E-Invoicing in Deutschland: Wichtige Dinge, die Sie 2025 wissen müssen

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-Autor: Satish Bhattrai, SAP B2G Berater, TJC Gruppe

Die elektronische Rechnungsstellung ist in Deutschland seit 2020 auf dem Vormarsch. Die Vorteile, die die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen bietet, sind exzellent. Sie helfen nicht nur bei fehlerfreien Rechnungen, sondern auch bei der Nachhaltigkeit und mehr. Allerdings hat jedes Land seine eigenen Regeln und Vorschriften, die Unternehmen beachten müssen. In diesem Blog sprechen wir über die wichtigsten Punkte, die Sie über die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wissen müssen. Lesen Sie weiter!

Einführung

Einfach ausgedrückt zielt die elektronische Rechnungsstellung darauf ab, die traditionelle Methode des Versands oder Empfangs von Rechnungen durch ein standardisiertes elektronisches Format oder eine digitale Methode zu ersetzen. Diese Methode des Rechnungsaustauschs zwischen Käufer und Verkäufer (oder Lieferanten) bringt für beide Parteien zahlreiche Vorteile mit sich. Darüber hinaus bietet es den Steuerbehörden und Regierungen weltweit ausgezeichnete Vorteile.

Denken Sie daran, dass die Regierung des Landes diejenige Stelle ist, die für Entscheidungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer, fortschrittlicherer Lösungen zuständig ist. In diesem Fall ist es die Durchführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung. Natürlich gibt es neben den Vorteilen, die die Lösung bietet, auch viele Nuancen, die Sie beachten müssen. Zum Beispiel gibt es verschiedene Bereiche der Rechnungsstellung, wie B2B, B2G oder sogar B2C. Da die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht wird, haben mehrere Regierungen ihre Fristen für die kommenden Jahre festgelegt. In diesem Blog konzentrieren wir uns auf Deutschland, das gerade dabei ist, die elektronische Rechnungsstellung für seinen B2B-Sektor einzuführen.

Deutschland macht sich auf den Weg zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich

Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland begann im Jahr 2020, wobei der Schwerpunkt auf dem B2G-Sektor lag. Das Land hat diese Lösung schrittweise eingeführt, wobei die Umsetzung in den einzelnen Bundesländern erfolgte. Im Hinblick auf eine nachhaltigere und kompetentere Zukunft ging die deutsche Regierung einen Schritt weiter und konzentrierte sich darauf, diese Lösung auch für den inländischen B2B-Sektor einzuführen. Tatsächlich hat die Europäische Kommission grünes Licht für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland gegeben und damit die Grundlage für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im Business-to-Business-Sektor geschaffen. Alles in allem ist der deutsche Plan zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im inländischen B2B-Sektor ähnlich wie der Plan zur elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Sektor schrittweise angelegt.

Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für inländische B2B

Januar 2025

Käufer sollten Rechnungen erhalten, die gemäß der europäischen Norm EN 16931* ausgestellt sind. Daneben können Lieferanten Rechnungen in anderen Formaten wie Papier, PDF usw. ausstellen. Bisher gibt es keinen vorgeschriebenen E-Invoicing-Kanal für die Übermittlung, aber die Behörden werden nicht in den Rechnungsfluss einbezogen.

Januar 2027

Ab Januar 2027 müssen Lieferanten mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro die Ausstellung elektronischer Rechnungen strikt einhalten. Wie in der Norm EN 16931 vorgesehen, werden die Käufer elektronische Rechnungen erhalten. Darüber hinaus können Käufer immer noch Rechnungen in EDI-Formaten erhalten, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen.

Januar 2028

Der Januar 2028 wird für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland äußerst interessant werden. Bis dahin müssen alle elektronischen Rechnungen für den inländischen B2B-Sektor der Norm EN 16931 entsprechen. Denken Sie daran, dass Unternehmen (Lieferanten, Käufer usw.) ab Januar 2028 keine elektronischen Rechnungen in anderen Formaten mehr verwenden dürfen. Sogar EDI-Rechnungen, die nicht der EN 16931 entsprechen, sind dann ungültig.

* EN 169311 ist eine europäische Norm oder ein von der EU vorgeschriebenes semantisches Modell für das elektronische Format von Rechnungen.

Unterstützende Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für B2B

Ein übersehener Faktor im Bereich der elektronischen Rechnungen auf der ganzen Welt ist das verwendete Standardformat. Für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland haben sich zwei Standards durchgesetzt, nämlich:

• XRechnung, auch bekannt als UBL 2.1 (PEPPOL-Netzwerk).
• ZUGFeRD

XRechnung: Ein kurzer Überblick

XRechnung ist ein E-Invoicing-Standard für öffentliche Auftraggeber, mit dem die EU-Richtlinie 2014/55 in Deutschland umgesetzt wird. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt und entwickelt XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrates. Darüber hinaus koordiniert und sichert die KoSIT die Entwicklung von XRechnung von Zeit zu Zeit mit Unterstützung von Experten des Bundes, der Länder und Kommunen und anderen.

ZUGFeRD: Ein kurzer Blick darauf

Dies ist ein weiterer Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, gemeinhin bekannt als ZUGFeRD. Im Großen und Ganzen handelt es sich um den Zentralen Leitfaden des Forums für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Bei diesem Standard kann eine PDF-Datei mit einer XML-Datei kombiniert und direkt per E-Mail an die jeweiligen Parteien gesendet werden. ZUGFeRD enthält strukturierte Rechnungsdaten, die sowohl für den Menschen als auch für Maschinen leicht lesbar sind.

Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland

SAP DRC bietet eine schlanke, robuste und einfache Lösung zur Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in SAP-Systemen. Unternehmen und beteiligte Akteure können diese einfach zu implementierende Lösung nutzen und in größerem Umfang von ihren Vorteilen profitieren. Mit SAP Document and Reporting Compliancekönnen Unternehmen in Deutschland in der Regel zwei Varianten wählen: eine über das PEPPOL-Netzwerk und eine weitere über den E-Mail-Austausch, d.h. ZUGFeRD.

Einige Einblicke in SAP DRC’s eDocument Cockpit

Das wichtigste Merkmal dieser Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist in der Tat die Leichtigkeit, mit der die Benutzer sie täglich nutzen können, um elektronische Rechnungen einzureichen; insbesondere die Funktion eDocument Cockpit. Für die Unerfahrenen: eDocument Cockpit ist eine Plattform im SAP-System, auf der man die XML-Dateien anzeigen, einreichen, stornieren, löschen, erneut einreichen und sogar ansehen kann. Der Zugriff darauf kann in SAP-Systemen über Transaktionscode oder über Fiori-Apps erfolgen. Daher sind Funktionen wie Echtzeitüberwachung und -korrektur möglich.

Darüber hinaus werden elektronische Rechnungen erstellt und sind im Cockpit verfügbar, sobald die Rechnungen im SAP-System erstellt wurden. In der Tat macht dies SAP DRC mühelos für die Benutzer, da die Erstellung von elektronischen Rechnungen automatisch erfolgt. Die Benutzer müssen sich nicht mehr um technisches Know-how wie Mapping, Autorisierung, Verschlüsselung und Syntaxvalidierung kümmern. All diese Aufgaben werden nach der Implementierung von der SAP-Standardlösung übernommen. Abgesehen davon kann die Einreichung von elektronischen Rechnungen wiederum durch die Verwendung von Hintergrundjobs automatisiert werden.

Für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zeigen die folgenden Diagramme den grundlegenden Daten- und Informationsfluss für PEPPOL und ZUGFeRD. Der grundlegende Fluss legt nahe, dass die Rechnungen, sobald sie gebucht werden, im eDocument Cockpit erscheinen. Anschließend gelangen sie über das entsprechende Netzwerk zum Regierungsportal , sobald die eRechnungen eingereicht sind.

Beachten Sie daher, dass in SAP S/4 HANA Public Cloud Edition nur XML als E-Mail-Anhang versendet werden kann. In SAP ERP und SAP S/4 HANA kann jedoch PDF/A-3 als E-Mail-Anhang versendet werden.

Arbeiten Sie mit der TJC Group zusammen, um Ihre SAP DRC zu implementieren.

SAP DRC ist eine der begehrtesten Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung. Sie würden sich jedoch eine helfende Hand wünschen, die Ihnen zu einem reibungslosen Prozess verhilft, nicht wahr? Wir, die TJC Group, reichen Unternehmen, die auf dem Weg zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sind, die Hand. Unsere Experten verfügen über jahrzehntelange Erfahrung und umfassende SAP-Kenntnisse, die die Implementierung wesentlich effizienter und reibungsloser machen. Darüber hinaus helfen wir Ihnen bei der effektiven Verwaltung Ihrer Daten und sorgen so für mehr Komfort und Effizienz in Ihren Geschäftsabläufen.

Ganz gleich, ob Sie die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, Malaysia oder einem anderen Land einführen möchten, die TJC Group ist für Sie da. Kontaktieren Sie uns jetzt und erfahren Sie mehr!