5 Gründe, warum SAP-Datenarchivierungsprojekte scheitern können

Autor: Olivier Simonet, Vizepräsident für Marketing und Vertrieb der TJC-Gruppe.

Jedes Datenarchivierungsprojekt beinhaltet die Verwaltung von Daten, die in jedem Unternehmen ein wichtiges Gut darstellen, und es ist daher wahrscheinlich, dass dabei verschiedene Herausforderungen auftreten. Dieser Artikel zeigt 5 Gründe auf, warum SAP-Datenarchivierungsprojekte scheitern können, und gibt Ratschläge, wie Sie die notwendige organisatorische Unterstützung erhalten, damit Ihr Datenarchivierungsprojekt nicht ins Stocken gerät.

Die Psychologie der Datenbesitzer verstehen

In den 2 Jahrzehnten seit der Gründung der TJC Group sind wir mit vielen verschiedenen SAP-Datenmanagement-Projekten konfrontiert worden. Es hat Zeiten gegeben, in denen ein aus technischer Sicht relativ einfaches Ziel mit Schwierigkeiten behaftet war. In solchen Situationen kann das Projekt ins Stocken geraten, die erwarteten Ergebnisse werden nicht erreicht und einige Elemente der Archivierung können unvollendet bleiben.

In der Regel haben diese Probleme ihren Ursprung in Fragen, die bei den eigentlichen Geschäftsanwendern auftreten. Sie haben mehr mit der Art und Weise zu tun, wie die Daten innerhalb ihrer Organisationen verwaltet werden, als mit den technischen Aspekten der Archivierung.

Hier finden Sie 5 Gründe, warum manche Datenarchivierungsprojekte scheitern können und wie Sie sie entschlossen angehen können:

1. Mangel an klaren Zielen

Es mag offensichtlich erscheinen, aber sehr oft beginnen Unternehmen ein Datenarchivierungsprojekt, ohne klare Ziele zu haben, die sie erreichen wollen. Der Prozess der Archivierung an sich ist nicht das Ziel, und zu Beginn eines Projekts sollten klare Ziele festgelegt und vereinbart werden. Diese könnten einige oder alle der folgenden Ziele umfassen:

Volumen sparen. Wie hoch sind die angestrebten Volumeneinsparungen, z. B. eine Verringerung der Datenbankgröße um 30 % bis zu 70 % in einigen Fällen?

Technischer Umfang der Arbeiten. Kunden sagen uns oft, dass sie ihre größten Tabellen archivieren möchten, aber dies muss mit Archivobjekten verbunden sein, da es die Tabellen sind, die integriert werden, um archivierte Objekte zu füllen. Die Vereinbarung des technischen Arbeitsumfangs beinhaltet die Festlegung der folgenden Punkte:

How will the archived object be readable?
- Wie sieht die Aufenthaltsstrategie für die einzelnen Objekte und Buchungskreise aus? Es ist wichtig, die gleiche Aufenthaltsstrategie zu verfolgen, unabhängig davon, für welchen Buchungskreis sie gilt.
- How will recurrent housekeeping tasks be managed once the data archiving project is completed? Data keeps on being created and its growth needs to be permanently managed. When the project is finished, someone will have to keep those data volumes under control, either manually or automated.
- Wie können Informationen aus archivierten Dateien bei Bedarf für Prüfungs- oder Steuerzwecke extrahiert werden?
- Häufig stoßen Unternehmen bei der Archivierung von Daten und Dokumenten auf Schwierigkeiten, weil es offene Vorgänge gibt – Vorgänge, die eigentlich obsolet sind, aber im System nicht abgeschlossen werden können. Zum Beispiel ein alter Kundenauftrag, in dem 100 Artikel angegeben sind, aber nur 99 geliefert wurden. Diese müssen geschickt geschlossen werden, um die Aufzeichnungen archivieren zu können.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, warum die Datenarchivierung Teil Ihrer Haushaltsführung sein sollte: https://www.tjc-group.com/blogs/why-sap-data-archiving-needs-to-be-part-of-your-weekly-housekeeping-routine/

2. IT-Abteilungen, die das Projekt wie eine Geschäftsinitiative behandeln

Das Schlüsselelement ist hier die Vertrauensbildung, der Nachweis, dass die Daten in sicheren Händen sind und für Nutzer, Prüfer und Aufsichtsbehörden leicht zugänglich sind, was auch immer geschieht.

Wenn es den IT-Verantwortlichen bei jedem Datenarchivierungsprojekt gelingt, das Projekt zunächst als technische Priorität zu positionieren und den Geschäftsanwendern die Gewissheit zu geben, dass ihre Daten bei künftigem Bedarf immer zugänglich sein werden, lassen sich Probleme bei der Akzeptanz und Einwände ausräumen.

