Ein praktischer Leitfaden mit allen Informationen zum SAP ILM-Store

Die SAP-Welt besteht aus einer Fülle von Elementen, die man kennen muss. Von der SAP-Datenarchivierung bis zu SAP BTP, Decommissioning und mehr: die Liste ist lang. Eines der am häufigsten genutzten und bekanntesten Elemente ist das SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM), das sich aus drei Schlüsselelementen zusammensetzt: Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse (oder System-Dekommissionierung). In diesem Blog schauen wir uns kurz an, was Information Lifecycle Management (ILM) ist und was es mit dem ILM-Store auf sich hat. Also dann, los geht’s.

Was ist SAP Information Lifecycle Management (ILM)?

SAP Information Lifecycle Management, kurz SAP ILM, ist ein umfassender Ansatz zur Automatisierung der Datenverwaltung. Von der Erstellung und Speicherung bis zur Dekommissionierung und Löschung wird hier durch Regeln systematisch bestimmt, wie Daten während ihres Lebenszyklus behandelt werden. Ziel von SAP ILM ist es, Datenflüsse zu optimieren, Risiken bei der Einhaltung von Gesetzen zu minimieren und gleichzeitig die Kosten für IT-Systeme zu senken.

Das Information Lifecycle Management ist in seinem Kern auf die wachsenden Datenmengen ausgerichtet, kümmert sich um die komplexeren Systemlandschaften und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der ständig wachsenden gesetzlichen Vorschriften wie der Datenschutzgrundverordnung.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eines der strengsten Datenschutz- und Sicherheitsgesetze, das von der Europäischen Union ausgearbeitet und verabschiedet wurde. Damit stärkt Europa seine Haltung zum Datenschutz. Obwohl die DSGVO von der EU verabschiedet wurde, erlegt sie Organisationen weltweit Verpflichtungen auf, wenn sie Menschen in der EU anvisieren oder Daten über sie sammeln. Die Verordnung ist umfangreich und die Einhaltung der Vorschriften kann mühsam sein. Daher sind verbesserte Methoden für die Datenverwaltung und den Datenschutz erforderlich – und genau hier kommt SAP ILM ins Spiel.

SAP ILM umfasst mehrere Schlüsselfunktionalitäten:

• Datenarchivierung: Sie ermöglicht es, historische Daten aus aktiven Datenbanktabellen auf Speichermedien mit reduzierter Zugriffszeit zu verschieben. So wird Platz in der Produktionsdatenbank frei und die Systemleistung verbessert.
• Retention Management (RM): Diese Funktion hilft bei der Festlegung und Durchsetzung von Regeln und Richtlinien für die Datenaufbewahrung. Sie stellt außerdem sicher, dass die Daten für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt und ordnungsgemäß entsorgt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Retention Warehouse: Die dritte Komponente umfasst verschiedene Werkzeuge für die Archivierung eines Legacy-Systems, sodass archivierte Daten für Berichtszwecke oder Audits abgerufen werden können, auch wenn das ursprüngliche System abgeschaltet wurde RW ist also eine Methode zur Systemstilllegung. Wenn ein SAP-Legacy-System nicht mehr in Gebrauch ist, kann SAP ILM die Daten archivieren und das System stilllegen, während der Zugriff auf die Daten bei Bedarf erhalten bleibt.

Ein wenig mehr über SAP-Datenarchivierung

Die Datenarchivierung ist ein Kernelement von SAP ILM, das sich auf die Verwaltung des Datenvolumens konzentriert. Bei der SAP-Datenarchivierung werden Daten, die für das Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden, aus dem SAP-System an einen separaten Speicherort verschoben. Die Archivierung ist ein von SAP empfohlener Prozess, um die SAP-Standardtabellen zu bereinigen, die Systemleistung zu verbessern und die nahtlose Nutzbarkeit für kürzere Antwortzeiten zu gewährleisten.

Die Bedeutung der Datenarchivierung

• Die Datenarchivierung ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig neue Informationen erhalten, aber auch ihre bestehenden Daten aufbewahren müssen.
• Die Trends bei den staatlichen Vorschriften, Gesetzen und Unternehmensrichtlinien gehen in Richtung mehr Daten, die länger aufbewahrt, aber schneller abgerufen werden.
• Die Datenarchivierung hilft den Unternehmen, mit diesen Trends Schritt zu halten, allerdings zu wesentlich geringeren Kosten.
• Unternehmen legen Richtlinien fest, wie Daten am besten zu archivieren sind. Dazu gehört auch, wie die zu archivierenden Daten zu charakterisieren sind.
• Die Anforderungen an die Datenarchivierung ermöglichen es den Nutzern, die Identifizierung und ihr Verfahren zu automatisieren.
• Diese Richtlinien betreffen in der Regel auch die Sicherheitsempfindlichkeit, den Zeitrahmen für die Aufbewahrung und andere derartige Parameter.

Nachdem Sie nun mit SAP ILM und seiner wichtigsten Komponente, der Datenarchivierung, vertraut sind, schauen wir uns den SAP ILM-Store einmal genauer an.

SAP ILM-Store: ein Überblick

Einfach ausgedrückt ermöglicht der ILM-Store den Anwendern die Nutzung des SAP-eigenen Speichers für den Prozess der Datenaufbewahrung – von der Archivierung bis zur Speicherung der archivierten Dateien. Der SAP ILM-Store ist eine Komponente des Information Lifecycle Management und erfüllt die Anforderungen von BC-ILM 3.1 für dessen konforme Speichersysteme. Mit diesem Speicher können Benutzer archivierte Dateien speichern und sie in einer Datenbank über WebDAV-Schnittstellenstandards katalogisieren.

Darüber hinaus können Sie die Dateien mit Retention Management for SAP ILM auch in einer Datenbank wie SAP IQ oder SAP HANA speichern, um in der SAP-Umgebung in S/4HANA zu bleiben. Dies trägt zur Optimierung der IT-Infrastruktur bei und reduziert die Anschaffungs- und Wartungskosten für externe WebDAV-Schnittstellen und -Speichermedien.

Mit SAP ILM-Store können Sie außerdem den gesamten Daten-Lifecycle steuern und den Prozess innerhalb der SAP-Umgebung ohne externe Schnittstellen unterstützen. Die folgende Abbildung zeigt, wie Benutzer Daten mithilfe von Retention Management im ILM-Store speichern können.

In Verbindung mit SAP ILM können Benutzer den ILM-Store als verbesserte und sicherere Alternative zu den aktuellen WebDAV-Speichern von Drittanbietern wählen. Darüber hinaus haben Benutzer die Möglichkeit, mehrere Anwendungsserver als WebDAV-Server mit dem ILM-Store zu verbinden. Zudem ist der ILM-Store auch ein großer Vorteil, wenn es um die Dekommissionierung der Systeme geht.

Herkunft zur Bestimmung der Datenquelle

Der Ursprung ist ein zentrales Element der ILM-Store-Konfiguration und unterstützt den ILM-Store bei der Bestimmung seiner Datenquelle, d. h. des Datenursprungs. Es ist wichtig zu beachten, dass alle Systeme, die den ILM-Store verwenden, die Datenquelle im Zusammenhang mit einem Ursprung identifizieren. Der Ursprung kann alles sein: ein ILM-Objekt, ein einzelnes System oder eine große Gruppe von Systemen. Er besteht aus einer Datenquelle für das Customizing sowie aus den Schlüsseln für alle im Ursprung kombinierten Daten.

Darüber hinaus unterstützt der Ursprung auch die unterschiedliche Behandlung von Daten aus verschiedenen Quellen. So können beispielsweise Daten in der produktiven Servergruppe anders behandelt werden als die Daten aus dem ILM Retention Warehouse. Um dies zu erreichen, muss jedoch jede Anforderung an den ILM-Store mit dem erforderlichen Ursprung verknüpft werden.

Es gibt zwei Arten von Ursprüngen, die Benutzer kennen müssen: den administrativen Ursprung und den operativen Ursprung. Die Herkunft für den SAP ILM-Store ist ein umfangreiches Thema, über das wir in unseren zukünftigen Blogs mehr berichten werden.

Voraussetzungen für die Verwendung des ILM-Store

Jedes neue System, jede neue Technologie usw. bringt Anforderungen mit sich, die die Benutzer erfüllen müssen – so auch der ILM-Store. Es gibt einige Voraussetzungen, die Anwender für die Nutzung des ILM-Store erfüllen müssen. Sie sind im Folgenden beschrieben.

