Mehr Nachhaltigkeit durch elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Gruppe | Co-Autor: Patchanok K, B2G Teamleiter, TJC Gruppe

„Nachhaltigkeit ist das Gebot der Stunde“ – das ist in der heutigen Welt zum gängigen Slogan geworden. Schließlich führt die Einführung nicht nachhaltiger Lösungen zu einem enormen Klimawandel und allgemeinen Umweltproblemen. Wir wissen, dass die Datenarchivierung eine der Möglichkeiten ist, den digitalen Fußabdruck von IT-Unternehmen zu verringern. In ähnlicher Weise ist die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung eine weitere hervorragende Möglichkeit, die Nachhaltigkeit in der heutigen Welt zu gewährleisten. Lesen Sie diesen Blog, um ein besseres und tieferes Verständnis dafür zu bekommen!

Einführung

Die Rechnungsstellung ist einer der wichtigsten Aspekte des Finanzmanagements, aber die Menge an Papier, die für diesen Prozess verwendet wird, ist enorm. Tatsächlich werden die Auswirkungen des Finanzmanagements auf die Umwelt oft unterschätzt. Nehmen wir die manuelle Rechnungsstellung als Beispiel – eine einzige große Rechnung kann allein in Singapur etwa 2 Millionen Rechnungen pro Jahr erzeugen. Wenn wir also Rechnungen auf Papier ausstellen, können nach einer einfachen Berechnung 500 Stück Papier, d.h. 1 Ries, zu einer Dicke von 5 cm zusammengefügt werden. Wenn man also 2 Millionen Stück Papier stapelt, sind sie 200 m hoch, was der Höhe des Marina Bay Sands entspricht. Und diese Berechnung basiert auf der Annahme, dass jede Rechnung nur eine einzige Seite umfasst. Stellen Sie sich vor, dass jede Rechnung mindestens 2-3 Seiten umfasst.

Abgesehen davon werden Sie schockiert sein, wenn Sie erfahren, dass allein die Erstellung von Papierrechnungen so viel Energie verbraucht wie der Verbrauch von 20 Millionen Haushalten pro Jahr. Das ist eine enorme Menge an Energie. Allein die Erstellung und der anschließende Versand verbrauchen noch mehr Energie. Tatsächlich erzeugen Papierrechnungen dreimal mehr CO2 als elektronische Rechnungen. Sie sind für fast zehn Prozent aller weltweit gefällten Bäume verantwortlich.

Die Entwicklung eines gestrafften, nachhaltigen Prozesses

Der Papierverbrauch bei der manuellen Rechnungsstellung ist ziemlich hoch, und unter den heutigen Bedingungen ist es dringend notwendig, den Papierverbrauch zu minimieren. Und nicht nur das: Die Eliminierung von Papier aus Ihren Rechnungsprozessen ist auch eine der einfachsten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, seine Umweltbilanz deutlich zu verbessern.

In dem Maße, in dem alles zusammenwächst, findet weltweit ein Paradigmenwechsel statt, da Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung zu Recht in den Mittelpunkt rücken. Infolgedessen sind auch die Unternehmen zunehmend sensibilisiert und suchen nach Möglichkeiten, ihren digitalen CO2-Fußabdruck zu verringern und umweltfreundlichere Maßnahmen zu ergreifen. Allerdings reicht es nicht aus, nur den Papierverbrauch zu reduzieren. Wir brauchen robustere und dauerhaftere Lösungen, um dieses Problem in den Griff zu bekommen. Unternehmen müssen ihre Finanzverwaltung digitalisieren, um nicht nur die Umwelt zu schonen, sondern auch die Effizienz ihrer Prozesse zu verbessern. Die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung ist ein klares Beispiel und eine Maßnahme, die zu den vorgenannten Aspekten beiträgt.

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht nur gut für die Kostensenkung im Unternehmen, sondern auch für die Umwelt. Laut dem Bericht E-invoicing Journey 2019-2025 von Bruno Koch führt die automatisierte elektronische Rechnungsstellung in der Regel zu Kosteneinsparungen von 60-80 % im Vergleich zur herkömmlichen Bearbeitung von Papierrechnungen. Vielleicht ist es an der Zeit, den Wechsel zu vollziehen?

