SAP-Datenarchivierung: Ihr Leitfaden von A bis Z, um alles darüber zu erfahren

Die Autoren: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Laura Parri Royo, Marketing Director, TJC Group

Technische Experten/Co-Autoren: TJC Group Archivierungsrat

Die Auswirkungen der Digitalisierung im heutigen Zeitalter gehen weit über das hinaus, was Sie und ich begreifen können. Wenn man den Statistiken der von Yale geleiteten Studie Glauben schenken darf, dann ist allein in den ersten Monaten der COVID-19-Pandemie die Internetnutzung weltweit um 40 % gestiegen, was zu einem zusätzlichen Stromverbrauch von 42,6 Millionen Megawattstunden führte. Multiplizieren Sie dies nun mit der enormen Anzahl an Arbeitsstunden, die Unternehmen leisten, und den riesigen Datenmengen, die in verschiedenen Branchen erzeugt werden. Um diese Daten zu speichern, benötigen Unternehmen Speicherplatz, und um diesen Speicherplatz zu schaffen – ob in der Cloud, vor Ort oder als Hybrid – hört die Produktion nie auf. Es ist ein nicht endender Kreislauf, der zu digitalen Kohlenstoffemissionen, Elektroschrott und teuren Speicherkosten führt. Während die Datenerzeugung nicht gestoppt werden kann (sie wird in den kommenden Jahren nur noch zunehmen), ist SAP Data Archiving eine der gefragtesten Möglichkeiten, diese Herausforderungen einzudämmen.

1. Einführung in die SAP-Datenarchivierung

1.1 Was ist Datenarchivierung?

Für die Archivierung gibt es verschiedene Definitionen, aber im Kern ist die Datenarchivierung ein strategischer Ansatz, der Unternehmen hilft, das Datenwachstum zu bewältigen. Daneben optimiert die Archivierung auch die Systemleistung und sorgt für eine effiziente Nutzung der Datenbankressourcen innerhalb der IT-Umgebungen. Darüber hinaus schafft die Datenarchivierung ein Gleichgewicht zwischen der Aufbewahrung der erforderlichen historischen Daten und der Aufrechterhaltung einer schlanken, leistungsstarken IT-Infrastruktur.

Die SAP-Datenarchivierung ist ein sicherer Prozess, der die langfristige Speicherung und Aufbewahrung von Daten ermöglicht. Der Prozess bietet Unternehmen einen sicheren Ort, an dem sie kritische Informationen speichern können, um sie bei Bedarf (z.B. bei Audits usw.) zu verwenden. Das Interessante an der Archivierung ist, dass nach der Archivierung der Daten im System die Informationen für autorisierte Mitarbeiter zugänglich bleiben, während ihre Integrität geschützt ist. In der SAP-Welt wird für die Archivierung von Daten das Archive Development Kit (ADK) zusammen mit der Archivverwaltung (Transaktion SARA) verwendet. In der Nicht-SAP-Welt gibt es jedoch auch andere Technologien, wie z.B. Zwischenarchiv-Implementierungen.

Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels verstehen –

Nehmen wir an, Sie haben die Daten von 1000 Ihrer Kunden in Ihrem Hauptsystem. Von diesen 1000 sind nur 300 von äußerster Wichtigkeit – die restlichen 700 werden im Moment nicht benötigt (sie sind also historische Daten). Die ungenutzten und übermäßigen Daten beeinträchtigen jedoch die Leistung Ihres Systems und verringern Ihre Speicherkapazität. All dies zusammen erhöht leider Ihre Betriebs- und Gesamtkosten. Was werden Sie dann tun? Ihre Daten löschen? – Keine kluge Option, denn die Daten könnten später zu Prüfzwecken benötigt werden. Die Daten so belassen, wie sie sind und Ihre IT-Landschaft behindern? Auch keine gute Option. Am klügsten ist es, die ungenutzten Daten in ein separates System zu verschieben und langfristig aufzubewahren. Das ist genau das, was die Datenarchivierung leistet!

Die Datenarchivierung hat eine Fülle von Vorteilen für ein Unternehmen – Systemleistung und Kostenreduzierung sind nur die obersten Schichten. Lesen Sie weiter in unserem ausführlichen Blog, um mehr über die Archivierung zu erfahren.

1.2 Arten der Archivierung

Nicht selten denken viele, dass Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung ein und dasselbe sind. Beide unterscheiden sich jedoch grundlegend voneinander. Außerdem gibt es auch noch die steuerliche Archivierung. Hier erfahren Sie, was Sie über die Unterschiede wissen müssen.

Datenarchivierung für strukturierte Daten

Wie wir bereits gesagt haben, ist die Datenarchivierung nichts anderes als das Verschieben Ihrer abgeschlossenen Geschäftstransaktionen aus dem Live-System in einen Offline- oder Sekundärspeicher. Der wichtigste Aspekt bei der Datenarchivierung ist, dass Sie einen Prozess festlegen und eine Strategie haben müssen, um manuellen Aufwand und Fehler zu reduzieren. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften zur Datenaufbewahrung einhalten.

Dokumentenarchivierung für unstrukturierte Daten

Der einfache Unterschied zwischen Daten- und Dokumentenarchivierung ist die Art der Daten, die Sie archivieren. Die Dokumentenarchivierung bezieht sich auf unstrukturierte Daten wie Verkaufsrechnungen, PDF-Dateien, Word-Dateien usw. Diese Art der Archivierung erfolgt in Echtzeit und kann auf einem beliebigen Content-Server gespeichert werden. Achten Sie jedoch darauf, dass die Verbindung vom Content Server zu Ihren SAP-Systemen aktiv bleibt, damit Sie auf die archivierten Dokumente zugreifen können.

Steuerliche Archivierung

Eine Archivierung, über die nicht so viel gesprochen wird – die fiskalische Archivierung ist der Prozess des regelmäßigen Einfrierens Ihrer Daten. Mit Einfrieren ist gemeint, dass der Zustand Ihrer Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt durch Archivierung aufrechterhalten wird. Warum wird das gemacht? Interessanterweise gewährleistet die fiskalische Archivierung die Qualität Ihres Prüfungsberichts auf der Grundlage der Konsistenz Ihrer ursprünglichen Daten.

1.3 Arten von Archivierungsobjekten

Wenn Sie ein Projekt zur Datenarchivierung in SAP beginnen, sollten Sie sich zunächst die Archivierungsobjekte ansehen. Wie von SAP definiert, “ ein Archivierungsobjekt gibt genau an, welche Daten wie archiviert werden. Es beschreibt, welche Datenbankobjekte zusammen als ein einziges Geschäftsobjekt behandelt werden müssen.“

Wenn ILM im System aktiviert ist, kann eine Menge von Archivierungsobjekten auf zwei Arten verwendet werden:

• Datenarchivierung: Die archivierten Daten bleiben verfügbar.
• Datenvernichtung: Die archivierten Daten werden vernichtet.

In beiden Fällen werden die Daten in zwei Schritten verarbeitet:

• Die Daten werden aus der Datenbank gelesen und in Archivdateien geschrieben.
• Die Daten werden aus den Archivdateien gelesen und in der Datenbank gelöscht.

Es gibt zwei wesentliche Unterschiede zwischen Archivierungs- und Vernichtungsprozessen:

• Bei der Archivierung bleiben die Archivdateien verfügbar und die archivierten Daten können abgerufen und gelesen werden. Bei der Vernichtung werden die Archivdateien am Ende des Prozesses immer gelöscht.
• Mit Ausnahme einiger weniger Objekte sind Daten bei der Archivierung nicht durch eine Verweildauer geschützt. Bei der Datenvernichtung ist eine Aufbewahrungsfrist immer obligatorisch. Sie können zum Beispiel ein gestern erstelltes IDoc archivieren, wenn es vollständig ist. Bevor Sie jedoch die Datenvernichtung für dieses IDoc durchführen können, müssen Sie zunächst im ILM-Customizing eine Aufbewahrungsfrist festlegen.

Eine Gemeinsamkeit zwischen den beiden Prozessen besteht darin, dass nur vollständige Geschäftsobjekte für die Archivierung und Vernichtung ausgewählt werden, d.h. ein Buchhaltungsbeleg mit nicht ausgeglichenen Posten wird niemals für die Archivierung und Vernichtung ausgewählt.

Wenn ILM aktiviert ist, können wir 3 Arten von Archivierungsobjekten berücksichtigen:

• Archivierungsobjekt: Es kann nur Daten archivieren.
• ILM-Objekt: Dieses Objekt kann Daten archivieren und/oder zerstören.
• HR ILM-Objekt: Dieses Objekt kann nur die Datenvernichtung durchführen.

Diese drei Objekttypen verwenden Archivierungstechniken. Ob ein Objekt sowohl die Archivierung als auch die Vernichtung oder nur die Archivierung oder die Vernichtung durchführen kann, wird von SAP definiert und kann sich im Laufe der Zeit ändern.

Beachten Sie, dass ein vierter Objekttyp (Datenvernichtungsobjekt) verwendet werden kann, wenn ILM aktiviert ist.

Dieses Objekt verarbeitet Daten, für die es kein Archivierungsobjekt gibt, und verwendet keine Archivdateien, sondern löscht Daten direkt in einem einzigen Schritt aus der Datenbank, wie ein klassischer Housekeeping-Prozess. Im Gegensatz zu Housekeeping-Aufträgen erfordert das Objekt ein ILM-Customizing, und eine Spur der Datenvernichtungsläufe wird im System aufbewahrt.

1.4 Unterschiede zwischen Datenarchivierung und Datenvernichtung

Anforderungen an die Datenarchivierung

Die Datenarchivierung ist die einzige Möglichkeit, die Größe der SAP-Datenbank zu reduzieren und das Datenbankwachstum auf ein Minimum zu beschränken. Bei der Verwendung von In-Memory-Datenbanken wie HANA hilft sie außerdem, das kostspielige Speicherwachstum zu reduzieren. Um beides zu erreichen, ist es unerlässlich, Daten als laufenden Prozess zu archivieren. Dazu müssen mehrere Aktionen durchgeführt werden, wie z.B. die Erstellung von Varianten, die Einplanung von Jobs, die Nachbereitung von Läufen und Korrekturen.

Anforderungen an die Datenvernichtung

Die Datenvernichtung mit SAP ILM ist die von SAP angebotene Standardmethode zur Vernichtung von Daten, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Sie ist auch das Mittel zur konsistenten und sicheren Löschung alter Daten, die gemäß den Richtlinien des Unternehmens nicht mehr im System vorhanden sein sollten. Im Gegensatz zur Datenarchivierung dient die Datenvernichtung hauptsächlich der Vernichtung von Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben und muss daher regelmäßig durchgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Datenvernichtung erforderlich und somit obligatorisch ist, um die Datenschutzgesetze einzuhalten, wie z.B. DSGVO. Das heißt, es ist zwingend erforderlich, bestimmte Daten zu löschen, um die Vorschriften einzuhalten, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Größe der Datenbank.

Abschließend sollten Sie auf den Unterschied zwischen Richtlinien zur Datenaufbewahrung und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweisen. Richtlinien zur Datenaufbewahrung legen fest, wie und wann Daten oder Dokumente vernichtet werden müssen. Im Gegensatz dazu pausiert der Legal Hold den Schritt der Vernichtung, um die relevanten Daten und Dokumente für rechtliche Zwecke aufzubewahren.

2. Überblick über die SAP-Datenarchivierung in der Datenverwaltung

2.1 Warum sollten Sie Daten in SAP-Systemen archivieren?

Stakeholder und Entscheidungsträger stehen oft vor einem Dilemma, wenn sie darüber nachdenken, ob die Datenarchivierung in ihren SAP-Systemen eine Best Practice ist oder nicht. Es gibt jedoch viele Gründe, die dieses Argument rechtfertigen oder vielmehr unterstützen, wie z.B. –

• Datenschutz
• Allgemeine Kostensenkung im Betrieb
• Geringere Gesamtbetriebskosten für SAP
• Verbesserte Systemleistung
• Bleiben Sie auf Augenhöhe mit Ihren Nachhaltigkeitszielen

Diese Vorteile gelten nicht nur für die Produktionsumgebung, sondern auch für Nicht-Produktionssysteme, die regelmäßig für Projekt- und Supportzwecke aus der Produktion aktualisiert werden müssen.

Wir hören oft, dass die Archivierung nur eine Aufgabe am Rande ist; es gibt wichtigere Projekte. Aber haben Sie sich schon einmal gefragt, welche magische Wirkung die Archivierung haben kann, um sicherzustellen, dass diese Projekte reibungslos ablaufen? In der Tat gibt es noch mehrere andere Gründe, warum Unternehmen Archivierungsprozesse einführen sollten. Schauen wir sie uns an –

Nutzen Sie eine glänzende und optimierte HANA-Datenbank

Einer der Hauptgründe für die Entscheidung, Daten in Ihren SAP-Systemen zu archivieren, besteht darin, eine optimierte HANA-Datenbank zu nutzen. Die SAP-Datenarchivierung trägt dazu bei, Speicher- und Leistungsprobleme, die durch große Mengen von Transaktionsdaten entstehen, zu verringern. Dies ermöglicht konsistente Systemreaktionszeiten und macht die gesamte Datenbank für die Benutzer reibungsloser, reaktionsschneller und effizienter.

Kontrollieren Sie das Wachstum Ihrer Datenbank

Machen wir uns nichts vor – Ihre Datenbank wird durch die täglich anfallenden Datenmengen nicht kleiner. Je mehr die Daten wachsen, desto mehr Speicherplatz benötigen Sie. Um diesen wachsenden Speicherplatz zu erhalten, müssen Sie in der Tat eine Menge Geld ausgeben. Wenn Sie also nicht übermäßig viel Geld für Speicherplatz ausgeben und gleichzeitig das Wachstum Ihrer Datenbank kontrollieren wollen, können Sie beruhigt sein – SAP-Datenarchivierung ist die beste Praxis.

Halten Sie Ihre Compliance unter Kontrolle

Ein weiterer wichtiger Grund für die Archivierung Ihrer Daten in SAP-Systemen ist die Einhaltung von Vorschriften. Mit der Archivierung können Sie sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, ohne Ihre Geschäftsabläufe zu behindern. Indem Sie die Daten archivieren, halten Sie sie am Leben, ohne dass wichtige, prüfungsrelevante Informationen gelöscht werden müssen. So erfüllen Sie die rechtlichen und Compliance-Anforderungen und befreien sich von etwaigen Strafen.

2.2 Vorteile der Datenarchivierung in SAP-Systemen

Nachdem Sie nun die Gründe für die Archivierung von Daten in SAP-Systemen kennengelernt haben, lassen Sie uns über die zahlreichen und bedeutenden Vorteile dieses Prozesses sprechen.

Kostenreduzierung: Begrenzen Sie das Wachstum des Datenvolumens und reduzieren Sie die Kosten, die mit der Speicherung großer Mengen unnötiger Daten verbunden sind.

Datenschutz: Die Datenarchivierung hilft bei der Einhaltung von Datenschutzgesetzen oder Steuer- und Audit-Anforderungen, indem persönliche Informationen in einem steuerlichen Archivformat aufbewahrt oder gelöscht werden

Führen Sie die Umstellung auf S/4HANA in der richtigen Größe durch: Archivieren Sie alte Daten, wie z.B. alte Buchungskreise, die nicht in das neue System migriert werden müssen, aber aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden müssen.

Reduzieren Sie die Migrationszeiten: Normalerweise sind die Zeitfenster für eine Migration auf einen neuen Server oder in eine Cloud sehr kurz. Je mehr Daten, desto länger die Migrationszeiten.

Verbessern Sie die Leistung des SAP-Systems: Ein leichteres System führt zu schnelleren Backup-Zeiten und einer besseren Nutzung der IT-Ressourcen.

Verringern Sie den CO2-Fußabdruck: Weniger Daten bedeuten, dass weniger Energie für deren Speicherung verbraucht wird, was zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens beiträgt.

3. Unterscheidet sich die SAP-Datenarchivierung in SAP S/4HANA und SAP ECC/NetWeaver?

Bevor wir über die Unterschiede im Datenarchivierungsprozess in S/4HANA und ECC sprechen, lassen Sie uns einen kurzen Blick darauf werfen.

3.1 Überblick über SAP ECC

SAP ECC basiert auf der SAP NetWeaver-Plattform und ist ein robustes Enterprise Resource Planning (ERP)-System, das von Unternehmen je nach Geschäftsanforderungen vor Ort eingesetzt werden kann. Die NetWeaver-Plattform ist eine Integrations- und Anwendungsplattform, die die Grundlage für alle klassischen SAP-Softwarelösungen bildet. Sie bietet verschiedene Technologien und Tools, mit denen die Lösungen auf verschiedenen Hardware- und Softwareplattformen ausgeführt werden können. Die Fähigkeit, eine so große Bandbreite an Technologien anzubieten, macht die Nutzung und Integration der NetWeaver-Plattform noch reibungsloser.

Funktionalitäten von SAP ECC im Überblick

Eine der wichtigsten Funktionen von SAP ECC/NetWeaver besteht darin, dass es eine einheitliche Sicht auf die Geschäftsdaten in Echtzeit bietet. Darüber hinaus bietet es Unternehmen einen detaillierten Einblick und hilft ihnen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Das System ist mit Analyse- und Berichtswerkzeugen ausgestattet und sorgt so für kontinuierliche Verbesserungen und bessere Ergebnisse in Unternehmen. Darüber hinaus bietet SAP ECC eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Unternehmen verschiedene Bereiche nahtlos verwalten können, angefangen bei Finanzen, Logistik, Personalwesen, Supply Chain Management und mehr.

3.2 Überblick über SAP S/4HANA

SAP ECC/NetWeaver ist zwar eine robuste Plattform, aber die Welt entwickelt sich mit verschiedenen technologischen Fortschritten weiter. SAP S/4HANA ist ein klassisches Beispiel für diesen Fortschritt. Ursprünglich als Finanzlösung der nächsten Generation im Jahr 2014 unter dem Namen SAP Simple Finance veröffentlicht, wurde S/4HANA im Jahr 2015 zu einem vollwertigen ERP-System ausgebaut. Interessanterweise ist das ERP der nächsten Generation direkt in Verbesserungen wie Extended Warehouse Management (EWM) und Production/Detailed Scheduling (PP-DS) eingebettet. Mit den Upgrades im Jahr 2018 fügte SAP S/4HANA jedoch eine vorausschauende Buchhaltungsfunktionalität hinzu, zusammen mit der Einbettung weiterer intelligenter Technologie-Upgrades. Bis 2021 veröffentlichte SAP mehrere branchenspezifische Angebote für S/4HANA in den Bereichen Energie und natürliche Ressourcen, Finanzdienstleistungen, Dienstleistungen und Konsumgüterindustrie, diskrete Industrien und öffentlicher Dienst.Seitdem wurden erhebliche Anstrengungen unternommen, um generative KI-Funktionen einzubinden.

Funktionalitäten von S/4HANA im Schnellüberblick

Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung bietet SAP S/4HANA Funktionen wie den Business Partner Approach, Customer Supplier Integration (CVI) und so weiter. Das ERP der nächsten Generation ist außerdem in SAP Fiori 3.0 mit UI5 als Enabler integriert. Die Gesamtleistung des Systems ist reaktionsschnell und äußerst intuitiv. Außerdem wird erwartet, dass natürliche Sprachinteraktion und maschinelle Intelligenz in Zukunft ein wichtiger Bestandteil der Fiori-Erfahrung sein werden.

3.3 SAP-Datenarchivierung: SAP S/4HANA vs. SAP ECC

Nachdem wir nun kurz über SAP ECC/NetWeaver und SAP S/4HANA gesprochen haben, wollen wir uns nun der größeren Frage zuwenden: Unterscheidet sich der Datenarchivierungsprozess in diesen Systemen? In der Tat, sie sind unterschiedlich. Auch wenn es von außen den Anschein hat, dass sie den gleichen Prozess haben, so sagt der Blick in die Tiefe doch etwas anderes; hier ist der Grund dafür

Die Datenbank der ERP-Systeme

Der wichtigste Unterschied bei der Datenarchivierung zwischen S/4HANA und ECC liegt in den Datenbanken. Während SAP ECC auf verschiedenen Datenbanken wie DB2, Oracle, SQL Server und SAP MaxDB läuft, läuft S/4HANA auf der Speicherdatenbank HANA.

Die Einsatzmöglichkeiten der Systeme

Als nächstes kommen die Bereitstellungsoptionen für die SAP-Systeme. SAP ECC kann nur vor Ort eingesetzt werden. Für S/4HANA gibt es jedoch mehrere Bereitstellungsoptionen, z. B. vor Ort, in einer gehosteten Cloud oder einer öffentlichen Cloud sowie in einem Hybridmodell, das sowohl vor Ort als auch in der Cloud eingesetzt wird. SAP bevorzugt die RISE-Implementierung.

Architektur der Systeme

Ein weiterer Faktor, der zu den Unterschieden bei der SAP-Datenarchivierung für S/4HANA und ECC beiträgt, ist die Architektur der Systeme. Die Architektur von SAP ECC ist zwar modular, hat aber immer noch einen traditionellen/konventionellen Ansatz. S/4HANA hingegen verfügt über eine schlankere, zukunftsweisende Architektur, die eine leistungsstarke und nahtlose Entwicklung und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb unterstützt. Dies zeigt sich in der Nutzung von SAP BTP.

4. Datenarchivierung in SAP S/4HANA

4.1 Datenbanktabellen, Geschäfts- und Archivierungsobjekte für S/4HANA

Für SAP S/4HANA stammt das Konzept der Datenarchivierung aus den Archivierungsobjekten des Archive Development Kit (ADK). Archivierungsobjekte verfügen über mindestens ein Archivierungs- und ein Löschprogramm. Datenbanktabellen, die zur gleichen Geschäftsobjektperspektive gehören (z.B. Buchhaltungsbelege oder Kundenaufträge), werden unter einem der Archivierungsobjekte zusammengefasst. Normalerweise werden diese Datenbanktabellen als separate Einheiten behandelt, aber wenn Tabellen von mehreren Objekten verwendet werden, dann sind sie über die Archivierungsklassen zugänglich. Die in SAP S/4HANA verwendeten Archivierungsklassen sind für Texte, Änderungsbelege usw. gedacht. Insgesamt verfügt jedes Archivierungsobjekt über ein Leseprogramm, das bei der Suche und Anzeige des Inhalts der archivierten Dateien hilft. Außerdem gibt es zum Löschen markierte Tabellen, die redundante Daten enthalten, die nicht mehr benötigt werden.

4.2 Vorteile der Datenarchivierung für die S/4HANA Reise

Hier sind einige der begehrtesten Vorteile der SAP-Datenarchivierung für die S/4HANA-Migrationsreise

Die Kosten für die HANA-Datenbank

Was viele Unternehmen vor eine Herausforderung stellt, sind die Kosten für den HANA-Speicher. Die Skalierbarkeit hat ihren Preis, denn die Unternehmen müssen die mit der Größe der Datenbank verbundenen Kosten in Kauf nehmen. Hinzu kommen die laufenden Infrastrukturkosten, die Unternehmen berücksichtigen müssen, selbst wenn sie diese über ein RISE-Programm bezahlen. All diese Faktoren zusammengenommen können die Unternehmen finanziell stark belasten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch der Bedarf an HANA-Speicher und damit der Bedarf an Hardware wie Festplatten, Prozessoren und so weiter. Alles in allem kann dies die S/4HANA-Migration behindern, weshalb die Entscheidung für die Datenarchivierung eine kluge Strategie ist. Wie bereits erwähnt, ist die Datenarchivierung der richtige Weg, wenn Unternehmen das Wachstum ihrer Datenbank kontrollieren und eine schlankere DB nutzen möchten.

Eine rechtssichere Datenbank trägt dazu bei, die Kosten zu senken und künftige Entwicklungen, Versionsaktualisierungen oder sogar den Migrationsprozess zu beschleunigen. Es ist viel einfacher, dies im Vorfeld zu tun als im Nachhinein, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Sobald Sie auf S/4HANA umgestellt haben, ist es wichtig, dass Sie Ihr Datenwachstum unter Kontrolle halten, um eine Kostenspirale zu vermeiden. Datenbanken, die nicht aktiv verwaltet werden, wachsen in der Regel um 10 – 15 % pro Jahr, in den ersten Jahren sogar noch mehr.

Die Lagerkosten

Nun, ja, wenn es Datenbankkosten gibt, dann gibt es auch Speicherkosten. Und wo ist hier der Haken? – Verwenden Sie einen anständigen Server für die Archivierung Ihrer Daten. Die Logik ist ganz einfach: Ein guter Server für die Datenarchivierung sorgt für eine erstaunliche Datenkomprimierung, die wiederum zur Senkung der Speicherkosten beiträgt. In der Tat ist dies von entscheidender Bedeutung, wenn Unternehmen von On-Premises zu S/4HANA Cloud migrieren.

Nahtlose Datenmigration

Und nicht zuletzt: Je größer die Datenmenge, desto komplexer wird es für Unternehmen. Nicht zu vergessen sind die negativen Auswirkungen auf die Systemleistung (auch bei S/4HANA, und das ist oft eine Überraschung, wenn ein Unternehmen zum ersten Mal mit ACDOCA-Leistungsproblemen konfrontiert wird). Während der S/4HANA-Migration ist es daher eine gute Praxis, auf ein neues System mit sachdienlichen und überschaubaren Daten umzusteigen – die Datenarchivierung sowie SAP lean SDT helfen Ihnen dabei. Wie Sie wissen, werden bei der Datenarchivierung die Datenbanken in zwei Bereiche unterteilt – einen mit relevanten Daten, die archiviert werden sollen, und einen mit Daten, die gelöscht werden sollen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die wichtigen Daten leicht zugänglich sind und in das neue System migriert werden können, während gleichzeitig die Verwaltung vereinfacht wird. Die Archivierung ermöglicht es auch, ältere Daten aus dem SAP-Archivformat in eine Zwischenarchivierungsanwendung eines Drittanbieters zu verschieben, was ebenfalls hilfreich ist. Insgesamt bereitet die Archivierung und/oder SDT Ihre Daten nicht nur vor, sondern trägt auch zu einer mühelosen Migration bei.

5. Datenarchivierung als Vorbereitung für die s/4HANA-Migration

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten vor dem Umzug in Form bringen. Eine Datenbank in der richtigen Größe hilft, die Kosten zu senken und den Migrationsprozess zu beschleunigen. Es ist viel einfacher, dies vor der Migration zu tun als danach, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.

5.1 Technische Überlegungen vor der Migration zu S/4HANA

Die ordnungsgemäße Vorbereitung Ihrer Daten vor der Umstellung auf S/4HANA ist von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Migration. Dies sind die wichtigsten Überlegungen, die Sie anstellen sollten:

• Die Planung von Cloud und Hardware und die Verwaltung des Datenvolumens gehen Hand in Hand. Planen Sie Ihren Cloud- oder Hardware-Bedarf (insbesondere Speicher- und Festplattenanforderungen) auf der Grundlage Ihres Datenvolumens.
• Prüfen Sie die jährlichen Wachstumsraten der Daten. Es empfiehlt sich, die Größe Ihrer SAP-Datenbank zu überprüfen und zu messen, um wie viel sie jedes Jahr gewachsen ist. SAP bietet einen Standard-DVM-Bericht um das Datenwachstum für verschiedene ausgewählte Objekte (z.B. Tabellen) in SAP-Systemen zu überprüfen.
• Nachfolgend sehen Sie ein Beispielbild aus dem SAP DVM-Bericht: Die folgende Tabelle zeigt Tabellen mit verschiedenen DVM-Optionen wie Vermeidung, Verdichtung, Löschung und Archivierung. Es wird deutlich, dass Vermeiden und Verdichten aufgrund der Auswirkungen auf das Geschäft nur selten eingesetzt werden. Daher sind nur das Löschen und Archivieren die am häufigsten verwendeten DVM-Methoden.

Unter dem Tortendiagramm können Sie die Anwendung(en) identifizieren, die das größte Datenvolumen in Ihrem System verursachen. Es fehlt jedoch die detaillierte Analyse der Archivobjekte, die Sie mit der Einsparungsprognose implementieren können.

• Obwohl der DVM-Bericht kompliziert zu implementieren sein kann und nicht alle Tabellen eines SAP-Systems abdeckt, ist er ein guter Ausgangspunkt. Die TJC Group hat einen speziellen DVM-Analysator entwickelt, der die Einschränkungen und Lücken des SAP-Tools überwindet. Er liefert genaue Zahlen über das Wachstum des Datenvolumens für Tabellen und Archivierungsobjekte. Zur Überprüfung des Datenwachstums für verschiedene ausgewählte Objekte (z.B. Tabellen) in SAP-Systemen. Obwohl der DVM-Bericht kompliziert zu implementieren sein kann und nicht alle Tabellen in einem SAP-System abdeckt, ist er ein guter Ausgangspunkt. Die TJC Group hat einen speziellen DVM-Analysator entwickelt, der die Einschränkungen und Lücken des SAP-Tools überwindet. Er liefert genaue Zahlen über das Wachstum des Datenvolumens für Tabellen und Archivierungsobjekte.

• Erwarten Sie, dass das Datenwachstum vom Geschäftswachstum beeinflusst wird. Nehmen wir einfach an, ein Unternehmen eröffnet eine neue Niederlassung in einem neuen Unternehmen. Es werden neue Buchungskreise erzeugt, die sich auf das Datenwachstum auswirken. Auch Fusionen und Übernahmen wirken sich in der Regel auf das Datenwachstum aus.
• Führen Sie den SAP-Bereitschaftsprüfung. Neue Systemfunktionalitäten erhöhen das Datenwachstum. Systemintegrationen, neue Softwarefunktionen und kundenspezifische Entwicklungen in Ihrem SAP-System erhöhen das Datenvolumen, das ist unvermeidlich. Wir empfehlen die Durchführung des SAP Readiness Check, einer Überprüfung, die Berichte zu vielen Punkten erstellt. Überprüfen Sie vor der Migration auf S/4HANA immer die Vereinfachungspunkte und konzentrieren Sie sich zunächst auf die Reduzierung des Datenvolumens oder die Datenbereinigung.

• Reduzierung des Datenvolumens und/oder Transformation der Landschaft. Der nächste Schritt besteht darin, das Datenvolumen tatsächlich zu reduzieren. Aber wie? Technische Datenarchivierung und Datenlöschung sind die beiden effizientesten Methoden, um das Datenvolumen in bestehenden SAP-Systemen maximal zu reduzieren. Selbst wenn Ihr Unternehmen noch nicht fest entschlossen ist, auf S/4HANA zu migrieren, wird die Verwaltung des Datenvolumens erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile bringen und IT-Ressourcen freisetzen, um sich auf wertschöpfende Initiativen zu konzentrieren.

5.2 Empfehlungen zum Datenvolumenmanagement für die SAP S/4HANA-Migration

Stellen Sie sicher, dass Sie nur die benötigten Daten migrieren.

Tragen Sie nicht den Ballast mit sich herum, den Sie seit Jahren haben. Die S/4HANA-Migration kann auch als Chance zur Transformation gesehen werden. Vereinfachen Sie das Datenmodell mit einer schlankeren Architektur und einem neuen Benutzererlebnis mit FIORI UX. Wenn Sie nur die relevanten Daten migrieren, erreichen Sie Folgendes:

• Reduzieren Sie Hardware- und Lizenzkosten
• Geringerer Migrationsaufwand und geringere Kosten
• Kürzere Laufzeiten bei der Umwandlung
• Reduzieren Sie die Risiken im Zusammenhang mit fehlerhaften Daten während des Migrationsprozesses
• Die richtige Größe für Ihre Erstinvestition in Ihre HANA Appliance
• Kontrolle und Verwaltung der OPEX durch Verwaltung des Datenwachstums

Denken Sie an die Kosten, die mit der Größe Ihrer Datenbank verbunden sind, nicht nur im Hinblick auf die Verlagerung der Daten, sondern auch auf die laufenden Infrastrukturkosten nach der Migration zu S/4HANA. Stellen Sie sicher, dass nur die richtigen Daten migriert werden, um entbehrliche Kosten zu vermeiden, und archivieren Sie die Daten auch nach der Nutzung von S/4HANA weiter, um die Betriebsausgaben durch die Kontrolle des Datenvolumens im HANA-Speicher zu steuern und somit keine zusätzlichen Hardware- oder Lizenzkosten gemäß dem SAP-Preismodell zu verursachen.

Schätzen Sie den HANA-Speicherbedarf

Beginnen Sie mit der Ausführung des SAP Sizing-Berichts, der Ihnen einen ersten Überblick über den erwarteten In-Memory-Bedarf und die Festplattenanforderungen gibt. Der Bericht wird auch die größten Tabellen hervorheben.

Im Größenbericht werden die Berechnungen auf der Grundlage der Annahme durchgeführt, dass die Aufenthaltsdauer 14 Tage beträgt. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies in den meisten Fällen kein realistisches Szenario ist.

Beachten Sie, dass Data Aging als eine Option zur Datenreduzierung im Sizing Report betrachtet wird. Data Aging bietet die Möglichkeit, große Datenmengen, die in der SAP HANA-Datenbank gespeichert sind, aus dem Hauptspeicher von HANA zu verschieben. Bei der Datenalterung wird zwischen betriebsrelevanten Daten (Hot/Current) und Daten, auf die im normalen Betrieb nicht mehr zugegriffen wird (Cold/Historical), unterschieden.

Die Datenalterung muss jedoch aus mehreren Gründen mit Vorsicht betrachtet werden:

• Die Berechnungen im Größenbericht basieren auf der Annahme, dass die Aufenthaltsdauer 14 Tage beträgt. Beachten Sie, dass dies in den meisten Fällen kein realistisches Szenario ist.
• Die Datenalterung ist irreversibel und wird von SAP nicht mehr empfohlen (Hinweis 2869647). Es ist Vorsicht geboten, da es keinen Weg zurück gibt.
• Die Datenalterung ist eine vorübergehende Lösung, da die Daten wieder in den Speicher geladen werden.

Die Sizing-Berichte weisen auf Datenarchivierung und Native Storage Extension als geeignete Alternativen zu Data Aging in SAP S/4HANA hin.

Sobald Sie SAP S/4HANA nutzen, sollten Sie bedenken, dass HANA-Speicher teuer ist und die Skalierbarkeit begrenzt ist. Das HANA-Preismodell folgt einer T-Shirt-Struktur , die Sie in der obigen Tabelle finden.

Auf der Grundlage des geschätzten Speicherbedarfs wird eine Größe zwischen XXS und XXL gewählt. Das Aufsteigen auf die nächste Stufe kann einen großen Sprung in der Speichergröße bedeuten, wobei der Großteil des Speichers ungenutzt bleibt und unnötige Kosten verursacht. Daher ist es meist ratsam, erstens den Speicherbedarf so weit wie möglich zu reduzieren und zweitens den Speicherbedarf genau zu schätzen.

In diesem Blog-Artikel erfahren Sie mehr über den HANA-Speicher: HANA-Datenbank: Wie Sie das Datenwachstum unter Kontrolle halten | SAP Data Management

Starten Sie ein Programm zur Datenarchivierung

Archivieren Sie so viele Daten wie möglich vor der S/4HANA-Migration und automatisieren Sie den Prozess, wenn möglich, um zusätzliche Gewinne zu erzielen. Diese Initiative wird einen wichtigen Beitrag zur Senkung der Kosten für den Betrieb von SAP S/4HANA leisten und, da die Datenmengen endlich unter Kontrolle sind, auch den voraussichtlichen Zeitrahmen für die Bereitstellung von zusätzlichem HANA-Speicher verschieben.

Ohne kontinuierliche Maßnahmen wird jedes ERP unkontrolliert weiter wachsen, was zu einer langsamen Leistung führt und zusätzlichen Speicherplatz erfordert. S/4HANA ist eine Premium-Speicherumgebung. Sie ist sehr leistungsfähig und liefert eine außergewöhnliche Performance, aber das hat einen hohen Preis. Wenn das Wachstum des Datenvolumens unkontrolliert bleibt, entstehen dem Unternehmen erhebliche und unnötige Kosten. Wie bereits erwähnt, besteht die Datenarchivierung in SAP-Systemen darin, selten genutzte Daten aus der Datenbank zu extrahieren, sie in Archivierungsdateien zu schreiben und die Daten aus der Datenbank zu löschen. Die archivierten Daten werden in einer Datei gespeichert und über die ArchiveLink CMIS- oder die ILM-Schnittstelle in ein kostengünstigeres und langfristiges Speichersystem verschoben. Die archivierten Daten bleiben im Nur-Lese-Status verfügbar und reduzieren den Speicherbedarf. Die Datenarchivierung deckt außerdem den gesamten Lebenszyklus der Daten ab, da die Informationen gelöscht werden können, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

„Alle sprechen von der Herausforderung der Datenverwaltung während der Umstellung auf S/4, und sie haben Recht. Stellen Sie vor allem sicher, dass Sie über die richtige Governance verfügen und die entsprechende Datenbereinigung durchgeführt haben. Und wenn Sie glauben, dass Sie genug getan haben, haben Sie es wahrscheinlich nicht getan. Nehmen Sie sich so viel Zeit wie möglich für die Datenverwaltung und fangen Sie frühzeitig damit an, indem Sie in die Automatisierung investieren, wo immer dies möglich ist.

Mark Holmes ist leitender Unternehmensarchitekt bei British Telecom.

Wählen Sie den Migrationsansatz

Unabhängig davon, ob Sie bei Null anfangen, d.h. eine Greenfield-Migration durchführen, sich für einen Brownfield-Ansatz entscheiden oder eine schlanke SAP Selective Data Transition planen, können wir alle Szenarien unterstützen. Es ist wichtig, die Auswirkungen der Größe Ihrer Datenbank, der Verwendung Ihrer zukünftigen Daten und der gesamten Systemlandschaft zu verstehen.

Erstellen Sie eine Strategie für die Zeit nach der Migration

Sobald Sie auf S/4HANA umgestellt haben, ist es wichtig, dass Sie Ihr Datenwachstum unter Kontrolle halten, um eine Kostenspirale zu vermeiden. Datenbanken, die nicht aktiv verwaltet werden, wachsen in der Regel um 10 – 15% pro Jahr. Eine fortlaufende automatisierte Datenarchivierung sorgt dafür, dass das Wachstum der Datenbank unter Kontrolle bleibt. HANA-Speicher ist mit hohen Kosten verbunden und die Skalierbarkeit ist gering, daher ist es wichtig, das Wachstum der Datenbank zu verwalten. Sie sollten Strategien zur Verringerung des Speicherwachstums anwenden, um einen Sprung in die nächste T-Shirt-Größe zu vermeiden. Dieser Blog-Artikel enthält einige Empfehlungen, wie Sie das HANA-Speicherwachstum unter Kontrolle halten können.

Außerbetriebnahme des SAP-Altsystems

Die TJC Group bietet eine Lösung für die Stilllegung Ihrer alten Altsysteme, die die Geschäftsrisiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften reduziert und die Kosten für die S/4HANA-Migration minimiert. Gesetzliche Vorschriften und DSGVO Datenschutzanforderungen werden bei alten Systemen häufig nicht durchgesetzt. Darüber hinaus belasten die IT-Kosten und die Verwaltung der alten Systeme die Ressourcen. Daher können Sie ELSA von der TJC Group als eine der besten Lösungen in Betracht ziehen, die auf der Plattform SAP BTP aufbaut und mit robusten Sicherheitsprotokollen entwickelt wurde.

5.3 Die Ansätze für den S/4HANA-Migrationsprozess

Ursprünglich gab es nur zwei Migrationsmöglichkeiten in entgegengesetzte Richtungen: eine brandneue Implementierung (Greenfield) oder eine Systemumstellung (Brownfield). Später kristallisierte sich der hybride Ansatz ‘Selective Data Transition’ (SDT) als geeignete Option heraus. Jedes Szenario hat seine Vor- und Nachteile. Lassen Sie uns die wichtigsten Migrationsszenarien analysieren:

Der Brownfield-Ansatz

Beim Brownfield-Ansatz, der auch als Systemkonvertierung bezeichnet wird, beschließt das Unternehmen, die bestehenden Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA zu migrieren. Das ist vergleichbar mit einem technischen Upgrade. Benutzer wählen diese Migrationsoption, wenn sie alle vorhandenen Daten behalten und die bestehenden Geschäftsprozesse wiederverwenden möchten. Wie wir bereits erläutert haben, kann sich diese Option aufgrund der damit verbundenen Hosting-Kosten als sehr teuer erweisen.

Der Greenfield-Ansatz

Beim Greenfield-Ansatz, auch Neuimplementierung genannt, beschließt das Unternehmen, bei Null zu beginnen und ein brandneues, konsolidiertes SAP S/4HANA-System zu implementieren. Es handelt sich um einen Ansatz, der die Möglichkeit bietet, Geschäftsprozesse völlig neu zu definieren. Historische Daten können nicht in eine Neuimplementierung migriert werden und der Migrationsprozess wird über das SAP Migration Cockpit gesteuert.

Der Bluefield-Ansatz

Der Bluefield-Ansatz, auch SAP lean Selective Data Transition genannt, wird in Fällen verwendet, in denen Kunden mehr Flexibilität benötigen, um bestimmte Prozesse neu zu definieren, andere aber beizubehalten und einige Daten beizubehalten, aber nicht benötigte zu archivieren. Dieser Weg wird von Unternehmen gewählt, die eine Auswahl von Daten über mehrere Organisationseinheiten hinweg migrieren möchten. Es ist eine gute Option für Unternehmen, die mehr als ein ERP-System haben und diese in einem einzigen SAP S/4HANA konsolidieren und historische Daten (geschlossene Geschäftsdaten) oder Daten aus Fusionen und Übernahmen laden möchten.

Hinweis: Es gibt weitere kleinere Szenarien, die in diesem Leitfaden nicht behandelt werden, wie z.B.: Migrationsprojekte in Verbindung mit der Vereinfachung der Architektur (Many-to-One), Migrationen, die eine Landschaftsumwandlung beinhalten (wie z.B. die Löschung eines Buchungskreises, die Zusammenlegung von Unternehmen und viele andere Geschäftsfälle), oder die Implementierung des Datenschutzes.

5.3 Vorteile der einzelnen Szenarien

Was sind die Vorteile einer SAP Greenfield-Implementierung?

Eine Greenfield-Implementierung ermöglicht einen Neuanfang, d.h. Sie sind nicht durch die Beschränkungen Ihres bestehenden SAP-Systems eingeschränkt. Machen Sie reinen Tisch und gestalten Sie die Systeme so, dass sie Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. Sie ist ein Katalysator für sofortige Innovation und Transformation.

Was sind die Vorteile einer SAP-Brownfield-Implementierung?

Der Brownfield-Ansatz ist für Unternehmen sinnvoll, die ihre bestehenden Geschäftsprozesse beibehalten möchten, ähnlich wie in SAP ECC oder früheren Versionen. Der Migrationsprozess ist stärker automatisiert als bei einer Greenfield-Implementierung. Dieser Ansatz ist in der Regel schneller und anfangs auch kostengünstiger. Die Prozessumstellung erfolgt, wenn überhaupt, im Rahmen separater Initiativen nach dem Go-Live.

Was sind die Vorteile eines schlanken SDT?

Mit dem Ansatz der selektiven Datenübernahme kann ein Unternehmen das Beste aus beiden Welten genießen: neue Geschäftsprozesse auf der Grundlage eines neuen Konfigurationssatzes einrichten und gleichzeitig historische Datenuntermengen extrahieren, transformieren und laden, um wichtige Daten zu erhalten. Anschließend können Unternehmen die Daten ändern oder anreichern, um sie an die neue Konfiguration, die Geschäftsprozesse und die Berichtsanforderungen anzupassen.

5.4 Tools für jedes Migrationsszenario

Allgemeine Tools

Der SAP Readiness Check für SAP S/4HANA führt funktionale und technische Bewertungen für SAP ERP-Systeme vor einer geplanten Umstellung auf S/4HANA durch. Der Schwerpunkt des Tools liegt auf der funktionalen Bewertung, die alle verfügbaren SAP S/4HANA Vereinfachungen bewertet, die für Ihr System relevanten identifiziert und den zu erwartenden Aufwand für die Implementierung einstuft.

Der SAP Readiness Check kann ein guter Ausgangspunkt sein, um das Ausmaß des Wachstums des Datenvolumens vor der Systemmigration zu verstehen. Er liefert jedoch keine detaillierten Informationen darüber, welche Archivobjekte mit der optimalen Aufbewahrungszeit ausgewählt werden können.

Die TJC Group hat auch ein internes Tool entwickelt, um das Datenbankwachstum zu verwalten und die Datenverwaltung bei der Migration auf SAP S/4HANA zu erleichtern. Der Database Volume Analyser identifiziert Archivobjekte mit Gesamtvolumen, trennt die Lösch- und Housekeeping-Tabellen und zeigt die Informationen in Wachstumsdiagrammen an.

Tools für den Brownfield-Ansatz

Die wichtigsten SAP-Tools für den Brownfield-Ansatz sind die folgenden:

Maintenance Planner, in Verbindung mit dem Support Package Manager/Support Add-on Installation Tool: Der Cloud-basierte Maintenance Planner ist über den SAP Solution Manager verfügbar. Er bietet ein zentrales Werkzeug für die Einrichtung von Updates, Upgrades und Neuinstallationen innerhalb der SAP-Systemumgebung.

Software Update Manager (SUM):

Das SUM Tool erledigt die folgenden Aufgaben im Rahmen einer einstufigen Konvertierung:

• Optionale Datenbankmigration (wenn das Quellsystem noch nicht auf der S/4HANA-Datenbank läuft, verwenden Sie die Datenbankmigrationsoption von SUM, um die Datenbank während der Konvertierung nach S/4HANA zu migrieren)
• Installation der S/4HANA-Software
• Konvertierung Ihrer Daten in die neue, von S/4HANA verwendete Datenstruktur (dies ist der automatisierte Teil der Datenmigration)- 1) Customer Vendor Integration Cockpit 2) Verwenden Sie das Tool Obsolete Data Handling, um veraltete Daten zu löschen, die nach der Konvertierung Ihres SAP ERP-Systems nach S/4HANA übrig geblieben sind.

Tools für den Ansatz Selection Data Transition

Für die Durchführung einer selektiven Datenübernahme sind mehrere Tools erforderlich. Es stehen sowohl SAP-Standardwerkzeuge als auch Datenwerkzeuge von Drittanbietern zur Verfügung. Das SAP Business Transformation Centre ist ein SAP-Standardangebot zur Verwaltung schlanker SDT-Migrationen, das in der SAP-Standard-Supportlizenz enthalten ist. Das im September 2023 von SAP eingeführte SAP Business Transformation Centre (SAP BTC) ist ein neues Migrationstool, das die S/4HANA-Migration im Lean Selective Data Transition (SDT) -Szenario erleichtert. Es bietet einen durchgängigen, geführten End-to-End-Prozess für die Datenmigration und -transformation.

Das SAP Business Transformation Centre unterstützt die Erstellung eines Digital Blueprint, um ein SAP S/4HANA-Migrationsprojekt im Rahmen von Lean SDT-Migrationen einzuleiten.

SAP BTC basiert auf SAP Cloud Application Lifecycle Management (ALM) und ist eine SaaS-Cloud-Lösung, die auf den Komponenten von SAP BTP basiert. Eines der Hauptmerkmale von SAP BTC ist die Unterstützung der Entwicklung des digitalen Blueprints für die Migration mit datengestützten Erkenntnissen und geführtem Projekt-Scoping einschließlich einer Blueprint-Dokumentation“. SAP BTC bietet einen digitalen Blueprint für:

• Daten Einblicke
• Visualisierung
• Empfehlungen

Tools für den Greenfield-Ansatz

Die wichtigsten SAP-Tools für den Brownfield-Ansatz sind das SAP S4/HANA Migrations-Cockpit. Dieses Tool ist der von SAP empfohlene Weg für die Migration von Geschäftsdaten zu SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud. Das Migrationscockpit ist Teil von SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud und ist in diesen Lizenzen enthalten.

Einige Vorteile des Migrationscockpits sind:

• Migriert Daten aus SAP-Systemen und Nicht-SAP-Systemen nach SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud
• Bietet eine umfassende Migrationslösung, die keine Programmierung durch den Kunden erfordert
• Enthält abgebildete Datenstrukturen zwischen Quell- und Zielsystemen
• Reduziert den Testaufwand
• Die Migrationsprogramme werden automatisch generiert, ohne dass eine Programmierung durch den Kunden erforderlich ist.
• Standard-APIs werden verwendet, um die Daten in das SAP S/4HANA-System zu übertragen.

5.5 Wie passt die Datenarchivierung zu den einzelnen Migrationsansätzen?

Ohne ein Programm zur Verwaltung des Datenvolumens, das die Implementierungsphase rationalisiert, kann die Migration auf SAP S/4HANA® unerschwinglich teuer werden. Durch die Einführung einer effektiven Datenvolumenmanagement-Strategie können Unternehmen den Umfang, die Komplexität, die Dauer und die langfristigen Betriebskosten ihrer SAP S/4HANA®-Migration reduzieren. Dies wird durch Einsparungen bei zukünftigen Hardwareanforderungen, HANA-Speicherbedarf und SAP S/4HANA®-Lizenzkosten erreicht.

Nach Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA® können Sie weitere Einsparungen erzielen, indem Sie die nach der Migration verbliebenen SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen außer Betrieb nehmen. Dies wird die gesamte IT-Landschaft weiter vereinfachen und die langfristigen Verwaltungs- und Wartungskosten senken.

Lassen Sie uns im Detail besprechen, welche Optionen für jeden Migrationsansatz am besten zu empfehlen sind, um die Datenverwaltungsstrategie vor und nach der Migration zu optimieren.

Datenarchivierung für Brownfield-Ansatz

Bei Systemkonvertierungsprojekten (Brownfield) können die mit dem Migrationsprozess verbundenen Risiken durch eine Neubewertung der Qualität der Stammdaten (insbesondere der Kunden- und Lieferantendaten) und durch die Archivierung entbehrlicher Transaktionsdaten vor Beginn des Projekts gemildert werden. Dies trägt dazu bei, das Zeitfenster für den Start der Migration zu verkürzen.

Die Archivierung von Daten bei Brownfield-Projekten bringt zahlreiche Vorteile mit sich, von denen die wichtigsten die folgenden sind

• Die Archivierung verringert die Größe der Datenbank, wodurch weniger HANA-Speicher benötigt wird. Weniger Speicher bedeutet erhebliche Kosteneinsparungen.
• Die Archivierung verkürzt den Zeitrahmen für die Migration, da weniger Daten nach S4/HANA migriert werden müssen. Die Verkürzung der für diese Phase benötigten Zeit reduziert die Unterbrechung der Geschäftsabläufe und den Umfang der für das Projekt erforderlichen Ressourcen.

Auch die Stilllegung von Altsystemen in einem Brownfield-Ansatz kann weitere Vorteile bringen. In SAP S/4HANA gibt es einige frühere Tabellen und einige Stammdaten, die im neuen System nicht mehr existieren, selbst bei einem Brownfield-Ansatz. Denken Sie auch daran, dass einige der Daten eine Transformation durchlaufen, SAP aber keine Änderungshistorie bereitstellt. Wenn eines Tages ein Wirtschaftsprüfer nach der Rückverfolgbarkeit von Steuern aus dem Ursprung des Systems fragt, kann das Unternehmen dies nicht liefern, es sei denn, das SAP-Altsystem wurde vollständig außer Betrieb genommen und der Zugriff auf die Altdaten ist aktiviert.

Datenarchivierung für ein schlankes SDT (Bluefield)

Selektive Datenübergänge (Bluefield) sind die innovativsten Migrationsprojekte mit SAP lean Selective Data Destruction auf der Basis von SAP Clous ALM. Wie bereits erwähnt in Abschnitt 5. 4.3″ Tools für den Ansatz „Auswahl Datenübergang“ Das SAP Business Transformation Centre ist ein Standardangebot von SAP (und in der SAP-Standardlizenz enthalten) zur Verwaltung einer schlanken SDT-Migration.

Die Datenarchivierung bietet für SAP-Kunden in beiden Szenarien Vorteile:

• Das Archivieren und Löschen von Daten vor der Migrationsphase kann bei großen Systemen hilfreich sein.
• Die automatisierte Archivierung kann den Einsatz reduzierter Systeme ermöglichen.
• Die TJC ELSA-Plattform bietet mehrere Szenarien für den Zugriff auf SAP ECC-Archive und/oder SAP S/4HANA-Archive, einschließlich der Kombination von ECC- und S/4HANA-Ansichten.
• Stilllegung von SAP-Altsystemen nach der Migration, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Altdaten jederzeit möglich ist.

Datenarchivierung für den Greenfield-Ansatz

Migrationen bei Neuimplementierungen (Greenfield) bieten nur begrenzten Spielraum für die Datenarchivierung, und Daten können selektiv nach S/4HANA migriert werden. Nur offene Daten können über das SAP Migration Cockpit migriert werden.

In diesem Szenario sind die SAP-Altsysteme mit dem SAP Migration Cockpit verbunden. Dieses übernimmt den Prozess der Datenübernahme in S/4HANA. Da das SAP Migration Cockpit die Migration archivierter oder geschlossener Daten nach HANA nicht zulässt, ist die Datenarchivierung vor allem beim Schließen offener Posten hilfreich (und ein automatisierter Prozess kann hier ein Segen sein).

Nach der Migration gibt es Spielraum für die Stilllegung von Altsystemen, da die historischen Daten für rechtliche, steuerliche oder Prüfungszwecke aufbewahrt werden müssen. Mit der Unterstützung von ELSA (Enterprise Legacy System Application) ist es möglich, alte SAP- (und auch Nicht-SAP-) Systeme außer Betrieb zu nehmen und jederzeit den Zugriff auf Altdaten aus SAP S/4HANA oder über die ELSA-App zu ermöglichen.

5.6 Implementierung Kunden-/Anbieterintegration (CVI)

Die Kunden-/Lieferantenintegration (CVI) ist der erste Schritt, bevor Stammdaten nach SAP S/4HANA migriert werden können, aber nicht alle Kunden/Lieferanten sollen migriert werden, wenn sie nicht mehr relevant sind. Daher ist es am besten, solche Daten vor der CVI zu archivieren. Dies wird dazu beitragen, dass der CVI-Prozess reibungslos verläuft. Um das Objekt SAP-Geschäftspartner in S/4HANA verwenden zu können, muss die Customer/Vendor Integration (CVI) eingesetzt werden.

In SAP ECC gibt es drei Tabellen für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, während in S/4HANA® nur eine Tabelle vorhanden ist. Die CVI ist ein obligatorischer Schritt vor der Migration zu S/4HANA, da sie Kunden und Lieferanten in Geschäftspartner umwandelt. Die CVI-Komponente sorgt für die Synchronisation zwischen dem Objekt Geschäftspartner und den Objekten Kunde/Lieferant.

Die Archivierung von Kunden/Lieferanten ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert, dass alle zugehörigen Transaktionsdaten von Kunden und Lieferanten – wie Kundenaufträge, Bestellungen und viele andere Finanzdaten – ordnungsgemäß abgeschlossen, vervollständigt und dann archiviert werden. Die Archivierung zu erzwingen, ohne auf potenziell nützliche Informationen zugreifen zu können, ist knifflig und wir können Ihnen dabei helfen.

Die TJC Group kann Ihnen helfen, die Zuverlässigkeit der Kunden-/Lieferantenintegration vor der S/4HANA-Migration in 3 einfachen Schritten zu verbessern:

• Aktionspunkt vor CVI in den Quelldaten (SAP ECC).
• Archivierung oder Löschung von ungenutzten Kunden und Lieferanten zur Verbesserung der Zuverlässigkeit von CVI.
• Archivieren Sie auch die Transaktionsdaten derjenigen Kunden und Lieferanten, die den Zugang zu diesen Informationen für die zukünftige Verwendung mit ELSA by TJC Group ermöglichen.
• Behalten Sie vor und nach der Migration den Zugang zu den Informationen, die Sie abschneiden können, um Anfragen potenzieller Wirtschaftsprüfer zu beantworten, sowohl aus finanzieller als auch aus geschäftlicher Sicht.

Um die in Punkt 1 genannten Kunden und Lieferanten zu archivieren, müssen zunächst auch die Transaktionsdaten dieser Kunden und Lieferanten archiviert und/oder gelöscht werden. Die Archivierung oder Löschung von Kunden- und Lieferantendaten, die nicht mehr verwendet werden, ist ein wichtiger Faktor im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. DSGVO in Europa oder Loi 25 in Quebec).

Dies wird mit dem Standardtool SAP ILM verwaltet. Darüber hinaus kann der gesamte Prozess der Datenarchivierung und Datenlöschung mit dem Archiving Sessions Cockpit (ASC) von TJC Group automatisiert werden, wodurch der gesamte Prozess rationalisiert wird. ASC ist die einzige SAP-zertifizierte Lösung, die wirklich in der Lage ist, die Phase der Datenarchivierung und Datenlöschung vor der Systemmigration zu automatisieren.

5.7 Migration von Datenarchivierungsprozessen von SAP-Legacy-Systemen nach SAP S/4HANA

Der Zugriff auf Daten in SAP S/4HANA unterscheidet sich völlig von der Art und Weise, wie er in SAP ECC erfolgte. Fiori-Apps in S/4HANA ermöglichen den Zugriff auf Daten über oDATA-Dienste, rufen aber keine archivierten Daten ab. Wir empfehlen, während der Migration die folgenden zwei Fragen zu klären:

FRAGE 1: Was soll ich mit der bestehenden Archivierung von Altsystemen tun: sie beenden oder am Leben erhalten?

Wenn Sie Altsysteme nicht außer Betrieb nehmen und aus Datenschutzgründen SAP ILM eingerichtet haben, ist die Aufrechterhaltung des bestehenden Prozesses ein Muss. Dennoch ist die Datenarchivierung ein manueller Prozess, der niemals schläft. Deshalb ist die Automatisierung mit dem Archiving Sessions Cockpit ein großer Vorteil.

FRAGE 2: Was sollten Sie mit der S/4HANA-Archivierung tun?

Die Planung eines frühen Housekeeping- und technischen Archivierungsprojekts wird höchstwahrscheinlich von Vorteil sein. Untersuchen Sie weiterhin das Speichervolumen und die Leistung wichtiger Tabellen (wie z.B. der ACDOCA-Tabelle) und überlegen Sie, wann ein umfassenderes Archivierungsprojekt durchgeführt werden sollte.

6. Strategien zur Optimierung des Datenvolumens in SAP S/HANA

6.1 Datenarchivierung in SAP S/4HANA

Die Gründe für die Durchführung der Datenarchivierung in S/4HANA folgen der gleichen Logik wie die Datenarchivierung in SAP ECC. Die klassische Datenarchivierung spielt eine wichtige Rolle in SAP S/4HANA und begrenzt die Größe und das Wachstum der HANA-Datenbank. Wenn Ihnen der HANA-Speicher ausgeht, kann dies zu komplexen Upgrades und unerwarteten Kosten führen. Unternehmen, die sich auf den Weg zu SAP S/4 machen, müssen eine solide Datenarchivierungsstrategie entwickeln, um ihre Daten effektiv zu optimieren und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.

Es gibt einige Unterschiede zwischen der Datenarchivierung in SAP ECC und in SAP S/4HANA:

• Fiori Apps, die über oDATA Services auf S/4HANA-Daten zugreifen , rufen keine archivierten Daten ab. SAP Fiori ist eine Benutzeroberfläche für SAP-Anwendungen, die so konzipiert ist, dass sie auf jedem Gerät einfach zu bedienen ist und schnell reagiert. Sie bietet mehrere Standardfunktionen für die Archivierung, z.B. die Möglichkeit, die Verteilung von Archivierungsvarianten zu analysieren, die Möglichkeit, Archivierungsaufträge zu überwachen und die Option, ILM-Daten zu vernichten.
• Es gibt mehrere Archivierungstransaktionen, die in SAP Fiori nicht verfügbar sind. Diese Transaktionen werden zur Durchführung verschiedener Archivierungsaufgaben verwendet, auf die noch über das alte SAP GUI Framework zugegriffen werden kann. Aus praktischer Sicht werden jedoch nur die Transaktionen, die „fiorisiert“ wurden, den Zugriff auf Archivdaten anzeigen.
• Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Fiorisierte Anwendung (basierend auf der alten GUI-Anzeige) für eine archivierte Rechnung:
• Einige sehr speicherintensive Tabellen in SAP S/4HANA können durch Housekeeping (einschließlich einiger wichtiger Protokolltabellen), Datenarchivierung und ausgewählte Archivierung reduziert werden. Dies ist der Fall bei den Tabellen SOFFCONT12, SOC3N, CDPOS, DBTABLOG, BALDTA und EDID4.
• The SAP HANA database supports two types of tables: Rows tables and Columns tables. Each table is loaded on its own “store” and, hence, they’re managed differently. Zeilentabellen werden permanent in den Speicher geladen, daher sollten Sie ihre Größe so klein wie möglich halten. Die Datenarchivierung ist absolut sinnvoll, um das Datenvolumen auf dem System drastisch zu verringern, ohne Probleme beim Zugriff auf die Daten zu verursachen.

Bei der Datenarchivierung werden die Daten aus der Datenbank entfernt, wodurch verhindert wird, dass die Daten in den Speicher aufsteigen, und in einer Archivdatei gespeichert, auf die das System nur lesend zugreifen kann. Die Archivdateien werden in einer wesentlich kostengünstigeren Umgebung gespeichert. Kurz gesagt, die Datenarchivierung bietet eine kostengünstige Möglichkeit, Daten in S/4HANA zu verwalten.

6.2 SAP HANA Native Speichererweiterung (NSE)

SAP HANA Native Storage Extension oder NSE ist eine von SAP vorgeschlagene native Lösung zur Verwaltung von warmen Datenspeichern in SAP HANA. Sie erleichtert die Verwaltung von Daten, auf die weniger häufig zugegriffen wird, ohne sie vollständig in den Speicher zu laden. NSE erweitert den In-Memory-Spaltenspeicher von SAP HANA um eine nahtlos integrierte festplattenbasierte Verarbeitungserweiterung, die ein großes Spektrum an Datengrößen bei niedrigen TCO bietet.

NSE basiert auf der Temperatur der Daten. Es klassifiziert die Daten je nachdem, wie häufig auf der Abfrageebene auf die einzelnen Spalten zugegriffen wird. Der NSE-Berater kategorisiert die Tabellendaten in 3 verschiedene Temperaturstufen – Hot, Warm und Cold -, von denen jede auf unterschiedliche Weise in einem speziellen Puffercache in den Speicher geladen/entladen wird (oder auch nicht)(SAP Hinweis 2799997). Der Datenbankadministrator kann nach einer Analyse entscheiden, ob er NSE für eine Tabelle, eine einzelne Spalte oder eine Tabellenpartition einführt. Ein positiver Aspekt von NSE ist, dass es bei Bedarf leicht rückgängig gemacht werden kann.

Mit NSE ist es möglich, die Datenkapazität einer SAP HANA-Datenbank zu erweitern, ohne die vorhandene Hardware aufrüsten zu müssen. Das bedeutet, dass Sie mit der gleichen Menge an Speicher mehr Daten speichern können und mit der gleichen Menge an Daten weniger Speicher benötigen.

Die Kapazität einer Standard-HANA-Datenbank ist gleich der Menge der heißen Daten im Speicher. Die Kapazität einer HANA-Datenbank mit NSE ist jedoch die Menge der heißen Daten im Speicher plus die Menge der warmen Daten auf der Festplatte.

Das empfohlene Verhältnis von Hauptspeicher (heiße Daten) und NSE (warme Daten) beträgt 1:4, d.h. wenn die Gesamtgröße von HANA im Arbeitsspeicher 2 TB beträgt, können 8 TB warme Daten in den Puffercache ein- und ausgelagert werden. Auch wenn die Größe des Puffercache im Verhältnis zur Größe der warmen Daten von Anwendung zu Anwendung variiert, sollte das Verhältnis zwischen Puffercache und warmen Daten auf der Festplatte nicht kleiner als 1:8 sein.

Wenn Sie beispielsweise über 8 GB warmen Speicher verfügen (siehe unten), sollten Sie mindestens 1 GB Puffercache zuweisen. Wenn Ihr häufig genutzter NSE-Datensatz klein ist, können Sie mit einem größeren Verhältnis von warmem Speicher zu Puffercache experimentieren.

Tipps und Tricks zu SAP HANA NSE

• NSE wurde entwickelt, um die Speichernutzung für bestimmte Spalten, Partitionen und Tabellen zu reduzieren, indem diese Spalten nicht vollständig speicherresident sein müssen.
• NSE ist reversibel, d.h. alle Änderungen können leicht rückgängig gemacht werden.
• Die Auswirkungen von NSE auf die Leistung müssen sorgfältig getestet werden. Die Auswirkungen auf die Leistung müssen vor dem Einsatz in der Produktion validiert werden, da ein Leistungsabfall zu erwarten ist.
• Keep in mind that NSE is not a replacement for data archiving or data destruction because:
  • it does not help to meet data privacy requirements
  • die Größe der HANA-Festplatte wird nicht verringert
• SAP HANA NSE bietet native Unterstützung für jede SAP HANA-Anwendung. Allerdings nutzen die aktuellen Anwendungen nicht von Haus aus die Möglichkeiten von NSE. Daher liegt es an den Managern und Entwicklern, die richtigen Anpassungen an der Datenbankkonfiguration vorzunehmen, um die Vorteile der NSE-Funktion zu nutzen, z.B. durch die Angabe einer Ladeeinheit in den Konfigurationsparametern beim Erstellen oder Ändern von Datenbanktabellen.
• NSE ist die empfohlene SAP HANA-Funktion für das Data Tiering von schnell wachsenden Tabellen in Smart AFI (Smart Accounting for Financial Instruments) und FPSL (Financial Products Subledger – Banking Edition) / FPG (Financial Posting Gateway).

Erste Schritte mit NSE

Der NSE Advisor gibt Empfehlungen zu Ladeeinheiten für Tabellen, Partitionen oder Spalten, je nachdem, wie häufig auf sie zugegriffen wird. Für den Einstieg in die Arbeit mit NSE empfehlen wir Ihnen, das Handbuch SAP HANA Cloud, SAP HANA Database Administration Guide durchzuarbeiten.

6.3 Partitionierung von Spaltentabellen

Die Partitionierungsfunktion der SAP HANA-Datenbank unterteilt Spaltenspeichertabellen in separate Untertabellen oder Partitionen. Dadurch können große Tabellen in kleinere und besser verwaltbare Tabellen aufgeteilt werden, was eine Optimierung der Speichernutzung ermöglicht. Die Tabellenpartitionierung ist nur für Spaltentabellen verfügbar. Zeilentabellen können daher nicht partitioniert werden.

Über die Delta-Tabelle

Spaltentabellen werden bei Bedarf geladen. Wenn jedoch eine Tabellenspalte aktualisiert wird, wird diese Aktualisierung in eine temporäre Tabelle, eine so genannte Deltatabelle, geschrieben. Das bedeutet, dass der doppelte Speicher für das Laden benötigt wird. Deshalb ist es manchmal sinnvoll, Tabellen in kleinere Teile aufzuteilen, so dass weniger Daten in den Speicher geladen werden müssen.

Welches sind die besten „Kriterien“ für die Partitionierung von Spaltentabellen?

Der Kern der Sache beruht auf den Kriterien oder „Schlüsseln“, die für die Aufteilung der Tabelle definiert wurden. Wenn die Abfragen des Benutzers mit dem angegebenen Schlüssel übereinstimmen, ist es möglich, genau die Partitionen zu identifizieren, die die abgefragten Daten enthalten, und zu vermeiden, dass unnötige Partitionen in den Speicher geladen werden. Basiert die Abfrage dagegen auf einer Überauswahl, wie z.B. „Dokumenttyp“, werden alle Partitionen in den Speicher geladen.

Wenn eine Tabelle partitioniert wird, erfolgt die Aufteilung so, dass jede Partition einen anderen Satz von Zeilen der Tabelle enthält. Es gibt mehrere Alternativen, um festzulegen, wie die Zeilen den Partitionen einer Tabelle zugewiesen werden, z.B. die Hash-Partitionierung, die Round-Robin-Partitionierung oder die Partitionierung nach Bereichen. Mehr über die Tabellenpartitionierung in SAP S/4HANA erfahren Sie im SAP Lernportal – Tabellenpartitionierung durchführen.

6.4 Regelmäßige Haushaltsführung

Schließlich sind regelmäßige Wartungsarbeiten für Zeilentabellen unerlässlich, um ein Aufblähen der Daten zu verhindern und eine effiziente Datenbankverwaltung zu gewährleisten. Housekeeping ist wichtig, um eine gute Systemleistung aufrechtzuerhalten und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Zu den Housekeeping-Aktivitäten gehören viele Routinearbeiten und kleine Aufgaben, die auf der Agenda des Datenbankmanagers stehen, wie z.B. das Bereinigen alter Daten, das Bereinigen von Tabellen, das Entfernen doppelter oder falscher Datensätze, das Löschen temporärer technischer Daten, z.B. Spool, Jobs, Anwendungsprotokolle usw.

7. Einhaltung von Gesetzen, Datenschutz und Datenarchivierung

7.1 Ein Überblick über die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Einfach ausgedrückt ist die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ein kontinuierlicher Prozess der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien, die die Aktivitäten einer Organisation regeln. Es handelt sich um einen proaktiven Ansatz, der dabei hilft, die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften zu erkennen, zu verstehen und umzusetzen, wie es jeder Bürger oder jedes Unternehmen tun sollte, und um rechtliche Risiken weiter zu mindern. Darüber hinaus schafft die Einhaltung rechtlicher und behördlicher Vorschriften auch Vertrauen bei den Stakeholdern und ermöglicht es den Unternehmen, sich ethisch korrekt in die Geschäftswelt einzubringen.

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften kann nämlich nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die schuldige Person hohe Strafen nach sich ziehen. Unternehmen können die Einhaltung von Gesetzen nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn ein Verstoß gegen die Regeln kann teuer werden. Darüber hinaus müssen Unternehmen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften mit internen oder behördlichen Disziplinarmaßnahmen, zivilrechtlicher Haftung, einem geschädigten Ruf des Unternehmens und dem Verlust des Firmenwerts rechnen.

7.2 Ein Überblick über den Datenschutz

Insgesamt geht es beim Datenschutz um die Verwaltung wichtiger persönlicher Daten, die als „Persönlich identifizierbare Informationen (PII)“ und „Persönliche Gesundheitsinformationen (PHI)“ bezeichnet werden. Zu diesen Informationen gehören Finanzdaten, Gesundheitsdaten, Sozialversicherungsnummern und vieles mehr.

Im geschäftlichen Kontext geht der Datenschutz über die PII und PHI Ihrer Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden hinaus. Es gibt noch andere Faktoren, die hier eine Rolle spielen, wie z.B. Unternehmensdaten, vertrauliche Vereinbarungen, Geschäftsstrategien und so weiter. In der Tat betrifft der Datenschutz im Geschäftsleben alle Informationen, die Organisationen bei ihrem reibungslosen Betrieb helfen.

Die Bedeutung von Datenschutz und Privatsphäre kann nicht genug betont werden. In der Tat ist der Datenschutz für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften von zentraler Bedeutung. Es gibt mehrere Datenschutzgesetze wie das DSGVO in der EU, das DPDP in Indien, das Gesetz 25 (Loi 25 für französischsprachige Personen) in Quebec, Kanada, usw., die den Schutz der von den Unternehmen gesammelten Informationen gewährleisten. Abgesehen davon ist der Datenschutz auch wichtig für –

• Schutz von Informationen
• Bewahrung der individuellen Autonomie
• Ethische Datenpraktiken
• Vertrauen und Zuversicht bei Ihren Kunden, Stakeholdern und Mitarbeitern sicherstellen
• Ermöglichung von Innovationen, die durch Daten angetrieben werden

7.3 Wie spielt die SAP-Datenarchivierung eine Rolle?

Persönliche Daten sind überall um uns herum – ob Sie nun den Datensatz in den HR-Systemen oder im Supply Chain Management überprüfen. Schauen Sie sich die Daten an, die in verschiedenen SAP-Modulen verstreut sind – es sind mehrere Dokumente und Tabellen beteiligt, und auch im CRM des Unternehmens gibt es Daten. Sind das alles nur Basisdaten oder geht es darüber hinaus? Sie wären überrascht, wenn Sie wüssten, dass persönliche Daten in allen möglichen Dokumenten zu finden sind. Die von Unternehmen erstellten Rechnungen, Ihre Gehaltsabrechnungen, E-Mails, Verträge und so weiter – sie alle können personenbezogene Daten enthalten (Ihren Namen, Ihr Alter, Sicherheitsnummern usw.). Aber wissen Sie, dass diese gesammelten Informationen nicht ohne Zweck in SAP-Systemen gespeichert werden können?

Die Anwendung des Datenschutzes in SAP-Systemen kann eine schwierige Aufgabe sein, aber die folgenden Schritte können Ihnen den Prozess erleichtern.

Schritt 1: Der erste Schritt ist so einfach wie nur möglich. Es geht darum, die persönlichen Daten zu identifizieren, warum sie erhoben wurden und wo sie in Ihrem System gespeichert sind.

Schritt 2: Sobald Sie festgestellt haben, wo die Daten gespeichert sind, müssen Sie im nächsten Schritt Regeln für die Datenaufbewahrung festlegen. Außerdem müssen Sie auch Regeln für die Sperrung und Löschung nach den festgelegten Zeiträumen festlegen. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Zweck, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden. Die Zwecke können von der Auftragsverwaltung über die Anwendungsverwaltung bis hin zur Rechnungsverwaltung und so weiter variieren.

Schritt 3: Nachdem die im vorigen Schritt genannten Ziele erreicht sind, kommt SAP ILM Retention Management (eine Weiterentwicklung der SAP-Datenarchivierungstechnologie) ins Spiel. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass alle personenbezogenen Daten in Ihren SAP-Systemen archiviert, gelöscht und manchmal auch anonymisiert werden. Es kann vorkommen, dass einige Daten für künftige Audit-Zwecke benötigt werden; daher ist die Datenarchivierung ein Muss! Sie hilft Ihnen nicht nur dabei, die benötigten Informationen aufzubewahren, sondern gewährleistet auch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Denken Sie daran, dass es keine Einzellösung für den Datenschutz in SAP-Systemen gibt, sondern dass es sich um eine Kombination von Lösungen und Tools handelt. Eine wichtige Lösung ist jedoch die SAP Information Lifecycle Management Retention Management (SAP ILM RM) & SAP ILM Funktion, die von SAP als Sperrung & Löschung für Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner) bezeichnet wird. Mit dieser Lösung können SAP-Benutzer ihre Datenaufbewahrungsrichtlinien und Richtlinien für die Vernichtung am Ende der Aufbewahrungsfrist festlegen. Darüber hinaus gibt es für die SAP-Datenarchivierung Tools wie unser eigenes Archiving Sessions Cockpit, das den Prozess nicht nur vereinfacht, sondern auch automatisiert und damit effektivere Ergebnisse liefert.

8. Automatisieren der Datenarchivierung und Datenlöschung mit dem Archiving Sessions Cockpit

8.1 Der Bedarf an automatisierten SAP-Datenarchivierungslösungen

Wir haben Ihnen einen Einblick in die Datenarchivierung, ihre Bedeutung, ihre Vorteile und vieles mehr gegeben. Jetzt stellt sich nur noch die Frage, ob es schnelle und effektive Lösungen für die Archivierung Ihrer Daten gibt. Und sind sie automatisiert?

Die Datenarchivierung ist eine wiederkehrende manuelle Aufgabe, die eine Reihe von Aufträgen erfordert, die regelmäßig überprüft und ausgeführt werden müssen. An dieser Stelle kommt die Automatisierung ins Spiel. Automatisierte Lösungen für die Datenarchivierung sind unerlässlich, da sie Unternehmen helfen, die Gesamtbetriebskosten zu senken und die Einhaltung von Daten in SAP-Systemen zu gewährleisten. Für Unternehmen ist es ein absolutes Muss, die Kosten und die Migrationszeit zu senken, indem veraltete Daten entfernt werden. Mit automatisierter Archivierungssoftware können Unternehmen nicht nur langfristige TCOs verwalten, sondern auch eine zeiteffiziente Migration erreichen. Sie kann auch die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften mindern.

„Der Versuch, Daten ohne das zu archivieren, ist fast so, als würde man jemanden in ein Hamsterrad setzen. Das ist harte Arbeit. Die Automatisierung des Prozesses mit Archiving Sessions Cockpit (ASC) von der TJC Group macht es viel einfacher. Es handelt sich um einen automatisierten Prozess, d.h. wenn Sie ihn erst einmal zum Laufen gebracht haben, dann ist er auch schon da.
Mark Holmes, BT-Gruppe

Darüber hinaus bietet eine automatisierte Software für die Archivierung finanzielle Vorteile, da sie Einsparungen bei den Kosten für Speicherung, Wartung und Softwarelizenzen ermöglicht. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Entscheidung für eine SAP-zertifizierte automatisierte Datenarchivierungssoftware auch die Sicherheit Ihrer archivierten Daten gewährleistet. Die Archivierung sperrt Ihre Daten gegen die Zeit, so dass sie für andere Anwendungen nicht mehr zugänglich sind. Es handelt sich um eine äußerst sichere Methode zur Verwaltung langfristiger Datenaufbewahrungsanforderungen für die Einhaltung von Audits. Archivierte Daten sind sicher, sie können nicht gehackt werden und werden automatisch so lange aufbewahrt, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

8.2 Archivierungssitzungen Cockpit | Ihre bevorzugte Software für die SAP-Datenarchivierung

Wir stellen vor: Archiving Sessions Cockpit (ASC) – eine Datenarchivierungssoftware, die Ihnen hilft, den gesamten Prozess der Archivierung und/oder Datenvernichtung zu optimieren und zu automatisieren. Unsere von der TJC Group entwickelte Archivierungssoftware verwaltet und kontrolliert Ihre Archivierungsläufe von einem einzigen Punkt aus. Die ASC ist ein SAP-zertifiziertes Tool und basiert daher auf SAP ILM und wendet SAP-Standardprinzipien an.

Das Archiving Sessions Cockpit automatisiert den gesamten Datenarchivierungs- und ILM-Prozess, von der Erstellung bis zum Löschen von Archivierungsdateien, und ermöglicht so die Erledigung von Aufgaben, die sonst einen manuellen Eingriff erfordern würden.

Datenarchivierung oder Datenvernichtung ist eine wiederkehrende manuelle Aufgabe, die eine Reihe von Aufträgen erfordert, die regelmäßig überprüft und ausgeführt werden müssen. An dieser Stelle kommt die Automatisierung ins Spiel. ASC sorgt dafür, dass alle wiederkehrenden Prozesse von SAP ILM in Perfektion ausgeführt werden. Dank der Automatisierungsfunktionen werden Ihre internen Ressourcen für kompetentere Aufgaben freigesetzt, die in Zukunft eine höhere Investitionsrendite bringen werden. Der Prozess in SAP-Systemen mit ASC sorgt für massive Einsparungen bei den Kosten für die Datenbankspeicherung bei der Migration auf S/4HANA, hält das Datenwachstum nach der Umstellung unter Kontrolle und stellt sicher, dass die Prozesse für Datenschutzrichtlinien wie geplant ausgeführt werden.

Hauptvorteile des Archiving Sessions Cockpits für SAP-Administratoren / SAP-Manager

• Halten Sie Ihre Datenbank unter Kontrolle, indem Sie Daten archivieren, auf die nur selten zugegriffen wird.
• Erzielen Sie massive Einsparungen bei den Datenbankspeicherkosten sowohl in SAP ECC als auch in SAP S/4HANA.
• Wenn Sie SAP S/4HANA einsetzen, sollten Sie es vermeiden, Ihren HANA-Speicherbedarf auf eine höhere T-Shirt-Ebene zu skalieren.
• Verhindern Sie manuelle Fehler und wiederkehrende Arbeiten aufgrund von Zeitmangel
• Automatisieren Sie Archivierungssitzungen, die ohne Benutzereingabe nach vordefinierten Parametern ablaufen können.
• Stellen Sie sicher, dass die Unternehmensdaten vollständig rückverfolgbar sind, um die Anforderungen von Tax/DSGVO zu erfüllen.
• Reduzieren Sie die Migrationszeiten für den Wechsel zu S/4HANA

Hauptvorteile des Archiving Sessions Cockpits für SAP-Berater und Projektmanager

• Senkung der Gesamtbetriebskosten von SAP durch die Umstellung auf S/4HANA in der richtigen Größe
• Erzielen Sie langfristige Einsparungen durch die Automatisierung der Datenarchivierung
• Definieren Sie klare Ziele für die Reduzierung des Datenvolumens
• Skalierbare Projekte auf der Grundlage der sich entwickelnden Bedürfnisse. Möglichkeit der Anpassung von Projekten an Fusionen/Veräußerungen oder Änderungen im Steuerwesen

Hauptvorteile für Business User (Buchhaltung/Steuern)

• Schneller Zugriff auf archivierte Daten über die regulären SAP-Transaktionen.
• Rückverfolgbarkeitsprotokolle müssen verfügbar bleiben, um den Steuer- und Audit-Vorschriften zu genügen.

8.3 Die Entwicklung des Archiving Sessions Cockpits

Für Sie und mich mag die SAP-Datenarchivierung nur eine Methode sein, um Speicherkapazität freizugeben. Für Unternehmen ist sie der beste Weg, um die Gesamtbetriebskosten zu senken, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Systemsicherheit und Datenschutz zu gewährleisten und vieles mehr! Aber auch mit Datenarchivierungstools ist es kein Spaziergang.

Tatsache ist, dass die Unternehmen es leid waren, jedes Jahr ein neues Archivierungsprojekt zu starten. Darüber hinaus sind die großen internen Datenmengen und das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Missmanagement in den Prozessen ein zusätzliches Problem für die Organisationen. Mehrere Kunden fragten nach einer Lösung, die den Archivierungsprozess automatisieren würde. Daher musste es natürlich einen reibungsloseren und besseren Weg geben, um sicherzustellen, dass die Kunden einen nahtlosen Datenarchivierungsprozess erleben. Und so begann die Entwicklung des Archiving Sessions Cockpits. Mit ASC können sich Unternehmen von der komplexen und mühsamen manuellen Datenarchivierung, von Verzögerungen bei neuen Hardwareinvestitionen und vielem mehr verabschieden. Es trägt dazu bei, die Reaktionszeit Ihrer SAP-Systeme zu erhöhen und damit die Zufriedenheit der Systembenutzer zu erhalten.

8.4 Funktionen des Cockpits für Archivierungssitzungen

Das erhalten Sie mit unserer ASC-Software –

• ASC wurde entwickelt, um die Archivierung und Vernichtung von Massendaten zu automatisieren.
• Es hilft bei der Planung von Archivierungssitzungen in Abstimmung mit den IT-Zeitplänen und den Geschäftskalendern.
• ASC verwaltet alle notwendigen Aufträge bis zum Abschluss der Sitzungen.
• Es stellt die Sitzungen automatisch wieder her und startet sie neu, wenn es zu Unterbrechungen kommt.
• ASC kann detaillierte Varianten verwalten, was eine feine Granularität bei der Archivierung und Vernichtung ermöglicht.
• Es verwaltet Rückverfolgungsprotokolle für Benutzer.
• Das ASC ist in der Lage, zusätzliche Schritte zu verwalten, wie z.B. die kundenspezifische Vor- und Nachbearbeitung, die Bereinigung von SAP-Archiv-Informationsstrukturen und die Sicherung von ADK-Dateien.

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Datenarchivierung mit ASC in diesem Whitepaper:

https://www.tjc-group.com/resource/archiving-sessions-cockpit-asc-whitepaper/

8.5 Das Cockpit für Archivierungssitzungen zum Löschen von Daten

Damit die Datenvernichtung möglich ist, muss die ILM-Business-Funktion im SAP-System aktiviert und das notwendige ILM-Customizing durchgeführt werden. Dann kann SAP ILM zur Archivierung oder Vernichtung von Daten verwendet werden. Im ASC können wir Regeln für die Datenarchivierung von Workflows nach X Jahren und separate Regeln für die Vernichtung der verbleibenden Workflows nach X Jahren definieren.

In der ASC werden die Objekte in 3 Gruppen eingeteilt:

• Archivierungsobjekte, die nur in der Lage sind, Daten zu archivieren.

• ILM-Objekte, die beides können, Daten archivieren und löschen

• Datenvernichtungsobjekte, die nur in der Lage sind, Daten zu löschen. Diese setzen sich aus ILM HR-Objekten und Datenvernichtungsobjekten zusammen.

Wenn die ILM-Business-Funktion nicht aktiviert ist, schlägt der ASC nur die Arbeit an einer Gruppe von Objekten vor, die Archivierungs- und ILM-Objekte, aber keine Datenvernichtungsobjekte umfasst.

Auf dem Dashboard für die Verwaltung von Archivierungssitzungen können wir die verschiedenen Aufträge entweder für die Datenarchivierung oder die Datenvernichtung anpassen und sie alle starten.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für klassische Datenarchivierungsaufträge sowie für Datenvernichtungsaufträge mit dem ASC:

8.6 Vorteile des Cockpits für Archivierungssitzungen

Mit ASC erhalten Sie die folgenden Vorteile –

• Unser Archiving Sessions Cockpit verwaltet Ihr Datenbankwachstum vollständig.
• Es hilft, den technischen Prozess der SAP-Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verbessern.
• Da der gesamte Prozess automatisiert ist, gibt es keine manuellen Schluckaufs, so dass ein fehlerfreier Prozess gewährleistet ist.
• Es hilft Ihnen dabei, die durch das Archivierungsprojekt erzielten Gewinne zu bewahren und gleichzeitig regelmäßige Sitzungen zu ermöglichen, um den ROI aufrechtzuerhalten.
• Da ASC die Sitzungen gemäß den Geschäftskalendern plant, gibt es während der Archivierungsläufe keine Unterbrechung Ihrer Geschäftsabläufe.
• Da ASC die Sitzungen gemäß den Geschäftskalendern plant, gibt es während der Archivierungs- oder Vernichtungsläufe keine Unterbrechung Ihrer Geschäftsabläufe.

8.7 Archivierungssitzungen Cockpit versus Job Scheduler

Um einen SAP-Job auszuführen, benötigen Job Scheduler Tools ein Programm und eine Variante. Letztere kann mit Hilfe von Variantenvariablen automatisch erstellt werden, aber diese Funktionalität stößt schnell an ihre Grenzen, sobald die zu archivierenden Objekte nicht nach Datum, sondern nach Geschäftsperiode, nach Verweildauer oder mit Nummernkreisen selektiert werden. Die Variante muss dann manuell angepasst werden, bevor sie verwendet werden kann. Andererseits verwendet die Erstellung von Varianten über Variantenvariablen das aktuelle Datum, was bedeutet, dass die für eine verzögerte Archivierung, die seit einiger Zeit gestoppt ist, benötigten Varianten nicht ausgeführt werden können. Die Logik des ASC besteht darin, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt alle für ein Objekt zu startenden Sessions ermittelt und sie nacheinander abarbeitet. Dadurch ist es möglich, die Ausführung bestimmter ILM-Objekte vorübergehend zu unterbrechen und sie später wieder zu starten, ohne eine Session zu vergessen. Die für jeden Auftrag erforderlichen Varianten werden dynamisch erstellt, unabhängig von den verwendeten Auswahlkriterien. Sie werden so erstellt, dass nur die Daten ausgewählt werden, die zum Zeitpunkt T archiviert oder vernichtet werden müssen, was die Menge der zu verarbeitenden Daten einschränkt und die Ausführungszeiten drastisch reduziert.

Ein Archivierungslauf besteht aus mehreren Jobs, von denen einige (Speicher- und Löschjobs) beim Start des Laufs noch nicht bekannt sind. Mit einem Job Scheduler müssen Sie dann im Objekt-Customizing festlegen, dass diese Jobs automatisch vom ADK gestartet werden. Dadurch können Sie jedoch nicht die Anzahl der gleichzeitig laufenden Aufträge kontrollieren, was zu Leistungsproblemen auf Datenbankebene führen kann. Wenn ein Auftrag unterbrochen wird, müssen Sie ihn außerdem manuell neu starten. Mit ASC werden diese Aufträge gemäß den festgelegten Regeln (Zeitfenster, Anzahl der Neustarts) gestartet, wodurch sichergestellt wird, dass jede Archivierungssitzung vollständig abgeschlossen wird.

Einige ILM-Objekte müssen in einer bestimmten Reihenfolge verarbeitet werden, d.h. die Sitzung für Objekt A beginnt erst, wenn die Sitzung für Objekt B abgeschlossen ist. Diese Art der Steuerung kann nicht mit dem Job Scheduler durchgeführt werden. Es ist daher ein manueller Eingriff erforderlich, um Objekt A zu starten, nachdem sichergestellt wurde, dass Objekt B erfolgreich verarbeitet wurde.

Es ist jedoch möglich, den ASC-Job über den Job Scheduler zu starten. Der ASC-Job erzeugt die für jeden Archivierungs- oder Vernichtungsvorgang erforderlichen Aufträge. Falls erforderlich, kann im System die Jobüberwachung aktiviert werden, so dass jeder von der ASC erstellte Job dem Job Scheduler bekannt ist. Letzterer muss im Falle einer Jobunterbrechung keine Maßnahmen ergreifen, da diese Unterbrechung direkt von ASC verwaltet wird.

9. Strategie und Planung

9.1 Entwicklung einer umfassenden Strategie für die SAP-Datenarchivierung

Als IT-Experte stehen Sie wahrscheinlich vor der Herausforderung, dass SAP-Systeme hochgradig betriebsbereit sein müssen und riesige Datenmengen zu möglichst geringen Kosten gespeichert werden müssen. Ein Kinderspiel, oder? Das exponentielle Wachstum der Daten in SAP-Umgebungen führt zu Leistungsengpässen, hohen Speicherkosten und Compliance-Risiken. Können Sie das nachvollziehen? Eine umfassende Strategie für die SAP-Datenarchivierung bietet eine kosteneffiziente Lösung für diese konkurrierenden Anforderungen, mit einem klaren Return on Investment und soliden Ergebnissen innerhalb weniger Monate.

Die TJC Group begann ihre Tätigkeit vor über 25 Jahren mit der Bereitstellung von SAP-Datenarchivierungsdiensten und offiziellen Datenarchivierungsschulungen für SAP Frankreich. Im Laufe der Jahre haben wir uns in diesem Bereich weltweit eine unvergleichliche Kompetenz angeeignet. Unsere bewährte Methodik ist das Ergebnis von Hunderten von Projekten, die wir für Hunderte von SAP-Kunden weltweit durchgeführt haben. Wir sind in der Lage, die Ausführung von Datenarchivierung und ILM mit dem Archiving Sessions Cockpit zu automatisieren, einer SAP-zertifizierten Lösung, die auf SAP-Standards basiert. Das Archiving Sessions Cockpit hat sich als absoluter Game-Chaining-Faktor für Effizienzsteigerungen erwiesen.

9.2 SAP-Datenarchivierungsrahmen

Ein klassisches SAP-Datenarchivierungs-Framework umfasst 4 Phasen – die letzten beiden sind empfohlen, aber optional. Dies sind die folgenden:

• Phase 1: Analyse und Projektvorbereitung
• Phase 2. Phase der Umsetzung
• Phase 3 (optional): Laufende Archivierungsdienste (BPO)
• Phase 4 (optional): Überprüfung der Archivierungsstrategie

Sehen wir sie uns alle nacheinander an.

Phase 1: Technische Analyse und Vorbereitung des Projekts

Technische Analyse

Der erste Schritt auf dem Weg dorthin beginnt mit einer gründlichen technischen Analyse, um die notwendigen Informationen zu sammeln, die Quick-Wins zu analysieren und den Umfang des Projekts zu definieren.

• Identifizierung des betreffenden Systems: Datenbank (Typ und Version), Version und Supportseite, Codepage (Ascii, UTF-8, UTF-16), verwendete Module, u.a..
• Analyse des Volumens der Tische und Identifizierung der größten Tische
• Identifizierung der Archivierungsobjekte
• Definition des Aufenthaltsorts und der Aufbewahrungsfrist für jedes Objekt
• Berechnung der Volumenreduzierung

Die erste Analyse wird die folgenden Fragen beantworten:

• Was sind die Risiken/Einschränkungen/Rechtsanforderungen/Aufbewahrungsanforderungen?
• Welche Objekte sollen vorrangig archiviert werden?
• Können alle Daten sicher gelöscht werden, um Einsparungen zu erzielen?
• Wie hoch wären die Volumengewinne, und welche Tabellen mit Leistungsverbesserungen sind vorhersehbar?
• Wie soll das Projekt verwaltet werden (Tools, Methode und Planung)?

Interviews mit wichtigen Nutzern

Die frühzeitige Einbindung der Hauptnutzer des Kunden stellt sicher, dass das IT-Projekt nicht nur die technischen Ziele erfüllt, sondern auch sinnvolle Verbesserungen für das Unternehmen bringt. In dieser Vorbereitungsphase führen wir in der Regel Gespräche mit wichtigen Anwendern aus der IT-, Finanz- und Steuerabteilung, die sich aktiv an der Diskussion und Definition des Projekts beteiligen.

Hier erfahren Sie, warum es wichtig ist, solche Erstgespräche zu führen:

• Verstehen Sie die Geschäftsprozesse des Unternehmens. Die Hauptnutzer haben praktische Erfahrung mit dem Tagesgeschäft und können ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse vermitteln, die möglicherweise nicht formell dokumentiert sind.
• Erfassen Sie die Projektanforderungen genau. IT-Projekte scheitern oft an schlecht erfassten oder missverstandenen Anforderungen. Die Hauptnutzer können ihre spezifischen Bedürfnisse, Probleme und Erwartungen artikulieren und so sicherstellen, dass der Projektumfang mit den tatsächlichen Geschäftsanforderungen übereinstimmt.
• Identifizieren Sie die Schmerzpunkte und Lücken zwischen den Teams. Die Herausforderungen, mit denen SAP-Anwender in den Bereichen IT, Steuern und Finanzen konfrontiert sind, können unterschiedlich sein. Ihr Beitrag kann dazu beitragen, Lücken zwischen den verschiedenen Teams zu erkennen, die aus technischer Sicht allein vielleicht nicht offensichtlich sind. Wenn wir auf ihre Stimmen hören, können wir Fehlentwicklungen erkennen und so sicherstellen, dass unser Vorschlag mit den Erwartungen aller Beteiligten übereinstimmt.
• Annahmen validieren. Die Diskussion mit den Hauptnutzern hilft dabei, diese Annahmen zu validieren oder in Frage zu stellen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem tatsächlichen Nutzerverhalten und den tatsächlichen Bedürfnissen basiert.

Während des Projekts findet ein kontinuierlicher Wissenstransfer statt, um das Team des Kunden weiterzubilden. Während der Interviews sprechen wir auch über die Pläne des Unternehmens für zukünftige Implementierungen (z.B. SAP S/4HANA Migration) oder Länder-Rollouts.

Empfehlungen und Bericht

Auf der Grundlage der Ergebnisse erstellt das Datenarchivierungsteam der TJC Group eine umfassende Archivierungsstrategie und einen schrittweisen Aktionsplan, um den ermittelten Bedarf zu decken. Der Plan enthält die wichtigsten Metriken, Maßnahmen und Ergebnisse sowie den ROI des Archivierungsprojekts. Vor dem Projektstart wird dem Kunden ein detaillierter Bericht mit einer Reihe von Empfehlungen und Zielvorgaben für die Reduzierung des Datenvolumens ausgehändigt.

Dies ist eine Liste der wichtigsten Aktivitäten, die durchgeführt werden (aber nicht nur):

• Definieren Sie einen genauen Umfang der Datenarchivierung.
• Identifizieren Sie die zu archivierenden Objekte,
• Analysieren Sie den Abruf von Archivdatenlösungen in Bezug auf Online- und archivierte Daten
• Verbessern Sie die Leistung des SAP-Systems
• Identifizieren Sie Arbeitsabläufe für eine Archivierungsstrategie
• Risikoanalyse bezüglich der Archivierung (Steuern, Daten, Dokumente)

Phase der Implementierung

Dabei handelt es sich um einen praktischen Ansatz für die Bereitstellung des Archivierungsprojekts. Wir stellen sicher, dass die Archivierungsaktivitäten ordnungsgemäß funktionieren, dass die Voraussetzungen erfüllt sind und dass eine Archivierungsquote von mindestens 95% erreicht wird. Außerdem stellen wir sicher, dass die Archivdateien so erstellt werden, dass sie bei Bedarf später gelöscht werden können und/oder ein Zugriff möglich ist.

Für den Fall, dass die Projekte in ein Datenschutz- oder SAP ILM Projekt hineinreichen, stellen wir in dieser Phase auch sicher, dass die ILM-Prozesse reibungslos ablaufen und bei Bedarf eine Archivierungsquote von 100% erreichen. Auch die Voraussetzungen wie Sperr-, IRF- und Aufbewahrungsregeln werden mit dem Archiving Sessions Cockpit für ILM abgebildet und gepflegt.

Diese Phase umfasst 5 Schritte:

SCHRITT 1 – Erstellung der Lösung und technischer Test

• Kick-Off mit den wichtigsten Interessengruppen des Kunden und dem Implementierungsteam der TJC Group.
• Auths/Installieren Sie ASC Addon / Implementieren Sie OSS-Notizen / Richten Sie ein Archivverzeichnis/Repository ein.
• Konfigurieren Sie Archivobjekte (ADK/ASC).
• Führen Sie technische Tests durch (Unit-Testfälle/Massenarchivierungsläufe).
• Erstellen Sie eine Lösungsdokumentation.

SCHRITT 2 – Workshops

• Führen Sie einen Archivierungs-Workshop mit den wichtigsten Stakeholdern in den IT-, Finanz- und Steuerabteilungen sowie allen anderen relevanten Teams durch.
• Sammeln Sie Anforderungen und verfügbare Dokumentation.

SCHRITT 3 – Lückenanalyse/Geschäftsprüfung & Abzeichnung

• Führen Sie Lückenanalysen durch (Berichte/Transaktionen/Schnittstellen usw.).
• Führen Sie UAT/Regressionstests durch (um zu bestätigen, dass der Standard-SAP-Zugriff auf archivierte Daten akzeptabel ist).
• Lückenschluss und erneutes Testen
• Aktualisieren Sie die Archivierungsresidenz für das Archivierungsobjekt, falls erforderlich (basierend auf der Gap-Analyse des Kunden/den Geschäftstests).
• Konsolidieren Sie die zu implementierenden Entwicklungen.
• Geben Sie die Lösung für die Inbetriebnahme frei.

SCHRITT 4 – Vorbereitung für den Go-Live

• Entwerfen Sie das Betriebskonzept für das Produktionssystem.
• Bereiten Sie die Liste der Transportaufträge vor, die der Kunde in das Produktionssystem verschieben möchte.
• Bieten Sie dem Kunden eine formelle Übergabe oder einen Wissenstransfer an.
• Konfigurieren Sie Archivierungsobjektvarianten mit dem Cockpit für Archivierungssitzungen.
• Prüfen Sie die Checkliste für Archivierungslauf und Go-live.

SCHRITT 5: Ende des Projekts und Abschlussbericht

• Erstellen Sie die Projektzusammenfassung und detaillierte Berichte.
• Führen Sie eine Projektbesprechung durch.
• Übergabe der Ergebnisse an den Kunden

Phase der professionellen Archivierungsdienste (BPO)

Nach der Durchführung eines Datenarchivierungsprojekts ist der beste Weg, um automatisierte Gewinne aus der Datenarchivierung zu erzielen, die regelmäßige Ausführung von Archivierungsaufträgen, um das Wachstum der Datenbank unter Kontrolle zu halten. Datenbanken wachsen in der Regel um 15 – 20% pro Jahr, und dabei sind wesentliche geschäftliche Änderungen noch nicht berücksichtigt.

Kontinuität der Dienstleistungen

Ongoing Archiving Services, auch Business Process Outsourcing (BPO) genannt, stellen sicher, dass die Datenarchivierung optimal funktioniert und die SAP-Datenbank auf einem optimalen Niveau gehalten wird. Das Archivierungsteam der TJC Group kümmert sich dabei um die implementierte Datenarchivierung, die Datensperrung und die Datenvernichtung – einschließlich Überwachung, kontinuierlicher Verbesserung und fortlaufender Berichterstattung. Der Betrieb einer laufenden Datenarchivierung für ein SAP-System erfordert Hingabe und eine besondere Kenntnis bestimmter SAP-Transaktionen. Die Berater der TJC Group verfügen über jahrzehntelange Erfahrung auf diesem Gebiet.

Das BPO bietet einen kosteneffizienten Service, um den aus dem Archivierungsprojekt gewonnenen ROI zu erhalten, ohne dass interne Ressourcen für die Datenarchivierung eingesetzt werden müssen.

Die typischen Aktivitäten, die in dieser Phase durchgeführt werden, sind:

• Tägliche Archivierungsaktivitäten. Überwachung von Archivierungsläufen mit dem Archiving Sessions Cockpit
• Unterstützung bei der Archivierung: Ein spezielles Team unterstützt Sie bei allen Fragen zur Datenarchivierung.
• Detaillierter Jahresbericht und monatliche Berichterstattung über durchgeführte Aktivitäten
• Kontinuierliche Verbesserung: Gesundheitschecks und Verbesserungsvorschläge, um die Datenbank auf ihrem optimalen Stand zu halten.

Treffen Sie François Beudin, unser Senior SAP Support Consultant an der Spitze des BPO-Service in Frankreich. Lesen Sie sein Team Spotlight: https://www.tjc-group.com/blogs/team-spotlight-francois-beudin/

Phase der Überprüfung der Archivierungsstrategie

Von Zeit zu Zeit lohnt es sich, einen Blick auf Ihre Strategie zur Datenarchivierung zu werfen und zu verstehen, welchen Einfluss sie auf die gesamte IT-Strategie hatte. Welchen Einfluss hat die Datenarchivierung auf die IT-Strategie? Unterstützt die Datenarchivierung die externen Lösungen für SAP-Systeme? Was kann besser gemacht werden?

Wir sorgen zum Beispiel dafür, dass die Daten externer Lösungen für SAP-Systeme – wie Vertriebsanwendungen, CRMs, Zahlungsgateways usw. – gut archiviert werden und den vordefinierten Aufbewahrungsregeln entsprechen. – gut archiviert werden und mit allen vordefinierten Regeln zur Datenaufbewahrung übereinstimmen.

Bei der TJC Group geht es nicht nur um die Implementierung eines Datenarchivierungsprojekts in SAP-Systemen. Wir berücksichtigen auch die Gesamtauswirkungen der Datenarchivierung innerhalb Ihrer gesamten IT-Landschaft, so dass kein Detail unberücksichtigt bleibt.

10. Verringerung des CO2-Fußabdrucks durch SAP-Datenarchivierung

Es gibt verschiedene Arten von Umweltverschmutzung, die Sie und ich kennen. Aber haben Sie sich jemals gefragt, was Umweltverschmutzung durch Unternehmen ist? Im Allgemeinen handelt es sich dabei um Faktoren wie Rauchgase, Plastikabfälle oder giftige Abwässer, die in die Umwelt gelangen. Aber das sind Faktoren, die Sie sehen können; was ist mit den versteckten? Wussten Sie, dass auch Daten zum wachsenden CO2-Fußabdruck beitragen? So überraschend es auch sein mag, die ständig wachsenden Daten sind einer der versteckten IT-Verschmutzer, denn die digitale Wirtschaft ist für 3 bis 4 % der weltweiten Treibhausgasemissionen verantwortlich. Während Unternehmen also die physischen oder bekannteren Umweltverschmutzer effektiv verwalten müssen, ist die Verwaltung des Datenwachstums ebenso unerlässlich.

Für die Erstellung und Speicherung von Daten wird eine enorme Menge an Energie verbraucht, was zu massiven Umweltauswirkungen führt. Wenn das Datenwachstum ungebremst bleibt, kann es zu einem unsichtbaren Umweltverschmutzer werden. Tatsächlich wird durch die Speicherung veralteter Daten Energie verschwendet, was wiederum zu den steigenden CO2-Werten beiträgt. Glücklicherweise können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihr Datenwachstum in Schach zu halten. Und genau hier kommt die SAP-Datenarchivierung ins Spiel. Sie ist eine der effektivsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass der digitale CO2-Fußabdruck eingedämmt und die Nachhaltigkeitsziele erreicht werden.

10.1 Wie hilft die SAP-Datenarchivierung bei der Reduzierung des CO2-Fußabdrucks?

In der Geschichte wird oft gesagt, dass die zwei Hauptgründe für die Investition in einen Datenarchivierungsprozess sind –

• Minimierung der Kosten für die Datenspeicherung
• Verbesserung der allgemeinen Leistung von SAP-Systemen

Angesichts der aktuellen Situation ist es jedoch ein Gebot der Stunde, die Nachhaltigkeit zu verbessern und den CO2-Fußabdruck von IT-Organisationen zu reduzieren. Glücklicherweise kann die SAP-Datenarchivierung nicht nur dazu beitragen, nachhaltige Ziele zu erreichen, sondern auch die IT-Betriebskosten insgesamt zu senken. Und so geht’s.

• Mit Hilfe der automatischen Datenarchivierung können Sie eine kontinuierliche Datenkomprimierung sicherstellen.
• Die Archivierung sorgt dafür, dass weniger Daten gespeichert werden, was zu einem geringeren Energieverbrauch bei der Speicherung der Daten führt.
• Darüber hinaus sinken die Kosten für die Speicherung von Daten entsprechend.
• Vor allem aber sinken die Betriebskosten für die Verwaltung der SAP-Landschaft, wie z. B. die Kosten für Wartung, Strom usw., ebenfalls.

Darüber hinaus führen diese vorteilhaften Aspekte der Datenarchivierung zu vier großen Einsparungen beim Umweltschutz –

• Geringerer Verbrauch von physischen Datenträgern
• Geringere Heiz- und Kühlkosten in den Serverräumen
• Geringere Wartungskosten
• Geringere Abfallmengen und Entsorgungskosten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eine ordnungsgemäße Datenverwaltung zur Sicherung der Nachhaltigkeit beitragen kann, laden Sie jetzt unser ausführliches E-Book herunter – https://www.tjc-group.com/resource/ebook-how-data-volume-management-contributes-to-sustainability/

11. Bewährte Verfahren für die Archivierung von SAP-Daten

Der Prozess der SAP-Datenarchivierung ist einer der strategischsten Ansätze für die Datenverwaltung, die Nachhaltigkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vieles mehr. Es ist daher unerlässlich, dass Unternehmen die besten Praktiken für seine Implementierung befolgen. Einige der Best Practices für die SAP-Datenarchivierung sind wie folgt definiert

Verstehen Sie Ihre Fahrer

Was sind Ihre Beweggründe/Ziele für die Implementierung einer Strategie zur Datenarchivierung? Geht es darum, das SAP-System unter einer bestimmten Größe zu halten? Haben Sie bestimmte Leistungsprobleme, die Sie lösen müssen? Oder möchten Sie einfach nur wissen, wie Sie das Datenvolumen in Ihrem SAP-System reduzieren können? Wenn Sie wissen, was Sie erreichen wollen/müssen, können Sie eine Strategie zur Datenarchivierung entwerfen, mit der Sie diese Ziele in Bezug auf Umfang und Residenzregeln erreichen.

