Autor: Thierry JULIEN, CEO der TJC-Gruppe.
Die SAP DaRT-Technologie ist ein ausgereiftes Produkt mit seinen Befürwortern und seinen Kritikern. Ein beliebtes Argument ist, dass DaRT die Erstellung eines Steuerarchivs mit einem zuverlässigen Audit-Trail ermöglicht. Ich würde argumentieren, dass der zweite Punkt in Bezug auf einen zuverlässigen Prüfpfad nicht gültig ist.
Die elektronische Rechnungsstellung hat das Interesse am Audit Trail in der Unternehmens-IT-Welt wiedererweckt, als es früher nur für Wirtschaftsprüfer interessant zu sein schien. Mode ist keine Entschuldigung für schlechte Praktiken. Der Prüfpfad ermöglicht es einem Wirtschaftsprüfer (steuerlich oder nicht), Buchhaltungsinformationen von ihrem Ursprung zu verfolgen. Damit soll nicht gesagt werden, dass die Originalquelle das Dokument ist, zum Beispiel die Papierrechnung.
DaRT enthält natürlich nur Daten, die Hypothese hier ist, dass wir aus den Daten das Dokument finden können und umgekehrt. DaRT wurde entwickelt, um Informationen an den IRS in den Vereinigten Staaten zu senden. Da die Behörden ein Unternehmen nur für einen bestimmten Zeitraum prüfen dürfen, isoliert DaRT einen bestimmten Abrechnungszeitraum für ein Unternehmen in SAP.
DaRT beginnt mit dem Extrahieren der Buchhaltungsdaten und extrahiert dann von diesem Punkt an die anderen Elemente wie Einkauf und Verkauf. In diesem Sinne legt DaRT einen Datensatz fest, der es uns ermöglicht, vom Buchhaltungsdokument zu einem Originaldokument wie einer Rechnung zu gelangen. In diesem Sinne haben wir einen Prüfpfad. Aber nur in diese Richtung.
Ein Schlüsselelement für Prüfer ist die Fähigkeit, die Vollständigkeit der geprüften Elemente zu kontrollieren. Zum Beispiel die Vollständigkeit des Umsatzes.
Für SAP ist eine Bestellung nicht direkt mit einem Unternehmen, sondern mit einer Verkaufs- oder Einkaufsorganisation verknüpft. Das bedeutet, dass eine Bestellung oder Lieferung für einen bestimmten Zeitraum nicht zwangsläufig einem Buchhaltungsbeleg in diesem Zeitraum entspricht.
Kurz gesagt, der Prüfer kann vernünftigerweise mit den Originaldokumenten (der guten alten Kiste mit den Rechnungen) beginnen und deren Auswirkungen auf die Buchführung untersuchen. Wenn sie DaRT verwenden, finden sie den Buchhaltungsbeleg für einige der Originalbelege aufgrund von Unterschieden im Unternehmen oder Zeitraum nicht.
In diesem Sinne ist es keine gute Praxis, DaRT als Prüfpfad zu verwenden.
Wir sollten uns an die Logik erinnern, die bei der Erstellung von DaRT verwendet wurde: Die Daten sollten es dem IRS ermöglichen, einige Vorabprüfungen aus der Ferne durchzuführen, bevor die Prüfung vor Ort fortgesetzt wird. Die Verwaltung wollte keine vollständige Prüfung durchführen.
Dies ist nicht als Kritik gemeint, aber DART hat eine inhärente Implikation: Es ermöglicht die Analyse der Buchhaltung eines Unternehmens basierend auf der Prämisse, dass diese Buchhaltung vollständig und somit gültig ist.
DaRT ist also kein Audit-Trail im eigentlichen Sinne des Wortes, das war nicht die Absicht, als es entworfen wurde. Wenn wir einige Grundprinzipien respektieren, kann es relativ einfach sein, einem echten Audit-Trail in SAP zu folgen, DaRT ist nicht das Werkzeug dafür.
Der Vollständigkeit halber sollten die in SAP verwendeten Prüfungstechniken diesen zweiseitigen Prüfpfad zulassen: dh ausgehend von den Buchhaltungsbelegen zu den Originalbelegen und umgekehrt.
Dies gilt es zu reflektieren, da viele Argumente vorgebracht wurden und der Druck der Betriebsprüfungen zunimmt.