1) Die erste Voraussetzung ist die Wahl der Datenbank, die Sie verwenden möchten. Es gibt mehrere Datenbanken, aus denen die Benutzer wählen können, nämlich

• Datenbank für die Enterprise Edition von SAP IQ ab der Version 15.4.
• SAP HANA-Datenbank
• Hadoop-Dateisystem (HDFS)
• Azure Blog Speicher

2) Sobald die Datenbank ausgewählt ist, müssen die Benutzer die ILM-Store (ILM_STO) Business-Funktion aktivieren. Um diese zu aktivieren, wählen Sie das gewünschte Release und dann Anwendungshilfe > Business Functions > Business Functions in SAP NetWeaver > ILM Database Store.

3) Nun müssen Sie die für den ILM-Store erforderlichen Einstellungen konfigurieren und die Datenbankverbindung herstellen. Dazu wählen Sie Medienbibliothek > Installations- und Konfigurationshandbuch für ILM-Store.

4) Zum Schluss müssen die Benutzer das Retention Management von SAP ILM verwenden. Wählen Sie dazu das gewünschte Release und gehen Sie dann zu Anwendungshilfe > Anwendungsübergreifende Komponenten > Anwendungsübergreifende Funktionen > SAP Information Lifecycle Management.

Integration des ILM-Store in den Archivierungsprozess

Die Integration des ILM-Store in den SAP-Retention-Prozess kann dabei helfen, dass der Prozess innerhalb einer SAP-Systemlandschaft stattfindet. Der Prozess der Datenarchivierung, Datenaufbewahrung und Datenspeicherung mit SAP ILM Retention Management wird als Ganzes betrachtet. Somit kann der Datenaufbewahrungsprozess als ein in SAP integrierter Prozess dargestellt werden, der ohne Fremdspeicher verwaltet werden kann.

Die folgende Abbildung stellt diesen Prozess und seine Komponenten schematisch dar.

Aus der Abbildung ist ersichtlich, dass der Archivierungsclient das System des Benutzers mit den zu archivierenden Daten spiegelt und der Benutzer mit dem Information Retention Manager (IRM) arbeitet. Um die Daten zu archivieren, können die Benutzer die ArchiveLink-Verbindung und das SAP CMS verwenden. Allerdings benötigen die Benutzer den Storage and Retention Service (SRS) des Information Retention Managers, um alle Prozesse zu steuern, die den ILM-Store betreffen. Mit dem ILM-Store steht den Benutzern ein zertifizierter, SAP-spezifischer Store für BC-ILM 3.0 zur Verfügung.

Hinweis: Bei BC-ILM 3.0 handelt es sich um eine Schnittstelle, die eine Erweiterung des WebDAV-Protokolls darstellt. Sie kann zum Speichern und Anpassen von Daten verwendet werden. BC-ILM 3.0 wird vom ILM Retention Management definiert. Es ist wichtig für alle Store-Anbieter, die SAP ILM nutzen, die Anforderungen dieser Schnittstelle zu implementieren. Der SAP ILM-Store implementiert die BC-ILM 3.0 Schnittstelle, zertifiziert mit einer Certification Suite des AS ABAP.

Wie benutze ich den ILM-Shop?

Nun, da Sie eine Vorstellung davon haben, was ein ILM-Store ist, lassen Sie uns mal schauen, wie Benutzer diesen Speicher verwenden können.
Der ILM-Store kann auf unterschiedliche Weise verwendet werden. In einer hybriden Landschaft mit mehreren Systemen kann ein System als zentraler Speicher für ein oder mehrere Systeme definiert werden. Das bedeutet, dass die archivierten Dateien aus einem Live-S/4HANA-System und einem Retention-Warehouse-System mit demselben ILM-Store verbunden werden können, was eine Reduzierung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) ermöglicht. Dies führt außerdem zu einer vereinfachten Landschaft, einer Reduzierung des Aufwands für die Einrichtung des ILM-Store und so weiter. Sie können den ILM-Store auf die folgenden Arten verwenden:

1) So speichern Sie archivierte Dateien mit ILM Retention Manager

Eine der einfachsten Möglichkeiten, den ILM-Store zu nutzen, besteht darin, archivierte Dateien aus dem S/4HANA-Anwendungssystem auf Medien zu speichern, die über den Store verbunden sind. Dazu müssen die Benutzer die Konfiguration ausführen, während sie die Ursprünge in jedem Anwendungssystem definieren.

2) Als zentraler Speicherserver

Als zentraler Speicherserver kann der ILM-Store auf folgende Weise konfiguriert werden:

a) Der lokale ILM-Store konfiguriert den ILM-Hauptspeicher im S/4HANA-Anwendungssystem und stellt anschließend eine Verbindung zu einem der Speichermedien her. In diesem Fall werden der Archivierungsclient, das SRS-System und der ILM-Store im selben S/4HANA-System konfiguriert, während die archivierten Dateien innerhalb dieses Systems gespeichert werden.

b) Der Remote-ILM-Store ist eine Option, eines der Systeme als zentralen ILM-Store zu definieren und gleichzeitig die Verbindung zu mehreren anderen Anwendungen zu ermöglichen. Dabei werden die erstellten archivierten Dateien auf den Speichermedien abgelegt. Der Prozess hierfür ist recht einfach: Die Anfrage kommt von der angeschlossenen Quellanwendung an den Store und vom Store wird die Datei auf dem Speichermedium abgelegt. Zusätzlich kann der ILM-Remote-Store auch mit dem ILM Retention Warehouse verwendet werden.

3) Als Inhaltsserver

Der ILM-Store kann so konfiguriert werden, dass er als Content Repository verwendet wird und die Speicherung von ArchiveLink-Dokumenten ermöglicht. In diesem Szenario arbeitet der ILM-Store als Inhaltsserver für die Speicherung der Daten. Beachten Sie jedoch, dass der ILM-Store als Content Repository einige Nachteile aufweist. Einer der Hauptnachteile ist, dass der ILM-Store unter WORM-Aspekten (Write Once Read Many) verwendet werden kann. Das heißt, das Hinzufügen und Aktualisieren von Anhängen wird nicht unterstützt.

Wie konfiguriere ich den SAP ILM-Store?

So konfigurieren Sie den SAP ILM-Store für die Speicherung von archivierten Dateien

1. Aktivieren Sie den SICF-Dienst für den ILM-Store: Benutzer müssen einen Dienst für den ILM-Store in der SICF-Transaktion erstellen und aktivieren.
2. Konfigurieren Sie die Verbindung: Als Nächstes müssen Sie DBCON oder RFC erstellen, um eine Verbindung vom ILM-Store zu den Speichermedien herzustellen.
3. ILM-Store-Konfigurationen: Hier müssen Benutzer administrative Ursprünge und operative Ursprünge erstellen.
4. Definieren Sie Routing-Parameter: Danach müssen die Benutzer die Routing-Parameter definieren, um die Quelldaten dem Zielort zuzuordnen.
5. Storage and Retention Services (SRS): Sobald die Routing-Parameter definiert sind, müssen die Benutzer die Storage and Retention Services konfigurieren und aktivieren.
6. ILM-Store in der Verwaltung definieren: Schließlich müssen die Benutzer den ILM-Store in der Verwaltung definieren, indem sie einen Eintrag mit allen Details in der Transaktion ILMSTOREADM erstellen.

So konfigurieren Sie den ILM-Store als Content Repository

Zum Konfigurieren des ILM-Store als Content Repository zum Speichern archivierter Dateien und Dokumente von ArchiveLink müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wiederholen Sie die obigen Schritte von 1 bis 6.
2. Konfigurieren und aktivieren Sie die ArchiveLink-Verbindung.
3. Führen Sie das Customizing für die Transaktion FILE aus.

TJC Group – Ihr zuverlässiger SAP ILM-Partner

Der SAP ILM-Store war früher als SAP ILM-Database-Store bekannt. Aber selbst unter diesem Namen scheint er ein unterschätzter Star in der SAP-Welt zu sein, vor allem, weil sich nicht viele seiner Verwendung völlig bewusst sind. Für den ILM-Store ist es unerlässlich, dass die Benutzer mit dem Konzept von SAP ILM vertraut sind. Wenn Sie das (noch) nicht sind, keine Sorge! Wir sind für Sie da.

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung ist die TJC Group Ihr zuverlässiger SAP ILM-Partner. Wir helfen Ihnen:

• bei der Löschung unnötiger Daten in Ihrem SAP-System,
• bei der Schließung der Prozesse, die zu lange offen waren,
• die DSGVO-Verordnung als Gelegenheit zu nutzen, Ihre Prozesse eingehend zu überprüfen, und
• Vorschriften einzuhalten und den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen.

Darüber hinaus bieten wir effiziente SAP-Datenarchivierungs- und Datenextraktionslösungen an. Um mehr über unsere SAP ILM- und Datenarchivierungs-Lösungen zu erfahren, kontaktieren Sie uns noch heute!