7 Wege, wie elektronische Rechnungsstellung und elektronisches Berichtswesen einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen

Autor: Priyasha Purkayastha, Sr. Inhaltsverfasser, TJC Group | Co-Autor: Patchanok K, B2G Teamleiter, TJC Gruppe

Die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen sind derzeit ein heißes Thema, da sie für B2B-, B2C- und B2G-Transaktionen weltweit zur Pflicht geworden sind. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum sie so populär geworden sind und wie Unternehmen von ihnen profitieren? Nun, wir haben genau den richtigen Blog, der von unseren Experten für Sie kuratiert wurde. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Eine kurze Einführung in die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen

Einfach ausgedrückt, ist die elektronische Rechnungsstellung oder E-Invoicing eine Form des elektronischen Austauschs von Rechnungen zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Gleichzeitig ermöglicht die elektronische Berichterstattung oder E-Reporting den Unternehmen die elektronische Übermittlung von Finanzdaten direkt an die zuständigen Steuerbehörden. Diese helfen den Unternehmen außerdem dabei, die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) und andere neue internationale E-Steuerinitiativen einzuhalten. Die elektronische Rechnungsstellung ist der wesentliche Vorläufer für die Einführung von E-Reporting. Die Art und Weise, wie die Daten im ERP-System eines Unternehmens verwaltet und strukturiert werden, entscheidet darüber, wie einfach die Einführung ist.

Der Aufstieg der elektronischen Transaktionen

Regierungen auf der ganzen Welt schreiben die Verwendung elektronischer Echtzeit-Rechnungsstellungssysteme und Echtzeit-Finanzberichte vor. Dieser breit angelegte Übergang zu vollständig digitalisierten Systemen ist bereits seit einigen Jahren im Gange. Viele dieser Veränderungen werden durch die Vorschläge der EU zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) beschleunigt. Laut einer Studie des auf Managementstrategien und Marktforschung spezialisierten Unternehmens IMARC Group wird das langfristige Wachstum der elektronischen Rechnungsstellung bis 2028 jährlich 20 % erreichen.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Berichtswesens ist für viele multinationale Unternehmen eine Herausforderung. Tatsächlich hat jedes Land seine eigenen Compliance-Regeln und Fristen festgelegt. Die Informationen müssen in den verschiedenen Regionen sehr unterschiedlich aufbereitet werden, und wenn sich diese Aufgaben auf ein vielfältiges internationales Unternehmen ausdehnen, wird es zu einem äußerst komplexen Unterfangen. Das liegt daran, dass die Daten, die in eine elektronische Rechnung aufgenommen werden sollen, in einem definierten und stark strukturierten Format gespeichert werden müssen, so dass die Rechnung automatisch von IT-Systemen gelesen werden kann. Automatisches Lesen bedeutet, dass die Daten in Echtzeit aktualisiert und Quittungen sofort erstellt werden können.

Ein detaillierter Überblick

Trotz der vielen Komplexitäten, die mit der Einhaltung der neuen Standards für die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung verbunden sind, hat die Einführung dieser neuen Prozesse auch einen klaren Vorteil. Diese Systeme sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Finanz- und Verwaltungsprozesse rationalisieren und, wo nötig, das Wachstum des Datenvolumens dauerhaft in den Griff bekommen. In der Regel wird die Software für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) eines Unternehmens integriert, bei dem es sich für viele Anwender um SAP handelt. Mit Blick auf die Zukunft migrieren viele Unternehmen von SAP ECC zu SAP S/4 HANA, und ein unkontrolliertes Datenwachstum hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Kosten.

Wir haben mit zahllosen Unternehmen zusammengearbeitet, die SAP einsetzen und ihnen bei der Einführung von Best-Practice-B2G-Compliance-Systemen geholfen haben, und sind der Meinung, dass die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen positive Entwicklungen sind. In der Tat bieten sie zahlreiche Vorteile, die zu langfristiger operativer Exzellenz und Kosteneinsparungen führen. Im Folgenden finden Sie sieben Beispiele dafür, wie die digitale Transformation der Rechnungsstellung und des Berichtswesens, die die elektronische Einreichung von Dokumenten in Echtzeit beinhaltet, die multinationalen Geschäftsabläufe von Unternehmen, die SAP einsetzen, verändert.

