Die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und mit Regulierungsbehörden und der Regierung interagieren, ändert sich in rasantem Tempo. Ein Bereich, der sich besonders schnell verändert, ist die Einhaltung von Steuer- und Finanzvorschriften – vor allem, wenn es um Meldeverfahren geht. In diesem Artikel werden die 6 wichtigsten Phasen der SAF-T-Bereitschaft beschrieben, die von den TJC-Steuerexperten und Daten-Compliance-Beratern erläutert werden, die ihre Kunden bei der Erfüllung ihrer Business-to-Government (B2G) -Berichtspflichten beraten. Lesen Sie weiter, um alle Tricks zu erfahren!
Neue Prüfungsstandards werden in ganz Europa eingeführt
Zahlreiche europäische Länder haben neue Prüfungs- und Berichtsstandards eingeführt, die die Datenextraktion aus SAP komplexer und zeitaufwändiger machen können. Wenn dann noch S/4 HANA hinzukommt, kann es schnell sehr kostspielig werden.
SAF-T ist ein gutes Beispiel, und die von den Aufsichtsbehörden auferlegten Anforderungen haben weitreichende Auswirkungen auf multinationale Unternehmen, die Steuererklärungen einreichen müssen. In Polen, Frankreich, Portugal, Norwegen und Rumänien sind die neuen SAF-T-Vorschriften bereits in Kraft, und viele andere Länder werden voraussichtlich bald folgen.
Obwohl der allgemeine Rahmen kohärent ist, gibt es in den verschiedenen Regionen zahlreiche Abweichungen, die verwirrend sein können. Dadurch sind Unternehmen, die SAF-T einhalten müssen, anfällig für Fehler und riskieren manchmal auch finanzielle Strafen.
SAF-T Accounting or “Standard Audit File – Tax”, is a best practice data format used for the exchange of accounting data between a data originator and regulators. Devised by the OECD, the aim behind SAF-T is to make it easier for companies who have relevant bookkeeping obligations to submit their accounting information to the public authority on request. More specifically, SAF-T is a standard, electronic XML-based format used by companies to submit details relating to general ledger (GL) transactions and vendor/customer reports, inventory and asset reports to the local tax authority.
Bereiten Sie sich auf die SAF-T-Anforderungen vor
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihren Audit- und Steuerteams helfen, die Hürden bei der Vorbereitung auf die SAF-T-Anforderungen zu umgehen:
1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein ordnungsgemäßes Steuerarchiv erstellen können.
Für die Prüfer ist die Einhaltung der korrekten Verfahren für die steuerliche Archivierung und die Gewährleistung der Datenkonsistenz von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung der Vorschriften. In diesem Zusammenhang bezieht sich die fiskalische Archivierung auf den fortlaufenden Prozess des Einfrierens von Daten, der den Vorteil bietet, dass die archivierten Daten für einen bestimmten Zeitraum in demselben Zustand gehalten werden können. So wird sichergestellt, dass qualitativ hochwertige Prüfungsberichte mit konsistenten Originaldaten erstellt werden können. Wichtig ist, dass sie auch den Bedürfnissen von Steuer- und Wirtschaftsprüfungsmanagern gerecht wird, die es vor allem bei der Erstellung von Prüfungsberichten vorziehen, nicht mit Live-Daten zu arbeiten.
2. Berücksichtigen Sie die Einhaltung von Steuervorschriften im Rahmen Ihrer allgemeinen, globalen Strategie.
SAF-T ist keine isolierte Angelegenheit, und es ist wichtig, die Einhaltung von SAF-T als Teil einer umfassenden IT- und Geschäftsstrategie zu betrachten. Dies bedeutet eine vorausschauende Planung des Ressourcenbedarfs der Steuer- und IT-Teams, der für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Änderungen an der IT-Infrastruktur und der notwendigen Änderungen der Geschäftsabläufe, um die Erstellung von FEC-konformen Dateien zu unterstützen.
3. Die Mehrwertsteuer- und die IT-Abteilung müssen als Team zusammenarbeiten.
Die Einhaltung der SAF-T-Vorschriften erfordert eine multidisziplinäre Zusammenarbeit, bei der Expertenteams zusammenarbeiten, um die Landschaft der Steuervorschriften in den einzelnen Ländern zu verstehen und weitere Möglichkeiten der Datenanalyse bei den Steuerberichterstattungsverfahren zu ermitteln.
4. Eine zentralisierte Lösung für alle Länder.
SAF-T ist zwar ein internationaler Standard, aber die genaue Art und Weise, wie die Daten extrahiert und den einzelnen Finanzaufsichtsbehörden vorgelegt werden müssen, ist sehr unterschiedlich. Die Erstellung separater Berichte für jede Region wäre eine Verschwendung von Ressourcen, und die beste Option ist eine zentralisierte Lösung. Dies würde es ermöglichen, SAF-T-konforme Daten aus verschiedenen heterogenen Quellen innerhalb von SAP zu extrahieren, wobei die Berichte und Datendateien, die den länderspezifischen Vorschriften entsprechen, automatisch generiert werden.
5. Wählen Sie eine Lösung, die Ihre Umstellung auf S/4HANA unterstützen kann.
Aufgrund des exponentiellen Datenwachstums und der Kosten für die Speicherung in der Cloud – insbesondere bei HANA – ist eine automatisierte Strategie für das Management des Lebenszyklus von Informationen unerlässlich. Indem Sie das Wachstum des Datenvolumens steuern, können Sie die langfristigen Kosten für die Nutzung von S/4 HANA kontrollieren. Die SAF-T-Lösungen von TJC sind SAP-zertifiziert und unterstützen Sie bei der Umstellung auf S/4 HANA sowie bei der laufenden Datenarchivierung und Berichterstattung.
6. Select the right data extraction solution and B2G partner.
Wenn Sie von Anfang an die richtige SAF-T-Lösung und den richtigen Implementierungspartner auswählen, können Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Einhaltung der Vorschriften, die Behebung von Fehlern und die Durchführung von Abstimmungen minimieren. Als Experte für Datenmanagement und SAF-T-Konformität kann TJC Sie mit einer Reihe von Beratungsleistungen und SAP-zertifizierter Software unterstützen, um die Kosten und die Komplexität des SAF-T-Reportings zu minimieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Hier sind ein paar wichtige Hinweise für IT- und Steuerteams:
Fazit
Da immer mehr Länder auf E-Invoicing und SAF-T umstellen, brauchen internationale Unternehmen einen starken Partner, der sie durch das Minenfeld der Datenmeldung und der gesetzlichen Standards führt.
As experts in SAP data management, data extraction tools and SAF-T compliance, TJC Group has the skills and capabilities to help you achieve international tax and audit compliance. A strong potential partner with a proven track record, we can support you with a range of consulting services and software to minimise the cost and complexity of reporting.
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