsdaten (PHI) bezeichnet werden. Dazu gehören die Finanzdaten einer Person, Gesundheitsdaten, Sozialversicherungsnummern usw. Im geschäftlichen Kontext geht der Datenschutz jedoch über die PII und PHI Ihrer Lieferanten, Mitarbeiter und Kunden hinaus. Zusätzlich zu den PII und PHI gehören auch verschiedene andere Faktoren wie Unternehmensdaten, vertrauliche Vereinbarungen, Geschäftsstrategien usw. dazu. Hier kommt die SAP-Datenarchivierung ins Spiel, wenn es um die Einhaltung des Datenschutzes geht.

Bevor wir auf die Bedeutung der SAP-Archivierung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eingehen, ist es wichtig zu verstehen, warum Datenschutz für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich ist. Insgesamt hilft der Datenschutz –

• Bewahren Sie die Autonomie des Einzelnen
• Sichert ethische Datenpraktiken
• Ermöglicht datengestützte Innovation
• Aufbau von Vertrauen, Zuversicht und Zuverlässigkeit bei Interessengruppen, Kunden und Mitarbeitern

In der Tat gibt es mehrere Datenschutzgesetze, die den Schutz der von Organisationen gesammelten Informationen gewährleisten. DSGVO in der EU, Loi 25 in Quebec, CCPA in Kalifornien, APPI in Japan, DPDP in Indien und viele mehr sind einige bekannte Datenschutzgesetze.

SAP-Datenarchivierung für Compliance und Datenschutz

Zum Schutz Ihrer Daten ist die SAP-Archivierung in Ihren Systemen ein Muss. Tatsache ist, dass wir von persönlichen Daten umgeben sind – von Datensätzen in den HR-Systemen bis hin zum Lieferkettenmanagement sind die Daten überall verstreut. Wenn wir uns die SAP-Module ansehen, sehen wir, dass es mehrere Dokumente und Tabellen gibt, die Daten enthalten, sowie CRMs und so weiter. Bedenken Sie, dass es sich dabei nicht nur um grundlegende Daten handelt, sondern dass sie darüber hinausgehen können. Tatsächlich sind personenbezogene Daten in allen möglichen Dokumenten enthalten – von den Rechnungen, die von Unternehmen erstellt werden, bis hin zu E-Mails, Gehaltsabrechnungen, Verträgen und mehr.

Sie können diese Daten jedoch nicht ohne Grund in SAP-Systemen speichern. Hier kommen die Vorteile der SAP-Datenarchivierung im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften ins Spiel. Die Anwendung der sich ständig weiterentwickelnden Datenschutzgesetze kann eine schwierige Aufgabe sein. Die folgenden Schritte können den Prozess erleichtern –

Schritt 1: Um die gesetzlichen Anforderungen an die SAP-Archivierung zu erfüllen, müssen Sie zunächst die personenbezogenen Daten und den Grund für deren Erhebung ermitteln. Darüber hinaus müssen Sie auch den Speicherort der gesammelten Daten bestimmen.

Schritt 2: Der zweite Schritt besteht darin, die Regeln für die Datenspeicherung, die Sperrung von Daten und die Löschung von Daten nach den festgelegten Zeiträumen festzulegen. Beachten Sie, dass sich die Festlegung der Aufbewahrungsfristen nach dem Zweck der Erhebung personenbezogener Daten richtet. Die Zwecke können unterschiedlich sein und reichen von der Anwendungsverwaltung bis zur Auftragsverwaltung usw.

Schritt 3: Im dritten Schritt kommt das SAP ILM Retention Management ins Spiel. Dies hilft bei der Archivierung, Löschung und manchmal auch Anonymisierung von personenbezogenen Daten. Manchmal werden einige Daten für künftige Prüfungen benötigt; daher ist die Archivierung für den Datenschutz in SAP ein Muss.

Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass es keine spezifische oder einzige Lösung für den Umgang mit dem Datenschutz in SAP-Systemen gibt. Stattdessen gibt es eine Mischung aus verschiedenen Lösungen und Tools. Beachten Sie jedoch, dass mit der SAP-Datenarchivierung Compliance- und gesetzliche Anforderungen sowie die Datenaufbewahrung zu Prüfzwecken erfüllt werden .

Anwendung der SAP-Datenarchivierungs-Compliance mit Archiving Sessions Cockpit

Wie bereits erwähnt, steht Ihnen für den Datenschutz in SAP-Systemen eine Kombination von Tools und Lösungen zur Verfügung. Eine Schlüssellösung ist jedoch das SAP ILM Retention Management (RM), zusammen mit einer Funktion namens Sperrung & Löschung für Stammdaten, die SAP zur Verfügung stellt. Mit SAP ILM RM können Unternehmen auch ihre Richtlinien zur Datenaufbewahrung und zur Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist festlegen. Neben SAP ILM gibt es auch andere Tools, für die sich Unternehmen entscheiden können, um die Einhaltung der SAP-Datenarchivierung zu gewährleisten, wie z.B. Archiving Sessions Cockpit (ASC) von TJC Group. Diese Software wurde von der TJC Group entwickelt. Sie automatisiert den gesamten Archivierungsprozess und sorgt so für effektivere Ergebnisse.

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