Ältere Systeme: Eine Reise von der Ausmusterung bis zur Stilllegung!

Das Auslaufen eines Systems bedeutet, dass die Altanwendung in einem Nur-Lese-Status verbleibt, während die Systemstilllegung die vollständige Außerbetriebnahme bedeutet. Einfach ausgedrückt, ist die Sunsetting-Phase die Phase vor der Stilllegung, was jedoch für viele verwirrend sein mag. Hier ist ein Blog, der Ihre Zweifel ausräumen wird. Lesen Sie weiter!

Einführung

Die Entwicklung von IT-Systemen ist ein unvermeidliches Element in einem Unternehmensumfeld. Das bedeutet, dass von Zeit zu Zeit Unternehmensanwendungen migriert oder durch eine neue ersetzt werden müssen. Unabhängig davon, ob Sie SAP oder ein anderes ERP-System einsetzen, ist es unerlässlich, Altsysteme zu verwerfen und neuere Systeme für bessere und effizientere Geschäftsabläufe anzupassen. Wir verstehen, dass Sunsetting, Stilllegung und solche Begriffe faszinierend klingen können, was zu mehr Neugierde führen kann, mehr darüber zu erfahren, nicht wahr?

Aus diesem Grund haben wir einen Blog zusammengestellt, der Ihnen helfen soll, den Prozess von der Ausmusterung bis zur Stilllegung eines Altsystems zu verstehen.

Was ist die Abschaltung eines Systems?

Für den Ausdruck „Auslaufen eines Systems“ gibt es mehrere Definitionen. In der Finanzwelt bezieht er sich oft auf die Beendigung oder das Auslaufen von etwas – das können Marken, Partnerschaften, Hard- und Software, Verträge usw. sein. Vereinfacht ausgedrückt, kann „sunsetting“ gleichbedeutend sein mit Ausdrücken wie „auslaufen“, „einstellen“, „beenden“ usw. In der IT hat das Auslaufen eines Systems jedoch eine ganz andere Bedeutung.

Im IT-Bereich bedeutet die Ausmusterung eines Systems, dass ein Altsystem vom produktiven Status (Nutzungsstatus) in einen nicht-produktiven oder schreibgeschützten Status überführt wird. Das bedeutet, dass das System zwar noch für wichtige Informationen zugänglich ist, aber nicht mehr für den täglichen Betrieb genutzt werden kann.

Was ist die Stilllegung eines Systems?

Obwohl der Prozess des Auslaufens des Systems relativ alt ist, stiftet er oft Verwirrung bei den Benutzern, vor allem wegen der unterschiedlichen Definitionen in den verschiedenen Branchen. Oft neigen die Leser zu der Annahme, dass Systemauslauf und Stilllegung dasselbe sind – in Wahrheit geht die Stilllegung weit über den Auslauf hinaus.

Die Systemstilllegung umfasst die Entfernung und vollständige Abschaltung von Altsystemen oder der veralteten IT-Infrastruktur. Manchmal werden die Altdaten zusätzlich extrahiert und in flachen Dateien als Steuerarchive gespeichert. Diese Daten können bei Bedarf mit Hilfe von Legacy System Applications (LSA) neu bewertet werden.

Die Stilllegung von Altsystemen ist ein wichtiger Teil des IT-Lebenszyklusmanagements. Sie kann Unternehmen auch dabei helfen, ihre IT-Ressourcen zu optimieren, die Wartungskosten zu senken und die künftige Einhaltung von Datenschutzgesetzen zu gewährleisten, während gleichzeitig die mit veralteten Systemen verbundenen Sicherheitsrisiken beseitigt werden. Darüber hinaus hilft die Stilllegung den Unternehmen, mit ihren sich entwickelnden technologischen Anforderungen Schritt zu halten.

Warum wollen wir den Zugang zu alten Daten bewahren?

Da Sie nun den Unterschied zwischen Systemabkündigung und Systemstilllegung kennen, wollen wir uns der wichtigsten Frage zuwenden: Warum ist es notwendig, den Zugriff auf alte Daten aufrechtzuerhalten?

Im Laufe der Zeit halten viele Unternehmen veraltete ERP- und Nicht-ERP-Systeme aufrecht, obwohl dies IT-Ressourcen bindet. Trotzdem ist es aus folgenden Gründen erforderlich, den Zugang zu alten Daten aufrechtzuerhalten –

• Der erste Punkt ist die Einhaltung der Vorschriften.
• Zweitens werden alte Daten benötigt, um Anfragen von Wirtschaftsprüfern oder Steuerbehörden zu beantworten.
• Drittens, wenn für geschäftliche Zwecke auf Dokumente oder historische Daten zugegriffen werden muss.

