Die Wahl des richtigen E-Invoicing-Formats für Ihr Unternehmen

1. Einführung

Die digitale Transformation der Rechnungsstellung und des gesetzlichen Berichtswesens ist nicht nur ein schickes Upgrade. Sie ist ein umfassendes Überlebenspaket für Unternehmen, die Effizienz, Präzision und vor allem eine nahtlose Einhaltung der Vorschriften anstreben. Regierungen auf der ganzen Welt sind auf den Zug der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Berichtswesens aufgesprungen und haben deren Einführung in einigen Ländern zur Pflicht gemacht. Tatsächlich wird der Markt für elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2023 etwa 14 Milliarden USD erreichen. Und es wird erwartet, dass er im Zeitraum 2024-2032 mit einer CAGR von 18% wächst und im Jahr 2032 rund 61 Milliarden USD erreicht.

Die wichtigsten Faktoren, die zum Wachstum von E-Invoicing und E-Reporting beitragen, sind regulatorische Initiativen und Mandate, die globale Verlagerung hin zur Digitalisierung und Automatisierung und die Nachhaltigkeitslandschaft, um nur einige zu nennen. Aber gibt es noch mehr? Auf jeden Fall! In unserem letzten Blog haben wir die Triebkräfte der elektronischen Rechnungsstellung im Detail beschrieben. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um mehr darüber zu erfahren!

Wussten Sie, dass es neben all den Möglichkeiten, die die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung bietet, auch verschiedene Formate für die elektronische Rechnungsstellung gibt? Nun ja, so erstaunlich diese digitale Rechnungsstellung auch ist, es gibt ein paar Dinge, die Unternehmen beachten müssen – eines davon sind die verschiedenen Formate.

2. Verschiedene Formate der elektronischen Rechnungsstellung, die Sie kennen müssen

Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen haben wir festgestellt, dass es mehrere globale, nationale, regionale und proprietäre Standards gibt. Die meisten sind jedoch nicht miteinander kompatibel.

Was sind also die verschiedenen Formate der elektronischen Rechnungsstellung? Schauen wir sie uns ohne weiteres an –

-> Standardformate

2.1 Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Der elektronische Datenaustausch (EDI) wurde erstmals in den 1960er Jahren für den elektronischen Austausch von Dokumenten in Unternehmen eingeführt und ist eines der ältesten, aber weit verbreiteten Formate für die elektronische Rechnungsstellung. Bei EDI-Transaktionen werden Informationen direkt von einer Computeranwendung in einem Unternehmen an das Computersystem eines anderen Unternehmens übertragen. Es definiert den Ort und die Reihenfolge der Informationen in einem Dokumentenformat. Die Automatisierungsfähigkeit von EDI, die zu einem schnellen Datenaustausch beiträgt, trägt wesentlich zu seiner Beliebtheit bei. Es gibt verschiedene Standards für den elektronischen Datenaustausch wie EDIFACT, ANSI X12, ODETTE, TRADACOMS, GS1 usw., die in verschiedenen Regionen verwendet werden.

2.2 Universelle Geschäftssprache (UBL)

Universal Business Language (UBL) ist ein weltweit verbreiteter XML-basierter Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Er wurde von der Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) entwickelt und 2004 mit der Absicht veröffentlicht, vor allem von kleinen bis mittleren Unternehmen im elektronischen Handel verwendet zu werden. Im Laufe der Jahre entwickelte sich UBL jedoch zu einem wichtigen Instrument für die internationale Beschaffung, einschließlich der elektronischen Rechnungsstellung. Im November 2014 genehmigte die Europäische Kommission dieses Format für ihre öffentlichen Verwaltungen und machte es damit zu einem der gefragtesten elektronischen Rechnungsformate der europäischen Regierungen. Die Interoperabilität und Anpassungsfähigkeit von UBL machen es für Regierungen und Organisationen noch attraktiver.

2.3 PEPPOL

Das PEPPOL-Format (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Rahmenwerk zur Erleichterung elektronischer Beschaffungsprozesse auf dem gesamten europäischen Kontinent, einschließlich Spezifikationen für elektronische Rechnungen. Nach einer Ministerkonferenz in Manchester, auf der die Ziele für ein grenzüberschreitendes elektronisches Rechnungs- und Beschaffungssystem in Europa festgelegt wurden, wurde das PEPPOL-Projekt 2008 von der EU ins Leben gerufen. PEPPOL ist ein umfassendes Konzept, das wir in unseren nächsten Blogs behandeln werden.

2.4 UN/CEFACT Branchenübergreifende Rechnung (CII)

Ein weiteres beliebtes globales Format für die elektronische Rechnungsstellung ist das UN/CEFACT CII, das von den Vereinten Nationen unterstützt wird und in Europa sowie in anderen Regionen weit verbreitet ist. Dieser Standard vereinfacht die Geschäftsvorgänge und Informationskomponenten von Rechnungen, die in verschiedenen Branchen innerhalb der Lieferkette verwendet werden. UN/CEFACT hat eine Rechnung mit maximalem Datensatz entwickelt, die mehrere Sektoren und mehrere Arten von Waren abdeckt, die so genannte branchenübergreifende Rechnung. Es werden jedoch nicht alle Daten in der UN/CEFACT CII erforderlich sein. In der Regel benötigen die Benutzer nur eine Teilmenge der vollständigen CII.

2.5 UBL PEPPOL BIS Billing 3.0

Das UBL PEPPOL BIS Billing 3.0 ist eine Erweiterung des UBL-Formats. Der Haken an diesem Format ist jedoch, dass es innerhalb des PEPPOL-Netzwerks häufig für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung innerhalb Europas verwendet wird.

2.6 JSON

Nach der Einführung der Goods and Service Tax (GST) am 1. Juli 2017, die indirekte Steuern wie die Verbrauchssteuer, die Mehrwertsteuer und die Dienstleistungssteuer in Indien ersetzt, hat die Regierung das GSTN, d.h. das Goods and Services Tax Network, eingeführt, das als IT-Rückgrat der GST in Indien angepriesen wird. In diesem Rahmen werden elektronische Rechnungen in Bezug auf ihre Datenelemente standardisiert und im JSON-Format erstellt.

3. Länderspezifische Formate

3.1 FatturaPA, Italien

FatturaPA ist das italienische Format für die elektronische Rechnungsstellung, das für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) vorgeschrieben ist. Es handelt sich um eine Verordnung des italienischen Gesetzes Nr. 633 aus dem Jahr 1972, Artikel 21, Absatz 1, und ist die einzige Art von Rechnung, die von der italienischen öffentlichen Verwaltung akzeptiert wird. FatturaPA hat einen strukturierten Inhalt in der XML-Datei und basiert auf den UBL-Standards. Für FatturaPA gelten jedoch besondere Anforderungen gemäß den italienischen Steuergesetzen.

3.2 ZUGFeRD, Deutschland

Das Zentrale Benutzerhandbuch des Forums für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, allgemein bekannt als ZUGFeRD, ist ein deutsches E-Invoicing-Format, das sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Formate kombiniert. Einfach ausgedrückt, kombiniert es eine PDF-Datei mit einer XML-Datei, die Rechnungsdaten enthält und die elektronische Rechnungsstellung mit menschenlesbaren und maschinenlesbaren Formaten leichter zugänglich macht. Folglich ist ZUGFeRD 2.1 auch in verschiedenen Varianten erhältlich – Basic, Comfort und Extended – Unternehmen können je nach Variante und Übereinstimmung mit den EU/CEN-Standards eine davon wählen. ZUGFeRD 2.2 – die neue Version von ZUGFeRD – wurde um wichtige Elemente im EXTENDED-Profil erweitert, um die Interoperabilität mit Order-X zu verbessern.

3.3 FacturaE, Spanien

FacturaE ist das spanische XML-basierte elektronische Rechnungsstellungsformat, das XML-Signaturen verwendet und dem XadES-Standard folgt. Dieses elektronische Rechnungsstellungsformat basiert auf dem UBL-Standard und wird sowohl für B2B- als auch für B2G-Transaktionen verwendet.

3.3.1 FACe

Die zentrale Plattform für den Versand elektronischer Rechnungen an spanische Behörden ist FACe oder „Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas“. Diese Plattform dient in erster Linie als zentrale Plattform für den Rechnungsaustausch für Lieferanten und öffentliche Einrichtungen. Im Jahr 2018 wurde diese Plattform unter dem Namen FACeB2B auf den elektronischen B2B-Rechnungsaustausch erweitert. Zu den Unternehmen, die zur Nutzung dieser Plattform verpflichtet sind, gehören Unternehmen, die im Auftrag der Verwaltung anderer Firmen arbeiten und solche, die Rechnungen über 5.000 EUR erstellen.

Um die Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen, hat Spanien eine nationale Core Invoice Usage Specification (CIUS) entwickelt, die die Einhaltung der Gesetze für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor gemäß den Anforderungen regelt.

3.4 Factur-X, Frankreich

Das vor allem in Frankreich verwendete Factur-X-Format kombiniert ein für den Menschen lesbares PDF und eine strukturierte XML-Rechnung. Factur-X ist ein deutsch-französischer Standard für hybride elektronische Rechnungen, PDF für Benutzer und XML-Daten für die Prozessautomatisierung. 5 Datenprofile für Factur-x: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN16931 und EXTENDED.

3.5 XML mit länderspezifischen Erweiterungen

Mehrere Länder verwenden ein XML-basiertes Format, das mit länderspezifischen Erweiterungen versehen ist, um die jeweiligen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Erweiterungen enthalten auch zusätzliche Datenfelder für Steuerdetails und andere gesetzliche Informationen.

4. Elektronische Rechnungsstellung und elektronisches Berichtswesen mit SAP DRC

SAP Document and Reporting Compliance ist Ihre bevorzugte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen, mit der Unternehmen Transaktionsdokumente und regelmäßige Berichte erstellen, verarbeiten und überwachen können. Auf diese Weise können Unternehmen die lokalen rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorschriften einhalten. Die Lösung bietet eine Fülle von Vorteilen, die vor allem dazu beitragen, dass Unternehmen in der heutigen digitalen Welt gesetzeskonform bleiben.

SAP DRCDer straffe Ansatz für die Einhaltung von Steuervorschriften und die eingebettete Automatisierung tragen dazu bei, die Effizienz zu maximieren, Compliance- und Kostenrisiken zu reduzieren und die Nachhaltigkeit der Steueraktivitäten zu erhöhen. Darüber hinaus werden die oben genannten Formate von SAP DRC unterstützt, was es Ihnen erleichtert, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

5. Wählen Sie die TJC Group als Ihren SAP DRC Partner

Der richtige Partner für die Implementierung jeder Geschäftslösung ist für eine nahtlose Erfahrung notwendig. Die TJC Group legt großen Wert auf eine mühelose und zufriedenstellende Kundenerfahrung auf höchstem Niveau. Arbeiten Sie mit uns zusammen, um SAP DRC zu implementieren, und nutzen Sie das Know-how unserer erfahrenen SAP-Finanzberater. Unsere Experten helfen Ihnen bei dem Prozess von Anfang bis Ende und sogar darüber hinaus. Interessanterweise verwenden wir für die Implementierung die SAP Activate Methodik, bei der unsere Experten bei der Planung und Durchführung des Projekts helfen und optimierte Vorlagen und Beschleuniger liefern.

Die TJC Group verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Kunden bei Herausforderungen in der SAP-Datenverwaltung für Steuer- und Prüfungszwecke. Das Unternehmen kennt die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Steuern und Rechnungsprüfung, die Bedürfnisse der Unternehmen und die technischen Aspekte der Compliance.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um SAP DRC mühelos an die von Ihnen gewünschten Formate anzupassen!