9 SAP-Datenarchivierungsstrategien zur Optimierung des Prozesses

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Gruppe

Die SAP-Datenarchivierung ist zweifellos eine der besten Methoden, um das ständig wachsende Datenaufkommen zu bewältigen. Sie ist ein Segen für Unternehmen, die die Leistung ihres Hauptsystems optimieren möchten, ohne dabei wichtige/historische Daten zu verlieren. Die Implementierung eines vollwertigen Archivierungsprozesses erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Strategie. Möchten Sie wissen, welche das sind? Lesen Sie diesen Blog und erfahren Sie, welche 9 Strategien für die SAP-Datenarchivierung in Ihrem Unternehmen unbedingt erforderlich sind.

Ein kurzer Blick auf die SAP-Datenarchivierung

Bevor wir in die Feinheiten der Datenarchivierung eintauchen, möchten wir Ihnen einen Überblick über die Definition der Datenarchivierung geben. Die Archivierung von Daten hilft Unternehmen, ihr ständig wachsendes Datenaufkommen effektiv zu verwalten und die Systemleistung zu optimieren. Der Prozess hilft Unternehmen auch, eine effiziente und effektive Nutzung ihrer Datenbankressourcen in der IT-Landschaft sicherzustellen. Darüber hinaus ermöglicht die SAP-Datenarchivierung eine langfristige Datenspeicherung und -aufbewahrung, die den Benutzern den Vorteil bietet, dass sie für Audits und andere Zwecke auf die Informationen zugreifen können. Es gibt verschiedene Technologien für die Archivierung; in der SAP-Welt wird jedoch das Archive Development Kit zusammen mit der Archivverwaltung (Transaktion SARA) verwendet.

Implementierung einer robusten SAP-Datenarchivierungsstrategie

Ist der Ansatz zur Datenarchivierung in allen Systemen gleich?

Die gesamte SAP-Datenarchivierungsmethodik hängt fairerweise von dem System ab, das Sie verwenden. Die Datenarchivierung in S/4HANA unterscheidet sich von der Archivierung in SAP ECC. Es ist wichtig, die Größe und das Wachstum der HANA-Datenbank zu begrenzen, denn jede Vergrößerung führt zu komplexen Upgrades und noch nie dagewesenen Kosten. Daher ist es für Unternehmen, die eine Migration zu S/4HANA planen, unerlässlich, eine robuste SAP-Datenarchivierungsstrategie zu implementieren. Dies wird Unternehmen helfen, ihre Daten zu optimieren und gleichzeitig die Einhaltung der jeweiligen Datenschutzgesetze zu gewährleisten.

SAP-Datenarchivierungsstrategie: 5 Tipps zur Optimierung des Prozesses

Das Vorgehen bei der Archivierung Ihrer Daten erfordert eine sorgfältige Planung. Es ist unerlässlich, dass Sie eine solide Strategie entwickeln, um einen reibungslosen und effizienten Prozess zu gewährleisten. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um dies zu gewährleisten –

Strategie #1: Verstehen und Sortieren der zu archivierenden Daten

Einer der wichtigsten Punkte, bevor Sie mit der SAP-Datenarchivierung beginnen, ist das Verstehen und Sortieren der Daten, die Sie archiviert haben. Die Wahrheit ist, dass Unternehmen täglich riesige Datenmengen erzeugen; daher ist die Ansammlung von Daten unvermeidlich. Es ist jedoch wichtig zu wissen, welche Daten archiviert werden sollen und welche im Hauptsystem verbleiben sollen. Wie können Sie das tun? Ermitteln Sie zunächst den Verbleib der Daten, d.h. wie alt die Daten sind, ob sie für die aktuellen Arbeitsszenarien unbedingt erforderlich sind, wie viel Speicherplatz sie belegen und so weiter. Wenn es sich um historische Daten handelt, die nicht mehr benötigt werden, setzen Sie sie auf die Liste der Daten, die archiviert werden müssen.

Strategie #2: Identifizierung der Archivierungsobjekte

Eine weitere wichtige Strategie für die SAP-Datenarchivierung besteht darin, die Archivierungsobjekte zu identifizieren. Tatsache ist, dass Archivierungsobjekte die Bausteine der Datenarchivierung sind. Sie stellen die Strukturen der Daten sowie die zugehörigen Geschäftsobjekte dar, die archiviert werden können. Für die Unerfahrenen: SAP sagt, dass ein Archivierungsobjekt dabei hilft, die Daten zu spezifizieren, die archiviert werden und wie. Archivierungsobjekte sind präzise und beschreiben darüber hinaus, welche Datenbankobjekte zusammen als ein einziges Geschäftsobjekt behandelt werden müssen.

Es gibt drei Archivierungsobjekte, nämlich ein Archivierungsobjekt, das nur Daten archivieren kann, ein ILM-Objekt, das Daten archivieren und/oder vernichten kann, und ein HR ILM-Objekt, das die Datenvernichtung durchführen kann. Unternehmen müssen die relevanten Archivierungsobjekte identifizieren, da dies dazu beiträgt, dass die archivierten Daten den Kontext des Unternehmens beibehalten. Außerdem hilft die Klarheit über die Archivierungsobjekte den Unternehmen, bei Bedarf auf die archivierten Daten zuzugreifen und sie zu analysieren.

Strategie #3: Definieren Sie Datenaufbewahrungsfristen und -richtlinien

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der SAP-Datenarchivierung sind die Aufbewahrungsfristen, die festlegen, wie lange die Daten an einem sicheren Ort gespeichert werden müssen, bevor sie archiviert oder gelöscht werden können. Unternehmen müssen unbedingt Aufbewahrungsfristen festlegen, die den rechtlichen, regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus tragen Richtlinien zur Datenaufbewahrung dazu bei, ein Gleichgewicht zwischen Datenzugriff und Speicherkosten herzustellen.

Denken Sie daran, dass für eine nahtlose SAP-Datenarchivierungsmethodik die Festlegung von Regeln für die Sperrung und Löschung nach den festgelegten Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Zweck, zu dem die Daten aufbewahrt werden. Dieser kann von der Auftragsverwaltung über die Anwendungsverwaltung bis hin zur Rechnungsverwaltung usw. variieren.

Strategie #4: Auswahl unter den Archivierungsverfahren

Eine der wichtigsten Überlegungen, die Sie anstellensollten, bevor Sie mit der Archivierung von SAP-Daten beginnen, ist die Wahl der Archivierungsmethode. Es gibt drei Arten von Archivierungsmethoden, nämlich die umfassende oder vollständige Archivierung, die selektive Archivierung und die nachholende Archivierung.

Umfassende oder vollständige Archivierung: Hierbei handelt es sich um Ihren Standardprozess der Datenarchivierung, bei dem Sie Daten systematisch an einem separaten Speicherort mit langfristigen Aufbewahrungsfristen speichern.

Selektive Datenarchivierung: Diese Methode wird verwendet, um nur bestimmte Teilmengen von Daten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien zu archivieren, anstatt den gesamten Datensatz zu archivieren.

Nachholende Archivierung: Bei diesem Prozess der SAP-Datenarchivierung werden übersehene Daten oder solche, die nicht rechtzeitig archiviert wurden, berücksichtigt. Die nachholende Archivierung hilft, Lücken in der Archivierung zu schließen. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass die historischen Aufzeichnungen sowohl den gesetzlichen als auch den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Archivierungslücken können aufgrund von technischen Problemen, Versäumnissen oder Richtlinien auftreten.

Strategie #5: Überlegen Sie sich die Art der Archivierung

Oft wird die Archivierung von Daten und Dokumenten als dasselbe angesehen. Das sind sie jedoch nicht. Deshalb spielt auch die Art der Archivierung eine wichtige Rolle bei der Entwicklung einer soliden Strategie für die SAP-Datenarchivierung. Während die Datenarchivierung eine bevorzugte Wahl für strukturierte Daten ist, bei der Daten aus dem Live-System in ein sekundäres System verschoben werden, ist die Dokumentenarchivierung für unstrukturierte Daten wie Verkaufsrechnungen, PDFs, Word-Dateien usw. gedacht. Dieser Prozess findet in Echtzeit statt und kann zudem in jedem beliebigen Content Server gespeichert werden. Abgesehen davon gibt es auch die fiskalische Archivierung, bei der Sie Ihre Daten regelmäßig für einen bestimmten Zeitraum einfrieren.

Methodik der SAP-Datenarchivierung: Andere Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten

Abgesehen von den oben genannten Strategien gibt es noch ein paar andere Dinge zu beachten, wie z.B. –

#1 Einführung eines Archivierungsplans

Um einen reibungslosen Ablauf der Datenarchivierung zu gewährleisten, ist die Einführung eines Zeitplans unabdingbar. Sie müssen bedenken, dass die Datenarchivierung eine wiederkehrende manuelle Aufgabe ist. Sie erfordert eine Reihe von Aufgaben, die regelmäßig überprüft und ausgeführt werden müssen. Die manuelle Ausführung dieser Aufgaben ist eine Herausforderung, und hier kommt die Automatisierung als Ihr Retter ins Spiel. Tatsächlich hilft die automatisierte Datenarchivierung Unternehmen bei der Senkung ihrer Gesamtbetriebskosten, der genauen Einhaltung von Daten und vielem mehr. Für Unternehmen, egal ob sie ein SAP- oder ein Nicht-SAP-System verwenden, ist eine automatisierte SAP-Datenarchivierungsmethodik ein absolutes Muss. Das Geistesprodukt der TJC Group – die Archiving Sessions Cockpit (ASC) hilft Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung der Datenarchivierungs- und Datenvernichtungsprozesse.

Erfahren Sie hier mehr über das Archiving Sessions Cockpit: https: //www.tjc-group.com/blogs/automating-sap-data-archiving-with-the-archiving-sessions-cockpit/

#2 Testen und Validieren des Prozesses

Bevor der SAP-Datenarchivierungsprozess in einer Produktionsumgebung eingesetzt wird, müssen die Unternehmen den Prozess unbedingt testen. Danach müssen Unternehmen den Prozess in einer Nicht-Produktionsumgebung validieren. Wenn Sie diesen Ansatz für die Datenarchivierung verfolgen, können Sie Probleme wie Dateninkonsistenzen, Auswirkungen auf die Systemleistung und so weiter erkennen.

#3 Überwachen und Optimieren der Leistung

Nennen Sie es eine SAP-Datenarchivierungsstrategie oder eine bewährte Praxis, aber die regelmäßige Überwachung des Archivierungsprozesses sorgt dafür, dass die gesamte Landschaft rationalisiert wird.

Durch Überwachung und Optimierung können Sie feststellen, wie gut die Archivierungslösung funktioniert. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie wie vorgesehen funktioniert. Und nicht nur das: Sie können auch sicherstellen, dass die geplanten Ergebnisse pünktlich geliefert werden. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen Leistungskennzahlen und -prozesse festlegen, um Probleme zu erkennen, die bei der Datenarchivierung auftreten können, und Maßnahmen ergreifen, um diese Probleme reibungslos zu beheben.

#4 Schulung Ihrer Benutzer

Für einen optimierten SAP-Datenarchivierungsprozess ist die Schulung der Benutzer ein wesentlicher Faktor. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nicht nur der Archivierungsprozess geschult wird , sondern auch die Tools, Best Practices und so weiter. Dies hilft ihnen, die Vorteile der Datenarchivierung zu verstehen. Darüber hinaus können die Benutzer effektiv auf die archivierten Daten zugreifen und sie analysieren.

Wie kann die TJC Group Sie bei der SAP-Datenarchivierung unterstützen?

Die SAP-Datenarchivierung ist ein hervorragender Ansatz zur Eindämmung und Verwaltung des wachsenden Datenvolumens. Allerdings kann dies mühsam sein, und auf dem Weg dorthin tauchen zwangsläufig Herausforderungen auf. Die beste Vorgehensweise ist, sich mit einem Experten zusammenzutun, der Ihnen hervorragende Ergebnisse liefern kann. Die TJC Group ist einer der führenden Experten auf dem Gebiet der SAP-Datenarchivierung und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung. Unsere Strategie für die SAP-Datenarchivierung konzentriert sich auf die Bewertung des Datenvolumens des Unternehmens bis hin zur Archivierung und Verwaltung der Daten. Nach der erfolgreichen Durchführung des Archivierungsprojekts bieten wir unseren Kunden mit einem speziellen Archivierungs-Supportteam (Business Process Outsourcing-BPO) zusätzliche Dienstleistungen an. Es hilft bei der Überwachung und Behebung von Problemen oder Fragen im Zusammenhang mit den Archivierungsprozessen, die vom Projektteam festgelegt wurden.

Außerdem kennen wir die sich ständig weiterentwickelnden rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen auf der ganzen Welt genau. Darüber hinaus sind die Bedeutung des Datenschutzes und die Einhaltung der Datenschutzgesetze ebenfalls obligatorisch. Nicht zu vergessen sind natürlich auch die anderen technischen Aspekte der Compliance. Wenn Sie sich mit uns zusammentun, werden Sie in mehrfacher Hinsicht davon profitieren, denn wir verfügen über umfassende SAP-Kenntnisse, erfahrene Fachexperten und modernste Technologie. Wir haben bereits mehreren Kunden bei der Datenarchivierung geholfen; hier können Sie mehr darüber lesen:

https://www.tjc-group.com/resource-category/case-study

Wenn Sie weitere Informationen über den SAP-Datenarchivierungsprozess oder die allgemeine Datenverwaltung wünschen, kontaktieren Sie uns jetzt!