LSA is often required as legal and data privacy requirements might not be enforced on older systems

Die Herausforderungen im Umgang mit Altsystemen

Jede gute Sache bringt Herausforderungen mit sich, die bewältigt werden müssen – so auch das Altsystem. Hier sind einige der Herausforderungen, denen Unternehmen mit veralteten ERP- und Nicht-ERP-Systemen begegnen.

Hohe Wartungskosten

Eine der größten Herausforderungen beim Umgang mit Altsystemen sind die Kosten für die Wartung. Für jedes Altsystem fallen etwa 49 verschiedene Kosten an, wobei die wichtigsten Ausgaben die Wartungsgebühren für Software und Anwendungen sind. Hinzu kommen die Auswirkungen auf den Betrieb, d. h. die Bindung von IT-Ressourcen durch die Verwaltung veralteter Systeme, während sie an neuen Technologien arbeiten könnten. Darüber hinaus können diese Kosten in Unternehmen für mehrere Altsysteme anfallen, z. B. für SAP ECC, das in mehreren Abteilungen implementiert ist, usw.

Die folgende Abbildung zeigt die 49 Aufgaben, die mit der Wartung eines Altsystems oder einer Anwendung verbunden sind:

All diese Aufgaben müssen bei der Zuteilung von IT-Ressourcen berücksichtigt werden, weshalb der Arbeitsaufwand erheblich ist.

Allerdings müssen auch die Lizenzkosten für das Betriebssystem (OS), die Datenbank (DB) und die SAP-Lizenzen erneuert werden, was zu höheren Wartungskosten führt. Dies kann ein erheblicher Betrag sein! Selbst wenn Unternehmen keine Altsysteme verwenden, ist die Wartung ihrer Anwendungen erforderlich, was nicht nur die Wartungskosten erhöht, sondern auch die technischen Teams stärker unter Druck setzt.

Technische Schulden

Eine große Herausforderung für Unternehmen sind ihre technischen Schulden. Einfach ausgedrückt sind technische Schulden die impliziten Kosten für die Überarbeitung einer Lösung, die dadurch entstehen, dass eine einfache, aber begrenzte Lösung einem besseren, aber längeren Ansatz vorgezogen wird. Sie sind mit Geldschulden vergleichbar, und wenn sie nicht zurückgezahlt werden, fallen auf technische Schulden Zinsen an, was die Umsetzung von Veränderungen erschwert. Nicht behobene technische Schulden erhöhen die Software-Entropie und die Kosten für weitere Überarbeitungen. Technische Schulden behindern auch die Fähigkeit des Unternehmens, innovativ zu sein und sich an die neuesten Veränderungen anzupassen.

Dafür gibt es mehrere Gründe, z. B. fehlende Dokumentation, fehlende Test-Suites, eng gekoppelte Komponenten nicht-modularer Funktionen und so weiter. Wenn also technische Schulden bestehen, kann die Abschaffung eines Altsystems eine Herausforderung sein. Deshalb ist es notwendig, für minimale Schulden zu sorgen oder ein Proof-of-Concept (POC) zu haben, um das Projekt voranzutreiben.

Sicherstellung einer störungsfreien Leistung

Das Risiko eines Systemausfalls ist ein besorgniserregender Faktor. Viele Organisationen, vor allem in der industriellen Produktion, im Gesundheitswesen usw., können es sich nicht leisten, dass ihre Systeme gestört werden. Wenn hier ein produktives System versagt, führt das in hohem Maße zu Einnahmeverlusten. Allerdings kann der Verlust eines Altsystems auch zu finanziellen Sanktionen (im Zusammenhang mit Steuerprüfungen) führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass bei der Ausmusterung von Altsystemen eine nicht unterbrechende (reduzierte) Leistung gewährleistet wird. Die Organisationen müssen sehr darauf achten, den Prozess so reibungslos und nahtlos wie möglich zu gestalten.

Auswirkungen auf die Umwelt

Abgesehen von den finanziellen Auswirkungen tragen Altsysteme auch zu den IT-bedingten Umweltauswirkungen bei. Die Wartung von Altsystemen kann die Energieressourcen stark beanspruchen; daher sind Datenarchivierung und Systemstilllegung der beste Weg, um voranzukommen, da sie erheblich dazu beitragen, den Bedarf an Ersatzgeräten zu verringern (ja, das gibt es auch in der Cloud!).