Die wichtigsten Vorteile von E-Invoicing und E-Reporting für Unternehmen

Automatische Steigerung der Effizienz

Einer der Hauptvorteile der elektronischen Rechnungsstellung ist die erhebliche Steigerung der Effizienz. Einem Bericht von Billentis zufolge können Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung 60 bis 80 % der Kosten für die Rechnungsbearbeitung im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung auf Papier einsparen. Diese Kostensenkung wird durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Beseitigung von Dateneingabefehlern und schnellere Bearbeitungszeiten erreicht.

Eliminiert das Risiko menschlicher Fehler

Die elektronische Rechnungsstellung verbessert auch die Genauigkeit und verringert das Risiko menschlicher Fehler. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses minimieren Unternehmen die Möglichkeiten für ungenaue Dateneingaben, verzögerten Papierkram und so weiter. Diese erhöhte Genauigkeit hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden und stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und schnell bearbeitet werden.

Größere Informationstransparenz

E-Invoicing und E-Reporting verbessern auch die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten. Durch die Bereitstellung eines gemeinsamen, cloudbasierten Portals für die Anzeige und Verwaltung von Rechnungen können Unternehmen ihren Kunden mehr Transparenz und Zugänglichkeit bieten. Diese verbesserte Kommunikation führt zu positiveren Kundenbeziehungen und einer schnelleren Beilegung von Streitigkeiten.

Verbesserte Sicherheit durch Verschlüsselung

Sicherheit ist ein weiterer entscheidender Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Berichtswesens. Diese Lösungen lassen sich häufig in bestehende ERP-Systeme integrieren, so dass eine sichere Übertragung von Informationen zwischen den Plattformen gewährleistet ist. Die Verschlüsselung von Zahlungsdaten schützt sensible Finanzinformationen zusätzlich.

Reduzieren Sie das Risiko von Strafen und Rufschädigung

Interessanterweise helfen die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen den Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen effizienter zu erfüllen. Indem sie sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt, vollständig und pünktlich eingereicht werden, verringern diese Systeme das Risiko von Strafen und verbessern den Ruf des Unternehmens bei den Aufsichtsbehörden.

Reduziert den Papierverbrauch und den CO2-Fußabdruck

E-Invoicing und E-Reporting tragen auch zur ökologischen Nachhaltigkeit bei, indem sie den Papierverbrauch und die Kohlenstoffemissionen reduzieren, die mit dem Versand physischer Rechnungen verbunden sind. Dies steht im Einklang mit den wachsenden Initiativen zur sozialen Verantwortung von Unternehmen und kann die Umweltbilanz eines Unternehmens verbessern.

Einblicke für strategische Entscheidungen

Und schließlich bieten diese digitalen Lösungen durch integrierte Analysetools wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster und potenzielle Einsparungen. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht eine bessere finanzielle Entscheidungsfindung und strategische Planung.

Nun, da Sie die Vorteile von E-Invoicing und E-Reporting kennen, lassen Sie uns sehen, wie die TJC Group Sie bei der Einführung in Ihrem Unternehmen unterstützen kann.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Einführung von E-Invoicing und E-Reporting vor

Wie wir bereits hervorgehoben haben, wirkt sich die Digitalisierung von Rechnungs- und Berichtsprozessen auf den täglichen Geschäftsbetrieb, die Finanzsysteme, die Stammdatenverwaltung und die Arbeit des Einzelnen aus. Die TJC Group folgt einer bewährten Methodik, um Unternehmen in der Implementierungsphase zu unterstützen. Diese beginnt mit einer Situationsanalyse, um die bestehende Situation und die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderungen zu verstehen. Die Situationsanalyse hilft dabei, nicht standardisierte Prozesse und spezifische Systeminformationseinstellungen zu identifizieren. Außerdem hilft sie dabei, die wichtigsten Herausforderungen für die Steuerzahler, einschließlich Daten, Prozesse und Technologie, zu bewältigen.

Das Projekt-Scoping hilft dabei, die Datenquellen für die Rechnungen sowie die Verfügbarkeit der folgenden Daten zu ermitteln –

• Erforderliche Daten
• Verfahren zur Buchung von Transaktionen
• Die Art des Rechnungsdokuments
• Der Prozess der Rechnungsstellung,
• Alle beteiligten Interessengruppen
• Einstellungen im ERP-System für die Erstellung von Rechnungen

Es ist unabdingbar, einen klaren Überblick über die bestehenden Szenarien zu haben, um einen unterbrechungsfreien Betrieb und die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.

Nutzung von SAP DRC für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen

Wenn Sie bereits SAP-Anwender sind, stehen Ihnen leistungsstarke Tools zur Verfügung, die Sie bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung und elektronisches Berichtswesen unterstützen. SAP DRC (SAP Document and Reporting Compliance) ist eine der wertvollsten Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen. Die Lösung ermöglicht es den Benutzern, Transaktionsdokumente und Berichte zu erstellen, zu verarbeiten und zu überwachen. So können Unternehmen sehr schnell ihre lokalen rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorschriften einhalten.

Die Digitalisierung der Steuereinhaltung führt nicht nur zu strengeren Kontrollen (mit dem Risiko von Geschäftsunterbrechungen), sondern auch zu einem Paradigmenwechsel bei der Umsetzung der traditionellen Einhaltungspflichten. Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften liegt eindeutig beim Steuerzahler, und die Unternehmen müssen sich auf neue Anforderungen für regelmäßige (meist vierteljährliche) Berichte und Steuererklärungen einstellen. Das mag unkompliziert klingen, aber bedenken Sie die Größe der SAP-Datenbank eines typischen Unternehmens und die Tatsache, dass Prüfungsaktivitäten die Analyse einer Vielzahl von Datensätzen (in Höhe von Tausenden oder sogar Millionen) erfordern. Therefore, automation and technology are becoming a quintessential part of e-invoicing and e-reporting activities to help prevent the explosion of tax compliance costs.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von SAP DRC

Wie kann die TJC Group Sie bei der Einführung von E-Invoicing und E-Reporting unterstützen?

Nichtsdestotrotz sind hier einige der wichtigsten Vorteile einer Zusammenarbeit mit der TJC Group –

• Als Experte für SAP-Datenmanagement ist die TJC Group einer der gefragtesten Partner für langfristige B2G-Compliance & Management.
• Wir gehen mit unseren talentierten und erfahrenen SAP-Finanzberatern, die als flexible Erweiterung Ihres internen Teams arbeiten, noch einen Schritt weiter.
• Wir verwenden die bewährte SAP Activate-Methodik für die Projektplanung und -durchführung. Dadurch stellen wir sicher, dass wir stets optimierte Vorlagen und Lösungsbeschleuniger liefern.

• Wir verfügen über ein hochqualifiziertes Expertenteam, das für jede SAP DRC-Implementierung den optimalen Anwendungsbereich festlegt und einen ersten Projektplan erstellt. Diese Phase hilft dabei, Risiken für die Projektimplementierung zu identifizieren und zu mindern und negative Auswirkungen auf das Geschäft zu minimieren.

Was zeichnet die TJC Group als Experten für SAP B2G Compliance aus?

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Kunden bei Herausforderungen im Zusammenhang mit dem SAP-Datenmanagement für Steuer- und Wirtschaftsprüfungszwecke hilft die Zusammenarbeit mit der TJC Group Unternehmen grundsätzlich in mehrfacher Hinsicht.

Unübertroffene SAP-Kenntnisse

Das Wissen der TJC Group umfasst SAP-Lösungen, Steuern und Technologie. Das umfangreiche Fachwissen des Unternehmens überbrückt die Kluft zwischen Interessenvertretern und Aufsichtsbehörden und schafft Synergien zwischen den Steuer- und IT-Teams.

Zugang zu SAP SME’s

Unsere Fachexperten (KMUs) verfügen über umfangreiche Erfahrungen mit Projekten in den Bereichen Steuern und SAP. Darüber hinaus verfügen wir über ein spezielles Business to Government (B2G)-Team, das unsere Kunden dabei unterstützt, die laufenden regulatorischen Änderungen einzuhalten. Sie stellen auch sicher, dass unsere Kunden Gebühren für die Nichteinhaltung von Vorschriften und Reputationsrisiken vermeiden.

Zugang zu modernster Technologie

Eine der größten Stärken der TJC Group ist der Einsatz fortschrittlicher Technologie. Mehr als 40% unserer Mitarbeiter sind in der Forschung und Entwicklung tätig, was zu einem reibungslosen Ablauf aller Prozesse beiträgt.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Berichtswesens führt zu einem klaren geschäftlichen Nutzen, höherer Effizienz und besserer Genauigkeit. Darüber hinaus ermöglicht sie auch eine schnellere Zahlungsabwicklung, bessere Kundenbeziehungen, eine bessere Einhaltung von Vorschriften usw. Da immer mehr Länder die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung vorschreiben, ist ein Partner, der Sie dabei unterstützt, sehr hilfreich. Setzen Sie sich jetzt mit uns in Verbindung, um Ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen umzusetzen.