Bewerten Sie Ihr Datenvolumen

Eine der wichtigsten Praktiken für den SAP-Datenarchivierungsprozess ist die Bewertung des Datenvolumens Ihres Unternehmens. Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der Größe der Datenbank, der Nutzungsmuster und der Wachstumsrate der Daten.

Verstehen Sie die Datentypen

Ein oft übersehener Faktor – das Verständnis der generierten Datentypen ist zwingend erforderlich. Ebenso wichtig ist es, die Häufigkeit der Nutzung dieser Datentypen zu verfolgen. Wieso den? Denn die einzelnen gesammelten Daten benötigen möglicherweise andere Verweilzeiten als die anderen. Bevor Sie also mit der SAP-Datenarchivierung beginnen, sollten Sie die Daten nach ihrer Wichtigkeit kategorisieren. Achten Sie außerdem darauf, die Daten nach ihrer Relevanz zu kategorisieren, damit Sie leicht auf wichtige Daten zugreifen können.

Implementieren Sie eine solide Archivierungsstrategie

Eine solide Strategie ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Praktiken im Archivierungsprozess und immer der Weg nach vorne. Aber wie erstellen Sie eine solche? Ganz einfach: Definieren Sie klare Ziele entsprechend den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens, ermitteln Sie die Daten, die archiviert werden müssen, stellen Sie sicher, dass dies keine Auswirkungen auf Nebenanwendungen hat und legen Sie Zeitpläne für die Archivierung fest. Denken Sie daran, dass die Zeitpläne für die Archivierung nicht nur auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, sondern auch auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften abgestimmt sein müssen.

Bei der Erstellung einer SAP-Datenarchivierungsstrategie ist es wichtig, Kriterien wie –

• Das Alter der Daten
• Die Häufigkeit der Datennutzung
• Die geschäftliche Relevanz der Daten

Daher sind die oben genannten Punkte der Datenbewertung und das Verständnis der Datentypen wichtig.

Verfahren definieren

Die Entwicklung einer Archivierungsstrategie ist ein Aspekt, die Definition robuster Verfahren für jede Nuance des Prozesses ein anderer. Als Unternehmen müssen Sie unbedingt Standardverfahren für die Datenextraktion, den Datentransfer und die Datenspeicherung erstellen, um Konsistenz zu gewährleisten. Achten Sie außerdem darauf, die Richtlinien zur Datenarchivierung regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sie an die sich ständig ändernden rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen anzupassen.

Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien

Die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien ist eine der wichtigsten Praktiken bei der Archivierung von SAP-Daten und trägt dazu bei, dass Unternehmen die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllen, um hohe Strafen zu vermeiden. Bedenken Sie außerdem, dass verschiedene Branchen unterschiedliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung haben. Klassifizieren Sie daher Ihre Daten entsprechend den Aufbewahrungsvorschriften der jeweiligen Branche. In solchen Fällen ist es ein kluger Schachzug, diesen Prozess mit SAP Information Lifecycle Management (ILM) zu automatisieren, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten.

12. Wie kann die TJC Group bei der Datenarchivierung in SAP-Systemen helfen?

Die SAP-Datenarchivierung ist zwar eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Datenverwaltungsstrategien voranzubringen, doch kann der gesamte Prozess ein wenig langwierig und mühsam sein. Wenn Ihnen jedoch Experten zur Seite stehen, wird der Prozess der Datenarchivierung wesentlich reibungsloser verlaufen. Arbeiten Sie mit uns zusammen, um einen Archivierungsprozess zu gewährleisten, der Ihnen bemerkenswerte Ergebnisse liefert.

12.1 Überblick über die TJC-Gruppe

Mit über 25 Jahren Erfahrung hat die TJC Group zahlreiche Kunden bei der SAP-Datenarchivierung unterstützt. Von der Bewertung Ihres Datenvolumens bis hin zur Archivierung und Verwaltung der Daten hilft unser Fachwissen nicht nur dabei, Ergebnisse zu erzielen, sondern auch Hindernisse reibungslos zu überwinden. Darüber hinaus kennen wir die rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen, die Anforderungen des Datenschutzes, die geschäftlichen Anforderungen und die technischen Aspekte der Einhaltung dieser Vorschriften.

Die Zusammenarbeit mit der TJC Group hilft Organisationen in mehrfacher Hinsicht –

SAP-Wissen: Unser umfangreiches Wissen deckt die SAP-Datenarchivierung, SAP ILM, und andere Lösungen im Bereich Steuern und Technologie ab. Die umfangreichen Fähigkeiten der TJC Group helfen dabei, die Kluft zwischen den Beteiligten zu überbrücken und schaffen Synergien zwischen den technischen Teams und den Kunden.

Modernste Technologie: Unsere fortschrittliche Technologie, die unsere Prozesse nahtlos und sicher macht, ist unsere größte Stärke. Mehr als 40 % unserer Mitarbeiter sind in der Forschung und Entwicklung tätig, um einen reibungslosen Ablauf aller beteiligten Prozesse zu gewährleisten.

Integration mit unserer Technologie: Wie bereits erwähnt, bieten wir eine SAP-zertifizierte, ergonomische Software an – die Archiving Sessions Cockpit (ASC), die zur Automatisierung des gesamten Datenarchivierungsprozesses beiträgt. Da die Software unser geistiges Kind ist, helfen wir dabei, unsere besten Technologien entsprechend den Anforderungen unserer Kunden in den Prozess zu integrieren.

Experten zum Thema: Die Fachexperten der TJC Group verfügen über weitreichende Erfahrung in einer Vielzahl von Projekten. Die engagierten SAP-Datenarchivierungs- und ILM-Teams des Unternehmens sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Archivierungsprojekts. Darüber hinaus stellt das Team sicher, dass die Unternehmen mit den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorschriften Schritt halten und so Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften und Reputationsrisiken vermeiden können.

12.2 Fallstudien | Kunden, denen wir geholfen haben

Carlsberg SAP-Datenarchivierung und DSGVO Compliance

Carlsberg beauftragte die TJC Group als technischen Experten mit der Planung und Durchführung laufender Datenarchivierungs- und Volumenmanagement-Programme auf SAP-Systemen, um zu gewährleisten, dass das Datenvolumen dauerhaft unter Kontrolle bleibt und das Unternehmen die Bestimmungen von DSGVO einhält. Dies würde auch dazu beitragen, die Betriebskosten zu minimieren und die Systemleistung dauerhaft zu optimieren.

British Telecom SAP-Datenarchivierung

British Telecom ist der größte Anbieter von Festnetz-, Breitband- und Mobilfunkdiensten im Vereinigten Königreich. In den vergangenen 5 Jahren hat die TJC Group die BT Group bei der Umstellung auf HANA unterstützt. Es handelt sich um eine Reise, bei der mehrere ERP-Datenbanken, die unter SAP ECC6 laufen, in ein einziges S/4HANA-System migriert werden.

Dunelm SAP-Datenarchivierung

Dunelm ist eines der führenden britischen Einrichtungsunternehmen mit einem Umsatz von über 1 Milliarde Pfund. In den letzten 18 Monaten ist Dunelm dank seines klaren Wertversprechens und der Loyalität der britischen Verbraucher schnell gewachsen. Dieser Nachfrageschub führte zu einem erheblichen Anstieg der Datenmenge, was Dunelm dazu veranlasste, ein internes Datenarchivierungsprogramm innerhalb von SAP zu implementieren. Um die Datenverwaltung zu optimieren und einen reibungslosen Übergang zur AWS Cloud zu ermöglichen, ging Dunelm eine Partnerschaft mit der TJC Group ein. Diese Zusammenarbeit war ausschlaggebend für die Kontrolle des Datenwachstums in SAP und die Minimierung von Ausfallzeiten während des Migrationsprozesses, was letztendlich zu Einsparungen bei unnötigen Infrastrukturinvestitionen führte.

Dürr Group SAP ILM und Datenlöschung

Der Dürr-Konzern ist ein weltweit führender Maschinen- und Anlagenbauer mit hoher Kompetenz in den Bereichen Automatisierung und Digitalisierung und Eigentümer der drei hoch angesehenen Marken Dürr, Schenck und HOMAG. Der Dürr-Konzern identifizierte ein potenzielles Compliance-Risiko innerhalb von SAP aufgrund der historischen Mitarbeiterdaten, die über ihre Nutzungsdauer hinaus aufbewahrt werden würden. Aus diesem Grund wandte sich das Unternehmen an die TJC Group, Experten für Datenarchivierung und ILM, um diese Abhängigkeiten zu identifizieren und einen Plan zur Löschung persönlicher Daten auf Projektebene zu erstellen.

PETIT BATEAU

Petit Bateau war gerade dabei, sein System von SAP 4.7 auf SAP ECC 6.0 zu aktualisieren. Ein großer Stolperstein war die Größe der SAP 4.7-Datenbank, die 4,3 TB groß war. Sie musste auf 3 TB reduziert werden, um das Upgrade abschließen zu können. Sechs Monate vor dem geplanten Upgrade wandte sich das Unternehmen an die TJC Group mit der Bitte, ihm bei der Verkleinerung der Datenbank zu helfen. Sie brauchten einen Spezialisten für SAP-Datenarchivierung und fiskalische Archivierung, um die SAP-Standardarchivierung zu implementieren und die archivierten Daten bei der Steuer- und Auditvorbereitung konsistent zu halten. Außerdem musste eine laufende Archivierung und Systemüberwachung eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass das eingesparte Datenbankvolumen auch nach dem SAP-Archivierungsprojekt erhalten bleibt.

UGITECH

Der CIO von UGITECH wollte die globale Systemleistung verbessern und eine akzeptable Datenbankgröße und ein akzeptables Wachstum beibehalten. Im Januar 2012 hatte die Datenbank eine Größe von 629 GB mit einem durchschnittlichen Wachstum von 15 GB pro Monat, und das Ziel war, die Größe im nächsten Jahr auf 800 GB zu halten. Die bestehende Datenbank musste durch die Archivierung historischer und veralteter Daten drastisch verkleinert werden. Ihr SAP-System hatte jedoch einzigartige Hauptelemente (d.h. Qualitätsfluss, Integration von Lieferungen, SD-Fluss usw.) und Verpflichtungen zur Datenaufbewahrung, die eine komplexe und spezifische Archivierungserfahrung erforderten.

VERESZENZ

Ende 2011 hatte die SGD Group ein Archivierungsprojekt mit der TJC Group abgeschlossen: 20 Archivierungsobjekte in 5 Ländern. Das Ergebnis war eine Steigerung ihrer Datenbankkapazität um mehr als 25%. Um diesen Zuwachs in ihrem Datenbanksystem auch nach dem Archivierungsprojekt aufrechtzuerhalten, erkannten sie die Notwendigkeit einer regelmäßigen Archivierung, die auch alle Anomalien überwacht. Außerdem wollten sie ihre internen SAP-Ressourcen von dieser Aufgabe entlasten und suchten nach weiterer externer Unterstützung mit einem hohen Maß an Erfahrung in der SAP-Archivierung.

13. FAQs

Frage 1: Was sind die häufigsten Herausforderungen bei SAP-Datenarchivierungsprojekten?

Antwort: Die SAP-Datenarchivierung ist zwar eine der begehrtesten Methoden zur Verwaltung der ständig wachsenden Datenmengen, aber es gibt einige Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei diesem Prozess stellen müssen. Einige davon sind – die Identifizierung der zu archivierenden Daten, da Sie vielleicht das Gefühl haben, dass alles wichtig ist, obwohl es das in Wirklichkeit nicht ist. Dann müssen Sie sich mit dem Irrglauben auseinandersetzen, Archivierung sei eine nummerierte Aufgabe. Denken Sie daran, dass der Prozess nicht einfach ist und definitiv nicht in ein paar Tagen erledigt ist. Abgesehen davon sind der Verlust des Zugriffs und der Datenqualität zwei weitere häufige Herausforderungen bei SAP-Datenarchivierungsprojekten.

Frage 2: Gibt es Fallstudien zur SAP-Datenarchivierung?

Antwort: Wie bereits erwähnt, ist die SAP-Datenarchivierung eine bevorzugte Datenverwaltungsmethode. Und ja, es gibt mehrere Fallstudien zur Archivierung in SAP-Systemen. Sie können unsere Fallstudien hier nachlesen – https://www.tjc-group.com/resource-category/case-study/

Frage 3: Was sind die verschiedenen Arten von SAP-Archivierungsobjekten?

Antwort: Ein Archivierungsobjekt ist eine zentrale Komponente der Datenarchivierung, die genau angibt, welche Daten archiviert werden sollen und wie dies geschehen soll. Einfach ausgedrückt: Archivierungsobjekte teilen Ihren Systemen mit, wann ein Modul geschrieben, gelöscht oder abgerufen werden soll. Was die verschiedenen Arten von SAP-Archivierungsobjekten angeht, so gibt es zwei Haupttypen – technische Objekte und funktionale Objekte. Es gibt jedoch auch Archivierungsobjekte, die auf den verschiedenen SAP-Modulen basieren, wie FICO, SD, MM, CRM, Sol Man und so weiter.

Frage 4: Was sind die wichtigsten Vorteile der SAP-Datenarchivierung?

Antwort: Die wichtigsten Vorteile, die Unternehmen nach der Implementierung der SAP-Datenarchivierung nutzen können, sind folgende

• Ausgezeichnete Kostensenkung
• Strenger Datenschutz
• Bessere Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität
• Ein kluger und angemessener Wechsel zu S/4HANA
• Signifikante Verkürzung der Migrationszeiten
• Verbesserte Leistung des SAP-Systems
• Senken Sie den Kohlenstoff-Fußabdruck

Frage 5: Wie sollte ich eine Strategie zur Datenarchivierung für mein SAP-System entwickeln?

Antwort: Um eine zuverlässige Strategie für die Datenarchivierung in Ihren SAP-Systemen zu entwickeln, müssen Sie zunächst klare Ziele entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen definieren. Als Nächstes identifizieren Sie die Daten, die Sie archivieren möchten, nach ihrem Typ und legen einen Zeitplan für die Archivierung fest. Denken Sie jedoch daran, dass die Zeitpläne mit Ihren organisatorischen Anforderungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften übereinstimmen müssen. Außerdem sollten Sie bei der Entwicklung einer SAP-Datenarchivierungsstrategie für Ihre Systeme die folgenden Kriterien berücksichtigen

• Prüfen Sie das Alter der Daten
• Überprüfen Sie die Häufigkeit der Datennutzung
• Achten Sie auf die Relevanz der Daten

Referenzen

SAP Help Portal: https://help.sap.com/docs/SAP_NETWEAVER_700/10907a5e6c531014a252fdc4265a1f8e/4d8c783b910b154ee10000000a42189e.html

SAP-Bilder: https://help.sap.com/doc/saphelp_em92/9.2/de-DE/44/feab1fda132462e10000000a1553f7/content.htm?no_cache=true

SAP Technologie-Blogs: https://community.sap.com/t5/technology-blogs-by-members/navigating-the-depths-of-data-aging-in-s-4-hana/ba-p/13597090