Umstellung auf eine neuere, effizientere Landschaft

Für die SAP-Landschaft ist angekündigt, dass SAP ECC und ältere Versionen bis 2027 und wahrscheinlich danach durch SAP S/4HANA ersetzt werden müssen. Aber was ist nach Abschluss der Migration?

Sobald die Migration abgeschlossen ist, wird es zwei Systeme geben: das alte und das neue.

• The new system (S/4HANA) – productive status:

The new system is the one where the old applications have been migrated, which in this case is S/4HANA systems. Die Geschäftsanwender können täglich auf das System zugreifen, um die Unternehmensaktivitäten zu verwalten, wobei sie sich täglich mit dem System verbinden und daran arbeiten. Einfach ausgedrückt, bezieht sich das neue System auf das produktive System, in dem die alltäglichen Tätigkeiten ausgeführt werden.

• The old system (SAP ECC or older) – on read-only status:

The old system, or the SAP ECC or older systems, are accessible to users in read-only mode, where they can access any important information required for tasks. Dies geschieht, um den Benutzerzugang auf wenige Personen zu beschränken. In den meisten Fällen werden die Benutzerberechtigungen so geändert, dass ein Nur-Lese-Status möglich ist.

Schritte für das Projekt zur Stilllegung von Altsystemen

Planung der Stilllegung

Der erste und wichtigste Schritt bei jedem Projekt ist die Entwicklung eines soliden Plans. Die Entscheidung, Altsysteme stillzulegen, kann sich auf mehrere Abteilungen auswirken, weshalb eine umfassende Analyse der Auswirkungen immer eine gute Idee ist. Die Stilllegung hat nicht nur organisatorische, sondern auch finanzielle Auswirkungen. Eine solide Planungsstrategie ist das A und O.

Einige allgemeine Fragen, die gestellt werden können, sind

• Wohin werden die Informationen nach der Stilllegung des Systems gelangen?
• Wird eine neue Anwendung die Dienste des ausgemusterten Altsystems ersetzen?
• Wie lange wird das Projekt zur Stilllegung des Systems dauern, usw.?

Daher ist es wichtig, das Stilllegungsprojekt Schritt für Schritt zu planen.

Auswahl der Architektur, die am besten zu Ihrer IT-Landschaft passt.

Als Nächstes müssen Sie die Architektur auswählen, die zu Ihrer IT-Landschaft passt. Mit anderen Worten: Ein Projekt zur Stilllegung eines Systems umfasst die Neuordnung, den Wiederaufbau oder den Ersatz der alten Landschaft. Beim Rearchitecting wird der Code geändert, um eine neue Anwendungsarchitektur für neuere Funktionen zu schaffen. Obwohl das Verfahren die besten Ergebnisse liefert, kann es mit höheren Kosten und Risiken verbunden sein. Eine sorgfältige Analyse kann jedoch auch die Einführung einer völlig neuen Architektur vorschlagen, die für Ihre IT-Landschaft am besten geeignet ist. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine neue Architektur entscheiden oder die bestehende umstrukturieren – stellen Sie sicher, dass Sie diese auf der Grundlage von Technologie, Funktionalität, Kosten und Risiko abbilden. Es kommt also darauf an, alle verfügbaren Optionen abzuwägen, um das Verfahren zu ermitteln, das einen minimalen Aufwand erfordert, aber eine maximale positive Wirkung hat.

Datenextraktion aus dem Altsystem

Sobald der Plan steht, besteht der dritte Schritt darin, Daten aus den Altsystemen zu extrahieren. Bei der Datenextraktion geht es um das Sammeln und Abrufen einer Vielzahl von Daten aus dem System, das Sie außer Betrieb nehmen wollen – von denen viele möglicherweise schlecht organisiert sind. Die Extraktion ist ein notwendiger Schritt, denn sie hilft bei der Konsolidierung, Verarbeitung und Prüfung von Daten, die an einem zentralen Ort gespeichert werden sollen – dieser Ort kann cloudbasiert, vor Ort oder sogar eine Mischung aus beidem sein.

Hochladen von Daten in die Anwendung des Altsystems

Nach dem Schritt der Datenextraktion folgt das Hochladen der Daten in das Speichersystem. Wie bereits erwähnt, kann der Speicherort vor Ort, in der Cloud oder in einer Mischung aus beidem sein. Sie kann die Speicherung von Daten oder Anwendungen von einem lokalen Standort in die Cloud sowie von einer Cloud-Umgebung in eine andere umfassen. Dennoch wird davon ausgegangen, dass die meisten Unternehmen in ein paar Jahren vollständig in der Cloud arbeiten werden, da die Zunahme von Cloud-Speicher und Cloud-Migration beeindruckend ist.

Wie kann die TJC-Gruppe Ihnen bei der Stilllegung Ihres Systems helfen?

Enterprise Legacy System Anwendung von TJC Group

Um die Stilllegung von Systemen zu vereinfachen und zu rationalisieren, hat die TJC Group eine Enterprise Legacy System Application – ELSA– entwickelt. Es handelt sich um eine Anwendung, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) aufgebaut und zertifiziert ist und auch vor Ort oder mit jedem Hyperscaler funktioniert. Mit dieser Anwendung kann sichergestellt werden, dass alle Altdaten sicher gespeichert werden und sowohl vor als auch nach der Migration auf das neue ERP- oder S/4HANA-System leicht wieder zugänglich sind. Es ermöglicht nicht nur den Zugriff auf alle extrahierten Daten, sondern auch den Wegfall der Kosten für die Beibehaltung des Altsystems.

Wie hebt sich ELSA von der Masse ab?

Die Datenmigration von alten ERP-Systemen nach S/4HANA garantiert nicht, dass die vorhandenen Daten vollständig oder unverändert bleiben – aber ELSA schon! ELSA der TJC Group schützt und sichert alle Altdaten und macht sie gleichzeitig von S/4HANA, einer UI5-Webanwendung oder einer beliebigen aktuellen Technologieanwendung aus zugänglich. Es ist wichtig zu erwähnen, dass ELSA so konzipiert ist, dass es alle zukünftigen Geschäftsanforderungen und die meisten internationalen Datenschutzgesetze erfüllt.

ELSA der TJC Group konvertiert Altdaten in Flat Files (AIS-Format), die unverändert bleiben. Sie ist vollständig kompatibel mit anderen branchenspezifischen SAP-Lösungen, die im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, in der Fertigung und im öffentlichen Sektor eingesetzt werden.

Von ELSA der TJC-Gruppe befolgte Schritte für die Stilllegung von Systemen

1. Der erste Schritt besteht darin, 100% der Daten aus dem Altsystem als Steuerarchive zu extrahieren.
2. Sobald die Daten extrahiert sind, speichern wir die extrahierten AIS-Dateien je nach Wunsch im AWS / Azure / GCS Cloud-Speicher oder im lokalen Dateisystem.
3. Nach der Speicherung werden die relevanten Daten aus den AIS-Dateien in die ELSA-Datenbank Ihrer Wahl importiert. Sie können die folgenden Datenbanken je nach Ihren Anforderungen auswählen – MySQL / HANA / HANA Cloud / PostgreSQL / Oracle Heatwave.
4. Und schließlich können Endanwender wie das Steuer- und Wirtschaftsprüfungsteam über ELSA oder die S/4 HANA FIORI App, Low Code – No Code-Lösungen oder die aktuellste Technologie auf alle Daten zugreifen, während das Altsystem sicher abgeschaltet wird.

Angesichts der hohen finanziellen Investitionen, die für S/4 HANA erforderlich sind, ist es unerlässlich, Partneranwendungen auszuwählen, die zukunftssicher sind und offenen Zugang bieten. ELSA führt Daten aus verschiedenen Systemen und Quellen zusammen – alte, archivierte oder aktuelle Daten – und macht sie auf Knopfdruck zugänglich. Im Rahmen von SAP BTP wird ELSA in der Open-Source-Umgebung von Cloud Foundry bereitgestellt, wodurch Ihre Investitionen geschützt und die künftigen Betriebskosten minimiert werden.

Schlusswort

Unter Systemstilllegung versteht man den Prozess der Außerbetriebnahme eines Altsystems, das sich vor einiger Zeit in einem Sunset- oder Read-Only-Status befand. Altsysteme bringen mehrere Herausforderungen mit sich, nämlich –

• Der Betrieb von Altsystemen ist kostspielig.
• Sie erhöhen die „technische Schuld“.
• Sie haben einen erheblichen Einfluss auf die Umwelt.

Daher ist das Stilllegungsprojekt die einzig plausible Option. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass die Vorschriften in Zukunft eingehalten werden. Und mit ELSA by TJC Group können Sie den gesamten Stilllegungsprozess noch weiter vereinfachen, da wir über eine bewährte Methodik verfügen. Wenn Sie Ihr Altsystem außer Betrieb nehmen oder mehr über ELSA erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute!