Elektronische Rechnungsstellung und elektronische Berichterstattung: 4 Kanäle, die Sie kennen müssen!

Der Weg zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung

Die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen sind auf dem Weg, weltweit zur Pflicht zu werden. Fast jeden zweiten Tag stoßen wir auf Meldungen wie „ein Land X hat ein Gesetz zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich verabschiedet“ und so weiter. Die Magie der Digitalisierung hat alle Branchen in ihren Bann gezogen – sei es die IT-Branche, das Bildungswesen oder die Regierungen. Sie sorgt nicht nur für schnellere, genauere und effizientere Prozesse, sondern auch für mehr Nachhaltigkeit – und das ist, ehrlich gesagt, das Gebot der Stunde.

Darüber hinaus kippt der archetypische Wechsel von traditionellen Rollen zur Digitalisierung auch bei der Einhaltung der Vorschriften. Der Prozess der Erstellung regelmäßiger Berichte zur Prüfung der Steuererklärungsentwürfe durch die Steuerbehörden muss schnell und effizient sein. Daher gewinnen Automatisierung und Technologie bei der elektronischen Rechnungsstellung und dem elektronischen Berichtswesen zunehmend an Bedeutung. Reichen diese jedoch aus, um einen nahtlosen Prozess zu gewährleisten? Überraschenderweise gibt es noch ein paar andere Faktoren, die Sie beachten müssen.

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir über die verschiedenen Formate der elektronischen Rechnungsstellung gesprochen , die Sie kennen müssen. In diesem Blog werden wir über die verschiedenen Kanäle für die elektronische Rechnungsstellung sprechen. Sie zu kennen ist nicht nur wichtig, um den Prozess zu beschleunigen, sondern auch, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen des Landes erfüllen. Lassen Sie uns nun über die verschiedenen Kanäle für die elektronische Rechnungsstellung sprechen!

Was ist ein Rechnungskanal?

Bevor wir uns mit den verschiedenen Kanälen für die elektronische Rechnungsstellung beschäftigen, möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, was eine Rechnung oder ein Rechnungskanal bedeutet.

Wie Sie wissen, erhalten Unternehmen elektronische Rechnungen aus verschiedenen externen Quellen. Diese E-Invoicing-Kanäle helfen dabei, die Rechnungen schneller vom Sender zum Empfänger zu übertragen, indem sie an einem Ort gesammelt werden. Administratoren können Kanäle auf der Grundlage der gesetzlichen Anforderungen der Region definieren. Wenn Rechnungen über vordefinierte Kanäle gesendet werden, können sie für Aufzeichnungen erfasst werden.

Die verschiedenen E-Invoicing-Kanäle für Sie

Da Sie nun wissen, was Kanäle sind, sind hier die verschiedenen Arten, die Sie kennen müssen –

Interoperable E-Invoicing-Netzwerke

Einer der wichtigsten Kanäle für elektronische Rechnungen ist das interoperable E-Invoicing-Netzwerk. Diese Netzwerke oder Plattformen verbinden Unternehmen und Steuerbehörden und ermöglichen es ersteren, elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format einzureichen. Außerdem hilft es den Steuerbehörden, auf alle Daten elektronisch zuzugreifen. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Beispiel für ein solches Netzwerk, das in Europa und in einigen anderen Ländern genutzt wird.

Der interoperable Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung befasst sich mit drei Schlüsselkonzepten –

Interoperabilität

Das Netzwerk ermöglicht es Verkäufern und Käufern, elektronische Rechnungen und die dazugehörigen Dokumente in einem konformen Format auszutauschen. Die Interoperabilität muss unabhängig von der IT-Landschaft, der Lösung oder dem Dienst für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen usw. gegeben sein.

Sicherheit

Das interoperable E-Invoicing-Netzwerk trägt dazu bei, den Informationsaustausch zwischen dem Kunden und dem Lieferanten zu sichern, so dass es unmöglich ist, die Informationen während des Transits abzufangen oder zu verändern. Um Glaubwürdigkeit und Sicherheit zu gewährleisten, sollte die Kommunikation innerhalb des Netzwerks auf autorisierte Benutzer beschränkt werden.

Normen

Dieser Kanal für elektronische Rechnungen definiert Standards auf semantischer Ebene, die zusammen einen Kernsatz von Datenelementen für elektronische Rechnungen bilden, die sich am besten für B2B- und B2G-Transaktionen eignen. Gemäß den Standards des Kanals müssen die elektronischen Rechnungen in der erforderlichen technischen Syntax vorliegen und ihre Zustellung durch etablierte Standards für Nachrichtentransportprotokolle ermöglichen. Die Zustellung und Verarbeitung der elektronischen Rechnungen muss durch eine Vielzahl von Implementierungsverfahren ermöglicht werden.

Integration von Buchhaltungs- oder ERP-Software

Ein weiterer Kanal für die elektronische Rechnungsstellung ist die Integration von Buchhaltungs- oder ERP-Software-Systemen. Über diesen Kanal können Unternehmen ihre ERP-Systeme mit den Systemen der Steuerbehörden integrieren. Die Integration ermöglicht die automatische Einreichung von elektronischen Rechnungen sowie die Übermittlung der Transaktionsdaten direkt an die Steuerbehörden in Echtzeit oder in den festgelegten Intervallen.

Direkte Einreichung über Regierungsportale

In mehreren Ländern bieten die Steuerbehörden ein Online-Portal oder eine Plattform an, die äußerst sicher und robust ist, um Betrug oder Cyberattacken zu vermeiden. Über diese Portale können Unternehmen elektronische Rechnungen direkt hochladen und einreichen. Die Portale sind so konzipiert, dass sie elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format oder einem standardisierten Schema je nach Land akzeptieren. Ein Beispiel für diesen Kanal wäre das Goods and Services Tax Network (GSTN) in Indien.

Konkret verwaltet das Netzwerk das gesamte IT-System des GST-Portals, das die Mutterdatenbank für die GST ist. Jetzt wurden auch Hinweise zur Einrichtung neuer Portale für die elektronische Rechnungsstellung veröffentlicht. Laut der Mitteilung sind die neuen Portale eine Ergänzung zum derzeitigen NIC-IRP-Portal der Regierung. Die Portale für die elektronische Rechnungsstellung werden von privaten Anbietern betrieben, um die Einhaltung der Vorschriften durch die Nutzer zu verbessern.

Neben der direkten Einreichung über die staatlichen Portale bieten die Steuerbehörden in einigen Ländern kostenlose Software für die elektronische Rechnungsstellung an. Mit einer solchen Software können Unternehmen elektronische Rechnungen im gewünschten Format erstellen und einreichen.

Zertifizierte Dienstleister

Ein weit verbreiteter Kanal für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen ist die Nutzung von zertifizierten Dienstleistern durch Unternehmen. Die Anbieter stellen sicher, dass die erstellten, übermittelten und gespeicherten elektronischen Rechnungen den lokalen Vorschriften entsprechen. Die zertifizierten Dienstleister haben manchmal direkte Verbindungen zu den Steuerbehörden für die Einreichung der elektronischen Rechnungen.

Neben diesen Kanälen für die elektronische Rechnungsstellung können Unternehmen in Regionen, in denen die Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) etabliert sind, diese nutzen, um die elektronischen Rechnungen an die Steuerbehörden zu übermitteln. Außerdem können EDI-Nachrichten direkt oder über Vermittler gesendet werden, die EDI-Dienste anbieten.

Verschmelzung der Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Berichtswesens

Rechnungen sind die Hauptinformationsquelle für die Mehrwertsteuer und geschäftliche Aktivitäten. Daher wird die elektronische Berichterstattung standardmäßig zu einer Erweiterung der elektronischen Rechnungsstellung. In der Tat haben mehrere Länder in Europa und Lateinamerika die elektronische Rechnungsstellung und die Anforderungen an die Berichterstattung in einem einzigen Mandat zusammengefasst. Die Umsetzung kann jedoch von Region zu Region unterschiedlich sein, obwohl das Prinzip ähnlich ist.

Außerdem gibt es in einigen Ländern Vorabklärungsmodelle, bei denen die Lieferanten die Rechnungen zunächst bei den Steuerbehörden einreichen müssen. Nach der Genehmigung durch die Behörden können die elektronischen Rechnungen an die Käufer weitergeleitet werden. Beachten Sie, dass die Vorabfreigabe in ViDA DRR nicht akzeptiert wird. Daher wird für diese Länder eine Konvergenz mit ViDA erwartet.

Die Zusammenlegung von E-Invoicing und E-Reporting trägt dazu bei, den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferanten und Käufern zu optimieren. Folglich können die Steuerbehörden dringend benötigte Mehrwertsteuerinformationen in Echtzeit abrufen.

Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung mit der TJC Group

Mit mehr als 25 Jahren Branchenerfahrung unterstützen wir unsere Kunden bei Herausforderungen im Zusammenhang mit der SAP-Datenverwaltung für Steuer- und Prüfungszwecke. Wir sind einer der offiziellen Wiederverkäufer von SAP Document and Reporting Compliance, d.h. von SAP DRC, einer Lösung, mit der sich die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen mühelos umsetzen lassen. Unser Unternehmen kennt die gesetzlichen Anforderungen für Steuer- und Auditzwecke und versteht die geschäftlichen Anforderungen und die technischen Aspekte der Compliance. Durch die Zusammenarbeit mit der TJC Group bei der Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung mit SAP DRC können Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren, von der SAP Activate-Methodik über Fachexperten bis hin zu modernster Technologie usw.

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