Autor: Thierry Julien, CEO der TJC Gruppe | Co-Autor: Laura Parri Royo, Marketingleiterinoder bei der TJC Gruppe
Die Migration auf SAP S/4 HANA ist erst dann abgeschlossen, wenn Sie sich genau überlegen, was mit den Daten in der Datenbank des Altsystems (wahrscheinlich ein SAP ECC-System) geschehen soll. In einigen Fällen kann sich das Datenvolumen einer bestehenden ECC-Datenbank auf mehrere zehn Terabyte belaufen, was zu einem hohen Datenspeicherbedarf führt, wenn sich das Unternehmen dafür entscheidet, alles in die HANA-Datenbank zu übertragen. Dieser Artikel befasst sich mit den Gründen für die Stilllegung von IT-Altsystemen im Zusammenhang mit der SAP S/4HANA-Migration.
Inhalt
Altdaten und Altsysteme
Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen ein IT-System oder eine Anwendung abschalten muss, doch der erste, der uns heute einfällt, ist die Migration auf SAP S/4HANA. SAP-Unternehmen stehen unweigerlich vor einer wichtigen Entscheidung, wenn es um die Verwaltung des alten SAP-Systems (oder jedes anderen verwendeten ERP-Systems) geht, unabhängig vom gewählten Migrationsansatz. In jedem Fall ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Zugriff auf historische Daten erhalten bleibt, die aus Gründen der Steuer- und Audit-Compliance oder aus geschäftlichen Gründen benötigt werden. Aber wie? Was ist die beste Vorgehensweise im Umgang mit SAP-Altsystemen?
Bei der Stilllegung von Altsystemen wird das alte System außer Betrieb genommen, indem historische Informationen (Daten, Dokumente, Berichte und Dokumentationen) extrahiert und an anderer Stelle gespeichert werden, um sie zu bewahren. Auf die Daten kann bei Bedarf mit einer Altsystemanwendung wie ELSA wieder zugegriffen werden. Die TJC Group unterstützt SAP-Kunden bei der Beschleunigung ihrer SAP S/4HANA-Umstellung, indem sie ihnen vor und nach der S/4-Migration den Zugriff auf ihre Legacy-Daten auf einer einzigen Plattform ermöglicht. Enterprise Legacy System-Anwendungoder ELSA ist eine auf SAP BTP aufbauende Anwendung, die den Zugriff auf Legacy-Daten, Dokumente und Berichte entweder aus der Cloud-Anwendung selbst oder aus SAP S/4HANA (über eine UI5-Anwendung, UI5 ist die Open-Source-Version von FIORI) ermöglicht.
Stilllegung von SAP-Altsystemen für die S/4HANA-Migration
Die Kosten für die Beibehaltung aller Altdaten sind in den meisten Fällen einer SAP-Migration einfach unrentabel. Daher wird die Frage, ob eine Greenfield-, Brownfield- oder SDT-Implementierung (Selective Data Transition) durchgeführt werden soll, zu einem wichtigen Faktor.
Seien wir ehrlich: SDT ist wahrscheinlich in den meisten Fällen die beste Option, wenn man bedenkt, dass SAP eine Roadmap für eine SAP schlankes SDT kostenlos zur Verfügung stellt, mit SAP Cloud ALM-Lösung (CALM).
In immer mehr Szenarien entscheiden sich Unternehmen für einen Neuanfang und eine „Greenfield“-Implementierung, bei der keine Altdaten in die neue Datenbank übernommen werden. Das ist zwar kosteneffizient, was die Speicherkosten für S/4 HANA angeht, aber der Ansatz hat auch Nachteile. Andere Anwender entscheiden sich für eine „Brownfield“-Implementierung und übernehmen nur eine Teilmenge der Altdaten, oft aus Gründen der Steuer- und Audit-Compliance.
In jedem Fall besteht die zwingende Notwendigkeit, das alte SAP-System in den Ruhestand zu versetzen und den Zugriff auf die goldenen Daten zu erhalten. Es ist ein klassisches Missverständnis, dass bei einer Brownfield-Migration das Altsystem nicht außer Betrieb genommen werden muss. Wieso den? Ein technisches Upgrade beweist nicht, dass die Daten vollständig oder unverändert sind. Daher kann das S/4HANA-System niemals als Steuerarchiv für Daten dienen, die im Altsystem erstellt wurden.
Möglicherweise gibt es noch andere Optionen, z.B. die Beibehaltung des Altsystems, das neben SAP S/4HANA existiert. Dies ist jedoch mit hohen Lizenz- und Wartungskosten verbunden.
Man könnte argumentieren, dass das Einfrieren eines Systems in eine virtuelle Maschine die Aufgabe zu viel geringeren Kosten erledigt. Dies ist jedoch nicht der Fall. In erster Linie ist das Hochfahren des Systems jedes Mal, wenn ein Geschäftsanwender Zugriff benötigt, zeitaufwändig und birgt hohe Sicherheitsrisiken. Noch wichtiger ist, dass das System nach ein paar Jahren veraltet, nicht gepatcht und gefährdet ist. Wir haben über die Vor- und Nachteile der Verwendung von virtuellen Maschinen für die Stilllegung von Altsystemen.
Kurz gesagt, die Abschaffung von SAP ECC- oder R3-Systemen wird die gesamte IT-Landschaft vereinfachen und die langfristigen Verwaltungs- und Wartungskosten senken.
Wir empfehlen Ihnen, sich die Aufzeichnung des Webinars SAP® S/4HANA Update: SAP®ECCLegacy System Decommissioning anzusehen, um mehr über einen kosteneffizienten Ansatz zur Stilllegung Ihrer Altsystemlandschaft zu erfahren.
Warum sollten Sie SAP-Altsysteme in Rente schicken?
Vermeiden Sie Systemschwachstellen
SAP-Implementierungspartner schlagen häufig eine einfache Lösung vor: Der Benutzer „friert“ sein bestehendes System auf einer virtuellen Maschine ein. Sie können auch dazu raten, das Altsystem laufen zu lassen und nichts zu tun. Beide „Optionen“ sind jedoch weder konform noch langfristig praktikabel, obwohl sie kurzfristig sehr verlockend sein können, wenn die Kosten ein wichtiger Faktor sind.
Letztlich ist beides nicht effizient, denn in jedem Fall entstehen Ihnen entweder hohe Wartungskosten, um das alte System am Laufen zu halten, oder Sie sind anfällig für Hackerangriffe, die eine Ransomware-Forderung auslösen und zu noch höheren Kosten führen können.
Wir haben einen Artikel geschrieben, der erklärt, warum unkontrollierte Altsysteme anfälliger für Cyberangriffe sind und beschreibt, wie die Stilllegung von Altsystemen dieses Risiko auslöscht.
Sparen Sie Kosten, behalten Sie die goldenen Daten
Die Stilllegung von SAP-Altsystemen kann Wartungsbudgets freisetzen, Hardwarekosten und Ressourcenbedarf reduzieren. Es wird:
- Senken Sie Ihre Kosten und optimieren Sie Ihre IT-Investitionen. Alte Systeme am Leben zu erhalten, kann sehr teuer sein: hohe Wartungskosten, die Kosten für SAP-Lizenzen, die Infrastruktur und das Personal, das benötigt wird, um diese Systeme auf dem neuesten Stand zu halten. Durch die Ausmusterung alter Systeme wird der Wartungs- und Ressourcenaufwand erheblich reduziert.
- Sparen Sie bei den Lizenzkosten für HANA. HANA-Speicher folgt einem T-Shirt-Größe Preismodell [LP1] [LP2] die sehr komplex und teuer ist. Jedes Unternehmen, das eine kosteneffiziente Lösung sucht, muss genau überlegen, welche Daten in HANA geladen werden sollen und den Speicherbedarf abschätzen.
- Hilfe bei der Verwaltung des HANA-Speicherbedarfs. Die Skalierbarkeit des HANA-Speichers ist begrenzt, was bedeutet, dass es nicht so einfach ist, auf die nächste Ebene zu wechseln. Wir haben häufig mit S/4HANA-Systemen mit ACDOCA-Leistungsproblemen zu tun.
Ein Stilllegungsprogramm mit einer SAP-zertifizierten Cloud-Anwendung wie ELSA ist eine große Chance, die Kosten für Lizenzen, Infrastruktur, Energie und Wartung zu senken und damit die Rechnung für die Migration auf S/4HANA positiv zu beeinflussen.
Compliance: Reagieren Sie auf Steuer- und Audit-Anforderungen
Im Laufe der Zeit ist es unvermeidlich, dass sich in den meisten Unternehmen erhebliche Datenmengen ansammeln, die über veraltete Altsysteme verstreut sind. Manager gehen oft davon aus, dass diese Systeme nur selten genutzt werden. Sie enthalten jedoch bedeutende Datenbestände, die für Geschäftszwecke und die Einhaltung von Steuer- und Prüfungsvorschriften unerlässlich sind. Daher müssen die Daten in Systemen, die ausgemustert werden, oft archiviert und gepflegt werden, sowohl aus Gründen der Rechnungsprüfung und der Einhaltung von Vorschriften als auch um die Datenmenge zu reduzieren, die in SAP S/4HANA übertragen wird.
Abbildung 2. Der Eisberg der Steuer- und Datenschutzbestimmungen. Quelle: TJC Gruppe
Nicht zuletzt müssen die Daten als Steuerarchiv aufbewahrt, extrahiert und als Flat File gespeichert werden, um zu beweisen, dass sie nicht verändert wurden. ELSA extrahiert beispielsweise einen detaillierten Prüfbericht aller Daten, der den Nachweis der Vollständigkeit und den Nachweis der Nichtveränderung enthält. Eine Stilllegungslösung, die nicht so detailliert ist, erfüllt nicht die Anforderungen von Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfern.
Ein typisches Beispiel für eine nicht konforme Lösung für die Stilllegung sind alle ELT- (Extract Load and Transform) und ETL-Lösungen (Extract Transform and Load), die auf der Übertragung von Datenbanken basieren (einschließlich der neuesten auf dem Markt befindlichen Lösungen). Solche Lösungen bieten möglicherweise keinen Nachweis für die Unveränderbarkeit und können in den meisten Fällen keine Vollständigkeit garantieren.
Vergessen Sie nicht die Anforderungen an den Datenschutz
Die Anforderungen an den Datenschutz sind in der EMEA-Region recht hoch, aber auf der ganzen Welt treten weiterhin neue Datenschutzgesetze in Kraft. So trat beispielsweise das indische Datenschutzgesetz, der DPDP Act, letztes Jahr im August 2023 in Kraft, und der California Consumer Privacy Act (CCPA) trat im Januar 2020 in Kraft. In den USA müssen Finanzdaten in der Regel sieben Jahre lang aufbewahrt werden, in Kanada und Europa sind es sogar zehn Jahre. Weltweit ist die Aufbewahrungsfrist für Personaldaten länger. In bestimmten Ländern und Branchen müssen Personaldaten über dreißig Jahre lang aufbewahrt werden!
In einer SAP-Umgebung kann die Einhaltung von Datenschutzgesetzen die Verpflichtung beinhalten, Daten auf Verlangen zu löschen und zu anonymisieren. Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass alle mit einem Kunden verbundenen Transaktionen gelöscht werden müssen, bevor der Kunde gelöscht werden kann, um die Integrität der Datenbank zu wahren.
Das einfache Löschen der historischen Daten ist keine Option. Es müssen strenge Compliance-Vorschriften befolgt werden, die in den verschiedenen Ländern unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen in SAP-Legacy-Systemen ist schwierig, da diese Systeme ursprünglich nicht dafür konzipiert wurden. Dennoch sind Unternehmen diesen Anforderungen unterworfen.
Vergessen Sie nicht die Anforderungen an den Datenschutz
Viele SAP-Kunden werden in SAP RISE mit SAP investiert haben, um ihren Migrationspfad zu S/4 HANA zu beschleunigen. Wenn Sie planen, RISE zu nutzen, bietet SAP neben den Einsparungen bei den Wartungskosten auch den Rückkauf der unbefristeten SAP ECC-Lizenz an. Beachten Sie, dass in diesem Fall das Altsystem nach einem bestimmten Zeitraum (in der Regel 12 Monate) nicht mehr zugänglich ist. Daher ist die Stilllegung des SAP-Altsystems ein Muss.
Simulation der Speicherkosten in einem RISE mit SAP-Szenario
Die Speicherkosten in RISE mit SAP wachsen geometrisch und nicht linear. Nehmen wir an, dass die Datenbankgröße in SAP S/4HANA im ersten Jahr um 1 TB wächst und die Kosten auf 150k$ pro Jahr und TB steigen.
Das Speicherwachstum ist linear
Jahr 1 2 3
Band 1 2 3
Gesamtkosten = n*(n+1)/2
Gesamtkosten 1 3 6
Bei einem Wachstum von 1 TB pro Jahr zahlt ein Unternehmen für 6 TB über einen Zeitraum von 3 Jahren statt für 3 TB. Deshalb werden Sie am Ende mehr für den Speicher bezahlen.
Beispiel einer Fallstudie – Vorteile der Stilllegung von Altsystemen
- Problemstellung
Die TJC Group war kürzlich für die Stilllegung von Altsystemen bei einem weltweit tätigen US-amerikanischen Fertigungsunternehmen verantwortlich, das sein Altsystem SAP ECC vor der Umstellung auf SAP S/4 HANA außer Betrieb nehmen wollte. Dieses Unternehmen entschied sich außerdem für die Migration der Daten in die Enterprise Legacy System Application (ELSA) von TJC. Der größte Teil dieses Projekts wurde von der TJC Group in sechs Monaten abgeschlossen und brachte dem Anwender viele Vorteile, darunter eine enorme finanzielle Einsparung von 250.000 $.
Das Unternehmen entwickelte einen überzeugenden Business Case für die Stilllegung, der eine Brownfield-S/4-HANA-Implementierung der Finanzdaten vorschlug, die die ausgegliederten Unternehmen ausschloss. Während die Personaldaten des Unternehmens ursprünglich in HCM gespeichert waren, waren diese zuvor zu SAP Success Factors migriert worden.
- Lösung angenommen
Die einzige Lösung, um die Kosten einzudämmen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, bestand darin, das SAP ECC-System außer Betrieb zu nehmen und die ELSA-Lösung der TJC Group für künftige Benutzerberichte zu implementieren.
Der Zeitplan für das Projekt war relativ eng, denn der Kunde wollte die Stilllegung abschließen, bevor die nächste SAP-Lizenz zur Erneuerung anstand, um Kosten zu sparen. Außerdem verlangte Oracle einen Nachweis über die Stilllegung der Datenbank, damit das System nicht eingefroren werden konnte (die genauen Details und Anforderungen können von den zwischen Oracle und dem Kunden ausgehandelten Bedingungen abhängen).
- Projektdurchführung
Die TJC Group begann das Projekt mit der Extraktion von SAP-Tabellen, die nach Möglichkeit nach Buchungskreis und Geschäftsjahr getrennt waren, um die Datenmenge zu reduzieren. Die Datenextraktionen wurden mit der TJC-eigenen Audit Extraction Cockpit (AEC) Software durchgeführt. AEC ist eine von SAP zertifizierte Datenextraktionssoftware, die bereits sehr erfolgreich zur Erhaltung von Steuer- und Finanzdaten eingesetzt wurde. Diese Altdaten wurden in Microsoft Azure Blob und anschließend in MySQL hochgeladen, eine der bei ELSA verfügbaren Datenbankoptionen, die gewählt wurde, um die Kosten zu minimieren und die Daten in der Cloud zu speichern. Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass die Daten langfristig über ELSA leicht verfügbar und kostengünstig zu speichern sind. Es war wichtig, dass nur die Daten in MySQL gespeichert wurden, die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich waren, um die Größe der Datenbank und die Kosten zu minimieren.
- Erzielte Ergebnisse
Während eines vierstufigen Implementierungsprozesses arbeiteten die Berater von TJC mit dem Kunden zusammen, um die Datenaufbewahrungsprotokolle zu vereinfachen und zusätzliche Transaktionssimulationen anzubieten. Dazu gehörte die Verwendung von ELSA zur Erstellung dynamischer Abfragen, um einen SAP-ähnlichen Datenabruf zu simulieren. Nach der Fertigstellung war es möglich, SAP ECC vor dem Erneuerungsdatum dauerhaft abzuschalten und den Geschäftsanwendern den zukünftigen Zugriff auf die Altdaten zu überlassen.
Jetzt können Endbenutzer in Unternehmen alle stillgelegten historischen Daten aus ELSA heraus einsehen und sowohl dynamische als auch statische Berichte ausführen sowie die Originaldokumentation einsehen.
Insgesamt hat der Kunde errechnet, dass er durch die Stilllegung von Altsystemen mit der TJC Group über 250.000 Dollar pro Jahr einsparen konnte, die jährlich für Wartungs- und Lagerkosten angefallen wären. Wenn Sie mehr über diese Erfolgsgeschichte erfahren möchten, setzen Sie sich mit uns in Verbindung .
Lektionenaus der Stilllegung von Altsystemen
Die Verwaltung eines auslaufenden SAP-Systems, das nicht mehr verwendet wird, ist nicht zu unterschätzen. Es kann sehr kostspielig sein und eine eingefrorene virtuelle Maschine ist ein ernstes Sicherheitsrisiko. Es ist nicht möglich, eine virtuelle Maschine für immer zu patchen und irgendwann wird es nicht mehr möglich sein, ein Hosting für die Altdaten zu finden. Wenn Sie eine Migration auf SAP S/4 HANA in Betracht ziehen, zahlt es sich langfristig immer aus, sich proaktiv mit der Frage der Stilllegung von Altdaten zu befassen. Darüber hinaus ist es wichtig, den Bedarf der Benutzer an historischen Daten nicht zu unterschätzen, sei es für interne oder externe Audits oder zur Untersuchung von Garantieansprüchen auf Produkte.
Fazit
- Viele SAP-Kunden sind bei der Umstellung auf S4HANA noch sehr konservativ; die Frage, was sie mit ihren Altsystemen machen sollen, bleibt ein großes Hindernis.
- Die Stilllegung von alten IT-Systemen wird oft als letztes in Betracht gezogen, kann aber den größten Unterschied bei den Gesamtkosten Ihrer IT-Landschaft ausmachen.
- Die TJC Group hilft SAP-Kunden bei der Beschleunigung ihrer S/4HANA-Umstellung, indem sie vor und nach der S/4-Migration den Zugriff auf Altdaten in einer einzigen Plattform ermöglicht.
- ELSA von TJC bietet Kunden einen Mehrwert, indem es sicherstellt, dass sie vor und nach der S/4HANA-Migration jederzeit wieder auf ihre Legacy-Daten zugreifen können.
