Die Autoren: Olivier Simonet, VP Sales und Marketing bei der TJC Group | Laura Parri Royo, Marketing Director bei der TJC Group
In diesem Artikel werden die Unterschiede zwischen den wichtigsten Begriffen der Datenvolumenverwaltung erklärt – Begriffe wie Systemstilllegung, Datenarchivierung, Aufbewahrungsmanagement und Landschaftsharmonisierung. Sie denken vielleicht, dass sie alle gleichbedeutend sind, aber das ist nicht der Fall. Testen Sie Ihr Verständnis: Kennen Sie den Unterschied?
Inhaltsübersicht
Einführung
Da das Datenvolumen exponentiell wächst, stellen viele Unternehmen fest, dass die Kosten für die Cloud-Speicherung außer Kontrolle geraten sind. Was einst als kostengünstig galt, wird nun zu einem erheblichen Kostenfaktor – und doch muss das nicht sein. Wenn Sie wissen, wie Sie die Vorteile der automatisierten Datenarchivierung/Datenlöschung nutzen können, und wenn Sie genau verstehen, was damit verbunden ist, können Sie diese Kosten erheblich eindämmen.
Eine Möglichkeit, das Wachstum des Datenvolumens in SAP-Systemen dauerhaft einzudämmen, besteht darin, ein SAP ILM-Programm – Information Lifecycle Management – durchzuführen und nur für die Daten zu bezahlen, die Ihr Unternehmen wirklich benötigt. Wenn Ihr Unternehmen auf SAP S/4 HANA migriert, ist das Management des Datenwachstums entscheidend für die Senkung der Gesamtbetriebskosten.
2. Wichtige Begriffe erklärt
Es ist wichtig, die feinen Unterschiede zwischen Datenarchivierung, Aufbewahrungsmanagement, Systemstilllegung und Landschaftsharmonisierung zu kennen. Wieso den? Denn es könnte den Unterschied zwischen Compliance und Non-Compliance bedeuten, insbesondere wenn es um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen geht. Lassen Sie uns diese im Detail betrachten.
3. Datenarchivierung
Die Datenarchivierung ist ein allgemeiner IT-Housekeeping-Prozess, den jeder Datenbesitzer in Betracht ziehen sollte. Er wird in der Regel für Daten verwendet, auf die nur selten zugegriffen wird, die aber aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Daten, die in der Regel archiviert werden, befinden sich in den größten Tabellen, die Archivierungsobjekte enthalten, z.B.: Kundenaufträge, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Kundendatensätze.
Lesen Sie mehr zum Thema: Hier sind die 6 Gründe für eine regelmäßige Datenarchivierung in SAP-Systemen
Bei der Datenarchivierung in SAP werden Daten, die in der SAP-Hauptdatenbank gespeichert sind, an einen separaten Ort wie z.B. das Client-Dateisystem verschoben (was in der Regel mit geringeren Kosten verbunden ist), da sie im Hauptsystem nicht mehr benötigt werden. Die archivierten Daten stehen bei Bedarf weiterhin für den Abruf und die Analyse mit speziellen Werkzeugen und Berichten innerhalb von SAP zur Verfügung, werden aber nicht mehr in der Live-SAP-Datenbank gespeichert. Das ist so, als würden Sie die Dinge, die Sie kaum benutzen, aufräumen und auf dem Dachboden lagern – damit sie verfügbar sind, wenn Sie sie in Zukunft brauchen. Dieser Prozess kann mit dem Archiving Sessions Cockpit (ASC) automatisiert werden , einer von der TJC Group entwickelten Software, die das Aufräumen der Daten erleichtert und die laufenden Aufräumarbeiten automatisiert.
Hier erfahren Sie, was das Archiving Sessions Cockpit für Chereau, ein französisches multinationales Unternehmen, das auf Kühlfahrzeuge und Anhänger spezialisiert ist, geleistet hat. Lesen Sie die Fallstudie von Chereau über SAP-Datenarchivierung.
Regelmäßiges Entrümpeln zu Hause hält Ihren Lebensraum klar und geordnet. Das bedeutet, dass Sie effizienter arbeiten können, klar denken und produktiv sein können. Die gleiche Logik gilt für Datenbanken. Die Datenarchivierung hilft, Platz in der SAP-Datenbank freizumachen und verbessert die Systemleistung.
Dies ist für die Benutzer sehr vorteilhaft und stellt sicher, dass die Benutzer das Wachstum ihrer SAP-Systeme im Laufe der Zeit verwalten können. Das Auslagern von Daten aus SAP-Datenbanken in Archivdateien wird innerhalb der SAP-Umgebung durchgeführt und beinhaltet nicht das physische Löschen der archivierten Dateien. Dies ist ein sehr wichtiger Unterschied. Archivierung ist nicht dasselbe wie Löschen.
Da immer mehr Unternehmen auf SAP S/4 HANA migrieren, senkt eine regelmäßige, automatisierte Archivierung die Betriebskosten für eine In-Memory-Datenbank erheblich. Deshalb ist es wichtig, bei der Migration auf S/4HANA eine Datenarchivierung durchzuführen.
4. Aufbewahrungsmanagement (ILM-Archivierung oder SAP DSGVO)
Die Verwaltung der Vorratsdatenspeicherung ist eine zusätzliche Aktivität, die nach der Datenarchivierung durchgeführt werden kann und speziell mit Datenschutzgesetzen verbunden ist, wie z.B. der Einhaltung der DSGVO in Europa, Le Loi 25 in Kanada oder CCPA in Kalifornien. Die Aufbewahrungsverwaltung, die manchmal auch als SAP ILM Archivierung bezeichnet wird, ist ein ähnlicher Prozess wie die reguläre Datenarchivierung, aber es gibt einige sehr wichtige Unterschiede.
SAP ILM Komponente ist eine Lösung von SAP, mit der Sie den gesamten Lebenszyklus von Daten auf strukturierte, automatisierte und konforme Weise verwalten können. SAP ILM unterstützt die Festlegung und Umsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien und ermöglicht die Vernichtung von Daten. Daten, die für geschäftliche Zwecke oder zur Einhaltung von Datenschutzgesetzen nicht mehr benötigt werden, können gelöscht werden. Ebenso müssen manchmal einige Daten gelöscht werden, um den Datenschutzgesetzen zu entsprechen.
Erfahren Sie mehr über SAP ILM in diesem Artikel: Die wichtigsten Komponenten von SAP Information Lifecycle Management (ILM) verstehen.
4.1 Die Rolle der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze
Die DSGVO besagt, dass Daten entweder nur so lange wie nötig oder für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden dürfen, der je nach Branche variiert. Es kann sein, dass ein Unternehmen seine Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahren muss, z. B. für mögliche zukünftige Steuerprüfungen. Dies könnte zu einem Konflikt führen und das Unternehmen zögert, die Daten zu löschen. In einigen Fällen müssen sie jedoch gelöscht werden, um die Vorschriften einzuhalten.
Die Aufbewahrungsverwaltung in SAP löst dieses Problem. Die Daten, die gelöscht werden müssen, werden archiviert und in einer separaten, gesperrten Datei gespeichert, auf die die Benutzer nicht zugreifen können. Sie werden dort so lange aufbewahrt, bis sie nach Erreichen der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht werden können. Die Aufbewahrungsfristen werden zu Beginn des Projekts vereinbart und normalerweise vom Datenschutzbeauftragten festgelegt. Wenn der Dateneigentümer Zugang zu den Daten benötigt, um eine Prüfungsanfrage zu erfüllen, können die Daten wiederhergestellt und den Aufsichtsbehörden vorgelegt werden.
Carlsberg hat beispielsweise über 10 Jahre lang mit der TJC Group zusammengearbeitet, um mehrere Programme zur Datenarchivierung und Datenlöschung zu implementieren, um die Datenschutzbestimmungen der DSGVO zu erfüllen und das Wachstum des Datenvolumens unter Kontrolle zu halten. Lesen Sie die Carlsberg-Fallstudie hier.
Carlsbergs Data Volume Management Projekt mit der TJC Group hat die Größe der Datenbank bis heute um 62,5% reduziert. Weitere Einsparungen beim Datenvolumen werden auch bei den Vorproduktionssystemen und den Qualitätskontrollumgebungen erzielt.
4.2 Wie die Aufbewahrungsverwaltung im Detail funktioniert
Bei der Verwaltung der Vorratsdatenspeicherung werden Archivdateien erstellt, aber das Ziel ist es, den Datenschutz für die Zwecke der DSGVO zu wahren. Es handelt sich um einen komplexeren Prozess als die normale Archivierung, da für verschiedene Datentypen unterschiedliche Aufbewahrungsregeln gelten und die einzelnen Länder auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen festgelegt haben – aber die Prinzipien sind ähnlich. Bei der Erstellung der DSGVO-Archivdateien muss eine bestimmte Aufbewahrungsfrist angegeben werden, die den genauen Vorschriften entspricht. Viele Organisationen scheitern daran, dass sie eine universelle und lange Aufbewahrungsfrist festlegen, z.B. 99 Jahre, obwohl die Branchenregeln vorschreiben, dass diese viel kürzer sein sollte.
Als Archivierungstool wird SAP ILM verwendet, um eine Archivdatei zu erstellen und diese gegebenenfalls zu sperren, um Datenschutzgesetze zu erfüllen. Wenn die Aufbewahrungsfrist erreicht ist, werden die Daten schließlich endgültig gelöscht. Um weitere Vorteile zu erzielen, kann das Archiving Sessions Cockpit für ILM den gesamten Prozess automatisieren und so die potenziellen Vorteile auf eine weitere Ebene heben.
5. Außerbetriebnahme des Systems
Stilllegung ist der Prozess der Ausmusterung eines SAP- oder Nicht-SAP-Systems, das nicht mehr benötigt wird. Es handelt sich um einen komplexeren und potenziell langwierigeren Prozess als die Datenarchivierung oder das Aufbewahrungsmanagement, denn es geht um die Stilllegung eines gesamten Altsystems und nicht nur um eine Teilmenge von Daten. Die Stilllegung eines Altsystems erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. Dadurch wird sichergestellt, dass die gewünschten Daten in das neue System (sei es SAP S/4HANA oder ein anderes ERP-System) migriert oder ordnungsgemäß archiviert werden und dass das stillgelegte System abgeschaltet und sicher entsorgt wird.
Ein wichtiger Aspekt bei der Einhaltung von Steuer- und Audit-Anforderungen ist der Zugriff auf die historischen Daten. Wenn ein ERP-System außer Betrieb genommen wird, müssen alle mit diesem System verbundenen Daten und Dokumente entweder über das neue SAP S/4HANA-System oder über eine Legacy-System-Anwendung wie ELSA von der TJC Group zugänglich sein. ELSA, kurz für Enterprise Legacy System Application, verwaltet historische Daten umfassend und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen erhalten bleiben und effektiv in neue Systeme integriert werden. Es handelt sich um eine Cloud-Anwendung, die auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) basiert und mit allen Systemen Ihrer IT-Landschaft verbunden werden kann. ELSA ist der ideale Ort, um alle Ihre historischen Daten zu speichern, die später als Teil der KI-Strategie des Unternehmens für Datenmodelle zur Verfügung stehen werden.
5.1 Wichtige Überlegungen zur Stilllegung eines Altsystems
- Bei der Stilllegung ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie einen Prüfpfad vorlegen und nachweisen können, dass die extrahierten Daten aus dem historischen ERP-System stammen. Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden werden wissen wollen, wo die Daten zuerst gesammelt wurden und in der Lage sein zu beweisen, dass sie aus dem ursprünglichen Rechtssystem stammen.
- Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eine virtuelle Maschine zum Einfrieren der Daten zu verwenden, sollten Sie vorsichtig sein, da dies mit hohen Sicherheits- und Compliance-Risiken verbunden ist. Es mag wie der einfachste und leichteste Weg erscheinen, aber es kann sich auch als das Gegenteil herausstellen. Bei einer virtuellen Maschine steht nur eine Kopie des Produktionssystems zur Verfügung, aber es gibt keine QS-Umgebung und es gibt keine Sicherheitsupgrades oder Datenschutzfunktionen. Legacy-Daten sind immer noch relevant und werden aus verschiedenen Gründen benötigt (Compliance, Audit-Berichte, Geschäftsberichte usw.). Das Senden regelmäßiger Abfragen an eine virtuelle Maschine ist keine gute Praxis; es würde das Hauptsystem in Gefahr bringen. Mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel: Virtuelle Maschinen für die Systemstilllegung: gut oder schlecht?
- Die sicherste Option ist die Zentralisierung aller Altsysteme in einer einzigen Verwaltungsplattform für Altsystemanwendungen, die den Zugriff auf Altdaten (Dokumente, Berichte usw.) ermöglicht. Auf diese Weise werden Geschäfts-, Audit-, Steuer-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllt.
- In manchen Fällen können SAP-Anwender nicht sagen, welche Daten in Zukunft benötigt werden. Es ist einfach schwer zu sagen, niemand hat eine Kristallkugel. Unser bester Rat in solchen Situationen wäre, die gesamte stillzulegende Datenbank als flache Datei zu extrahieren, sie in der Speicheroption Ihrer Wahl zu speichern (Blob-Storage, File-Storage…) und den Zugriff auf die Daten über die ELSA-Anwendung zu ermöglichen.
- Die Stilllegung von Altsystemen mit ELSA der TJC Group führt zu einem umweltfreundlicheren Weg, was den Datenzugriff betrifft. Die Speicherung von Altdaten in flachen Dateien und außerhalb der Hauptdatenbank reduziert die Speicherkosten auf ein Minimum. Der Zugriff erfolgt über eine einzige Plattform (ELSA), für die ein einziger Vertrag abgeschlossen wurde; daher sind die Fixkosten niedriger.
Dieser Artikel könnte für Sie interessant sein: Erreichen Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele durch die Stilllegung von Altsystemen.
6. Veränderung der Landschaft
Sobald das Altsystem außer Betrieb genommen ist, gehen einige Unternehmen noch einen Schritt weiter und führen eine „Landschaftsharmonisierung“ durch. Dies beinhaltet die Konsolidierung aller historischen Anwendungen in eine einzige Legacy System Application (LSA). Ältere CRM- und Personalverwaltungssysteme, Buchhaltungssoftware und andere alte Systeme, die vor Ort eingesetzt wurden, werden in einer Datenbank zusammengefasst, um die IT-Landschaft zu vereinfachen. Speichern Sie alle Ihre Legacy-Anwendungen in einem sicheren System und greifen Sie mit ELSA wieder auf alle diese Anwendungen zu.
7. Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SAP-Datenarchivierung, Aufbewahrungsmanagement, Systemstilllegung und Landschaftsharmonisierung wichtige Prozesse sind, die Unternehmen helfen, ihre SAP-Systeme und Nicht-SAP-Anwendungen im Laufe der Zeit zu verwalten.
Die Datenarchivierung wird verwendet, um das Wachstum der SAP-Datenbank zu verwalten, die Aufbewahrungsverwaltung kümmert sich um die Einhaltung des Datenschutzes, während die Stilllegung dazu dient, ein ganzes SAP-System (oder ein anderes ERP-System), das nicht mehr benötigt wird, sicher in den Ruhestand zu versetzen. Die letzte Station auf dem Weg zum Datenmanagement wäre die Konsolidierung Ihrer Altsystemlandschaft in einer einzigen Altsystemanwendung wie ELSA.
In den folgenden Artikeln erfahren Sie mehr über Datenverwaltung:
- Sehen Sie sich das Interview zwischen Robert Holland von SAPInsider und Thierry Julien, CEO der TJC Group, an, in dem sie über die Herausforderungen des Datenmanagements in SAP-Systemen sprechen: https://www.youtube.com/embed/wWXAtkQRGWE?autoplay=1
Wenden Sie sich noch heute an uns und lassen Sie sich beraten, wie Sie ein SAP- oder Nicht-SAP-Altsystem stilllegen können.