Ein Weg nach vorn mit elektronischer Rechnungsstellung und Berichterstattung für Nachhaltigkeit

Die globale Expansion des E-Invoicing-Marktes wird maßgeblich durch die verschiedenen Mandate von Regierungen auf der ganzen Welt inspiriert, die Unternehmen zur Einführung des elektronischen Rechnungsaustauschs auffordern. An der Spitze der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung steht die LATAM-Region, gefolgt von Europa und Asien. Da mehrere Regierungen die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung verbindlich vorschreiben, ist ein Anstieg des Marktes für elektronische Rechnungen offensichtlich. Einem Bericht von Billentis zufolge wird der weltweite Markt für elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2024 ein Volumen von 8,3 Milliarden Euro (8,9 Milliarden US-Dollar) erreichen. Darüber hinaus wird der Markt bis 2028 ein Volumen von ca. 22,2 Mrd. EUR (23,7 Mrd. USD) erreichen, bei einer CAGR von 27,9 %.

Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen der richtige Weg ist, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, sollten Sie nicht vergessen, dass bei der Implementierung elektronischer Rechnungen ohne Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung immer noch gedruckte Rechnungen für Prüfprozesse erforderlich sind. Dies liegt daran, dass die Benutzer die Rechnungen möglicherweise manuell überprüfen und genehmigen müssen. Abgesehen davon hat auch die elektronische Rechnungslegung nicht direkt mit Nachhaltigkeit zu tun. Sie ist eine zusätzliche Voraussetzung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und reduziert den Papierverbrauch nicht.

Steigerung der ESG-Leistung durch strategische Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung

Die Vorlage für Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) hilft Investoren, Organisationen und anderen, die betrieblichen Auswirkungen eines Unternehmens innerhalb eines viel umfassenderen ökologischen und sozialen Rahmens zu bewerten. Aber was hat das mit der elektronischen Rechnungsstellung zu tun? Nun, die elektronische Rechnungsstellung verbessert die ESG-Werte erheblich, indem sie sich an den Hauptzielen der Nachhaltigkeit und der ethischen Unternehmensführung orientiert. Tatsache ist, dass die elektronische Rechnungsstellung und die Nachhaltigkeit zwar Hand in Hand gehen und größere Vorteile mit sich bringen, dass die elektronische Rechnungsstellung aber auch erheblich zu sozialen und Governance-Verbesserungen beiträgt.

Dennoch ist die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung eine sorgfältige Maßnahme für Unternehmen, die ihre ESG-Leistung und -Berichterstattung unterstützen wollen. Laut demselben Billentis-Bericht leistet die elektronische Rechnungsstellung einen erheblichen Beitrag zum Umweltschutz. Die Bewertung des CO2-Fußabdrucks einer Papierrechnung erfordert jedoch eine umfassende Analyse, die den gesamten Lebenszyklus der Rechnung umfasst – d.h. von der Papierherstellung bis zu ihrer endgültigen Auslieferung.

Die wichtigsten Faktoren sind –

Produktion von Rechnungen

Art des verwendeten Papiers: Einer der wichtigsten Faktoren bei der Rechnungsherstellung ist die Art des Papiers. Es ist wesentlich besser, Recyclingpapier zu verwenden, da es im Vergleich zu Frischfaserpapier zu geringeren CO2-Emissionen beiträgt.

Quelle der Energie: Ein weiterer Punkt, den Sie im Auge behalten sollten, ist die Energiequelle für die Herstellung der Rechnung. Der Einsatz erneuerbarer Energiequellen wie Wind- oder Sonnenenergie bei der Herstellung reduziert den CO2-Fußabdruck im Gegensatz zur Nutzung fossiler Brennstoffe erheblich.

Effizienz in der Fertigung: Unternehmen müssen den Einsatz moderner und effizienter Produktionsanlagen sicherstellen. Sie sind in der Lage, den Energieverbrauch zu senken und damit die Kohlendioxidemissionen weiter zu reduzieren.

Arten von Materialien: Die Umweltverträglichkeitsprüfung erstreckt sich nicht nur auf Papier, sondern auch auf verwandte Materialien wie Briefumschläge und Briefmarken. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Materialien umweltfreundlich sind.

Anzahl der Blätter: Tatsache ist, dass die durchschnittliche Anzahl der pro Rechnung verwendeten Bögen die Berechnung der CO2-Emissionen beeinflusst. Der Durchschnitt variiert jedoch je nach Art des Kunden, der Branche usw. Wenn wir jedoch allgemein sprechen müssen, liegt die durchschnittliche Anzahl der Blätter pro Rechnung in den Bereichen der elektronischen Rechnungsstellung bei etwa 2,5 Seiten.

Drucken von Rechnungen

Effizienz beim Digitaldruck: Unternehmen müssen digitale Drucktechniken einsetzen, da sie die Effizienz des Prozesses verbessern. Dies ist besonders effektiv gegenüber den traditionellen Methoden, wenn es um kleinere Mengen geht.

Auswahl der Tinte: Die Auswirkungen auf den CO2-Fußabdruck werden durch die im Druckprozess verwendete Tinte beeinflusst, z. B. Tinte auf Öl- oder Wasserbasis. Die Beeinträchtigung der Umwelt ergibt sich oft aus den schädlichen Chemikalien, die in der Druckertinte verwendet werden. Bei diesen Chemikalien kann es sich um nicht abbaubare Kunststoffe, Erdöl und Tonerkartuschen handeln, die am Ende ihres Lebenszyklus zu einer massiven Umweltbelastung führen. Wenn diese Patronen auf Mülldeponien oder in Gewässern entsorgt werden, setzen sie giftige Metalle und flüchtige organische Verbindungen (VOCs) frei, was zu einer erheblichen Verschmutzung von Boden und Wasser führt. Gegenwärtig werden weniger als 30% dieser Patronen recycelt. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Druckertinten auswählen, die die Umwelt so wenig wie möglich belasten.

Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen

Effizienz der Bürogeräte: Für Unternehmen ist es unerlässlich, energieeffiziente Maschinen und Geräte für die Erstellung von Rechnungen zu verwenden, wie z.B. zum Falten, Kuvertieren und Sortieren, um nur einige zu nennen. Die Verwendung solch effizienter Geräte trägt dazu bei, die Kohlenstoffemissionen erheblich zu reduzieren.

Administrativer Energieverbrauch: Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist der administrative Energieverbrauch. Die Energie im Rechnungsstellungsprozess, insbesondere durch Computersysteme, muss bei der Berechnung der CO2-Emissionen berücksichtigt werden. Darüber hinaus muss auch die Zeit für die Bearbeitung von Papierrechnungen bei der Berechnung des CO2-Fußabdrucks berücksichtigt werden.

Transport und Lieferung

Die Art des Transports: Die Transport- und Liefermethoden der Rechnungen spielen ebenfalls eine große Rolle bei der Bestimmung der Kohlenstoffemissionen. Eine Luftfracht erhöht die Emissionen erheblich im Vergleich zu anderen Alternativen wie Zügen, Lastwagen, Schiffen usw.

Die Entfernung des Transports: Interessanterweise bestimmt auch die Entfernung des Transports zwischen den Druckereien und den Rechnungsempfängern den CO2-Fußabdruck.

Effizienz der Zustellung: Um den CO2-Fußabdruck zu verringern, ist die Verbesserung der Effizienz der Auslieferung auf der letzten Meile, insbesondere in städtischen Gebieten, von entscheidender Bedeutung. Dies kann durch den Einsatz von emissionsarmen Fahrzeugen wie Elektroautos oder Fahrrädern erreicht werden.

Entsorgung und Recycling

Recycling-Verfahren: Das Recycling von Altpapier kann den gesamten CO2-Fußabdruck von Rechnungen deutlich verringern, da recycelte Materialien weniger Ressourcen für die Herstellung von neuem Papier oder Waren benötigen.

Entsorgungsmethoden: Der Ausstoß von CO2 in die Umwelt hängt auch von den Entsorgungsmethoden ab. Die Entsorgung von Papierrechnungen durch Techniken wie Deponierung, Verbrennung usw. beeinflusst die Kohlenstoffbilanz.

Digitale Archivierung: Eine der Methoden, die Unternehmen anwenden müssen, ist die digitale Archivierung ihrer Rechnungen. Bei der digitalen Archivierung archivieren Sie alle zugehörigen Daten und reduzieren damit auch den digitalen CO2-Fußabdruck. Darüber hinaus hilft die digitale Archivierung auch, Speicherplatz freizugeben, wodurch die Kosten für den Kauf neuer Speichermedien weiter gesenkt werden.

Im Allgemeinen wird der CO2-Fußabdruck von Papier auf 1,45 kg bis 3,6 kg CO2 pro kg Papier geschätzt. Wie bereits erwähnt, hat Recyclingpapier jedoch einen geringeren CO2-Fußabdruck als Frischfaserpapier. Das eine Ende dieses Spektrums deutet auf den Einsatz moderner, effizienter und umweltfreundlicher Methoden hin, bei denen erneuerbare Energiequellen genutzt werden. Aber selbst dann liegt der CO2-Fußabdruck einer einzelnen 20g-Papierrechnung laut Billentis bei etwa 40-45g, wenn man eine konservative Schätzung von 2 kg CO2 pro Kilogramm zugrunde legt.

Die Lösung dafür ist ganz einfach: die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung! Sehen wir uns an, wie die elektronische Rechnungsstellung die ESG-Leistung von Unternehmen steigert.

Soziale Vorteile der Einführung von E-Invoicing

E-Invoicing und Nachhaltigkeit dienen nicht nur dem Umweltschutz, sondern bringen auch zahlreiche soziale Vorteile für Unternehmen mit sich. Einige davon sind –

Zugänglichkeit und Inklusivität

Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen ihre Erreichbarkeit auf der ganzen Welt verbessern, auch in abgelegenen oder unerreichbaren Regionen. Tatsache ist, dass die elektronische Rechnungsstellung zu schnelleren und effizienteren Transaktionen beiträgt und damit die wirtschaftliche Nachhaltigkeit der Unternehmen, einschließlich der KMU, stärkt und gleichzeitig zu einem breiteren Wirtschaftswachstum beiträgt.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Ein weiterer gesellschaftlicher Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung besteht darin, dass sie im Gegensatz zu den traditionellen Papierrechnungen bessere Möglichkeiten der Nachverfolgung und Aufbewahrung bietet. Dadurch wird auch die Transparenz der Transaktionen erhöht, während gleichzeitig nahtlose Prüfungen und Verifizierungsprozesse erleichtert werden. Darüber hinaus hilft sie bei der Bekämpfung von Betrug und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, was insgesamt allen Beteiligten Vorteile bringt.

Finanzielle Effizienz

Die elektronische Rechnungsstellung bietet Unternehmen großartige Vorteile, wenn es um die finanziellen Aspekte geht. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen davon ausgehen, dass die Rechnungen mindestens 5-7 Tage früher beglichen werden als die Papierrechnungen, wodurch die Notwendigkeit einer externen Finanzierung entfällt. Das ist ein Segen, vor allem für KMU, die beim Zugang zu ihren finanziellen Ressourcen oft auf Hindernisse stoßen. Außerdem wird der gesamte Prozess mit E-Invoicing-Lösungen wie SAP Document and Reporting Compliance oder SAP DRC viel schneller, weniger komplex und nahtloser.

Auswirkungen auf die Schattenwirtschaft

Die Einführung von Steuererklärungsmechanismen erhöht die Steuereinnahmen des Landes erheblich. Infolgedessen steigen die Einnahmen, was wiederum der Gesellschaft zugute kommt, da das Ausmaß der Schattenwirtschaft stark reduziert wird.

Governance-Vorteile durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Neben den sozialen Vorteilen bietet die elektronische Rechnungsstellung in Verbindung mit der Nachhaltigkeit auch Vorteile für die Verwaltung; einige davon sind

Compliance und Standardisierung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu optimieren. Sie vereinfacht die Einhaltung der vorgeschriebenen Steuergesetze und Rechnungsstellungsstandards. Da die elektronische Rechnungsstellung in mehreren Regionen zur Pflicht wird, können Unternehmen die Flexibilität dieser elektronischen Systeme nutzen. Wie? Nun, um sich an die sich ständig ändernden gesetzlichen Änderungen anzupassen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Governance-Standards eingehalten werden.

Bessere interne Kontrollen

Die Integration elektronischer Rechnungsstellungssysteme trägt auch zu einer verbesserten internen Kontrolle bei, insbesondere zu einer klaren Übersicht über die Finanztransaktionen. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung und -abstimmung trägt dazu bei, das Risiko von Ungenauigkeiten und betrügerischen Transaktionen und Aktivitäten zu eliminieren und damit eine noch zuverlässigere und genauere Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Verbesserte Effizienz und Verantwortlichkeit

Einer der begehrtesten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ist, dass sie Unternehmen hilft, ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren. Außerdem wird der Verwaltungsaufwand reduziert und die Rechenschaftspflicht verbessert. Dank der Automatisierungsmöglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen jetzt effizienter und reibungsloser arbeiten. Außerdem wird dadurch die Transparenz in den Unternehmen gefördert.

Elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung: Ihre Rolle bei der ESG-Berichterstattung

Es gibt eine wachsende Zahl von Organisationen, die zur Einhaltung der ESG-Berichtsstandards verpflichtet sind. In Großbritannien und den USA gilt die ESG-Berichterstattung in erster Linie für Kapitalmarktteilnehmer. Die Richtlinie der Europäischen Union zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) weitet die ESG-Berichterstattung auf fast 50.000 Unternehmen aus, die ab Januar 2024 gelten. Mit Hilfe der CSRD sollen die Lücken in den bestehenden Berichtsrahmen geschlossen und gleichzeitig der Umfang der Nachhaltigkeitsberichterstattung ausgeweitet werden.

Damit werden auf EU-Ebene verbindliche Standards für die Berichterstattung eingeführt. Außerdem wird die Rechenschaftspflicht der europäischen Unternehmen in Bezug auf die Nachhaltigkeit erhöht. Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung ist in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung, da die ESG-Berichterstattung eine komplizierte Aufgabe ist, die für KMUs noch anspruchsvoller wird. Ein weiterer Punkt, den Unternehmen im Auge behalten müssen, ist die Berichterstattung über Scope 3-Emissionen. Die Berichterstattung über Scope 3-Emissionen erfordert die Integration von Lieferantendaten, was für Unternehmen eine erhebliche Herausforderung darstellen kann. Hier hebt sich E-Invoicing von der Masse ab, da es wichtige Daten liefert, die nicht nur Scope 3, sondern auch Scope 1 und 2 Emissionen gemäß den Treibhausgasprotokollen umfassen. Noch interessanter ist, dass die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung auch den Product Carbon Footprint-Bericht umfasst. Das macht es für Unternehmen aller Größenordnungen weniger schwierig und nahtloser.

Wie verbessert die elektronische Rechnungsstellung die Nachhaltigkeit von Unternehmen?

Es gibt viele Gründe, warum die elektronische Rechnungsstellung viel besser für die Umwelt ist. Hier sind die wichtigsten Vorteile für unseren Planeten.

Reduzierter Papierverbrauch

Dies ist ein offensichtlicher Vorteil, aber ein sehr bedeutender. Durch den Wegfall von Papierrechnungen tragen wir dazu bei, jedes Jahr Millionen von Bäumen zu retten. Allein in Europa werden schätzungsweise 30 Milliarden Rechnungen pro Jahr verschickt, für die nach EU-Angaben etwa 12 Millionen Bäume verbraucht werden.

Geringere Kohlenstoffemissionen

Die Abschaffung von Papierrechnungen verringert den gesamten CO2-Fußabdruck. Der Grund dafür ist, dass Papierrechnungen dreimal mehr CO2 produzieren als elektronische Rechnungen. Durch den Wegfall von Papier, Druckgeräten und dem physischen Transport der Rechnungen verringert sich der gesamte CO2-Fußabdruck.

Geringerer Energieverbrauch

Die elektronische Rechnungsstellung erfordert weniger Energie für die Verarbeitung als herkömmliche papierbasierte Methoden. Denn bei der elektronischen Rechnungsstellung entfallen Druck, Postversand und manuelle Dateneingabe.

Reduzierter Abfall

Die elektronische Rechnungsstellung minimiert den Abfall von Papier, Plastik-Tintenpatronen und anderen Verbrauchsmaterialien, die bei herkömmlichen Rechnungsprozessen anfallen. Dies gilt insbesondere für Verbrauchsmaterialien, die verantwortungsvoll entsorgt oder recycelt werden müssen.

Optimierte Lieferkette

Durch die Digitalisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und die physische Lieferkette verkürzen usw. Außerdem werden alle damit verbundenen Umweltauswirkungen, wie z.B. Postdienste, reduziert.

Weniger physische Lagerung

Durch die elektronische Rechnungsstellung entfällt der Bedarf an physischem Lagerplatz für Papierrechnungen. Dadurch wird auch die Umweltbelastung durch den Unterhalt und die Stromversorgung von Lagereinrichtungen in den Büros reduziert.

Globale Reichweite bei minimaler Umweltbelastung

Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht die sofortige Zustellung von Rechnungen über geografische Grenzen hinweg, ohne dass lange Transportwege nötig sind. Dies reduziert die Kohlenstoffemissionen weiter.

Durch die Einführung von E-Invoicing können Unternehmen einen wichtigen Beitrag zu ihren Nachhaltigkeitszielen leisten und gleichzeitig ihre Effizienz steigern und Kosten senken. Eine Win-Win-Situation für alle. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung zur Nachhaltigkeit beitragen? Kontaktieren Sie jetzt unsere B2G-Experten!

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