3. Brücken bauen zwischen der IT-Abteilung und den Geschäftsanwendern

Die Kommunikation ist eine weitere häufige Hürde, und oft gibt es innerhalb einer Organisation Spannungen zwischen der IT-Abteilung und den Geschäftsanwendern. Zusammen mit den Mitarbeitern und dem geistigen Eigentum gehören Daten zu den wichtigsten Vermögenswerten eines jeden Unternehmens. Es ist verständlich, dass die Nutzer keine Daten archivieren oder löschen wollen, denn sie machen sich Sorgen über die zukünftigen Auswirkungen. Die IT-Abteilung muss unbedingt die gleiche Sprache sprechen wie die Geschäftsanwender und einen Weg finden, die verschiedenen Bereiche des Unternehmens auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. In einigen Fällen kann es sehr vorteilhaft sein, einen Vermittler wie die TJC Group in das Projekt einzubeziehen, der auf Datenmanagement spezialisiert ist und die gleiche Sprache wie das IT-Team und die Geschäftsanwender spricht.

5 Gründe, warum SAP-Datenarchivierungsprojekte scheitern können

4. Tendenz zum Horten von Daten

Wir alle kennen wahrscheinlich mindestens einen Hamsterer, und vielleicht sind Sie es. Die Menschen bewahren Dinge auf, denen sie einen Wert beimessen – Dinge, die sie in der Zukunft brauchen könnten. Hinter dem Horten steckt viel mehr als nur der Wunsch, „Dinge“ um ihrer selbst willen zu behalten. Einer der wichtigsten Faktoren, die zum Horten beitragen, ist die Angst, Fehler zu machen, und der Hang zum Perfektionismus. Wenn die Nutzer Angst haben, dass sie in der Zukunft bei der Archivierung von Daten ertappt werden, oder wenn sie denken, dass sie es als Fehler bereuen könnten, werden sie sich nicht für das Projekt einsetzen und es blockieren.

„Laut einer von Veritas* durchgeführten Studie unter 10.000 IT-Entscheidern und Bürofachleuten weltweit glauben 82 % der IT-Entscheider, dass ihr Unternehmen Daten hortet.“

Das Horten von Daten ist kostspielig und führt zu Projektverzögerungen, aber das Verhalten ist verständlich. Die Beauftragung eines Datenverwaltungsexperten kann dabei helfen, den Prozess der Akzeptanz zu steuern, indem er den widerspenstigsten Akteuren versichert, dass sie Daten archivieren und schließlich löschen können, ohne sich über die Auswirkungen Sorgen zu machen.

5. Schwierigkeiten bei der Identifizierung der Dateneigentümer

Es kann schwierig sein, die tatsächlichen Dateneigentümer in einem Unternehmen zu ermitteln. Besonders schwierig wird es in großen Unternehmen, die durch Übernahmen gewachsen sind und mehrere SAP-Systeme verwenden. Noch komplizierter wird es, wenn es sich um andere Personen als die eigentlichen Datennutzer handelt. Bei der TJC Group haben wir im Laufe der Jahre viele solcher Fälle erlebt. Die beste Strategie ist, mit den Teamleitern zusammenzuarbeiten, sich ihre Ängste anzuhören und überzeugende Antworten zu geben, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu erhalten.

Nehmen Sie ein Szenario an, in dem Sie 5 Archivierungsobjekte für 10 Buchungskreise archivieren müssen. Dies würde Gespräche mit lokalen Teams in 10 verschiedenen Ländern erfordern, da in jedem Land andere rechtliche Anforderungen gelten können. Außerdem kann es vorkommen, dass Sie auf wichtige Personen treffen, die sich nicht an solchen Projekten beteiligen wollen, was den Entscheidungsprozess verlangsamt. Um den Spieß umzudrehen, sind in solchen Situationen mehrere Sitzungen und Diskussionen mit vielen verschiedenen Dateneigentümern erforderlich – es ist sehr schwierig, die verschiedenen Teams zu koordinieren und einen Konsens zu erzielen. Daher müssen all diese Diskussionen von Projektmanagern mit Erfahrung in der Datenarchivierung und von erfahrenen Senior Consultants geführt werden, die sich mit solch komplexen Diskussionen auskennen und eine Kernstrategie entwickeln können.

Vielleicht interessiert Sie dieses Interview mit Satya Prasad, einem leitenden SAP-Datenarchivierungs- und ILM-Experten bei TJC India, der viel Erfahrung im Umgang mit komplexen Situationen wie der oben beschriebenen hat: https://www.tjc-group.com/blogs/interview-with-satya-prasad-sap-data-archiving-ilm-expert-at-tjc-india/

Fazit

Bei jedem Projekt zur Verwaltung des Datenvolumens ist es von entscheidender Bedeutung, die Hauptakteure zu identifizieren – diejenigen, die den Wandel begrüßen werden, und diejenigen, die sich dem Projekt widersetzen und es verzögern werden. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um sie zu beruhigen, und stellen Sie die Leiter den Nutzern zur Seite, die mehr Widerstand leisten. Befolgen Sie schließlich die Best Practices für Datenarchivierungsprojekte von SAP und SAP-Partnern wie der TJC Group, die über jahrzehntelange Erfahrung in diesem Nischenthema verfügen.

In unserem Kundenbereich finden Sie Kundenberichte zur SAP-Datenarchivierung: https://www.tjc-group.com/our-customers/

Wenn Sie mehr über die Datenarchivierung in SAP erfahren möchten und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen zum Erfolg führen können, wenden Sie sich an die Experten der TJC Group.

Referenzen: